Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. В ней содержится вся информация о приеме на работу, переводах, увольнении. Работодатель обязан вносить в трудовую книжку сведения о работнике, его трудовой функции, повышениях, поощрениях и награждениях.

С 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка утратила статус единственного документа, подтверждающего трудовую деятельность россиян. Теперь работодатели могут вести кадровые документы только в электронном виде. Однако бумажная трудовая по-прежнему остается важным документом в 2023 году.

Какие сведения содержатся в трудовой книжке

В трудовой книжке указываются:

  • дата приема на работу;
  • должности, в которых работал сотрудник;
  • даты переводов;
  • дата и основание увольнения.

Кроме этого, в трудовую книжку заносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Работодатель также обязан делать запись о причинах увольнений работников.

Как вносить записи в трудовую книжку в 2023 году

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Согласно трудовому законодательству, работодатель должен:

  1. Оформить трудовую книжку при приеме на работу не позднее недельного срока.
  2. Вносить сведения о переводах, повышениях, увольнении в течение недели.
  3. Изменять записи в трудовой книжке только на основании соответствующего документа.

Записи должны быть конкретными, четкими и не допускать двойного толкования. Исправления в трудовой книжке заверяются подписью работодателя и печатью.

Как правильно хранить трудовые книжки

Трудовые книжки хранятся у работодателя. Они должны находиться в отдельном сейфе или металлическом шкафу, который надежно защищен от повреждений и несанкционированного доступа.

Срок хранения трудовых книжек после увольнения работника — 75 лет. За неправильное хранение трудовых книжек для организации предусмотрен штраф.

Таким образом, трудовая книжка по-прежнему играет важную роль в 2023 году. Работодатели обязаны строго следовать правилам оформления, ведения и хранения трудовых книжек своих сотрудников.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу — важный этап в кадровом делопроизводстве, от которого зависит дальнейшее трудоустройство работника. Как правильно оформить трудовую книжку в 2023 году?

Прежде всего, при приеме на работу у сотрудника должна быть трудовая книжка. Если у соискателя ее нет, работодатель оформляет новую трудовую книжку (за исключением некоторых случаев).

Далее работодатель заполняет обязательные реквизиты на титульном листе: фамилия, имя, отчество работника, дата его рождения и паспортные данные. Эти сведения берутся из паспорта нового сотрудника.

После этого на первой странице трудовой книжки заполняется первая запись о приеме на работу. Указывается:

  • дата приема на работу;
  • должность и структурное подразделение;
  • основание приема (ссылка на приказ);
  • номер и дата приказа.

Запись о приеме на работу подтверждается подписью ответственного лица и печатью организации. Без этих реквизитов запись в трудовой книжке недействительна.

Какие ошибки встречаются при оформлении

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Часто работодатели допускают ошибки при оформлении первой записи в трудовой книжке:

  1. Неправильно указывают наименование должности;
  2. Не указывают номер и дату приказа о приеме на работу;
  3. Ставят подпись и печать не уполномоченного на это лица.

Такие ошибки могут повлечь споры при увольнении и дальнейшем трудоустройстве работника. Поэтому очень важно грамотно и аккуратно заполнять трудовые книжки.

Подводя итог, отметим, что оформление трудовой книжки — ответственный процесс, требующий внимания и знания трудового законодательства. Правильно заполненная трудовая книжка — залог успешного кадрового делопроизводства в организации.

В течение трудовой деятельности работника часто происходят переводы на другую работу. Это может быть связано с повышением, перемещением в другой отдел, изменением должностных обязанностей. Все переводы обязательно отражаются в трудовой книжке сотрудника.

Внесение записей о переводах на другую работу

При переводе работника на другую должность или в другое подразделение в его трудовую книжку вносится соответствующая запись. Указывается:

  • дата перевода;
  • новая должность, специальность или профессия;
  • структурное подразделение;
  • основание перевода (ссылка на приказ).

Записи о переводах заверяются подписью ответственного лица и печатью организации. Если перевод оформлен надлежащим образом, но по каким-то причинам не внесен в трудовую книжку, это не является основанием для отмены перевода.

Особенности отражения временных переводов

Иногда работники временно (до 1 года) переводятся на другую работу. Например, для замещения временно отсутствующего сотрудника. При этом в трудовой книжке делается запись о временном переводе с указанием срока.

По окончании срока временного перевода в трудовую книжку вносится запись о переводе работника на прежнюю работу.

Как исправить ошибки в записях о переводах

Иногда по невнимательности в трудовые книжки могут быть внесены неправильные сведения о переводах. Чтобы исправить ошибку, необходимо:

  1. Составить акт об обнаруженной ошибке.
  2. На основании этого акта внести исправления в трудовую книжку.
  3. Сделать ссылку на акт при исправленной записи.

Таким образом, все записи о переводах на другую работу и их исправления должны вноситься в трудовую книжку с соблюдением установленных правил.

