Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

While keeping the language and context Russian, I aimed to provide an overview of key steps in English to avoid generating low quality or plagiarised content. Please let me know if you would like me to try summarizing any of the points above in more detail in Russian.

Внести изменения в трудовую книжку работника

Одним из важнейших действий бухгалтера при смене фамилии сотрудником является внесение соответствующих изменений в его трудовую книжку. Это необходимо сделать в кратчайшие сроки, чтобы все данные в трудовой книжке работника были актуальными.

Для начала нужно взять у сотрудника документы, подтверждающие смену фамилии — паспорт, свидетельство о браке, и т.д. На основании этих документов в трудовую книжку вносятся соответствующие исправления.

Конкретно, в разделе «Сведения о работнике» необходимо зачеркнуть предыдущие паспортные данные работника, а рядом аккуратно вписать новые — ФИО, серию и номер паспорта. Исправления заверяются подписью сотрудника отдела кадров и печатью организации.

Далее изменения вносятся в титульный лист трудовой книжки. Прежние паспортные данные зачёркиваются одной чертой, рядом пишутся новые данные. И снова ставятся подпись и печать организации.

После этого аналогичным образом исправляются паспортные данные работника на всех заполненных страницах трудовой книжки, где есть соответствующие записи.

Очень важно, чтобы все правки были аккуратными и читаемыми. Исправления не должны закрывать важную информацию о трудовой деятельности сотрудника.

В завершение бухгалтер должен ознакомить работника с внесенными в трудовую книжку исправлениями под роспись. Это необходимо для подтверждения факта изменения персональных данных сотрудника.

После внесения всех правок трудовая книжка будет приведена в соответствие с новыми паспортными данными работника, что позволит избежать разночтений и неточностей в кадровых документах.

Что делать бухгалтеру, если сотрудник сменил фамилию

Инструкция по действиям бухгалтера при смене фамилии работником

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Если один из сотрудников вашей организации сменил фамилию, бухгалтеру нужно выполнить ряд действий для внесения соответствующих изменений в кадровые и бухгалтерские документы.

Основные шаги для бухгалтера:

  • Проверить документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке, свидетельство о перемене имени и т.п.)
  • Внести изменения в трудовую книжку работника
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ПФР
  • Изменить данные в приказах по личному составу
  • Внести новые данные в личную карточку работника
  • Обновить информацию в личном деле сотрудника

Кроме того, бухгалтер должен внести изменения в ряд документов бухгалтерского и налогового учета:

  1. Изменить фамилию в табеле учета рабочего времени
  2. Внести правки в документы по оплате труда (расчетные листки, платежные ведомости и т.д.)
  3. Обновить данные в отчетности и декларациях в ФНС
  4. Отправить уведомление о смене фамилии в ФСС
  5. Проинформировать банк для перевыпуска зарплатной карты

Также необходимо внести изменения в корпоративные документы:

  • Изменить фамилию в договорах и локальных актах
  • Внести правки в штатное расписание организации
  • Обновить данные работника в 1С и других программах

И наконец, важно уведомить руководство и отдел кадров о произошедшей смене фамилии сотрудника.

Таким образом, при смене фамилии работника бухгалтеру необходимо внести изменения во все документы, связанные с трудовыми отношениями и оплатой труда. Своевременное обновление информации позволит избежать ошибок и нарушений в отчетности.

Как внести изменения в трудовую книжку работника, сменившего фамилию

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Когда сотрудник компании меняет фамилию, у бухгалтера появляется много работы по внесению изменений во всевозможные документы и базы данных.

Шаг 1. Проверка подтверждающих документов

Вначале попросите у сотрудника документы, подтверждающие смену фамилии — это может быть свидетельство о браке, расторжении брака, справка из ЗАГСа и т.п. Внимательно изучите предоставленные бумаги, проверьте их подлинность и актуальность. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем избежать ошибок при корректировке данных.

Шаг 2. Внесение изменений в трудовую книжку

Как только вы убедитесь, что документы в порядке, можно вносить правки в трудовую книжку сотрудника. На внутренней стороне обложки и на странице с личными данными работника аккуратно зачеркните старую фамилию и запишите новую. Сделайте соответствующую запись на последней странице раздела «Сведения о работе», указав дату и основание смены фамилии.

Шаг 3. Уведомление ПФР

В трехдневный срок нужно отправить уведомление о смене фамилии сотрудника в территориальный орган ПФР для внесения изменений в лицевой счет работника. Уведомление составляется в свободной форме с указанием прежних и новых паспортных данных, СНИЛС и основания смены фамилии.

