Как облегчить работу председателя ТСЖ: образцы протоколов в 2023 году как сэкономят ваше время

Подготовка к заседанию правления ТСЖ

Заседание правления ТСЖ — это важное событие, от эффективности которого зависит будущее всего товарищества. Поэтому председателю и членам правления необходимо тщательно подготовиться, чтобы все прошло гладко и результативно.

Составление повестки дня

Повестка дня — это перечень вопросов, которые планируется обсудить и принять решения на заседании правления. Грамотно составленная повестка позволяет сосредоточиться на самых важных вопросах управления домом и избежать ненужных дискуссий. Председатель формирует проект повестки, учитывая поступившие предложения членов правления и жителей. В повестку обычно включают такие вопросы как утверждение сметы доходов и расходов, проведение текущего и капитального ремонта, начисление платежей, решение конфликтов и разногласий и т.д.

Подготовка информационных материалов

К каждому пункту повестки дня необходимо подготовить информационные материалы — документы, расчеты, справки, — которые позволят объективно рассмотреть вопрос и принять взвешенное решение. Например, к вопросу о текущем ремонте нужны сметы и дефектные ведомости, к вопросу о перерасчете платежей — расчеты бухгалтерии. Члены правления должны получить эти материалы заблаговременно, чтобы иметь возможность их изучить.

Подтверждение участия членов правления

Важно заранее убедиться в том, что на заседании будет кворум — присутствовать больше половины членов правления. Поэтому желательно заблаговременно связаться с членами правления, напомнить о дате заседания, подтвердить их участие или выяснить причины отсутствия. Это поможет избежать срыва заседания из-за отсутствия кворума.

Подготовка помещения

Не стоит забывать и о технической стороне — нужно подготовить помещение, где будет проходить заседание правления ТСЖ. Проверить работу освещения, отопления, обеспечить столами, стульями, доской или флипчартом. При необходимости — наладить работу звукоусиления, проектора, экрана. Это создаст комфортные условия для работы.

Таким образом, ответственная подготовка является залогом продуктивного и результативного заседания правления ТСЖ. Следуя описанным рекомендациям, председатель организует процесс так, чтобы время членов правления было потрачено эффективно, а все необходимые решения приняты в интересах жителей дома.

Повестка дня заседания правления

Повестка дня — это сердце любого заседания правления ТСЖ. От того, насколько продуманно она составлена, зависит эффективность работы правления.

Определение приоритетов

С чего начать? В первую очередь нужно определить самые важные, первоочередные вопросы, требующие решения правления. Это могут быть срочный ремонт, проблемы с неплательщиками, конфликтные ситуации и т.д. Такие вопросы обязательно должны присутствовать в повестке.

Сбор предложений

Хороший председатель прислушивается к мнению членов правления и жителей дома. Поэтому имеет смысл заранее собрать предложения — какие темы включить в повестку дня. Это можно сделать лично, через объявления или онлайн-опрос.

Составление проекта

Имея собранные предложения и определив приоритетные вопросы, можно составить проект повестки дня. Важно учитывать регламент — сколько времени может быть уделено каждому вопросу, чтобы успеть обсудить все темы.

Согласование

Проект повестки следует направить членам правления, дать возможность внести корректировки и дополнения. Учесть их пожелания, но избегать включения второстепенных или неконструктивных вопросов.

Утверждение

Повестка утверждается непосредственно на заседании правления. Однако окончательный вариант должен быть максимально согласован, чтобы избежать долгих дебатов или переноса вопросов.

Такой подход к формированию повестки поможет сделать заседание по-настоящему рабочим и результативным. А грамотная повестка дня — залог эффективной работы правления ТСЖ в интересах жителей.

Оформление присутствующих на заседании

После того как повестка дня утверждена, важный этап — оформление присутствующих на заседании членов правления ТСЖ. Для обеспечения кворума и легитимности принимаемых решений необходимо зафиксировать, кто именно участвует в заседании.

Список членов правления

У секретаря должен быть заранее подготовлен список всех членов правления ТСЖ с указанием ФИО и должности. По этому списку секретарь регистрирует присутствующих, отмечая кто на заседании.

Учет доверенностей

Если кто-то из членов правления не может лично присутствовать, он может делегировать свои полномочия другому лицу по доверенности. Секретарь проверяет такие доверенности и регистрирует доверенных лиц.

Подсчет кворума

По списку присутствующих подсчитывается кворум — если на заседании более 50% членов правления, оно правомочно принимать решения. Если кворума нет, заседание переносится.

Фиксация в протоколе

Данные о присутствующих вносятся в протокол заседания: указывается общее число членов правления, число присутствующих членов, их ФИО и должности. Это важно для подтверждения легитимности принятых решений.

Таким образом обеспечивается формальная процедура оформления и учета присутствующих на заседании правления ТСЖ — основа для принятия юридически значимых решений.