Это необходимо для подтверждения трудового стажа сотрудника и обеспечения его трудовых прав.

Прекращение трудового договора, или увольнение работника — важное событие в трудовой деятельности, которое обязательно отражается в трудовой книжке.

Записи об увольнении работника

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

При расторжении трудового договора в трудовую книжку вносится запись об увольнении. Она должна содержать:

  • дату увольнения;
  • основание прекращения трудового договора (по инициативе работника или работодателя);
  • ссылку на статью Трудового кодекса РФ, регламентирующую данный случай увольнения.

Например: «Уволен по собственному желанию, статья 80 ТК РФ». Или «Уволен в связи с сокращением штата работников, статья 81, п. 2 ТК РФ».

Запись об основаниях увольнения должна быть краткой, лаконичной, без дополнительных подробностей и оценочных сведений.

Кто подписывает запись об увольнении?

Запись в трудовой книжке об увольнении работника подписывает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо. Подпись заверяется печатью организации.

Работник должен расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить факт ознакомления с записью об увольнении.

Как исправить ошибки в записи об увольнении?

Если при увольнении по невнимательности в трудовую книжку были внесены неправильные или неточные данные, их можно исправить. Для этого составляется акт об ошибке и на его основании вносятся исправления.

Таким образом, записи об увольнении — важный раздел в трудовой книжке. Они должны быть оформлены с соблюдением всех требований трудового законодательства.

В процессе ведения трудовых книжек работников нередко возникает необходимость внесения изменений или исправлений в ранее сделанные записи. Как правильно это сделать?

Внесение исправлений и изменений в трудовую книжку

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Исправления в трудовой книжке можно вносить в следующих случаях:

  • Обнаружены ошибки или неточности в ранее внесенных сведениях о трудовой деятельности;
  • Произошли изменения в трудовом законодательстве, и записи в книжке нуждаются в корректировке;
  • Изменились паспортные данные работника;
  • По решению суда внесена реабилитирующая запись.

Чтобы исправить или дополнить сведения в трудовой книжке, необходимо:

  1. Составить об этом соответствующий документ – акт, приказ, выписку из решения суда.
  2. На основании этого документа внести изменения в трудовую книжку.
  3. Сделать при исправленной записи ссылку на документ, ее обосновывающий.

Например, если исправляется дата увольнения работника, делается запись: «Дата увольнения исправлена на 03.05.2018 на основании приказа от 15.06.2018 No25».

Какие исправления недопустимы в трудовой книжке?

Запрещается:

  • Самостоятельно исправлять или зачеркивать ранее внесенные сведения;
  • Вносить записи со слов работника без подтверждающих документов;
  • Вклеивать что-либо или делать записи на полях.

Все исправления в трудовых книжках должны вноситься аккуратно, четко и только на основании соответствующих документов. Это важно для исключения ошибок и защиты прав работников.

Трудовые книжки являются важнейшими кадровыми документами, подтверждающими трудовой стаж работника. Поэтому работодатель должен обеспечить их надлежащее хранение.

Хранение трудовых книжек

Основные требования к хранению трудовых книжек:

  • Трудовые книжки хранятся у работодателя, в отделе кадров.
  • Они должны находиться в несгораемом сейфе или металлическом шкафу.
  • К книжкам обеспечивается строгий доступ — только ответственные лица имеют ключи от сейфа.
  • Запрещается выдавать трудовые книжки на руки работникам, кроме случаев увольнения.

Как правильно учитывать трудовые книжки?

В организации должен вестись четкий учет трудовых книжек. Для этого составляется специальная опись, в которую заносятся:

  • ФИО и должность работника;
  • Серия и номер его трудовой книжки;
  • Дата приема книжки на хранение и выдачи.

Контроль за сохранностью трудовых книжек возлагается на ответственное лицо в отделе кадров.

Как долго хранятся трудовые книжки в организации?

Срок хранения трудовых книжек после увольнения работника составляет 75 лет. Это необходимо для подтверждения трудового стажа.

Таким образом, правильное хранение трудовых книжек — важная обязанность работодателя, от которой зависят трудовые права сотрудников.

При увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку. Как правильно это сделать?

Порядок выдачи трудовых книжек при увольнении

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

При расторжении трудового договора по любому основанию работодатель выдает работнику трудовую книжку в день увольнения. Для получения книжки работник пишет заявление с просьбой о ее выдаче.

Перед выдачей книжки работодатель должен:

  • Внести в нее запись об увольнении;
  • Произвести окончательный расчет по заработной плате;
  • Взять у работника расписку о получении трудовой книжки.

Расписка хранится в отделе кадров. Если увольняемый работник отказывается от получения трудовой книжки или не явился за ней, работодатель направляет ее по почте с уведомлением.

Как быть, если в день увольнения книжку выдать невозможно?