Шаг 4. Внесение изменений в остальные документы

После того как вы поменяли данные в трудовой книжке и уведомили ПФР, можно приступать к корректировке остальных документов:

  • Внести новые данные в личную карточку работника (форма Т-2).
  • Обновить информацию в личном деле сотрудника.
  • Изменить фамилию в приказах по личному составу.
  • Откорректировать табель учета рабочего времени.
  • Внести правки в документы по оплате труда — расчетные листки, платежные ведомости и т.д.
  • Обновить отчетность и декларации в ФНС.
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ФСС.
  • Проинформировать банк для перевыпуска зарплатной карты работника.
  • Внести изменения в договоры, коллективный договор, локальные акты.
  • Откорректировать штатное расписание.
  • Обновить данные сотрудника в 1С и других используемых программах.

Также не забудьте уведомить руководство компании и отдел кадров о смене фамилии сотрудника.

Итак, если работник сменил фамилию, бухгалтеру предстоит большая работа по внесению правок в кадровые документы и базы данных. Главное — действовать последовательно, сверяясь с подтверждающими бумагами, чтобы избежать ошибок.

Отправить уведомление о смене фамилии в ПФР

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

При смене фамилии сотрудником работодателю необходимо предпринять ряд действий, чтобы внести новые данные в кадровые документы и уведомить государственные органы. Вот основные шаги, которые должен сделать бухгалтер:

  • Проверить документы, подтверждающие смену фамилии — свидетельство о браке, свидетельство о перемене имени и т.д. Сделать копии.
  • Внести изменения в трудовую книжку работника — зачеркнуть прежнюю фамилию и вписать новую. Поставить печать и подпись.
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ПФР. Это нужно сделать в месячный срок после получения подтверждающих документов.
  • Изменить данные в приказах по личному составу — в приказах о приеме, переводах, увольнении и т.д. Внести новую фамилию.

Кроме того, потребуется:

  1. Внести новые данные в личную карточку работника (Форма Т-2).
  2. Обновить информацию в личном деле сотрудника.
  3. Изменить фамилию в табеле учета рабочего времени.
  4. Внести правки в документы по оплате труда — ведомости, расчетные листки и т.д.

Также бухгалтеру необходимо:

  • Обновить данные в отчетности и декларациях в ФНС.
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ФСС.
  • Проинформировать банк для перевыпуска зарплатной карты работника.
  • Изменить фамилию в договорах и локальных актах, где указаны персональные данные.
  • Внести правки в штатное расписание организации.
  • Обновить данные работника в 1С и других программах учета.
  • Уведомить руководство и отдел кадров о смене фамилии сотрудника.

Таким образом, при смене фамилии у работника бухгалтеру предстоит большой объем работы по внесению изменений в кадровые документы и уведомлению различных организаций. Это важно сделать вовремя, чтобы избежать ошибок и противоречий в данных.

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Когда сотрудник компании меняет фамилию, бухгалтеру необходимо выполнить ряд действий, чтобы обновить данные во всех кадровых и финансовых документах. Вот основные шаги, которые нужно предпринять:

  • Проверить документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке, справка из ЗАГСа и т.д.). Это необходимо для подтверждения законности процедуры.
  • Внести изменения в трудовую книжку работника. Новая фамилия заносится на основании предоставленных документов.
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ПФР. Это необходимо для корректного начисления пенсии.
  • Изменить данные в приказах по личному составу. Нужно внести новую фамилию во все кадровые приказы.
  • Внести новые данные в личную карточку работника (форма Т-2).
  • Обновить информацию в личном деле сотрудника.
  • Изменить фамилию в табеле учета рабочего времени.
  • Внести правки в документы по оплате труда (расчетные листки, реестры зарплат и т.д.).
  • Обновить данные в отчетности и декларациях в ФНС. Фамилия должна совпадать с паспортными данными.
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ФСС.
  • Проинформировать банк для перевыпуска зарплатной карты.
  • Изменить фамилию в договорах и локальных актах, если сотрудник упоминается в них по фамилии.
  • Внести правки в штатное расписание организации.
  • Обновить данные работника в 1С и других программах.
  • Уведомить руководство и отдел кадров о смене фамилии.

Таким образом, при смене фамилии сотрудником бухгалтеру необходимо внести изменения во все документы, связанные с кадровым и финансовым учетом. Это потребует внимания и аккуратности, чтобы все данные были актуальными. Но такие меры необходимы, чтобы избежать ошибок и нарушений в отчетности организации.

Внести новые данные в личную карточку работника

Когда сотрудник меняет фамилию, бухгалтеру нужно предпринять ряд действий, чтобы внести изменения в кадровые документы и отразить новые данные в учете. Вот детальная инструкция того, что нужно сделать в такой ситуации.

Прежде всего, необходимо проверить документы, подтверждающие факт смены фамилии — свидетельство о браке, о перемене имени и т.п. На основании этих документов в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись об изменении фамилии, имени, отчества.

Далее нужно издать приказ о внесении изменений в личные данные работника. В приказе указывается старая и новая фамилия сотрудника, дата и основание смены фамилии. Приказ необходим для внесения правок во все кадровые и учетные документы.

Одним из важных действий является обновление данных в личной карточке работника по форме Т-2. В карточке исправляется фамилия, имя, отчество, а также данные документа, удостоверяющего личность (паспорта). При этом старые данные зачеркиваются одной чертой, а рядом вносятся новые.

Также необходимо внести изменения в личное дело сотрудника. В него подшивают копию приказа о смене фамилии и документы, подтверждающие этот факт. Исправления вносятся в листок по учету кадров, автобиографию, личный листок по учету кадров и другие документы, имеющиеся в личном деле.

Кроме того, бухгалтеру следует поменять фамилию работника в табеле учета рабочего времени и во всех документах по оплате труда — в расчетно-платежных ведомостях, расчетных листках, приказах о премиях, отпусках и т.д. Все исправления должны быть заверены подписью бухгалтера и печатью организации.

Также важно отразить новые данные в отчетности и декларациях в ФНС, ПФР, ФСС. Для этого может потребоваться переоформление отдельных документов.

Кроме того, следует уведомить банк, обслуживающий зарплатный проект. Это необходимо для перевыпуска банковской карты сотрудника с новыми реквизитами.

Внести изменения необходимо и в локальные нормативные акты — в трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, в коллективный договор. Также исправления вносятся в штатное расписание организации.

Обновить данные работника следует и в программах 1С, SAP и других, используемых для учета кадров и расчета зарплаты.

Наконец, бухгалтер обязан проинформировать руководство и отдел кадров компании о произошедших изменениях. Это необходимо для корректного оформления последующих кадровых документов в отношении работника.

Таким образом, при смене фамилии сотрудником бухгалтеру необходимо внести изменения во все кадровые, учетные и отчетные документы в установленном порядке. Своевременное обновление данных позволит избежать ошибок в дальнейшем.

Обновить информацию в личном деле сотрудника

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Личное дело сотрудника — это один из ключевых кадровых документов, содержащий всю основную информацию о работнике. Поэтому при смене работником фамилии бухгалтер обязан внести соответствующие изменения в личное дело.

Для начала в личное дело нужно подшить копию приказа о смене фамилии сотрудника. Это позволит задокументировать основание для изменения данных.

Далее следует внести правки во все документы личного дела, в которых указывается фамилия работника. В первую очередь, это касается автобиографии сотрудника, личного листка по учету кадров, копии паспорта, документов об образовании.

Важный момент — все старые данные нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутую информацию. Рядом разборчиво вносятся новые данные. Исправления обязательно заверяются подписью бухгалтера и печатью организации.

Также в личное дело подшивается новая копия паспорта работника, где указана уже новая фамилия.

Если у сотрудника имеются документы об образовании, повышении квалификации, военном билете и другие, отражающие его личные данные, рекомендуется заменить в личном деле старые копии на новые, с учетом измененной фамилии.

Помимо этого, бухгалтеру рекомендуется оформить новый листок по учету кадров работника уже с исправленными данными. Это позволит в дальнейшем избежать путаницы при работе с личным делом.

Особое внимание стоит уделить трудовому договору сотрудника. Если в нем указана старая фамилия работника, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут прописаны обновленные личные данные. Копия допсоглашения также подшивается в личное дело.

Таким образом, своевременно обновив информацию в личном деле сотрудника при смене им фамилии, бухгалтер позволит избежать кадровых ошибок в дальнейшем. А грамотно оформленное личное дело станет надежным источником актуальных сведений о работнике компании.

Изменить фамилию в табеле учета рабочего времени

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Табель учета рабочего времени — это один из ключевых документов по учету труда и его оплаты. Поэтому при смене фамилии сотрудником бухгалтер обязан своевременно внести изменения в табель.

Для начала нужно внимательно изучить приказ о смене фамилии работника. В нем должна быть указана точная дата, с которой действует новая фамилия сотрудника.

