Как эффективно вести учет денег на расчетном счете: 15 шагов без потери контроля и ошибок

Открытие расчетного счета и его назначение

Расчетный счет — это основной банковский счет любой организации, отражающий ее финансово-хозяйственную деятельность. Открывается он в банке на основании договора банковского счета. Расчетный счет необходим для проведения безналичных расчетов с контрагентами, получения выручки, оплаты налогов и других обязательных платежей.

После открытия расчетного счета банк выдает выписку из договора и карточку с образцами подписей. Эти документы вместе с печатью являются основанием для проведения операций по счету. Открытие счета отражается бухгалтерской проводкой Дт 51 Кт 75.1.

Ведение расчетного счета регулируется нормативными документами — законом «О бухгалтерском учете», положениями по бухучету, правилами банков и др.

Основные задачи учета операций по расчетному счету:

— контроль поступления и расходования денежных средств;

— контроль правильности оформления расчетных документов;

— своевременное отражение операций в учете;

— составление бухгалтерской отчетности.

Таким образом, расчетный счет является важнейшим объектом бухгалтерского учета, требующим тщательного контроля и грамотного документального оформления каждой операции.

Первичные документы по расчетному счету

Первичные документы — это основа для ведения бухгалтерского учета операций по расчетному счету. Они подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для записей в учете.

К первичным документам по расчетному счету относятся:

— Договор банковского счета — оформляет отношения банка и клиента, определяет порядок расчетов.

— Заявление на открытие счета — подается в банк для заключения договора.

— Карточка с образцами подписей — заверяется банком, служит для идентификации подписей в расчетных документах.

— Платежные поручения — оформляются для перечисления денег контрагентам.

— Приходные и расходные кассовые ордера — оформляют операции по снятию или внесению наличных денег.

— Выписки банка — ежедневно отражают движение денег по счету.

— Заявления на аккредитив, инкассо и другие операции.

Все документы должны быть оформлены по правилам банка и иметь необходимые реквизиты. Их наличие и корректность заполнения проверяют при отражении операций в бухучете.

Таким образом, грамотное оформление первички по расчетному счету — залог правильности всего последующего учета. Этому нужно уделять самое пристальное внимание.

Порядок заполнения платежных поручений

Эффективное ведение учета денежных средств на расчетном счете — важнейшая задача для любой компании. От правильной организации этого процесса зависит контроль над финансовыми потоками и избежание ошибок в бухгалтерском учете. Давайте рассмотрим 15 основных шагов, которые помогут вести учет на расчетном счете без потери информации и искажений:

Оформляйте открытие каждого нового расчетного счета соответствующими первичными документами: заявлением на открытие счета, договором банковского счета, выпиской банка.
Ведите журнал регистрации открытых счетов для контроля за всеми имеющимися расчетными счетами.
Оперативно регистрируйте в бухучете выписки банка и все расчетные документы по счету за день (платежные поручения, инкассовые поручения и т.д.).
Сверяйте остатки на расчетных счетах в бухучете с выписками банка ежедневно.
При обнаружении расхождений выясняйте причины и вносите исправления в учет.
Обеспечьте раздельный учет по каждому расчетному счету организации.
Все операции по счетам оформляйте оправдательными документами (договор, акт, накладная).
Осуществляйте контроль целевого использования средств со счета.
Платежные поручения заполняйте в соответствии с установленными требованиями к реквизитам.
Следите, чтобы подписи на платежках соответствовали образцам в карточке с образцами подписей.
Ведите учет остатков денежных средств на счетах в разрезе валют и по каждому счету.
Сверяйте расчеты с контрагентами и при расхождениях своевременно уточняйте причины.
Контролируйте расходование выделенных бюджетных средств, целевых поступлений.
Систематически проводите инвентаризацию остатков на расчетных счетах.
Анализируйте эффективность использования денежных средств на счетах.

Основные проводки по расчетному счету

Расчетный счет — это основной финансовый инструмент любого предприятия. Чтобы грамотно отражать операции по нему в бухучете, нужно знать ключевые проводки. Давайте разберем основные из них:

Поступление денег от покупателей за продукцию, товары, услуги: Дебет счета 51 «Расчетные счета» Кредит счетов 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и др.
Перечисление заработной платы сотрудникам: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 51 «Расчетные счета».
Уплата налогов: Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», Кредит счета 51 «Расчетные счета».
Покупка материалов, товаров для производства: Дебет счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» и др., Кредит счета 51 «Расчетные счета».
Получение кредита в банке: Дебет счета 51 «Расчетные счета», Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».
Погашение кредита: Дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», Кредит счета 51 «Расчетные счета».
Возврат денег покупателю: Дебет счета 51 «Расчетные счета», Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Учет поступлений на расчетный счет

Расчетный счет является важнейшим инструментом для осуществления финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Для эффективного контроля за движением денежных средств необходим правильный учет всех операций по расчетному счету, в том числе поступлений. Давайте разберем основные моменты:

Все суммы, поступающие на расчетный счет организации, должны быть подтверждены первичными документами – выписками банка, платежными поручениями, актами и т.д.
Поступления отражаются в учете на основании банковской выписки, в которой указано от кого получены средства и за что.
Основные поступления на расчетный счет – это оплата от покупателей за проданные товары, услуги, готовую продукцию, а также возврат дебиторской задолженности.
Полученные суммы следует сверять с данными расчетов в бухучете, чтобы выявить возможные расхождения.
Если поступили денежные средства, под которые отсутствует первичный документ, их надо учитывать как невыясненные поступления.
Все поступления на расчетный счет отражаются проводками по кредиту счета 51 «Расчетные счета» и дебету соответствующих счетов доходов, расчетов.

Учет списаний с расчетного счета

Помимо учета поступлений, важно правильно организовать учет списаний и расходования денежных средств с расчетного счета. Рассмотрим основные моменты:

Все списания с расчетного счета должны подтверждаться соответствующими первичными документами – счетами, актами, накладными, платежными поручениями.
Оформлять платежные поручения следует в соответствии с правилами банков, все реквизиты должны быть заполнены корректно.
Основные списания – это покупка сырья и материалов, оплата труда, расчеты с бюджетом по налогам, погашение кредитов, оплата услуг сторонних организаций.
Бухгалтер должен контролировать соответствие сумм в платежных поручениях первичным документам.
Списание денег без подтверждающих документов недопустимо.
Все списания отражаются в учете проводками по дебету соответствующих счетов расходов, расчетов и кредиту счета 51.

Контроль остатка денежных средств

Эффективное управление денежными потоками предприятия невозможно без постоянного контроля за остатком денежных средств на расчетном счете. Рассмотрим основные способы такого контроля:

Ежедневно получайте из банка выписку по расчетному счету и сверяйте остаток на выписке с данными бухучета.
Анализируйте обороты и остатки денежных средств по счету за месяц, квартал.
Сопоставляйте фактический остаток с плановым, определенным бюджетом движения денежных средств.
Контролируйте наличие свободного остатка для осуществления расчетов, выплаты зарплаты.
Не допускайте слишком высокого или низкого остатка, проанализируйте причины отклонений.
При значительном превышении фактического остатка над плановым рассмотрите вопрос размещения средств на депозит.
При недостатке средств проанализируйте возможность получения кредита, вексельного займа.

Выписки банка по расчетному счету

Выписка банка по расчетному счету — это основной первичный документ, который подтверждает движение денежных средств по счету. Рассмотрим особенности работы с выписками:

Выписку следует получать из банка ежедневно по всем расчетным счетам.
В выписке отражаются operacии по счету за день — поступления, списания, остаток на начало/конец дня.
Бухгалтер проверяет соответствие указанных в выписке операций первичным документам.
Выявляются расхождения между остатками по выписке и данными бухучета.
На основании выписки в учете делаются проводки по отражению операций по счету.
Выписка подшивается в отдельную папку в хронологическом порядке.
При отсутствии выписки операции отражаются в учете по другим документам.
Выписка используется при сверке расчетов, налоговых проверках.

Работа с подотчетными лицами

Для получения наличных денег с расчетного счета на хозяйственные нужды компания выдает их под отчет сотрудникам. Рассмотрим основные моменты работы с подотчетными лицами:

Подотчетные суммы выдаются на основании заявления сотрудника с резолюцией руководителя о сумме выдачи.
Оформляется расходный кассовый ордер на выдачу подотчетных из кассы.
Устанавливаются сроки, на которые выдаются деньги под отчет (как правило, не более 5 рабочих дней).
По истечении срока сотрудник должен в течение 3 рабочих дней сдать авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет с кассой.
Остаток неизрасходованных подотчетных средств должен быть сдан в кассу.
Анализируются причины несвоевременной отчетности по подотчетным суммам.

Расчеты с контрагентами

Важной частью учета операций по расчетному счету является организация расчетов с контрагентами — поставщиками и покупателями. Рассмотрим основные моменты:

Расчеты ведутся на основании заключенных договоров, счетов, товарных накладных.
Отслеживается своевременность оплаты выставленных счетов покупателями.
Контролируются сроки оплаты полученных счетов от поставщиков.
Анализируется дебиторская и кредиторская задолженность по расчетам.
Периодически (раз в квартал) проводится сверка расчетов с контрагентами.
Выявляются просроченная задолженность, расхождения сумм, ошибки.
При наличии расхождений вносятся корректировки, уточнения в учет.
Осуществляется контроль изменения остатков на счетах 62, 60 в результате расчетов.

Отражение курсовых разниц

При работе с валютными расчетными счетами важным аспектом учета является правильное отражение курсовых разниц. Рассмотрим основные моменты:

Курсовые разницы возникают при оплате счетов в валюте по курсу, отличному от курса первоначального признания обязательств.
Разницы отражаются дополнительной проводкой дебет счета 91.2 «Прочие расходы» кредит счета 51 при удорожании валюты.
При удешевлении валюты проводка делается наоборот.
Курсовые разницы рассчитываются как разница между валютной выручкой по первоначальному курсу и фактическим курсом на дату платежа.
Разницы отражаются на дату совершения расчетов, а не на дату пересчета выручки.
Аналитический учет ведется раздельно по положительным и отрицательным курсовым разницам.
Разницы поются в составе внереализационных доходов и расходов.

Учет комиссий банка

При обслуживании расчетного счета банки взимают различные комиссии, правильный учет которых важен. Рассмотрим основные моменты:

Комиссии банков удерживаются со счета на основании выписок банка.
Размер и виды комиссий оговариваются в договоре банковского счета.
Основные виды комиссий: за открытие счета, за расчетно-кассовое обслуживание, за переводы.
Суммы комиссий относятся на расходы по обычным видам деятельности.
Отражаются проводкой: Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», Кредит счета 51 «Расчетные счета».
Аналитический учет ведется по видам комиссий.
НДС с комиссий принимается к вычету.
Комиссии учитываются в том отчетном периоде, когда произведено их списание.

Исправление ошибочных проводок

В процессе учета операций по расчетному счету могут быть допущены ошибки с неправильным отражением хозяйственных операций. Рассмотрим основные моменты исправления ошибочных проводок:

Ошибки выявляются при сверке с выписками банка, проверке первичных документов.
Для исправления ошибочной проводки делается сторнировочная проводка.
Сторнировочная проводка вводится в следующем порядке: сначала указывается кредит, потом дебет.
В первичном документе делается ссылка на исправительную проводку.
После сторнировки вносится правильная корреспонденция счетов.
Исправление ошибок должно вноситься не позднее отчетного периода.
Неправильная проводка зачеркивается, но остается читаемой.

Закрытие расчетного счета

В определенных ситуациях компания может принять решение о закрытии расчетного счета. Рассмотрим основные моменты закрытия счета:

Решение о закрытии счета оформляется приказом руководителя.
Подается заявление в банк о расторжении договора и закрытии счета.
Погашается задолженность по комиссиям банку.
Остаток денежных средств перечисляется на другой расчетный счет.
Урегулируются вопросы по незавершенным расчетам.
Получается обнуленная выписка по закрытому счету из банка.
Сдается в банк чековая книжка, печать.
В бухучете счет 51 закрывается проводкой на счет 79.

Автоматизация учета расчетного счета

Для оптимизации процесса учета операций по расчетному счету целесообразно использовать специализированное программное обеспечение. Рассмотрим преимущества автоматизации: