Эффективный учет расчетов с подотчетными лицами в организации

Что такое подотчетное лицо и расчеты с ним

Подотчетными лицами называют работников организации, которым выдаются денежные средства под отчет на различные хозяйственные расходы.

Расчеты с подотчетными лицами — это выдача работникам организации определенных сумм наличных денег и последующий контроль за их целевым использованием. Такие расчеты производятся в случаях, когда работнику необходимо оплатить какие-либо расходы за счет организации, например, приобрести канцтовары, оплатить командировочные расходы и т.п.

Основные моменты по расчетам с подотчетными лицами:

• Подотчетными лицами могут быть штатные сотрудники, а также лица, не состоящие в штате, которым по распоряжению руководства выдаются денежные средства под отчет.
• Выдача денег под отчет производится на основании письменного заявления подотчетного лица с резолюцией руководителя о сумме выдачи.
• Подотчетное лицо обязано в установленный срок (обычно не более 3 дней по возвращении) представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному авансу.
• К авансовому отчету должны прилагаться оправдательные документы на произведенные расходы — чеки, квитанции, счета и т.п.
• Неизрасходованные суммы подотчетного лица подлежат возврату в кассу организации.

Таким образом, расчеты с подотчетными лицами позволяют обеспечить контроль за целевым расходованием средств организации и своевременным возвратом неизрасходованных сумм. Правильный учет таких операций имеет большое значение для эффективного управления финансами предприятия.

Порядок оформления подотчетных сумм

Порядок оформления подотчетных сумм является важным элементом в системе учета расчетов с подотчетными лицами. Для получения денежных средств под отчет работник организации должен написать заявление с указанием суммы и цели, на которую эти средства будут израсходованы. На основании заявления издается приказ о выдаче под отчет определенной суммы конкретному лицу. Выдача денег под отчет производится в кассе по расходному кассовому ордеру, подписанному руководителем и главным бухгалтером.

Подотчетное лицо обязано в установленный срок (обычно не позднее 10 рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги) представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходование средств — чеки, квитанции, накладные и т.п. Неизрасходованные суммы в тот же день сдаются подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру.

Таким образом, порядок оформления подотчетных сумм включает:

• Подачу заявления работником на получение денег под отчет
• Издание приказа о выдаче подотчетной суммы конкретному лицу
• Получение денег в кассе по расходному кассовому ордеру
• Представление авансового отчета и подтверждающих документов по израсходованным средствам
• Возвращение неизрасходованных сумм в кассу по приходному кассовому ордеру

Соблюдение утвержденного в организации порядка оформления подотчетных сумм позволяет обеспечить контроль за целевым использованием выданных под отчет средств.

Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами оформляются соответствующими первичными учетными документами. Основные из них:

• Заявление работника на выдачу денежных средств под отчет. В нем указываются сумма, срок, на который производится выдача, и цель расходования средств.
• Приказ руководителя о выдаче конкретной суммы под отчет конкретному лицу. Является основанием для выдачи денег под отчет.
• Расходный кассовый ордер, по которому производится фактическая выдача денег подотчетнику в кассе организации.
• Авансовый отчет работника об израсходованных суммах. Составляется по установленной форме, утвержденной в организации. К отчету прилагаются оправдательные документы.
• Приходный кассовый ордер на возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетной суммы.
• Мемориальный ордер ф. No М-8 на суммы, принятые к учету по авансовому отчету подотчетного лица.

Первичная документация заполняется в соответствии с установленными требованиями. Документы по расчетам с подотчетными лицами подписываются руководителем, главным бухгалтером, кассиром и самим подотчетным лицом. Правильное оформление первичных учетных документов по подотчетным суммам способствует надлежащему контролю и учету таких операций.

Таким образом, первичные документы отражают все стадии движения подотчетных сумм — от выдачи до возврата неиспользованных остатков. Их наличие является обязательным условием для оформления расчетов с подотчетными лицами.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с установленным порядком ведения бухгалтерского учета и отражается в первичных учетных документах и регистрах бухучета.

Основные моменты бухучета расчетов с подотчетными лицами:

• Выданные под отчет суммы учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.
• По дебету счета 71 отражаются суммы выданных под отчет денежных средств, по кредиту — суммы, списанные в расход на основании авансовых отчетов или возвращенные подотчетным лицом.
• В бухучете оформляются проводки:
  • Дт 71 Кт 50 — на выдачу подотчетных сумм
  • Дт расходный счет Кт 71 — на списание расходов по авансовому отчету
  • Дт 50 Кт 71 — на возврат неизрасходованных подотчетных сумм

  Таким образом, в бухучете операции с подотчетными лицами находят отражение на специальном счете 71. Правильное отражение таких операций позволяет обеспечить контроль за расходованием средств и движением подотчетных сумм.

  Синтетический и аналитический учет расчетов

  

  Учет расчетов с подотчетными лицами ведется одновременно в разрезе синтетического и аналитического учета.

  Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами предполагает:

  • Отражение операций по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в оборотно-сальдовой ведомости по счетам синтетического учета.
  • Ежемесячное определение оборотов и сальдо по счету 71.
  • Составление оборотных ведомостей по счету 71 за отчетный период.

  Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами включает:

  • Ведение аналитических счетов в разрезе каждого подотчетного лица.
  • Учет начислений и списаний подотчетных сумм, возврата неиспользованных остатков в разрезе каждого подотчетника.
  • Сверку данных аналитического учета с оборотами и сальдо синтетического счета 71.
  • Составление оборотных ведомостей по аналитическим счетам подотчетных лиц.

  Аналитический учет по счету 71 позволяет получать отчеты о движении подотчетных сумм в разрезе каждого подотчетного лица. Это обеспечивает оперативный контроль за расчетами с конкретными подотчетниками.

  Таким образом, сочетание синтетического и аналитического учета дает полную картину по расчетам с подотчетными лицами и позволяет осуществлять эффективный контроль за такими операциями.

  Проводки по операциям с подотчетными лицами

  

  Операции по расчетам с подотчетными лицами оформляются следующими проводками:

  1. Выдача денежных средств под отчет:

     Дебет 71 Кредит 50 — отражена выдача подотчетной суммы работнику.

  2. Утверждение авансового отчета на израсходованную сумму:

     Дебет 10, 44 и др. Кредит 71 — списаны затраты на основании авансового отчета.

  3. Возврат в кассу неизрасходованного остатка подотчетных сумм:

     Дебет 50 Кредит 71 — отражен возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу.

  4. Начисление заработной платы подотчетному лицу:

     Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 70 — начислена заработная плата подотчетнику.

  5. Удержание НДФЛ из подотчетных сумм:

     Дебет 70 Кредит 68 — отражено удержание НДФЛ.

  6. Списание командировочных расходов:

     Дебет 44 Кредит 71 — списаны командировочные расходы из подотчетных сумм.

  Правильное оформление проводок по расчетам с подотчетными лицами важно для обеспечения достоверного учета таких операций и контроля за движением подотчетных сумм.

  Сроки отчета подотчетных лиц по израсходованным суммам

  Подотчетные лица обязаны в установленные сроки отчитаться по израсходованным им суммам и возвратить неиспользованные остатки в кассу организации.

  Сроки представления авансовых отчетов подотчетными лицами регулируются следующими правилами:

  • По суммам, выданным на хозяйственные расходы — в течение 10 календарных дней по истечении срока, на который они выданы;
  • По суммам, выданным на командировку — в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки;
  • При увольнении работника — в последний день работы по всем имеющимся подотчетным суммам.

  Авансовые отчеты представляются подотчетным лицом в бухгалтерию. К отчету прилагаются оправдательные документы по израсходованным суммам. Неизрасходованные подотчетные суммы возвращаются в кассу организации.

  Ответственность за соблюдение сроков отчетности по подотчетным суммам несет само подотчетное лицо. Контроль осуществляет главный бухгалтер.

  Своевременное представление отчетов позволяет сократить время нахождения денежных средств у подотчетных лиц и ускорить их возврат и отражение в учете.

  Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

  

  Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности в организации проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

  Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами предусматривает:

  • Инвентаризацию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным аналитического учета в разрезе всех подотчетных лиц.
  • Сверку данных синтетического учета по счету 71 с оборотами по дебету и кредиту аналитических счетов подотчетных лиц.
  • Выявление задолженности подотчетных лиц по невозвращенным и неотчитанным суммам.
  • Получение письменных объяснений от подотчетных лиц по всем установленным расхождениям.
  • Оформление результатов инвентаризации в виде сличительных ведомостей по счету 71.

  Инвентаризация подотчетных сумм проводится ежегодно по состоянию на 31 декабря, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

  Проведение инвентаризации обеспечивает выявление фактического состояния расчетов с подотчетными лицами и служит методом контроля за использованием выданных под отчет средств.

  Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

  

  В целях исчисления налога на прибыль организации расчеты с подотчетными лицами учитываются следующим образом:

  • Суммы, выданные под отчет работнику на хозяйственные расходы, не учитываются в составе расходов до момента утверждения авансового отчета.
  • Расходы признаются в налоговом учете при условии подтверждения их первичными документами, приложенными к авансовому отчету.
  • Если первичный документ, подтверждающий расход, выписан на подотчетное лицо, расход принимается в размере, указанном в документе.
  • При выдаче денег под отчет на заработную плату, отчисления на соцстрах относятся на расходы в момент выдачи подотчетной суммы.
  • Не возвращенные подотчетным лицом суммы включаются в состав внереализационных расходов.

  Таким образом, в налоговом учете подотчетные суммы учитываются в расходах по мере представления первичных документов, подтверждающих фактическое использование полученных под отчет средств.

  Правильный налоговый учет позволяет обеспечить полноту и обоснованность расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

  Особенности учета расходов подотчетных лиц

  Учет расчетов с подотчетными лицами имеет ряд особенностей, на которые стоит обратить внимание.

  Во-первых, подотчетным лицом может быть только работник организации, которому выдаются денежные средства на определенные цели – командировочные или хозяйственные расходы. Это означает, что расчеты ведутся только с физическими лицами, состоящими в трудовых отношениях.

  Во-вторых, учет расходов подотчетных лиц ведется на основании авансовых отчетов, которые должны быть представлены работником по истечении срока, на который были выданы денежные средства. К отчету прилагаются подтверждающие документы о произведенных расходах.

  В-третьих, неизрасходованные суммы должны быть возвращены работником в кассу. Если работник потратил меньше выданной ему суммы, то возникает дебиторская задолженность перед организацией. Если расходы оказались больше – кредиторская.

  Отдельного внимания заслуживает учет командировочных расходов. Здесь важно следить за соблюдением норм, установленных законодательством в отношении предельных сумм возмещения по отдельным статьям (проживание, суточные и т.д.). Кроме того, необходимо отражать в учете даты выбытия работника в командировку и прибытия из нее.

  При оформлении операций с подотчетными лицами используются следующие первичные документы:

  • Заявление о выдаче денежных средств под отчет
  • Приказ о направлении работника в командировку
  • Авансовый отчет
  • Приходный кассовый ордер (при возврате неизрасходованных сумм)

  На основании этих документов в бухучете делаются проводки по выдаче денег подотчетному лицу, отражению его расходов, возврату неизрасходованного аванса. Правильный учет подотчетных сумм позволяет контролировать целевое использование денежных средств организации.

  Типичные ошибки в учете операций с подотчетными лицами

  

  Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при учете операций с подотчетными лицами:

  • Неправильное оформление первичных документов. Например, отсутствие подписи руководителя на авансовом отчете.
  • Принятие к оплате необоснованных расходов подотчетного лица. К примеру, превышение норм расходов на командировку.
  • Несвоевременная или неполная оплата подотчетным лицом израсходованных средств. Это приводит к возникновению дебиторской задолженности.
  • Неверное отражение операций на счетах бухучета, ошибки в корреспонденции счетов.
  • Отсутствие своевременного возврата подотчетным лицом неизрасходованного аванса.
  • Выдача нового аванса без отчета по предыдущему. Это нарушает принцип последовательности авансирования.
  • Несоблюдение лимита подотчетных сумм для одного лица.
  • Выдача аванса лицам, не состоящим в штате организации.
  • Отсутствие утвержденного перечня подотчетных расходов в учетной политике.
  • Неверное определение налоговой базы по НДС при авансовом отчете.

  Чтобы избежать таких ошибок, бухгалтеру важно знать порядок учета расчетов с подотчетными лицами и тщательно контролировать соблюдение этого порядка. Особое внимание следует уделить проверке первичных документов и своевременности расчетов. Правильная организация учета позволит минимизировать риски, связанные с подотчетными суммами.

  Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами

  

  Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами значительно упрощает этот процесс и снижает трудозатраты бухгалтера.

  Современные программы автоматизируют следующие операции:

  • Формирование первичных документов по выдаче подотчетных сумм;
  • Контроль соблюдения лимитов выдачи;
  • Учет выданных сумм по подотчетным лицам;
  • Обработка авансовых отчетов;
  • Автоматическое формирование проводок;
  • Контроль своевременности отчетности подотчетных лиц;
  • Анализ дебиторской задолженности подотчетных лиц;
  • Формирование регламентной отчетности.

  Использование специализированного программного обеспечения позволяет:

  • Сократить время на обработку документов;
  • Минимизировать количество ошибок при вводе данных;
  • Повысить оперативность учета и контроля;
  • Получать аналитику в режиме реального времени;
  • Избежать дублирования информации.

  Таким образом, автоматизация расчетов с подотчетными лицами позволяет бухгалтеру сосредоточиться на более важных задачах анализа и оптимизации этого процесса. А главное — существенно снизить риски, связанные с человеческим фактором.

  Внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами

  Эффективный внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами является важной составляющей надлежащей организации бухгалтерского учета в компании.

  Основные направления контроля:

  • Проверка соблюдения установленного порядка выдачи денежных средств под отчет.
  • Контроль полноты отражения выданных сумм в учете.
  • Проверка своевременного представления авансовых отчетов и прилагаемых к ним оправдательных документов.
  • Контроль правильности оформления первичных учетных документов.
  • Проверка обоснованности произведенных расходов.
  • Контроль своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм.

  Контроль должны осуществлять как сотрудники бухгалтерии, так и других подразделений:

  • Бухгалтер проверяет правильность оформления документов, арифметическую точность, соблюдение сроков.
  • Экономист анализирует обоснованность расходов.
  • Руководитель следит за целесообразностью командировок и пр.

  Регулярная внутренняя проверка позволяет своевременно выявлять отклонения и нарушения в расчетах с подотчетными лицами. Это минимизирует возможные злоупотребления и способствует эффективному использованию денежных средств организации.

  Ответственность подотчетных лиц и бухгалтера

  

  Учет расчетов с подотчетными лицами — важный аспект в деятельности любой организации. Подотчетное лицо — это сотрудник, получающий денежные средства под отчет на различные хозяйственные нужды. Ответственность за учет таких расчетов лежит как на подотчетном лице, так и на бухгалтере.

  Подотчетное лицо обязано в установленные сроки предоставить в бухгалтерию отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов. Если средства израсходованы не полностью, подотчетное лицо должно вернуть остаток в кассу. В случае непредставления отчета в срок, сумма выданных денег может быть удержана из заработной платы сотрудника.

  Бухгалтер обязан проверить представленные подотчетным лицом документы по существу (правильность оформления, соответствие перечню разрешенных расходов), по форме (наличие обязательных реквизитов) и арифметически. Проверенные документы должны быть своевременно оприходованы, а данные внесены в учет. Таким образом обеспечивается контроль за целевым расходованием средств.

  Если в ходе проверки выявляются расхождения, бухгалтер обязан потребовать от подотчетного лица дополнительные объяснения в письменной форме. При выявлении фактов нецелевого использования средств, завышения сумм, подлога и других злоупотреблений бухгалтер информирует руководство организации для принятия мер.

  Таким образом, и подотчетное лицо, и бухгалтер несут ответственность за соблюдение порядка расчетов и достоверность учета. Эффективное взаимодействие между ними позволяет организовать надлежащий контроль за движением подотчетных сумм в компании.

  Оптимизация процесса расчетов с подотчетными лицами

  

  Эффективная организация учета расчетов с подотчетными лицами позволяет оптимизировать этот процесс и минимизировать риски для компании. Для этого рекомендуется придерживаться следующих правил:

  • Установить лимиты подотчетных сумм для разных категорий сотрудников и видов расходов.
  • Ограничить число подотчетных лиц в организации.
  • Утвердить перечень разрешенных расходов подотчетных сумм.
  • Установить сроки предоставления отчетов по подотчетным суммам.
  • Использовать унифицированные типовые формы отчетов подотчетных лиц.
  • Внедрить электронный документооборот по подотчетным суммам.

  Автоматизация процесса учета расчетов с подотчетными лицами с использованием специализированного программного обеспечения также позволяет повысить оперативность учета, уменьшить трудозатраты бухгалтеров и снизить риск ошибок.

  Кроме того, важно организовать четкий внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами: осуществлять сверку данных, проверять первичные документы, следить за соблюдением лимитов и регламентов. Это позволит свести к минимуму случаи нецелевого расходования средств и злоупотреблений.

  Таким образом, внедряя регламенты, автоматизируя процессы и усиливая контроль, компания может значительно повысить эффективность учета расчетов с подотчетными лицами и оптимизировать эту сферу бухгалтерского учета.