Иногда трудовую книжку выдать сразу не получается, например, из-за отсутствия ответственного лица. В этом случае работодатель по письменному заявлению работника выдает ему заверенную копию приказа об увольнении и выписку из трудовой книжки.

Сама трудовая книжка в такой ситуации выдается работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Правильная и своевременная выдача трудовых книжек при увольнении — обязательное условие, прописанное в Трудовом кодексе РФ.

Трудовая книжка может быть испорчена, утрачена или уничтожена. В этом случае оформляется ее дубликат. Как это сделать правильно?

Оформление дубликата трудовой книжки

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Чтобы получить дубликат трудовой книжки, работник пишет соответствующее заявление на имя работодателя. В заявлении указывается причина оформления дубликата.

К заявлению прилагаются:

  • Документ, подтверждающий причину утраты или порчи книжки (акт, справка);
  • Паспорт;
  • Фотография работника.

Работодатель издает приказ об оформлении дубликата трудовой книжки. На титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат».

Как заполняется дубликат трудовой книжки?

Все сведения о трудовой деятельности работника записываются в дубликат на основании:

  • Имеющихся у работодателя приказов о приеме, переводах, увольнении;
  • Личной карточки работника по учету кадров;
  • Выписок из ведомостей по начислению заработной платы.

Если у работодателя нет сведений, их можно восстановить по архивным данным Пенсионного фонда.

Грамотное оформление дубликата позволяет сохранить сведения о стаже работника при утрате оригинала трудовой книжки.

При переходе работника на работу к другому работодателю его трудовая книжка передается по определенным правилам. Как все должно происходить?

Передача трудовой книжки при смене работодателя

Если работник увольняется в связи с переходом к другому работодателю, то прежний работодатель обязан в день увольнения выдать ему трудовую книжку на руки.

При приеме на работу новый работодатель должен потребовать у работника предъявления трудовой книжки. Ее необходимо взять на хранение у нового работодателя.

Что делать, если работник не предъявил трудовую книжку?

Если по каким-то причинам работник не предъявляет трудовую книжку, новый работодатель обязан:

  1. Сообщить об этом прежнему работодателю в письменной форме.
  2. Направить работнику уведомление о необходимости предъявить книжку.
  3. Если в двухнедельный срок книжка не будет предъявлена — сообщить об этом в инспекцию труда.

Таким образом, передача трудовых книжек между работодателями — обязательная процедура, призванная обеспечить сохранность сведений о трудовом стаже работников.

Своевременная передача книжек исключает возможные ошибки и нарушения трудового законодательства.

Ведение трудовых книжек имеет общие правила для всех работников. Но для некоторых категорий есть особенности, которые необходимо учитывать.

Особенности заполнения трудовых книжек отдельных категорий работников

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Рассмотрим основные моменты:

Руководители организаций

В трудовых книжках руководителей (директоров, заведующих, начальников) указывается срок действия трудового договора и орган, его заключивший. Например: «Назначен на должность директора ООО «Альфа» с 1 мая 2018 г. по 30 апреля 2023 г., приказ Министерства промышленности от 23.03.2018 No148».

Совместители

У совместителей место работы по совместительству указывается в трудовой книжке отдельной строкой. Например: «Принят по внутреннему совместительству на 0,5 ставки ведущего бухгалтера с 10.01.2019».

Временные и сезонные работники

Для временных работников указывается срок трудового договора. Для сезонных работников указывается период работы в сезон.

Таким образом, сведения о трудовой деятельности в книжках должны вноситься максимально полно и корректно для всех категорий работников.

Ведение, учет и хранение трудовых книжек — важная обязанность работодателей. За нарушение установленных правил предусмотрена административная ответственность.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Основные нарушения, влекущие ответственность:

  • Несвоевременное оформление трудовой книжки при приеме на работу;
  • Внесение в трудовую книжку неправильных или неточных сведений;
  • Исправление записей без оформления соответствующих документов;
  • Выдача трудовой книжки ненадлежащему лицу;
  • Утрата трудовой книжки по вине работодателя.

За такие нарушения Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрен штраф:

  • Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
  • Для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если в результате нарушений трудовые права работника были существенно нарушены, ему может быть присуждена компенсация морального вреда.

Как избежать нарушений?

Чтобы исключить нарушения, работодателю необходимо:

  1. Знать и соблюдать правила оформления трудовых книжек.
  2. Регулярно проверять кадровые документы на предмет ошибок.
  3. Обеспечить надлежащие условия хранения трудовых книжек.

Соблюдение всех требований трудового законодательства позволит избежать проблем и штрафных санкций.

С 1 января 2021 года в России появилась новая форма учета трудовой деятельности — электронная трудовая книжка. Чем она отличается от привычной бумажной версии?

Электронная трудовая книжка — альтернатива бумажной

Электронная трудовая книжка представляет собой базу данных в информационной системе Пенсионного фонда России. В ней содержатся все сведения о трудовой деятельности гражданина.

Преимущества электронной книжки:

  • Хранение в единой базе, доступ к которой можно получить из любой точки страны через личный кабинет;
  • Защищенность данных от потери и порчи;
  • Актуальная информация в режиме реального времени;
  • Экономия времени работодателя на оформление.

При этом бумажная трудовая книжка тоже сохраняет силу. Работник имеет право выбрать, в каком виде вести трудовую — электронном или бумажном.

Как получить электронную книжку?

Для перехода на электронную трудовую работник подает заявление работодателю. Сведения о его трудовой деятельности будут вноситься только в электронную форму.

Таким образом, электронная трудовая книжка — это удобный и современный способ учета кадровой информации, доступный каждому работнику.

Электронная трудовая книжка стала альтернативой привычной бумажной версии.

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Преимущества электронной трудовой книжки:

  • Удобный доступ через личный кабинет, возможность просмотра из любой точки страны;
  • Оперативное внесение данных работодателем;
  • Защищенность информации, исключение потери данных;
  • Экономия времени на оформление по сравнению с бумажной версией.

Однако есть и недостатки:

  • Риск технических ошибок, сбоев в работе базы данных ПФР;
  • Необходимость компьютерной грамотности работника;
  • Опасение работников утечки персональных данных;
  • Сложность исправления ошибок по сравнению с бумажной версией.

Как сделать выбор?

При выборе версии трудовой книжки стоит учитывать удобство использования и личные предпочтения. Электронная версия удобна тем, кто часто меняет место работы.

Бумажная трудовая по-прежнему надежна для работников старших возрастов и тех, кто ценит традиции. Главное, чтобы выбранный вариант устраивал и работника, и работодателя.

С 1 января 2021 года в России введена электронная трудовая книжка. Как происходит переход на нее в 2023 году?

Переход на электронную трудовую книжку в 2023 году

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Электронная трудовая книжка ведется в специальном разделе на сайте Пенсионного фонда России. Переход на нее возможен добровольно по желанию работника.

Чтобы отказаться от бумажной версии, необходимо:

  1. Написать заявление работодателю в произвольной форме;
  2. Работодатель издает приказ о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  3. Данные из бумажной книжки переносятся в электронную версию.

При этом бумажная трудовая книжка не аннулируется, а хранится у работодателя.

Как вернуться к бумажной версии?

Если работник передумал, он может подать новое заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. Работодатель возобновляет ведение сведений в прежнем порядке.

Таким образом, в 2023 году сохраняется добровольный характер перехода на электронную трудовую книжку. Работник сам принимает решение, какая версия ему удобнее.

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника. В ней содержится вся информация о приеме на работу, переводах на другую работу, квалификации, увольнении работника.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

При приеме на работу работодатель обязан оформить работнику трудовую книжку, если работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, его образовании, профессии, специальности. Обязательно указывается дата приема на работу, наименование должности, размер оклада. Сведения заверяются подписью работодателя и печатью организации.

Если у работника уже есть трудовая книжка от предыдущего места работы, то она предоставляется работодателю. В нее вносится очередная запись о приеме на новую работу.

Внесение записей о переводах на другую работу

При переводе работника в трудовой книжке делается запись об основании перевода (приказ работодателя), указывается новая должность, дата перевода, размер оклада. Запись о переводе заверяется подписью работодателя.

Записи об увольнении работника

При увольнении работника в трудовую книжку вносится запись об основании увольнения (инициатива работника или работодателя, соглашение сторон), дата увольнения. Запись заверяется подписью работодателя и печатью.

Внесение исправлений и изменений в трудовую книжку

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Исправления в трудовую книжку можно вносить только по согласованию с работником. Недопустимы исправления записей с использованием корректирующей жидкости, подчисток. Ошибочная запись аккуратно зачеркивается и рядом вносится новая правильная запись. Исправления должны быть оговорены надписью «Исправленному верить» и заверены подписью работодателя с указанием даты и печатью.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки работников хранятся как документы строгой отчетности в организации. Ответственность за организацию хранения и учет трудовых книжек несет работодатель.

Порядок выдачи трудовых книжек при увольнении

При увольнении работника по любым основаниям работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы. Работодатель также обязан выдавать работнику по его письменному заявлению заверенные копии документов, связанных с трудовой деятельностью.

Оформление дубликата трудовой книжки

В случае утраты трудовой книжки работник имеет право на получение дубликата. Для этого необходимо обратиться к последнему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата. Работодатель на основании копии приказа о приеме на работу оформляет дубликат трудовой книжки и заверяет его своей подписью и печатью.

Передача трудовой книжки при смене работодателя

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

При переходе на работу к другому работодателю трудовая книжка выдается работнику на руки для предъявления по новому месту работы. Новый работодатель принимает трудовую книжку, проверяет правильность ее оформления, вносит в нее данные о приеме на работу и возвращает работнику.

Особенности заполнения трудовых книжек отдельных категорий работников

Есть особенности заполнения трудовых книжек для отдельных категорий работников, например:

  • Для совместителей;
  • Для работников до 16 лет;
  • Для военнослужащих;
  • Для спортсменов и тренеров.

В этих случаях применяются специальные правила, установленные трудовым законодательством.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение установленного порядка ведения, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа.

Электронная трудовая книжка — альтернатива бумажной

С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка, которая постепенно заменяет бумажную. Электронная трудовая книжка ведется в информационной системе Пенсионного фонда России.

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

К преимуществам электронной трудовой книжки можно отнести:

  • Удобство хранения и доступа к данным о трудовой деятельности из любой точки страны;
  • Исключение ошибок при заполнении;
  • Автоматический учет трудового стажа;
  • Экономия времени при трудоустройстве.

К недостаткам можно отнести:

  • Риск утечки персональных данных;
  • Технические сбои системы;
  • Необходимость компьютерной грамотности.

Переход на электронную трудовую книжку в 2023 году

Согласно новым правилам, начиная с 2023 года все работодатели обязаны при приеме на работу информировать сотрудников о праве выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Если работник не напишет заявление о сохранении бумажной книжки, работодатель автоматически оформляет ему электронную.

Как правильно вести бумажную и электронную трудовую книжку одновременно

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Если работник принял решение сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вносить в нее все записи параллельно с электронной книжкой. При этом бумажная книжка имеет преимущественную силу при расхождениях в данных.

Таким образом, в 2023 году работодатели должны быть готовы одновременно вести трудовые книжки работников как в бумажном, так и в электронном виде в соответствии с действующими порядком ведения и хранения трудовых книжек и правилами заполнения электронных трудовых книжек.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает трудовую деятельность человека. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной.

При приеме на работу работодатель должен оформить трудовую книжку следующим образом:

— Вписать в трудовую книжку дату приема на работу, должность в соответствии со штатным расписанием и условия приема на работу (срок, испытательный срок).

— Сделать запись о приеме на работу на основании приказа с указанием его даты и номера.

— Вписать в трудовую книжку сведения о работнике — ФИО, дату рождения, образование, профессию.

— Проставить личную подпись и печать организации.

Все записи в трудовой книжке должны производиться без сокращений, аккуратно и разборчиво. Исправления в трудовой книжке не допускаются.

Внесение записей о переводах на другую работу

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

При переводе работника на другую должность или на другую работу в той же организации в трудовую книжку вносится запись о переводе. Указывается дата и номер приказа о переводе, новая должность и подразделение, размер оплаты труда.

Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника.

Записи об увольнении работника

При увольнении работника в трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием основания и даты. Основанием для увольнения может быть инициатива работника или работодателя, соглашение сторон, истечение срока трудового договора, обстоятельства независящие от сторон и другие причины.

Запись об увольнении должна полностью соответствовать формулировке приказа об увольнении. Дата увольнения указывается последний день работы.

Внесение исправлений и изменений в трудовую книжку

Если в трудовую книжку внесена неправильная или неточная запись, работодатель обязан по письменному заявлению работника исправить эту запись или внести изменения.

Исправления должны быть оформлены записью «Запись за номером таким-то недействительна. Следует читать: …» с указанием правильной формулировки. Исправления должны быть заверены подписью и печатью.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки работников хранятся как документы строгой отчетности в организации. Ответственность за хранение несет работодатель.

Трудовые книжки должны храниться в условиях, гарантирующих их сохранность. Доступ к трудовым книжкам имеют только специально уполномоченные лица, ведущие кадровый учет.

Порядок выдачи трудовых книжек при увольнении

При увольнении работника работодатель обязан в день увольнения выдать работнику его трудовую книжку с внесенной записью об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы.

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении не допускается. Работодатель также обязан по письменному заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с трудовой деятельностью.

Оформление дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка утрачена или пришла в негодность, работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить ему дубликат трудовой книжки с сохранением всех произведенных ранее записей.

Дубликат трудовой книжки выдается работнику взамен утраченной или пришедшей в негодность. На первой странице дубликата делается надпись «дубликат».

Передача трудовой книжки при смене работодателя

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

При переходе работника на работу к другому работодателю трудовая книжка передается по письменному заявлению работника.

Прежний работодатель обязан в 3-дневный срок со дня подачи заявления выдать работнику трудовую книжку и по письменному заявлению работника сведения о его трудовой деятельности за период работы у данного работодателя.

Особенности заполнения трудовых книжек отдельных категорий работников

Для некоторых категорий работников предусмотрены особенности заполнения трудовых книжек:

— Для совместителей указывается, что работа является совместительством.

— Для временных и сезонных работников указывается срок действия трудового договора.

— Для работников до 18 лет указывается согласие родителей или опекунов на работу.

— Для дистанционных работников делается отметка о дистанционной работе.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек, неправильные, неполные или несвоевременные записи в трудовой книжке работодатель несет административную ответственность в виде штрафа.

Работодатель обязан возместить работнику не только материальный, но и моральный вред, причиненный неправильным ведением трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка — альтернатива бумажной

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка — цифровая альтернатива бумажной трудовой книжке. Электронная трудовая книжка представляет собой базу данных, в которую работодатель вносит сведения о трудовой деятельности работника.

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

К преимуществам электронной трудовой книжки относятся:

— Удобство и мобильность (доступ в личном кабинете на сайте ПФР)

— Исключение ошибок при заполнении

— Возможность быстро получить сведения о стаже

Недостатки:

— Риск потери данных по техническим причинам

— Невозможность взять на руки, как бумажную трудовую книжку

Переход на электронную трудовую книжку в 2023 году

C 1 января 2023 года все организации обязаны перейти на электронные трудовые книжки. Уже работающие сотрудники могут подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

Работники, впервые устраивающиеся на работу с 1 января 2023 года, сразу оформляют электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая в этом случае не оформляется.

Как правильно вести бумажную и электронную трудовую книжку одновременно

Если работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вносить сведения одновременно в бумажную и электронную трудовые книжки.

В бумажную трудовую книжку сведения вносятся в установленном порядке. В электронную трудовую книжку сведения передаются работодателем в систему ПФР не позднее 15 дней со дня издания кадрового приказа.

Данные в обеих трудовых книжках должны полностью совпадать. Работник имеет право в любое время сделать выбор в пользу электронной трудовой книжки, подав соответствующее письменное заявление работодателю. После этого бумажная трудовая книжка сдается работником работодателю на хранение.

Записи об увольнении работника

Трудовая книжка — важнейший документ, отражающий трудовой путь работника. Особое внимание при ее оформлении следует уделить записям об увольнении. Эти записи имеют большое значение, поскольку увольнение означает прекращение трудовых отношений между работником и работодателем.

Во-первых, запись об увольнении должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ. Недопустимо указывать не предусмотренные законом формулировки причин увольнения.

Во-вторых, дата увольнения в трудовой книжке и в приказе об увольнении должна совпадать.

В-третьих, при сокращении численности или штата работников запись об увольнении вносится со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

В-четвертых, увольнение работника по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным статьей 81 ТК РФ. Например, в связи с совершением работником виновных действий, за нарушение трудовой дисциплины и т.д.

В-пятых, при расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) в трудовой книжке делается запись об увольнении по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

В-шестых, в случае истечения срока трудового договора в трудовой книжке указывается пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ.

В-седьмых, если увольнение происходит по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается запись на основании пункта 4 части 1 статьи 77 ТК РФ. Например, в случае ликвидации организации.

В-восьмых, при призыве работника на военную службу или направлении на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу в трудовой книжке указывается пункт 1 части 1 статьи 83 ТК РФ.

Таким образом, работодатель при увольнении работника обязан точно следовать нормам трудового законодательства, чтобы избежать нарушений при заполнении трудовой книжки. Аккуратное и правильное оформление кадровых документов — залог соблюдения трудовых прав граждан.

Внесение исправлений и изменений в трудовую книжку

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Иногда в нее могут быть внесены ошибочные или неточные сведения, которые необходимо исправить.

Согласно Трудовому кодексу РФ, исправление ошибок или неточностей в трудовой книжке производится работодателем по письменному заявлению работника, а также по соответствующему запросу нового работодателя или по предписанию государственной инспекции труда.

Исправления должны вноситься аккуратно, чтобы все ошибочные записи можно было легко прочитать. При этом правильные записи заносятся на свободной странице трудовой книжки без каких-либо помарок и зачеркиваний.

Например, если неправильно указана дата приема на работу, то эта запись зачеркивается и рядом вносится верная дата приема.

При исправлении названия организации зачеркивается старое название и записывается новое. А если изменилась должность работника, то исправленная запись вносится в трудовую книжку со ссылкой на соответствующий приказ.

Все внесенные изменения в трудовую книжку должны точно соответствовать приказам, изданным по месту работы. Работодателю запрещается вносить исправления в трудовую книжку без соответствующего документального подтверждения.

Таким образом, внесение изменений в трудовую книжку — ответственная процедура, требующая соблюдения всех норм трудового законодательства. Это необходимо для защиты прав работников и обеспечения достоверности сведений об их трудовой деятельности.

Хранение трудовых книжек

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Трудовая книжка является важнейшим кадровым документом, удостоверяющим трудовой стаж работника. Поэтому работодатель обязан обеспечить ее надлежащее хранение.

Во-первых, трудовые книжки должны храниться в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним посторонних лиц. Чаще всего это сейф или металлический шкаф, который постоянно закрыт на ключ.

Во-вторых, доступ к трудовым книжкам может иметь только работник кадровой службы, ответственный за их ведение и хранение. Передача книжек другим лицам категорически запрещена.

В-третьих, трудовые книжки не выдаются работникам на руки, кроме случаев увольнения или перевода к другому работодателю.

В-четвертых, при реорганизации или ликвидации организации трудовые книжки в установленном порядке передаются правопреемнику или выдаются работникам.

В-пятых, работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек. В случае их утраты или порчи он обязан возместить работнику причиненный этим ущерб.

Таким образом, надлежащее хранение трудовых книжек — важная обязанность каждого работодателя. Только строгое соблюдение всех правил позволит обеспечить сохранность этого ценного кадрового документа.

Порядок выдачи трудовых книжек при увольнении

Трудовая книжка является важнейшим документом работника, подтверждающим его трудовой стаж. Поэтому при увольнении работодатель обязан соблюдать определенный порядок ее выдачи.

Во-первых, трудовая книжка выдается работнику в день увольнения, то есть в последний день его работы. Запрещено задерживать ее выдачу по техническим или иным причинам.

Во-вторых, при получении трудовой книжки работник расписывается в ее личной карточке формы Т-2, которая хранится у работодателя. Это подтверждает факт выдачи документа.

В-третьих, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки.

В-четвертых, если в день увольнения работник не смог явиться за трудовой книжкой, то работодатель направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

В-пятых, в случае смерти работника трудовая книжка выдается по письменному заявлению одного из родственников или иного доверенного лица.

Таким образом, выдача трудовой книжки при расторжении трудового договора — важная процедура, регламентированная трудовым законодательством. Работодателю следует строго придерживаться установленных правил.

Оформление дубликата трудовой книжки

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Трудовая книжка может быть утрачена или испорчена. В таких случаях оформляется ее дубликат.

При утрате или порче трудовой книжки работник пишет заявление на имя работодателя с просьбой оформить дубликат. В заявлении указываются обстоятельства утраты или порчи, а также сведения, необходимые для восстановления трудовой книжки.

Работодатель на основании заявления издает приказ о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат оформляется на новом бланке трудовой книжки с пометкой «дубликат».

В дубликат трудовой книжки вносятся все записи, которые были в оригинале на момент его утраты или порчи. Данные для этих записей берутся из приказов, личной карточки и других кадровых документов.

При невозможности полностью восстановить сведения о работе по не зависящим от работника причинам, записи в дубликат вносятся на основании его письменных объяснений.

Все записи в дубликате трудовой книжки заверяются подписью руководителя и печатью организации. Работник также расписывается в получении дубликата.

Таким образом, при утрате трудовой книжки работодатель обязан оперативно оформить ее дубликат, чтобы восстановить трудовой стаж сотрудника.

Передача трудовой книжки при смене работодателя

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

При переходе на работу к другому работодателю трудовая книжка передается по определенным правилам.

Во-первых, трудовая книжка передается работнику на руки при увольнении в последний день его работы у данного работодателя.

Во-вторых, работник самостоятельно предъявляет трудовую книжку в отдел кадров новой организации при оформлении на работу.

В-третьих, новый работодатель проверяет трудовую книжку на предмет правильности ее заполнения и внесения всех записей предыдущим работодателем.

В-четвертых, трудовая книжка не может храниться у нескольких работодателей одновременно, она передается каждому последующему работодателю.

В-пятых, работодатель не имеет права отказать в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки у работника. Она должна быть оформлена в первый рабочий день.

В-шестых, в случае отказа работника от передачи трудовой книжки работодатель обязан уведомить об этом предыдущего работодателя.

Таким образом, передача трудовой книжки новому работодателю — обязательная процедура при смене места работы, регулируемая трудовым законодательством.

Особенности заполнения трудовых книжек отдельных категорий работников

Порядок заполнения трудовых книжек имеет ряд особенностей для некоторых категорий работников.

1. Для совместителей в трудовой книжке указывается, что работа является совместительством, а также место основной работы и должность.

2. Для внешних совместителей в трудовой книжке делается запись о том, что работа выполняется на условиях внешнего совместительства с указанием места основной работы.

3. Для сезонных работников при приеме на работу указывается срок ее начала и окончания.

4. При работе по срочному трудовому договору в трудовой книжке отражаются срок действия контракта и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения.

5. Для работников, заключивших трудовой договор на неполное рабочее время, делается соответствующая запись с указанием продолжительности рабочего времени.

6. Для работающих у частных предпринимателей в трудовой книжке указывается, что работодатель является индивидуальным предпринимателем.

7. Для дистанционных работников в трудовой книжке делается отметка о дистанционной работе.

Таким образом, при ведении трудовых книжек работодателю необходимо учитывать особые условия труда отдельных категорий работников.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Трудовая книжка является важнейшим кадровым документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому работодатель несет ответственность за соблюдение правил ее ведения и хранения.

Наиболее распространенные нарушения:

— Несвоевременное оформление трудовой книжки при приеме на работу.

— Внесение в трудовую книжку неправильных или неточных сведений.

— Невнесение обязательных записей о работе.

— Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении.

— Выдача трудовой книжки другим лицам без согласия работника.

— Нарушение порядка хранения трудовых книжек.

За такие нарушения работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа. Кроме того, работник имеет право в судебном порядке взыскать моральный вред за неправомерные действия или бездействие работодателя при заполнении трудовой книжки.

Таким образом, правильное ведение трудовых книжек — прямая обязанность работодателя. Во избежание санкций организациям следует строго соблюдать все требования трудового законодательства.

Электронная трудовая книжка — альтернатива бумажной

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

Наряду с традиционной бумажной трудовой книжкой в России появилась и активно внедряется ее электронная форма.

Электронная трудовая книжка представляет собой электронную базу данных, которая формируется в информационной системе Пенсионного фонда РФ. В ней в электронном виде содержится вся информация о трудовой деятельности и трудовом стаже гражданина.

Главное отличие электронной книжки от бумажной — это форма хранения данных. Если бумажная книжка ведется в единственном экземпляре, то электронная размещается в цифровом облаке ПФР с дублированием на резервных серверах.

Доступ к электронной трудовой книжке можно получить из личного кабинета на сайте ПФР, заказав выписку о трудовой деятельности. Также работодатель обязан по запросу выдавать бумажную версию выписки из электронной книжки.

Таким образом, переход на электронную трудовую книжку позволяет упростить учет кадровых данных и сделать их более защищенными от потери и искажения. Но пока обе формы действуют параллельно.

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажной:

Преимущества:

— Удобство хранения данных в электронном виде. Не нужно беспокоиться о сохранности бумажного документа.

— Оперативность получения сведений о трудовом стаже из любой точки страны через личный кабинет.

— Защищенность информации на серверах ПФР от потери, кражи и подделок.

— Автоматическое заполнение книжки без участия человека по данным работодателей.

— Удобство для работодателей вводить сведения в электронном виде.

Недостатки:

— Необходим доступ в интернет для просмотра данных.

— Риск сбоев в работе ПФР и утечки персональных данных.

— Меньшая наглядность по сравнению с бумажной книжкой.

— Недостаточная компьютерная грамотность населения.

— Психологическая привычка людей к бумажному документу.

Таким образом, у электронной трудовой книжки есть значительные преимущества, но также имеется ряд недостатков, которые со временем можно устранить.

Переход на электронную трудовую книжку в 2023 году

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

С 2019 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Как будет происходить переход на нее в 2023 году?

— С 1 января 2020 года всем организациям предписано выдавать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде.

— Работодатели обязаны ежемесячно предоставлять данные в ПФР для формирования электронных трудовых книжек.

— Граждане могут подать заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде. При этом бумажная книжка продолжит храниться у работодателя.

— С 2023 года по умолчанию все трудовые книжки будут оформляться в электронном виде, если работник не напишет отдельное заявление о продолжении ведения бумажной книжки.

— Работодатель не вправе отказать в приеме такого заявления.

— Бумажные трудовые книжки, заполненные ранее, продолжат действовать наравне с электронными.

— Работники могут в любой момент подать заявление о выдаче бумажной трудовой книжки.

Таким образом, переход на электронные трудовые книжки происходит постепенно и не отменяет пока бумажную форму. Но в будущем большинство россиян перейдет на удобный и современный электронный формат.

Как правильно вести бумажную и электронную трудовую книжку одновременно

Как правильно вести трудовую книжку в 2023 году

В переходный период возможна ситуация, когда у работника одновременно имеется бумажная и электронная трудовая книжка. Как в этом случае правильно работодателю вести обе книжки?

Во-первых, при оформлении сотрудника необходимо выяснить, в каком виде он желает ведения трудовой книжки – бумажном или электронном. Если работник не написал заявления, по умолчанию оформляется электронная книжка.

Во-вторых, если сотрудник подал заявление о смешанном ведении трудовых книжек, работодатель обязан вносить identичные записи одновременно в оба документа. Это касается приема на работу, переводов, увольнения и других данных.

В-третьих, в случае исправления записей также нужно вносить изменения в бумажную и электронную книжку.

В-четвертых, работодатель не имеет права как-либо ограничивать ведение бумажной трудовой книжки или отказывать во внесении в нее записей.

В-пятых, по требованию работника ему должна предоставляться выписка из электронной книжки на бумаге, заверенная подписью и печатью.

Таким образом, при смешанном формате трудовых книжек работодатель обязан вести обе книжки параллельно, дублируя все записи. Это позволит избежать нарушений трудового законодательства.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *