Эффективное использование служебного автотранспорта в организации: 15 полезных советов

Закрепите автомобили за конкретными сотрудниками приказом

Эффективное использование служебного автотранспорта в организации начинается с правильного закрепления автомобилей за конкретными сотрудниками. Для этого необходимо издать приказ, в котором четко прописать:

• Перечень автомобилей организации с указанием марки, модели, государственного номера.
• ФИО и должность сотрудников, за которыми закрепляется определенный автомобиль.
• Права и обязанности сотрудников при использовании закрепленных за ними автомобилей.
• Ответственность сотрудников за сохранность и техническое состояние закрепленных за ними автомобилей.

Такой приказ позволит навести порядок в использовании служебного транспорта, обеспечить персональную ответственность конкретных сотрудников. Кроме того, рекомендуется разработать дополнительные документы — положение об использовании служебного транспорта, правила пользования служебными автомобилями. Эти документы должны четко регламентировать порядок использования автомобилей в служебных и личных целях, поездки в выходные дни и отпуск, учет пробега и расхода топлива.

Закрепление автомобилей именно за конкретными сотрудниками, а не за должностями или подразделениями, позволит повысить персональную ответственность за сохранность транспорта. Кроме того, это упростит контроль за использованием автомобилей и сэкономит время на согласование поездок.

Таким образом, грамотное закрепление служебных автомобилей позволит организовать эффективное использование транспорта в организации и избежать злоупотреблений.

Разработайте положение об использовании служебного транспорта

Для упорядочения использования служебных автомобилей в организации необходимо разработать положение об использовании служебного транспорта. Это позволит в письменном виде закрепить правила и порядок работы с автопарком.

В положении нужно отразить следующие моменты:

• Порядок выдачи служебных автомобилей сотрудникам, согласования заявок на транспорт.
• Правила использования автомобилей в служебных целях, в том числе командировках.
• Порядок использования служебного транспорта в личных целях.
• Ограничения пробега и скоростного режима.
• Требования к водителям служебных автомобилей.
• Порядок заправки, мойки и обслуживания автомобилей.
• Отчетная документация по использованию транспорта.
• Ответственность сотрудников за нарушение положения.

Также в положении имеет смысл закрепить требования к техническому состоянию автомобилей. Например, обязательное прохождение периодического ТО, сроки замены автопокрышек, запрет на эксплуатацию неисправных автомобилей.

Разработанное положение должно помочь избежать злоупотреблений при использовании служебного транспорта, сформировать у сотрудников чувство ответственности. Кроме того, наличие такого документа позволит контролировать автопарк и оптимизировать затраты на его содержание.

Введите путевые листы для учета поездок

Путевой лист — это основной первичный документ, подтверждающий использование служебного автотранспорта в организации. Путевые листы позволяют:

• Контролировать маршруты и цели поездок;
• Учитывать пробег и расход топлива;
• Разграничивать служебное и личное использование;
• Следить за техническим состоянием автомобилей.

Путевые листы должны заполняться на все служебные автомобили. Рекомендуется использовать унифицированную форму No3, утвержденную приказом Минтранса РФ. В путевом листе указывают:

• Дату и цель поездки;
• Маршрут следования;
• Время выезда/приезда;
• Пройденный километраж;
• Расход топлива.

Путевой лист подписывает водитель и ответственное лицо. По возвращении путевой лист сдается в бухгалтерию. На основании путевых листов ведут учет пробега, ГСМ, рассчитывают амортизацию.

Грамотное оформление путевых листов — залог эффективного учета и контроля за использованием служебного транспорта. Рекомендуется разработать инструкцию по заполнению путевых листов и порядку их хранения.

Закрепите автомобили за конкретными сотрудниками приказом

Эффективное использование служебного автотранспорта — важная задача для любой организации. Чтобы избежать злоупотреблений и нарушений, нужно четко регламентировать порядок эксплуатации автомобилей сотрудниками.

Прежде всего, закрепите каждый автомобиль за конкретным сотрудником отдельным приказом. Это позволит установить персональную ответственность за сохранность транспорта.

Разработайте внутреннее положение об использовании служебного транспорта. В нем пропишите правила поездок в рабочее и нерабочее время, порядок получения разрешений, возмещения расходов на топливо и т.д.

В обязательном порядке ведите путевые листы, отражая в них все поездки автомобилей. Это необходимо для контроля пробега и расхода топлива.

Выдавайте доверенности на право управления служебным автомобилем от имени организации. Без нее водитель не сможет быть привлечен к административной ответственности за нарушения ПДД.

Четко разграничивайте служебное и личное использование транспорта. Для поездок в отпуск или выходные дни требуйте разрешение руководителя.

Следите за своевременным прохождением техобслуживания и ремонта. Это увеличит срок службы автомобилей и обеспечит безопасность.

Проводите инструктажи для водителей по соблюдению правил дорожного движения и эксплуатации транспортных средств.

Не забудьте о страховании гражданской ответственности организации при использовании служебного автотранспорта.

Ведите мониторинг расхода топлива, не допускайте необоснованных перерасходов.

Заведите журнал учета пройденных ТО, смены агрегатов, заправок. Это облегчит контроль использования ГСМ.

Инструктируйте водителей о неукоснительном соблюдении ПДД, скоростных режимов и режимов труда и отдыха.

Перед каждой поездкой проверяйте техническое состояние автомобиля, чтобы избежать поломок и аварий.

Следите за чистотой и внешним видом машин, это создает положительный имидж компании.

Соблюдение этих несложных правил позволит максимально эффективно использовать служебный автотранспорт и избежать нарушений.

Разработайте положение об использовании служебного транспорта

Эффективность использования служебного автотранспорта напрямую зависит от наличия четких правил и регламентов. Поэтому каждой организации необходимо разработать собственное положение об эксплуатации транспортных средств.

В этом документе нужно прописать:

• Порядок получения разрешения на использование автомобиля;
• Лиц, имеющих право управления транспортом организации;
• Правила эксплуатации, ТО и ремонта;
• Регламент проведения инструктажей по БДД;
• Требования к ведению путевой документации;
• Ограничения личного использования;
• Меры ответственности за нарушения.

Положение позволит:

• Исключить самовольное использование транспорта;
• Контролировать пробег и расход топлива;
• Обеспечить сохранность автопарка;
• Избежать разногласий при оформлении поездок.

Документ должен быть оформлен по стандартам организации, утвержден руководителем и доведен до всех сотрудников.

Регулярно актуализируйте положение, дополняя или изменяя пункты. Это позволит учитывать новые требования законодательства, особенности деятельности компании.

Таким образом, принятие положения об использовании служебного транспорта — обязательное условие для обеспечения эффективности и законности его эксплуатации в организации.

Введите путевые листы для учета поездок

Путевой лист — обязательный первичный документ, подтверждающий использование служебного автотранспорта. Без путевых листов невозможно обеспечить контроль за эксплуатацией и расходованием ГСМ.

Путевые листы заполняются на каждый выезд автомобиля. В них указывается:

• Марка, госномер автомобиля;
• ФИО водителя;
• Дата, время, цель и маршрут поездки;
• Показания спидометра на начало и конец;
• Количество израсходованного топлива.

Путевые листы могут оформляться в бумажном или электронном виде. Главное, чтобы они содержали всю необходимую информацию и были заверены подписями.

На основании путевых листов ведется учет пробега каждого автомобиля, контроль расхода ГСМ, анализ использования транспорта.

Путевки позволяют:

• Выявить нецелевое использование машин;
• Рассчитать фактический расход топлива;
• Оптимизировать затраты на содержание автопарка.

Неверное или неполное оформление путевых листов влечет наложение штрафов контролирующими органами.

Поэтому обязательно инструктируйте водителей о порядке заполнения и сдачи путевой документации по окончании поездки.

Регулярно проверяйте наличие и корректность оформления путевых листов. Это гарантирует законное использование служебного автотранспорта.

Оформляйте доверенности на управление автомобилем

Доверенность на право управления транспортным средством — обязательный документ для водителей служебного автопарка.

Доверенность оформляется от имени организации-собственника автомобиля на каждого водителя. В ней указываются:

• Паспортные данные водителя;
• Марка, модель, госномер автомобиля;
• Период действия доверенности.

Доверенность заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Наличие доверенности позволяет:

• Подтвердить полномочия водителя;
• Избежать проблем с инспектирующими органами;
• Возложить ответственность за нарушения ПДД на организацию.

Без доверенности водитель не имеет права управлять служебным автомобилем и несет личную ответственность за все штрафы.

Поэтому обязательно заблаговременно оформляйте доверенности на всех сотрудников, допущенных к вождению корпоративного транспорта.

Своевременно продлевайте доверенности по окончании срока действия или при смене автомобиля.

Храните копии доверенностей в автомобиле и бухгалтерии. Это избавит от проблем при проверках.

Правильное оформление доверенностей — залог законного использования служебного автотранспорта.

Разграничьте личное и служебное использование

Использование служебного автотранспорта в личных целях — распространенная проблема. Чтобы избежать злоупотреблений, нужно четко разграничить служебные и личные поездки.

Внутренними документами определите, что служебный транспорт предназначен исключительно для выполнения производственных задач.

Запретите самовольное использование автомобилей в личных целях, особенно в нерабочее время, выходные и отпуск.

Разрешите частные поездки только в исключительных случаях, с письменного разрешения руководителя.

Требуйте обязательного оформления цели и маршрута личной поездки в путевом листе и отчета о пробеге и расходе топлива.

Определите порядок возмещения расходов за использование служебного автомобиля в личных целях.

Вводите ограничения пробега и времени использования автомобиля в нерабочее время.

При выявлении фактов самовольного использования применяйте строгие дисциплинарные взыскания.

Регулярно анализируйте путевые листы, проверяйте пробег и расход топлива.

Объясняйте сотрудникам, что использование служебного транспорта в личных целях незаконно и неэтично.

Соблюдение этих мер позволит исключить злоупотребления и повысить эффективность использования автомобилей.

Получите разрешение на поездки в отпуск и выходные

Использование служебного автотранспорта сотрудниками в отпуске или выходные дни должно быть строго регламентировано.

Разрешите такие поездки только в исключительных случаях, по заранее поданному обоснованному запросу.

Требуйте получения письменного разрешения руководителя с указанием конкретных сроков и условий использования автомобиля.

Ограничьте максимальный пробег и количество дней, на которые может быть выдано разрешение.

Обязательно оформляйте цель поездки в путевом листе и фиксируйте показания спидометра.

По возвращении проверяйте соответствие фактического пробега заявленному в разрешении и путевом листе.

Требуйте возмещения расходов на топливо из личных средств сотрудника, использовавшего автомобиль.

За самовольное использование транспорта без разрешения применяйте строгие дисциплинарные взыскания.

Соблюдение этих правил позволит избежать злоупотреблений служебным транспортом в личных целях.

Обеспечьте техобслуживание и ремонт транспорта

Регулярное техническое обслуживание и своевременный ремонт — залог бесперебойной работы и продления срока службы автопарка.

Составьте графики ТО для каждого автомобиля с учетом пробега и рекомендаций завода-изготовителя.

Контролируйте соблюдение сроков техобслуживания, не допускайте эксплуатации машин с просроченным ТО.

При появлении неисправностей сразу направляйте автомобиль в ремонт. Неэкономное содержание парка приводит к увеличению затрат.

Ведите журнал учета ТО и ремонтов, фиксируйте все выполненные работы.

Анализируйте повторяющиеся поломки, принимайте меры по их устранению и профилактике.

Заключите договоры на сервисное обслуживание со специализированными СТО.

Используйте только качественные запчасти, расходные материалы и технические жидкости.

Инструктируйте водителей своевременно сообщать о возникших неисправностях.

Регулярное ТО и ремонт — залог бесперебойной работы и экономии средств на содержание автопарка.

Проводите инструктажи по правилам управления

Обучение и инструктаж водителей — важнейшее условие безопасного использования служебного транспорта.

Проводите первичный инструктаж по технике безопасности при приеме на работу.

Разъясняйте порядок проведения предрейсового контроля технического состояния автомобиля.

Напоминайте о неукоснительном соблюдении ПДД, правил перевозки людей и грузов.

Инструктируйте о действиях при ДТП, поломках, проверках ГИБДД.

Проводите повторный инструктаж при изменении ПДД, по фактам нарушений.

Организуйте регулярное обучение и повышение квалификации водителей.

Проверяйте знание ПДД и умение оказать первую помощь.

Мотивируйте водителей к безаварийной работе, соблюдению скоростного режима.

Инструктажи гарантируют законное и безопасное использование служебного автотранспорта.

Страхуйте гражданскую ответственность

Страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) — обязательное условие для эксплуатации служебного автопарка.

Заключите договоры ОСАГО на каждый автомобиль сроком на 1 год.

Выбирайте страховую компанию с учетом размера тарифов и качества урегулирования убытков.

Своевременно продлевайте договоры ОСАГО, не допускайте разрывов в страховании.

Имейте копии полисов в автомобиле и бухгалтерии, предъявляйте инспекторам ГИБДД.

При ДТП немедленно вызывайте инспекторов и уведомляйте страховую компанию.

Строго следуйте инструкциям страховщика при оформлении документов по ДТП.

Контролируйте своевременность страховых выплат пострадавшим в ДТП.

Анализируйте причины аварий, принимайте меры по предотвращению.

Страхование ответственности — обязательное условие защиты интересов компании при эксплуатации транспорта.

Следите за топливными расходами

Контроль расхода топлива — важная задача при эксплуатации служебного автотранспорта.

Установите нормы расхода ГСМ в соответствии с рекомендациями автопроизводителей.

Обеспечьте заправку автомобилей на корпоративных АЗС по топливным картам.

Ведите журнал учета заправок с указанием даты, объема и стоимости топлива.

Анализируйте расход топлива по путевым листам и данным АЗС.

Сравнивайте фактический расход с установленными нормами.

Выявляйте и устраняйте причины превышения нормативов.

Оценивайте экономичность вождения разных водителей.

Мотивируйте персонал на экономное использование топлива.

Регулярно отчитывайтесь перед руководством по расходу ГСМ.

Мониторинг топливных затрат позволит оптимизировать бюджет на автотранспорт.

Ведите журнал учета заправок и ТО

Для контроля технического состояния и расхода топлива автопарка необходимо вести специальные журналы учета.

Заведите журнал учета заправок с данными о дате, объеме, стоимости топлива и пробеге.

В журнале ТО фиксируйте даты прохождения обслуживания, выполненные работы, замененные детали.

Регистрируйте в журнале все выявленные неисправности и их устранение.

Систематически вносите данные в журналы на основании первичных документов.

Регулярно анализируйте накопленную информацию, выявляйте отклонения.

Используйте данные журналов для оптимизации затрат на ГСМ и сервис.

Предоставляйте журналы по запросам контролирующих органов.

Храните заполненные журналы в течение срока, установленного номенклатурой дел.

Аккуратное ведение журналов позволит эффективно управлять процессом эксплуатации служебного автотранспорта.

Не нарушайте правила дорожного движения

Соблюдение ПДД — обязательное требование при эксплуатации служебного транспорта.

Инструктируйте водителей о строгом соблюдении скоростного режима, правил обгона, проезда перекрестков.

Не допускайте управления транспортом в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Запретите использование мобильных телефонов без гарнитуры во время управления.

Требуйте безусловного соблюдения требований дорожных знаков и разметки.

Не превышайте установленный скоростной режим, особенно в населенных пунктах.

Своевременно проводите техосмотр и обеспечивайте исправное техническое состояние автомобилей.

Перевозите людей и грузы с соблюдением требований безопасности.

Принимайте меры дисциплинарного воздействия к нарушителям ПДД.

Строгое соблюдение правил дорожного движения — залог безопасности персонала и сохранности имущества.

Соблюдайте скоростной режим и время отдыха

Для обеспечения безопасности дорожного движения водители служебного транспорта обязаны соблюдать скоростной режим и режимы труда и отдыха.

Инструктируйте водителей о запрете превышения установленной скорости, особенно в населенных пунктах.

Контролируйте скоростной режим по данным тахографов и навигаторов.

Соблюдайте нормы максимальной продолжительности ежедневной работы за рулем и времени обязательных перерывов.

Организуйте строгое планирование маршрутов с учетом времени отдыха.

Предусмотрите возможность замены водителя при дальних поездках.

Не допускайте к работе утомленных водителей, контролируйте их состояние.

Поощряйте плавный стиль вождения без резких ускорений и торможений.

Соблюдение скоростных режимов и времени отдыха — гарантия безопасности водителей и других участников движения.

Проверяйте техсостояние перед поездками

Обязательным условием безопасной эксплуатации служебного автотранспорта является проверка технического состояния перед каждой поездкой.

Требуйте от водителей тщательного осмотра автомобиля перед выездом с контролем уровней эксплуатационных жидкостей.

Устраняйте мелкие неисправности, не допускайте эксплуатации автомобиля при их наличии.

Следите за давлением в шинах, при необходимости доведите его до нормы.

Проверяйте работу внешних световых приборов и стеклоочистителей.

Убедитесь в отсутствии посторонних предметов под днищем, в салоне, в багажнике.

При обнаружении серьезных неисправностей немедленно направляйте автомобиль в ремонт.

Регулярный предрейсовый осмотр повышает безопасность дорожного движения и увеличивает срок службы автомобилей.

Следите за чистотой и внешним видом автомобилей

Внешний вид служебного автотранспорта — часть имиджа компании, поэтому важно следить за чистотой машин.

Организуйте регулярное мойку кузовов, очистку салонов от пыли и мусора.

Не допускайте эксплуатации грязных автомобилей, требуйте немедленной мойки при загрязнении.

Следите за целостностью окраски кузовов, своевременно устраняйте повреждения и сколы.

Контролируйте состояние салона, чистоту обивки сидений, отсутствие посторонних запахов.

Не разрешайте курение в салоне автомобиля, проверяйте исполнение запрета.

Регулярно проводите влажную уборку салона с использованием чистящих средств.

Следите за чистотой стекол и фар, проверяйте работу стеклоочистителей.

Вовремя меняйте грязные коврики и чехлы сидений.

Ухоженный внешний вид служебного транспорта создает положительный имидж компании.