Утверждение повестки дня заседания

После регистрации присутствующих важным моментом заседания правления ТСЖ является утверждение повестки дня. Это необходимо для придания официального статуса намеченным к обсуждению вопросам и фиксации их в протоколе.

Зачитывание повестки дня

Секретарь зачитывает проект повестки дня, сформированный председателем на основе поступивших предложений. Все присутствующие должны быть ознакомлены с вопросами, выносимыми на обсуждение.

Внесение изменений

Члены правления вправе вносить предложения по изменению повестки дня — добавлению, исключению или изменению формулировки вопросов. О каждом предложении голосуется, и при положительном решении повестка корректируется.

Утверждение повестки

После обсуждения и внесения всех предложений, повестка дня выносится на голосование и утверждается в целом. Это означает, что данный перечень вопросов и порядок их рассмотрения принят за основу проведения заседания.

Фиксация в протоколе

Утвержденная повестка дня в полном объеме фиксируется в тексте протокола заседания. Это необходимо для подтверждения легитимности всех последующих решений правления по каждому из вопросов.

Таким образом, утверждение повестки придает заседанию необходимую процедурную четкость и является основой эффективной работы правления ТСЖ.

Рассмотрение вопросов повестки дня

После утверждения повестки дня наступает ключевой этап заседания правления ТСЖ — рассмотрение и обсуждение каждого из вопросов повестки. От того, насколько продуманно организован этот процесс, зависит эффективность работы правления.

Регламент выступлений

Для обеспечения оперативности обсуждения желательно заранее установить регламент — ограничение по времени для докладов, содокладов и выступлений. Например, 5 минут для основного докладчика, 3 минуты для содокладчика, 2 минуты для выступающего в прениях.

Порядок рассмотрения вопросов

Вопросы рассматриваются в том порядке, в котором они значатся в утвержденной повестке дня. Отступления допускаются только по решению правления.

Принятие решений

По каждому обсуждаемому вопросу должно быть принято конкретное решение — утвердить, отклонить, перенести рассмотрение и т.д. Решения принимаются путем голосования.

Фиксация хода обсуждения

Ход заседания фиксируется в протоколе — указываются докладчики, основные моменты выступлений, ход голосования и принятые решения. Это важно для подтверждения легитимности решений.

Такой подход позволяет оперативно и результативно рассмотреть все вопросы повестки дня заседания правления ТСЖ.

Принятие решений по вопросам повестки

Главной целью заседания правления ТСЖ является принятие решений по вопросам управления многоквартирным домом. Поэтому очень важно правильно организовать процесс голосования и принятия решений на заседании.

Порядок голосования

Голосование проводится по каждому обсуждаемому вопросу в отдельности, согласно регламенту. Сначала формулируется проект решения, затем он ставится на голосование. Голосование может быть открытым или тайным.

Подсчет голосов

Подсчет голосов ведет секретарь заседания. Подсчитывается общее число голосов «за», «против» и «воздержался». Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство от числа присутствующих.

Оформление решений

Принятые решения фиксируются в протоколе заседания. Указывается суть решения, итоги голосования, фамилии выступавших при обсуждении. Это важно для понимания мотивов принятого решения.

Контроль исполнения

В решении также указываются ответственные лица и сроки исполнения. Председатель контролирует своевременность и полноту выполнения всех принятых решений.

Такой порядок позволяет принимать взвешенные и эффективные решения на заседаниях правления в интересах ТСЖ.

Оформление решений в протоколе

Протокол заседания правления ТСЖ — это официальный документ, поэтому очень важно правильно зафиксировать в нем все принятые решения. От этого будет зависеть юридическая сила решений.

Реквизиты решения

В протоколе указывается порядковый номер решения, дата заседания, номер вопроса повестки дня, по которому принято данное решение.

Формулировка решения

Решение должно быть сформулировано предельно четко, ясно, недвусмысленно. Указывается, что именно правление постановило, утвердило, одобрило или отклонило.

Итоги голосования

Обязательно фиксируются результаты голосования по данному решению: сколько голосов «за», «против», «воздержалось». Это важно для легитимности.

Особые мнения

Если кто-то из членов правления имеет по данному решению особое мнение, оно также вносится в протокол. Это повышает прозрачность процесса.

Правильное оформление всех реквизитов и деталей решения в протоколе заседания — залог его юридической силы и эффективности для ТСЖ.

Подписание протокола заседания

Подписание протокола — важный этап, придающий официальность всем принятым на заседании правления ТСЖ решениям. Правильно оформленный протокол имеет юридическую силу.

Составление протокола

На основе записей, сделанных во время заседания, секретарь оформляет полный протокол в течение 3-5 дней. Он должен максимально точно отражать ход обсуждения вопросов и принятые решения.

Ознакомление членов правления

Протокол целесообразно направить членам правления для ознакомления перед подписанием. Это позволит выявить и исправить возможные неточности.

Подписи председателя и секретаря

После согласования протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Их подписи придают протоколу юридическую силу.

Подшивка в книгу протоколов

Подписанный протокол подшивается в книгу, которая должна быть прошита, пронумерована и скреплена подписью председателя и печатью ТСЖ.

Такой порядок гарантирует полноту и достоверность зафиксированных решений правления в официальном протоколе.

Рассылка протокола членам правления

После подписания протокол заседания правления ТСЖ должен быть оперативно доведен до сведения всех членов правления. Это важная часть работы по обеспечению информированности и вовлеченности членов правления в управление домом.

Получение копий протокола

Каждый член правления имеет право получить заверенную выписку из протокола или копию полного протокола. Это можно сделать как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Ознакомление с решениями

Члены правления должны внимательно ознакомиться с всеми решениями, принятыми на заседании, чтобы четко представлять дальнейшие действия и свою роль.

Информирование жителей

Важные для всех жителей решения также должны быть доведены до их сведения через объявления или размещение выписок из протокола в общедоступных местах.

Контроль исполнения решений

На основе решений протокола председатель формирует конкретные задачи для менеджера, подрядчиков и ответственных членов правления.

Такой порядок работы с протоколом обеспечивает полноценное информирование и вовлеченность в работу всех заинтересованных лиц.

Как облегчить работу председателя ТСЖ: образцы протоколов в 2023 году как сэкономят ваше время

Работа председателя товарищества собственников жилья (ТСЖ) сопряжена с большой ответственностью и множеством рутинных задач. Одна из таких задач — ведение и хранение протоколов заседаний правления. Чтобы облегчить эту работу, стоит использовать удобные и понятные формы протоколов.

Согласно Жилищному кодексу РФ, председатель ТСЖ обязан вести и хранить протоколы общих собраний членов товарищества и заседаний правления. Эти документы являются официальными и имеют юридическую силу. Поэтому к их оформлению нужно подходить со всей ответственностью.

Что должно содержаться в протоколе заседания правления ТСЖ? Это дата и место проведения заседания; список присутствующих членов правления; повестка дня; основные тезисы выступлений по каждому вопросу; принятые решения по каждому вопросу.

Чтобы облегчить работу по составлению протоколов заседаний правления, можно воспользоваться уже разработанными образцами. В интернете легко найти готовые бланки и шаблоны таких протоколов. Они помогут сэкономить время председателя ТСЖ и исключат ошибки при заполнении.

Особенно актуальны типовые формы протоколов заседаний правления ТСЖ в 2023 году. Ведь с нового года вступают в силу изменения в законодательстве, регулирующем деятельность ТСЖ. Чтобы протоколы полностью соответствовали текущим нормам, лучше брать свежие образцы за 2023 год.

Таким образом, использование готовых форм и шаблонов протоколов позволит председателю ТСЖ экономить время и силы на рутинной работе. А грамотное ведение всех необходимых протоколов обезопасит товарищество от юридических рисков и конфликтов.

Ознакомление членов ТСЖ с решениями

Принятие решений на заседаниях правления ТСЖ — это лишь половина дела. Не менее важно донести эти решения до всех членов товарищества и обеспечить их исполнение. Как же правильно организовать процесс ознакомления собственников с протоколами и решениями правления?

Во-первых, необходимо в кратчайшие сроки оформить протокол заседания правления по всем правилам. Это официальный документ, отражающий принятые решения. Протокол подписывается председателем и секретарем правления.

Далее нужно оперативно донести информацию до всех собственников помещений в доме. Это можно сделать различными способами: разместить выписку из протокола на информационных стендах в подъездах; опубликовать на официальном сайте ТСЖ в сети интернет; разослать по электронной почте или в мессенджерах.

Также полезно будет провести общее собрание членов товарищества, на котором председатель лично доложит о принятых правлением решениях. Это позволит ответить на возникающие у собственников вопросы.

Немаловажный момент — контроль за исполнением решений правления. Например, если было принято решение о проведении текущего ремонта подъездов, нужно следить за сроками и качеством работ. При необходимости председатель может давать поручения ответственным лицам и запрашивать отчеты.

Таким образом, оперативное информирование членов ТСЖ и контроль исполнения — залог эффективной реализации всех решений, принятых правлением в интересах собственников. А грамотное ведение протоколов заседаний — обязательное условие для этого.

Контроль исполнения решений правления

Принятие решений на заседаниях правления ТСЖ — важный, но не последний этап работы. Не менее важно обеспечить контроль за исполнением этих решений. В противном случае все усилия правления могут оказаться напрасными.

Чтобы этого не случилось, председателю ТСЖ следует взять процесс контроля под личный контроль. Во-первых, необходимо четко распределить обязанности и закрепить ответственных за исполнение каждого принятого решения. Это могут быть как члены правления, так и сотрудники ТСЖ.

Во-вторых, установить контрольные сроки для реализации решений и промежуточного отчета об исполнении. Эти сроки должны быть реалистичными, но в то же время стимулировать оперативную работу.

В-третьих, предусмотреть систему регулярной отчетности и мониторинга исполнения решений. Это могут быть еженедельные или ежемесячные отчеты ответственных лиц на заседаниях правления.

Важно не ограничиваться формальными отчетами, а лично проверять ход работ. Например, если было принято решение о ремонте подъезда, председатель должен лично контролировать сроки и качество ремонтных работ.

При выявлении нарушений сроков или некачественного исполнения решений необходимо своевременно принимать корректирующие меры: устанавливать новые сроки, менять ответственных, налагать взыскания. В крайнем случае вопрос может быть вынесен повторно на заседание правления.

Таким образом, жесткий, но справедливый контроль со стороны председателя ТСЖ является залогом исполнения и эффективности всех решений правления. А это — главная цель работы всего товарищества.

Подготовка выписок из протокола

Протоколы заседаний правления ТСЖ содержат множество важных решений. Но не всегда требуется знакомить собственников с протоколом целиком. В ряде случаев достаточно предоставить выписку из протокола по конкретному вопросу.

Когда может потребоваться такая выписка? Например, собственнику нужно подтвердить решение о ремонте его квартиры за счет ТСЖ. Или в банк для получения кредита под залог квартиры. Выписка из протокола в таких случаях — официальный документ, подтверждающий права собственника.

Чтобы подготовить выписку из протокола, председателю ТСЖ нужно в первую очередь найти в протоколе нужное решение. Далее следует скопировать соответствующий фрагмент протокола: дату заседания, номер вопроса повестки дня, суть решения и итоги голосования.

Этот фрагмент вставляется в шаблон выписки из протокола с реквизитами: название ТСЖ, номер и дата протокола. Выписку подписывает председатель ТСЖ, а также желательно секретарь, скрепляя печатью. Заверять выписку у нотариуса не обязательно.

Готовую выписку из протокола можно передать собственнику лично, отправить по почте или электронно. Главное, чтобы в ней четко была отражена необходимая информация о решении правления.

Таким образом, выписки из протоколов — удобный способ донести до конкретного собственника только ту часть решений правления ТСЖ, которая его касается. А со стороны председателя это не займет много времени.

Внесение изменений и дополнений в протокол

Протокол заседания правления ТСЖ — официальный документ, который после подписания председателем и секретарем приобретает юридическую силу. Но иногда после составления протокола требуется внести в него изменения или дополнения.

Какие ситуации могут это потребовать? Например, когда обнаружена фактическая ошибка при описании хода заседания или принятых решений. Или когда присутствовавший на заседании член правления заявляет, что его позиция отражена неверно.

Чтобы исправить ошибку или уточнить формулировку, нужно внести изменения в протокол. Для этого на следующем заседании правления принимается решение о внесении поправок в протокол предыдущего заседания. Указываются номер протокола, дата заседания и суть необходимых изменений.

Само изменение оформляется либо на том же листе протокола (если это возможно), либо на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Вносимые поправки заверяются подписью председателя и секретаря правления и печатью ТСЖ.

Если требуется внести существенные дополнения в принятые ранее решения, это также можно сделать путем принятия дополнительного решения на следующем заседании. Оно протоколируется обычным порядком.

Таким образом, даже после подписания протокол можно исправить или дополнить решениями, принятыми позднее. Главное, чтобы все изменения были оформлены надлежащим образом, чтобы избежать путаницы.

Соблюдение сроков хранения протоколов

Протоколы заседаний правления ТСЖ являются важными официальными документами, которые необходимо хранить в течение установленного законом срока. Как правильно организовать их хранение?

Во-первых, все протоколы должны храниться в условиях, исключающих их порчу или утрату. Лучше всего для этого подходят специальные папки-регистраторы, сейфы или металлические шкафы.

Во-вторых, протоколы заседаний правления ТСЖ необходимо хранить не менее 5 лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором состоялось заседание правления.

В-третьих, после истечения 5-летнего срока протоколы подлежат уничтожению. Уничтожение оформляется соответствующим актом за подписью председателя правления ТСЖ.

В-четвертых, некоторые протоколы могут иметь бессрочный срок хранения. К ним относятся протоколы о выборах председателя и членов правления, о внесении изменений в устав ТСЖ.

И, наконец, протоколы общих собраний членов ТСЖ хранятся постоянно на протяжении всего существования товарищества.

Таким образом, строгое соблюдение сроков и условий хранения — обязательная часть работы с документацией ТСЖ, в том числе протоколами правления.