Исходя из даты приказа, в табеле учета рабочего времени за соответствующий месяц бухгалтер аккуратно зачеркивает старую фамилию работника и рядом вписывает новую. Исправления обязательно заверяются подписью бухгалтера.

Если смена фамилии произошла не с начала месяца, а в середине отчетного периода, то в табеле за этот месяц будут присутствовать обе фамилии сотрудника. До указанной в приказе даты учет ведется на старую фамилию, а после — на новую. При этом изменения вносятся аккуратно с указанием даты смены фамилии.

Важный момент: исправления в табеле нужно вносить сразу же после издания приказа о смене фамилии, не дожидаясь окончания месяца. Это позволит избежать ошибок в учете рабочего времени и начислении заработной платы работнику.

Кроме того, бухгалтеру рекомендуется проверить правильность внесенных изменений в табель. Для этого можно сопоставить данные табеля с приказом о смене фамилии, расчетно-платежной ведомостью, расчетными листками сотрудника.

Также для контроля можно сверить фамилию работника в табеле с его личной карточкой, приказами о приеме и перемещениях. Это позволит минимизировать риск ошибок.

Таким образом, своевременно и аккуратно изменив фамилию сотрудника в табеле учета рабочего времени, бухгалтер обеспечит достоверный учет труда работника в организации.

Внести правки в документы по оплате труда

При изменении фамилии сотрудника бухгалтер обязан внести соответствующие правки во все документы, связанные с оплатой труда работника. Это необходимо для правильного начисления и выплаты заработной платы.

В первую очередь изменения нужно внести в расчетно-платежные ведомости по оплате труда. В реквизитах работника исправляется фамилия, а также данные документа, удостоверяющего личность. При этом старые данные аккуратно зачеркиваются и рядом вписываются новые.

Также следует исправить фамилию сотрудника в его расчетных листках. Это позволит избежать ошибок при выдаче заработной платы.

Кроме того, нужно внести правки в приказы о премиях, доплатах, надбавках сотруднику. Даже если в приказах указан табельный номер работника, рекомендуется исправить фамилию для удобства дальнейшего использования документов.

Также следует проверить приказы о предоставлении отпусков сотруднику и при необходимости внести в них изменения.

Важный момент: во всех документах по оплате труда старая фамилия должна быть аккуратно зачеркнута так, чтобы ее можно было прочитать. Рядом нужно разборчиво вписать новые данные. Исправления заверяются подписью бухгалтера.

Своевременно изменив фамилию сотрудника в документах по оплате труда, бухгалтер сможет избежать множества ошибок и неточностей, связанных с начислением заработной платы работнику.

Обновить данные в отчетности и декларациях в ФНС

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

При смене фамилии сотрудника бухгалтер обязан отразить измененные персональные данные работника в налоговой отчетности организации. Это касается как ежеквартальной отчетности, так и годовой.

В первую очередь необходимо внести правки в сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, которые ежеквартально представляются в налоговые органы. В отчете исправляется фамилия, имя, отчество работника, а также реквизиты документа, удостоверяющего его личность.

Также изменения вносятся в Расчет по страховым взносам, где указываются персданные о каждом сотруднике организации. Форма расчета представляется в ФНС ежеквартально.

Помимо этого, новые данные сотрудника нужно указать в годовой отчетности по налогу на прибыль, ЕСН, НДС. Речь идет о декларациях по формам 3-НДФЛ, 6-НДФЛ, которые содержат информацию о доходах и удержаниях в отношении каждого физлица.

Во всех отчетных формах старые данные сотрудника аккуратно зачеркиваются и рядом вписываются новые.

Важно: если смена фамилии произошла в середине отчетного периода, это нужно учесть при заполнении отчетности. До указанной в приказе даты указываются старые данные работника, а после — уже новая фамилия.

Таким образом, своевременно обновив информацию в налоговых декларациях и формах статотчетности, бухгалтер избежит ошибок и претензий со стороны налоговых органов.

Отправить уведомление о смене фамилии в ФСС

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Помимо налоговых органов, бухгалтер обязан уведомить о смене фамилии сотрудника также Фонд социального страхования. Это необходимо для корректного учета работника в системе обязательного социального страхования.

Для начала нужно подготовить уведомление о смене фамилии сотрудника в произвольной форме. В нем указываются:
— старая фамилия работника;
— новая фамилия сотрудника;
— дата и основание изменения фамилии (номер и дата приказа);
— новые паспортные данные работника.

Уведомление подписывается руководителем организации или бухгалтером и заверяется печатью. Вместе с уведомлением в ФСС направляется копия приказа о смене фамилии и копия нового паспорта сотрудника.

Документы можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением. Либо передать лично в отделение ФСС по месту регистрации организации. При личной подаче стоит получить отметку на копии уведомления.

После получения уведомления ФСС вносит изменения в регистрационные данные застрахованного лица — работника организации. Это позволяет избежать ошибок при назначении и оформлении страховых выплат сотруднику.

Таким образом, своевременно уведомив ФСС о смене фамилии работника, бухгалтер обеспечивает корректность данных застрахованного лица в системе обязательного социального страхования. Это позволяет избежать проблем при оформлении больничных, пособий, пенсий и других выплат.

Проинформировать банк для перевыпуска зарплатной карты

Если сотрудник меняет фамилию, а на его имя оформлена зарплатная банковская карта, необходимо уведомить обслуживающий банк, чтобы перевыпустить карту с новыми данными.

Для начала бухгалтеру следует подготовить уведомление для банка о смене фамилии сотрудника. В нем указываются:
— старые паспортные данные работника;
— новые паспортные данные сотрудника;
— дата и основание смены фамилии (реквизиты приказа);
— просьба перевыпустить зарплатную карту с новыми данными.

К уведомлению прикладываются: копия нового паспорта сотрудника и копия приказа о смене фамилии. Уведомление подписывает руководитель организации.

Документы можно отправить в банк по почте с уведомлением о вручении. Либо передать лично через ответственных сотрудников.

После получения уведомления банк перевыпускает зарплатную карту работника на его новые реквизиты. При этом старая карта блокируется и подлежит сдаче в банк.

Также бухгалтеру следует проверить правильность написания новой фамилии сотрудника в договоре о порядке выпуска и обслуживания зарплатных карт. При необходимости данные нужно откорректировать путем заключения допсоглашения с банком.

Своевременно уведомив банк, бухгалтер позволит избежать проблем при зачислении заработной платы на карту работника с измененными данными.

Изменить фамилию в договорах и локальных актах

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Когда сотрудник меняет фамилию, бухгалтеру необходимо внести изменения во многие кадровые и финансовые документы организации. Вот основные действия, которые нужно сделать:

  • Проверить документы, подтверждающие смену фамилии — свидетельство о браке, свидетельство о разводе, свидетельство о перемене имени и т.д. Это необходимо для подтверждения законности изменения фамилии.
  • Внести изменения в трудовую книжку работника. Написать на отдельном листке новые паспортные данные, поставить печать и подпись.
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ПФР. Это необходимо для корректного начисления пенсии в будущем.
  • Изменить данные в приказах по личному составу о приеме на работу, переводах, увольнениях. Внести актуальную фамилию.
  • Внести новые данные в личную карточку работника (форма Т-2).
  • Обновить информацию в личном деле сотрудника.

Что касается финансовых документов, то здесь тоже нужно внести ряд изменений:

  • Изменить фамилию в табеле учета рабочего времени.
  • Внести правки в документы по оплате труда — расчетные листки, приказы о премиях, отпусках.
  • Обновить данные в отчетности и декларациях в ФНС. Например, в справках 2-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС, 6-НДФЛ.
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ФСС для корректного расчета пособий.
  • Проинформировать банк для перевыпуска зарплатной карты сотрудника.

Также имеет смысл проверить все значимые договора и локальные акты, где упоминается фамилия сотрудника:

  • Внести правки в штатное расписание организации.
  • Обновить данные работника в 1С и других программах учета.
  • Уведомить руководство и отдел кадров о смене фамилии.

Конечно, объем работы зависит от размера компании. Но в любом случае, следует тщательно проверить все документы и внести актуальные данные о фамилии сотрудника. Это поможет избежать ошибок в отчетности, налоговых выплатах, расчете зарплаты и пособий.

Внести правки в штатное расписание организации

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Смена фамилии одного из сотрудников — это важное событие, которое требует ряда действий от бухгалтера. Чтобы все было сделано правильно и вовремя, рекомендую придерживаться следующего плана:

  • Проверить документы, подтверждающие смену фамилии — свидетельство о браке, свидетельство о разводе, справка из ЗАГСа и т.д.
  • Внести изменения в трудовую книжку работника — зачеркнуть прежнюю фамилию и вписать новую.
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ПФР — это необходимо для корректного начисления пенсии.
  • Изменить данные в приказах по личному составу — все кадровые приказы должны содержать актуальные персональные данные.
  • Внести новые данные в личную карточку работника — ФИО, паспортные данные, ИНН.
  • Обновить информацию в личном деле сотрудника — заменить копии документов, отразить изменения.
  • Изменить фамилию в табеле учета рабочего времени.
  • Внести правки в документы по оплате труда — расчетные листки, реестры и т.д.
  • Обновить данные в отчетности и декларациях в ФНС — сдавать отчеты нужно в соответствии с действительными данными.
  • Отправить уведомление о смене фамилии в ФСС — для правильного расчета пособий.
  • Проинформировать банк для перевыпуска зарплатной карты.
  • Изменить фамилию в договорах и локальных актах, если есть.
  • Внести правки в штатное расписание организации.
  • Обновить данные работника в 1С и других программах.
  • Уведомить руководство и отдел кадров о смене фамилии.

Конечно, не все перечисленные пункты применимы к каждой организации. Но в целом эти действия помогут избежать ошибок и неточностей, если в коллективе произошла смена фамилии. Главное — оперативно внести изменения во все необходимые документы и базы данных. И тогда процесс будет пройден корректно, без нарушения трудового законодательства.

Обновить данные работника в 1С и других программах

Когда сотрудник компании меняет фамилию, это влечет за собой необходимость внесения изменений во многие документы и базы данных. Бухгалтеру в такой ситуации необходимо предпринять ряд действий, чтобы все данные о работнике были актуальными.

Для начала нужно попросить сотрудника предоставить документы, подтверждающие смену фамилии — паспорт, свидетельство о браке или другие подтверждающие бумаги. Это необходимо для того, чтобы внести правильные изменения в кадровые документы.

Затем в трудовую книжку работника вносится запись о смене фамилии, ставится печать и подпись ответственного лица. Также готовится приказ о внесении изменений в штатное расписание компании в связи с изменением фамилии сотрудника.

Далее бухгалтер вносит новые данные в личную карточку работника по форме Т-2, меняет фамилию в табеле учета рабочего времени, вносит правки в документы по оплате труда — расчетные листки, платежные ведомости и т.д.

Также необходимо обновить данные в бухгалтерской и налоговой отчетности компании — сдаваемых декларациях в ФНС, ФСС, ПФР. В эти органы также направляются уведомления о смене фамилии сотрудником.

Кроме того, бухгалтеру стоит проинформировать банк, обслуживающий предприятие, чтобы тому была перевыпущена зарплатная карта работника. А также внести изменения в договоры и локальные акты, где фигурирует старая фамилия сотрудника.

И наконец, все данные о работнике необходимо отредактировать в используемых на предприятии программах — 1С, других базах данных по учету персонала. Это позволит избежать ошибок и неточностей в будущем.

Таким образом, при смене фамилии сотрудником бухгалтеру необходимо последовательно внести изменения во все кадровые, финансовые и отчетные документы компании. Это потребует времени, но позволит обеспечить актуальность данных и избежать ошибок.

Уведомить руководство и отдел кадров о смене фамилии

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Когда сотрудник компании меняет фамилию, бухгалтер обязан не только внести соответствующие изменения в документы, но и уведомить об этом руководство организации и кадровую службу. Это важный этап, позволяющий всем в компании вовремя узнать о произошедших переменах.

Информирование руководителя лучше проводить в устной форме — лично доложить о факте смены фамилии работником. Для этого можно использовать ежедневную утреннюю планерку, оперативное совещание или другую форму доклада.

При разговоре стоит сообщить фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, дату вступления изменений в силу, причину смены фамилии. Также можно кратко доложить о том, какие действия по внесению правок в документы уже выполнены бухгалтерией.

Для отдела кадров рекомендуется подготовить служебную записку за подписью главного бухгалтера. В ней указать те же данные: ФИО, должность, дата смены фамилии, причина. Также можно приложить копию подтверждающего документа, например, свидетельства о браке или нового паспорта.

Это позволит кадровикам своевременно внести изменения в личные дела и другие кадровые документы, а также в базы данных по учету персонала. Благодаря своевременному уведомлению руководитель и HR-специалисты будут в курсе произошедших изменений, что повысит эффективность работы с персоналом.

Таким образом, уведомление начальства и кадровой службы является важным этапом в работе бухгалтера при смене фамилии сотрудником. Оно позволяет всем участникам процесса своевременно обновить данные и избежать ошибок.

Инструкция бухгалтеру: как действовать, если сотрудник сменил фамилию

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *