Эффективные способы заполнения аттестационного листа в 2023 году

Проверьте правильность персональных данных работника

Первым и важнейшим этапом при заполнении аттестационного листа является проверка достоверности и актуальности персональных данных работника. Необходимо убедиться, что ФИО сотрудника, дата его рождения, образование, стаж работы по специальности и в данной организации — все эти сведения верно указаны в соответствии с трудовой книжкой и личным делом.

Это крайне важно, так как аттестационный лист является официальным кадровым документом, который в дальнейшем может использоваться для принятия управленческих решений, в том числе при продвижении сотрудника по карьерной лестнице или повышении его заработной платы. Некорректные персональные данные могут привести к ошибкам в кадровом учете и нарушить права работника.

При проверке ФИО обращайте внимание на правильность написания отчества, так как ошибки здесь наиболее распространены. Уточните у сотрудника, если есть сомнения. Для проверки даты рождения ориентируйтесь на паспортные данные в личном деле.

Образование, специальность и квалификацию работника лучше перепроверить по дипломам и другим документам об образовании. Стаж указывается на основании трудовой книжки и предыдущих аттестационных листов.

Отдельного внимания требует проверка занимаемой должности и структурного подразделения. Здесь бывают частые ошибки из-за текучести кадров и организационных изменений в компании. Не поленитесь свериться с приказами о назначении и переводах.

Тщательная проверка персональных данных позволит избежать множества проблем в будущем и создать надежную основу для дальнейшей объективной оценки сотрудника в аттестационном листе.

Укажите точную должность и структурное подразделение

После проверки персональных данных сотрудника, важно максимально точно указать его должность и структурное подразделение в организации. Эта информация позволяет понять место работника в организационной структуре компании и круг его основных обязанностей.

При заполнении должности избегайте общих формулировок вроде «специалист» или «менеджер». Укажите конкретную должность согласно штатному расписанию и квалификационным требованиям. Например, «ведущий специалист отдела продаж», «руководитель розничной сети», «главный бухгалтер» и т.д.

Также важно правильно указать структурное подразделение, в котором работает сотрудник. Лучше указывать полное название отдела, а не аббревиатуру. Не нужно ограничиваться общим «отдел маркетинга», лучше конкретизировать: «отдел маркетинговых исследований», «отдел продвижения» и т.п.

Если за отчетный период происходили организационные изменения, и сотрудник менял подразделение, это нужно отразить. Например, если работник 3 месяца проработал в одном отделе, а последние 2 месяца был переведен, укажите оба подразделения.

Максимально точные и конкретные формулировки должности и подразделения позволят избежать путаницы и обеспечат четкое понимание роли и задач работника при дальнейшем анализе его деятельности.

Опишите выполняемые функции и задачи

Один из ключевых разделов аттестационного листа — подробное описание функционала и рабочих задач сотрудника. Это позволяет объективно оценить соответствие работника занимаемой должности и эффективность выполнения им своих обязанностей.

При составлении этого раздела рекомендуется:

— Опираться на должностную инструкцию работника, если таковая имеется. Перечислить ключевые функции и задачи, закрепленные в ней.

— Отразить реальный функционал и задачи, которые выполнял сотрудник в течение оцениваемого периода. Он может отличаться от формально закрепленного.

— Избегать общих фраз, использовать конкретные формулировки. Например, не «ведение документооборота», а «подготовка и оформление коммерческих предложений, договоров, претензионных писем».

— Указать приоритетные задачи, проекты, поручения. Например, «координация работ по внедрению нового программного обеспечения».

— Отразить взаимодействие с другими подразделениями и службами.

— Указать периодичность и объемы выполнения ключевых работ.

— Отметить задачи, выполняемые в рамках инициативы сотрудника.

Чем подробнее будут описаны функционал и задачи работника, тем легче будет оценить эффективность их выполнения. Это создаст прочную основу для дальнейшей объективной аттестации.

Оцените квалификацию и профессиональные навыки

Оценка уровня квалификации и ключевых профессиональных навыков работника — важнейший этап при заполнении аттестационного листа. Он позволяет определить соответствие компетенций сотрудника занимаемой должности и потребностям организации.

При составлении этого раздела рекомендуется:

— Опираться на утвержденные в организации квалификационные требования к должности работника.

— Оценивать как профильное образование сотрудника, так и дополнительно полученные им знания и навыки.

— Отмечать ключевые «сквозные» компетенции — коммуникабельность, умение работать в команде, ориентация на результат и т.д.

— Оценивать обязательные для должности навыки — знание отраслевого законодательства, работа с базами данных, владение иностранным языком и пр.

— Учитывать специфические навыки, необходимые для выполнения конкретных функций и задач работника.

— Отмечать дополнительные навыки, полученные работником в процессе трудовой деятельности в организации — освоение новых технологий, программ, оборудования.

— Оценивать динамику развития квалификации работника за отчетный период.

Грамотная оценка профессионализма и навыков позволит выявить сильные стороны работника, а также определить «пробелы» в квалификации для ликвидации в будущем.

Проанализируйте достижение целевых KPI

Важным критерием оценки эффективности работы сотрудника является анализ выполнения им целевых KPI (ключевых показателей эффективности). Это позволяет максимально объективно оценить вклад работника в достижение бизнес-целей компании.

При заполнении этого раздела аттестационного листа рекомендуется:

— Указать систему KPI, утвержденную в компании для данной должности — как индивидуальных, так и общих целей подразделения.

— Проанализировать выполнение каждого показателя на основании данных управленческого учета и отчетности. Указать % выполнения плана.

— Выделить ключевые KPI, имеющие наибольший вес и влияние на общий результат подразделения.

— Отметить перевыполнение или невыполнение плановых показателей, проанализировав причины отклонений.

— Оценить динамику KPI за отчетный период — улучшение или ухудшение результатов.

— Сопоставить KPI работника с показателями других сотрудников на аналогичных должностях.

— Сделать обоснованные выводы об эффективности деятельности работника на основании анализа KPI.

Глубокий анализ достижения целевых показателей позволит максимально объективно оценить вклад сотрудника и результаты его работы.

Отметьте способность работать в команде

В современных условиях все большее значение приобретает такое качество сотрудника, как умение работать в команде. Это ключевой навык, позволяющий эффективно взаимодействовать с коллегами для достижения общих целей.

При заполнении аттестационного листа важно оценить:

— Как работник взаимодействует с непосредственным руководителем и коллегами в своем отделе — оказывает ли поддержку, делится опытом, проявляет ли инициативу.

— Насколько активно участвует в общих проектах, вносит ли конструктивные предложения.

— Какова роль сотрудника в команде — является ли неформальным лидером, «генератором» идей или предпочитает работать индивидуально.

— Как часто вовлекает в рабочие процессы коллег из других отделов и подразделений.

— Насколько эффективно взаимодействует с подчиненными (для руководителей) — мотивирует ли их, делегирует полномочия, развивает ли лидерские качества.

— Какие конфликтные ситуации возникали в коллективе по вине или с участием работника, как разрешались.

Выявив сильные и слабые стороны сотрудника в командной работе, можно дать рекомендации по развитию этого ценного качества. Это повысит его эффективность и укрепит корпоративную культуру.

Подчеркните коммуникативные и лидерские качества

Наряду с профессиональными навыками, в аттестационном листе важно отметить наличие у сотрудника важных личностных качеств — коммуникабельности и лидерских способностей. Они во многом определяют успешность выполнения рабочих задач.

При оценке коммуникативных навыков стоит обратить внимание на:

— Способность сотрудника четко и доступно объяснять нужную информацию коллегам, клиентам, партнерам.

— Умение выстраивать эффективный диалог, строить убедительные аргументы.

— Навыки публичных выступлений и презентаций (если требуется по должности).

— Уровень письменной коммуникации — качество подготовки отчетов, писем, другой документации.

При оценке лидерства отметьте:

— Есть ли у сотрудника неформальный авторитет в коллективе.

— Способность вдохновлять коллег на выполнение задач, инициировать новые идеи.

— Умение брать ответственность за принятие решений.

— Навыки наставничества и развития подчиненных (для руководителей).

Выделение этих важных качеств позволит определить потенциал развития сотрудника, дать рекомендации по его раскрытию и продвижению.

Укажите склонность к инновациям и креативности

В условиях высокой конкуренции важным качеством сотрудника становится склонность к инновациям и креативный подход к решению рабочих задач. Это позволяет компании развиваться и выделяться на рынке.

При заполнении аттестационного листа стоит отметить:

— Предлагал ли сотрудник в течение отчетного периода новые идеи по оптимизации бизнес-процессов, продуктов, маркетинга, которые были приняты к внедрению.

— Проявляет ли нестандартный подход к решению рутинных задач, предлагает ли креатив.

— Инициирует ли улучшения существующих или разработку новых продуктов/услуг.

— Является ли источником новых стратегических идей для подразделения или компании в целом.

— Способен ли быстро адаптироваться к изменяющимся условиям, проявляет гибкость мышления.

— Интересуется ли инновациями, технологическими трендами в своей сфере на рынке.

— Повышал ли за отчетный период квалификацию по инновационным решениям, технологиям.

Выявление креативного и инновационного потенциала работника позволит дать рекомендации для его дальнейшего развития и применения на благо компании.

Опишите отношение к порученному делу

Одним из важных критериев оценки сотрудника является его отношение к порученной работе. Это характеризует такие качества как ответственность, дисциплинированность, заинтересованность в результате.

При составлении аттестации необходимо описать:

— Как работник реагирует на новые задачи — с энтузиазмом берется за дело или проявляет нежелание, ищет причины отказа.

— Насколько ответственно относится к поручениям руководителя — выполняет ли их в срок и с нужным качеством.

— Способен ли самостоятельно проанализировать поставленную задачу и определить пути ее решения.

— Демонстрирует ли инициативу и творческий подход или ожидает пошаговых инструкций.

— Какова обычная реакция на критику результатов работы — готовность исправить недочеты или оправдания.

— Принимает ли самостоятельные решения и отвечает за них или предпочитает «перестраховаться».

— Проявляет ли настойчивость в достижении результата или «опускает руки» при трудностях.

Оценка отношения сотрудника к работе позволяет объективно оценить его мотивацию, ответственность и потенциал для профессионального роста.

Оцените соблюдение трудовой дисциплины

Соблюдение трудовой дисциплины — важный показатель отношения сотрудника к своим обязанностям. При заполнении аттестации необходимо дать оценку:

— Посещаемости и пунктуальности — как часто и на сколько в среднем опаздывает, уходит раньше положенного времени.

— Соблюдения регламента рабочего времени и графика — не отвлекается ли на длительные перерывы, личные дела, сетевые ресурсы.

— Отношения к поддержанию порядка на рабочем месте.

— Степени ответственности в отношении должностных инструкций, правил охраны труда, корпоративной этики.

— Количества и характера дисциплинарных взысканий, их причин, динамики.

— Оснований для поощрений за отличную дисциплину.

— Внешнего вида сотрудника — соответствия дресс-коду компании.

— Причин конфликтных ситуаций, связанных с нарушением трудовой дисциплины.

Оценив дисциплинированность работника, можно дать рекомендации по устранению проблем и повышению ответственности.

Проанализируйте динамику профессионального развития

Одной из важных задач аттестации является анализ динамики профессионального развития сотрудника за отчетный период. Это позволяет оценить приобретенные компетенции и наметить дальнейшие образовательные цели.

При составлении этого раздела рекомендуется:

— Отметить курсы, тренинги, семинары, которые посетил работник по собственной инициативе или по направлению компании.

— Описать новые навыки и знания, полученные сотрудником, их применение на практике.

— Оценить вклад обучения в повышение эффективности деятельности работника.

— Проанализировать участие в профильных конференциях, форумах, выставках — полученный опыт.

— Отразить получение сотрудником новой квалификации, сертификатов, дипломов.

— Описать саморазвитие работника — изучение специальной литературы, прослушивание вебинаров, участие в профессиональных сообществах.

— Дать оценку динамики уровня знаний и навыков по сравнению с предыдущим периодом.

Глубокий анализ обучения даст возможность наметить дальнейший план развития сотрудника.

Укажите потенциал и перспективы роста

Важной частью аттестации является определение потенциала сотрудника и перспектив его профессионального роста в компании. Это позволяет наметить дальнейшее развитие работника.

При составлении данного раздела рекомендуется:

— Опираясь на оценку текущего уровня квалификации, знаний и навыков работника, определить направления их развития и совершенствования.

— Отметить наличие сильных сторон, которые возможно использовать на новом, более ответственном участке работы или должности.

— Оценить потенциал для руководящей работы у специалистов и возможность продвижения по карьерной лестнице.

— У рабочих профессий указать перспективы овладения смежными специальностями, повышения разряда.

— Отметить склонность и желание работника осваивать новые технологии, программные продукты, повышать квалификацию.

— Дать прогноз относительно будущей роли и задач работника в компании.

Грамотная оценка потенциала сотрудника позволит составить дальнейший план его обучения и развития с учетом интересов компании.

Предложите рекомендации по развитию

Завершающим этапом заполнения аттестационного листа является раздел с рекомендациями по дальнейшему профессиональному развитию сотрудника. Это позволяет наметить пути совершенствования его квалификации и компетенций.

При составлении рекомендаций следует:

— Указать конкретные знания и навыки, которые требуют дальнейшего совершенствования, с учетом должностных обязанностей работника.

— Предложить курсы, тренинги, семинары, которые целесообразно пройти сотруднику в ближайшие 6-12 месяцев.

— Определить возможности стажировок, наставничества, ротации для расширения профессионального кругозора.

— Включить рекомендации по самообразованию — изучению специальной литературы, прохождению дистанционных курсов и т.д.

— Отразить пожелания по участию в профильных выставках, конференциях, профессиональных конкурсах.

— При наличии оснований дать рекомендации о продвижении по карьерной лестнице, ротации в другое подразделение.

Развернутые рекомендации позволят составить для сотрудника индивидуальный план развития и обучения на перспективу.

Укажите дату составления и подписи

Завершающим этапом при заполнении аттестационного листа является указание даты его составления и проставление необходимых подписей.

Дата составления проставляется в соответствующей графе аттестационного листа. Обычно это последний день отчетного периода, за который проводится аттестация.

Например, если аттестация сотрудника проводится ежегодно, то датой составления будет последний день календарного года — 31 декабря 2022 года.

После заполнения всех разделов аттестационного листа его подписывает непосредственный руководитель работника, проводивший аттестацию. Это подтверждает достоверность изложенных в документе сведений.

Также подпись об ознакомлении с аттестационным листом ставит сам работник. Это необходимо согласно Трудовому кодексу РФ. Подпись свидетельствует, что сотрудник ознакомлен с результатами аттестации.

Правильное оформление даты и подписей придает юридическую силу аттестационному листу как официальному кадровому документу. Это завершает процесс аттестации сотрудника.

Приложите необходимые материалы

Для обеспечения объективности и обоснованности аттестации целесообразно приложить к аттестационному листу подтверждающие документы и материалы. Это позволит лицу, принимающему решения по результатам аттестации, составить полное представление о работе сотрудника.

Рекомендуется приложить:

— Копии документов об образовании, квалификации, прохождении курсов повышения квалификации.

— Копии сертификатов, дипломов об участии в конкурсах, выставках, конференциях.

— Копии должностных инструкций, приказов, распоряжений.

— Отзывы клиентов и партнеров о работе сотрудника.

— Статистические данные, отчеты, демонстрирующие количественные и качественные результаты его работы.

— Фотоматериалы, образцы продукции, оформленные сотрудником документы.

— Результаты тестирования, анкетирования работника.

— Представления и характеристики от руководителей и специалистов.

Чем больше объективных данных будет представлено, тем обоснованнее и справедливее будет проведена аттестация сотрудника.