Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника — подробное руководство

Порядок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку

Внесение записи о смерти работника в его трудовую книжку является обязательной процедурой, предусмотренной трудовым законодательством РФ. Это необходимо для оформления трудовых прав и гарантий умершего сотрудника.

Прежде всего, необходимо определить, кто конкретно должен вносить запись о смерти сотрудника в трудовую книжку. Это обязанность работодателя, то есть руководителя организации, в которой работал умерший. Работодатель может поручить оформление соответствующей записи кадровику или бухгалтеру, но ответственность лежит непосредственно на нем.

Чтобы внести запись о смерти в трудовую книжку работника, работодателю потребуются определенные документы. В первую очередь, это свидетельство о смерти работника, выданное органами ЗАГС. Также может потребоваться медицинское свидетельство о смерти для подтверждения причины кончины, например, если смерть наступила в результате несчастного случая на производстве.

Сама запись в трудовую книжку вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя. В приказе указываются дата смерти работника и дата увольнения в связи со смертью. Формулировка причины увольнения должна звучать так: «Уволен в связи со смертью».

После издания приказа в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» вносится запись: «Уволен (дата) в связи со смертью». Указывается номер и дата приказа об увольнении. Эта запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

Сроки внесения записи о смерти сотрудника строго не регламентированы, однако ТК РФ устанавливает, что все расчеты с уволенным работником нужно произвести в день увольнения. Поэтому рекомендуется оформлять запись о смерти и издавать приказ об увольнении как можно быстрее, в течение недели после получения подтверждающих документов.

Иногда трудовая книжка умершего работника отсутствует, например, при несчастном случае на производстве. В таком случае работодатель обязан по письменному заявлению родственников умершего не позднее недельного срока выдать им дубликат трудовой книжки. После чего в дубликат можно внести соответствующую запись о смерти.

После внесения записи трудовая книжка умершего работника передается его родственникам вместе с другими документами: личной карточкой по учету кадров, приказом об увольнении. Трудовая книжка может потребоваться для оформления пенсии и других выплат.

Таким образом, порядок внесения записи о смерти работника в его трудовую книжку включает следующие этапы: получение подтверждающих документов о смерти, издание приказа об увольнении в связи со смертью, непосредственное внесение записи об увольнении в связи со смертью в трудовую книжку, передача трудовой книжки родственникам умершего. Соблюдение этого порядка — обязательное требование трудового законодательства.

Какие документы нужны для внесения записи о смерти в трудовую книжку

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Чтобы грамотно оформить запись о смерти сотрудника в его трудовой книжке, работодателю потребуются определенные документы.

В первую очередь, работодателю понадобится свидетельство о смерти работника. Этот документ выдается органами ЗАГСа и служит основным подтверждением факта смерти человека. Без свидетельства о смерти внести соответствующую запись в трудовую книжку нельзя.

Кроме того, может потребоваться медицинское свидетельство о смерти, если причиной смерти стал несчастный случай на производстве или профзаболевание. В медицинском заключении указывается диагноз и обстоятельства, при которых произошла смерть сотрудника. Это важно для оформления страховых выплат.

Если смерть работника наступила в результате несчастного случая на производстве, потребуется акт о несчастном случае на производстве по установленной форме Н-1. Этот документ составляет специальная комиссия, расследующая обстоятельства произошедшего.

Также работодателю может потребоваться заявление от родственников умершего работника с просьбой о выдаче всех необходимых документов, включая трудовую книжку. Это поможет ускорить процесс оформления.

Ну и конечно, самым главным документом для внесения записи о смерти в трудовую книжку является приказ или распоряжение работодателя об увольнении работника в связи со смертью. В приказе указывается дата смерти сотрудника и дата его увольнения.

Таким образом, основной пакет документов для оформления записи о смерти работника в трудовой книжке включает:

  • Свидетельство о смерти;
  • Медицинское свидетельство о смерти (при необходимости);
  • Акт о несчастном случае на производстве (при необходимости);
  • Заявление родственников;
  • Приказ об увольнении в связи со смертью.

Наличие полного пакета документов позволит правильно оформить запись о смерти в трудовой книжке умершего сотрудника в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Кто вносит запись о смерти сотрудника в трудовую книжку

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Внесение в трудовую книжку записи о смерти сотрудника — это обязанность работодателя. Именно на нем лежит ответственность за своевременное и правильное оформление такой записи.

В соответствии с трудовым законодательством, внести в трудовую книжку запись о смерти работника может непосредственно сам работодатель, если организация небольшая. Это может быть директор, владелец бизнеса, руководитель компании.

Если предприятие крупное, то работодатель может поручить оформление такой записи кадровику, менеджеру по персоналу, специалисту HR-службы или бухгалтеру. Главное, чтобы это было оформлено соответствующим приказом или доверенностью от имени работодателя.

Запись о смерти сотрудника может внести начальник отдела кадров или иное лицо, если ему предоставлены такие полномочия в соответствии с должностной инструкцией или отдельным приказом руководителя.

Однако законом прямо запрещено поручать внесение записей в трудовые книжки самим работникам, в том числе и запись о смерти. Это должен делать представитель работодателя.

Также недопустимо вносить какие-либо записи в трудовую книжку после смерти сотрудника по просьбе родственников или иных лиц, не являющихся работодателем. Даже с согласия родственников работодатель не имеет на это права.

Таким образом, право внести запись в трудовую книжку о смерти сотрудника имеет только работодатель либо уполномоченное им лицо из числа кадровых работников организации. Это важно для соблюдения законности оформления трудовых прав умершего работника.

Образец записи в трудовую книжку при смерти работника

Запись в трудовую книжку о смерти сотрудника должна быть произведена в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства. Каким же образом она должна выглядеть?

Рассмотрим образец записи в трудовую книжку при смерти работника:

В раздел «Сведения о работе» вносится запись:

«Уволен 15 марта 2021 года в связи со смертью, приказ No32 от 15 марта 2021 года».

Как видно из образца, запись должна содержать:

  • Дату увольнения;
  • Формулировку причины — «уволен в связи со смертью»;
  • Номер и дату приказа об увольнении.

Дата увольнения и дата смерти работника могут не совпадать. Согласно ТК РФ увольнение должно быть оформлено в день смерти либо на следующий день.

Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (как правило, это сотрудник отдела кадров или бухгалтерии), с указанием его должности, расшифровки подписи и даты внесения записи.

Также запись должна быть заверена печатью организации. Печать ставится так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего запись.

При необходимости в записи можно указать причину смерти работника. Например, «Уволен в связи со смертью от тяжелой болезни».

Вот таким должен быть образец правильно оформленной записи в трудовую книжку при смерти сотрудника. Это позволит соблюсти все требования трудового законодательства.

В какие сроки нужно внести запись о смерти в трудовую книжку

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Внесение записи о смерти сотрудника в его трудовую книжку — важная процедура, позволяющая оформить трудовые права умершего работника. Но в какие именно сроки это нужно сделать?

К сожалению, Трудовой кодекс РФ прямо не регламентирует сроки внесения записи о смерти сотрудника в трудовую книжку. Однако определенные требования по срокам все же есть.

Во-первых, согласно статье 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна заполняться работодателем в течение недели со дня издания соответствующего приказа. Приказ об увольнении в связи со смертью работника должен быть издан в день смерти или на следующий день.

Во-вторых, в соответствии со статьей 140 ТК РФ, при увольнении работника все суммы, причитающиеся ему от работодателя, должны быть выплачены не позднее дня увольнения. А для этого нужно уже внести запись в трудовую книжку.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что запись о смерти работника в трудовую книжку нужно вносить в самые сжатые сроки – желательно в течение 1-3 дней с момента получения подтверждающих документов о смерти сотрудника.

Затягивание сроков внесения записи о смерти может привести к нарушению трудового законодательства и негативным последствиям для работодателя, в частности к административным штрафам.

Таким образом, исходя из норм ТК РФ, рекомендуемый срок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку составляет 1-3 рабочих дня с момента получения работодателем подтверждающих документов. Это позволит соблюсти права умершего сотрудника и избежать проблем в виде штрафов для работодателя.

Как поступить, если трудовая книжка умершего работника отсутствует

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

В жизни бывают ситуации, когда после смерти сотрудника его трудовая книжка по каким-то причинам отсутствует или утрачена. Что в таком случае должен предпринять работодатель, чтобы правильно оформить трудовой стаж и запись о смерти работника?

Если трудовая книжка умершего сотрудника отсутствует, то работодатель обязан по письменному заявлению родственников умершего работника выдать им дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи этого заявления (ст. 65 ТК РФ).

При этом в заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки, например, что она была утрачена в результате стихийного бедствия или при несчастном случае на производстве, который привел к смерти работника.

Дубликат трудовой книжки заполняется на основании документов по учету кадров, имеющихся у работодателя, а также письменных объяснений лиц, знающих этого работника по совместной работе у данного работодателя.

После изготовления дубликата трудовой книжки в нее вносится запись о смерти работника в общеустановленном порядке со ссылкой на соответствующий приказ.

В случае если восстановить сведения о работе умершего у работодателя не представляется возможным, то по письменному заявлению родственников ему выдается справка о периоде работы у данного работодателя.

Таким образом, отсутствие трудовой книжки умершего сотрудника не освобождает работодателя от обязанности правильно оформить его трудовой стаж и внести запись о смерти на основе сохранившихся архивных документов.

Куда передать трудовую книжку умершего после внесения записи о смерти

После того, как работодатель внес запись о смерти сотрудника в его трудовую книжку, возникает вопрос — куда передать этот важный документ дальше?

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка умершего работника вместе с другими документами по заработной плате, стажу, личным счетам передается его родственникам (ст.84.1 ТК РФ).

То есть трудовая книжка умершего сотрудника передается работодателем родственникам по их требованию. Для этого один из родственников пишет соответствующее заявление на имя работодателя с просьбой выдать трудовую книжку и иные документы кадрового учета.

Родственниками умершего работника в данном случае признаются:

  • Супруг(а)
  • Родители
  • Дети
  • Братья и сестры

Трудовая книжка вместе с остальными документами выдается родственникам лично под роспись. Также допускается направление этих документов по почте с уведомлением и описью вложения.

Получив трудовую книжку умершего, родственники могут использовать содержащиеся там сведения для решения вопросов, связанных с оформлением пенсии по случаю потери кормильца, получения компенсаций и других выплат.

Таков порядок дальнейшего использования трудовой книжки умершего работника после внесения в нее работодателем записи о смерти. Это важно для защиты прав родственников умершего сотрудника.

Как получить трудовую книжку умершего родственникам

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Трудовая книжка умершего работника имеет важное значение для реализации прав его близких родственников.

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка вместе с другими документами по заработной плате и стажу работы передается работодателем родственникам умершего работника по их письменному заявлению (ст. 84.1 ТК РФ).

Для получения трудовой книжки один из родственников пишет заявление на имя работодателя. В нем указываются:

  • ФИО, степень родства лица, пишущего заявление;
  • ФИО, дата смерти умершего работника;
  • Просьба выдать трудовую книжку и иные документы по совместной работе.

К заявлению прилагаются:

  • Копия свидетельства о смерти;
  • Копия документа, подтверждающего родство заявителя с умершим.

Работодатель обязан выдать эти документы лично родственнику под роспись в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Если лично забрать документы затруднительно, работодатель может направить их по почте с уведомлением и описью вложения.

Таким образом, родственники умершего работника могут получить его трудовую книжку у работодателя на основании письменного заявления для реализации своих прав.

Запись о причине смерти работника в трудовую книжку

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

При внесении записи о смерти сотрудника в его трудовую книжку работодатель может указать конкретную причину смерти.

Как правило, при увольнении работника в связи со смертью в трудовой книжке делается стандартная запись без указания причины смерти. Однако в некоторых случаях указание причины может быть важно.

В первую очередь, причина смерти указывается, если она наступила в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания. Например: «Уволен в связи со смертью от травмы, полученной при исполнении трудовых обязанностей».

Это важно для получения компенсационных выплат родственниками работника и расследования обстоятельств несчастного случая.

Также причина смерти может указываться по просьбе родственников умершего, если она не носит конфиденциальный характер. Например: «Уволен в связи со смертью от онкологического заболевания».

Причина смерти указывается на основании официального медицинского заключения о смерти. Работодатель не имеет права самостоятельно определять и указывать причину смерти работника без соответствующих документов.

Таким образом, запись о конкретной причине смерти работника в трудовую книжку производится в особых случаях и только при наличии для этого оснований в виде медицинских документов.

Особенности оформления при несчастном случае на производстве

Если смерть работника наступила в результате несчастного случая на производстве, то при оформлении записи в трудовой книжке есть ряд особенностей.

Во-первых, в записи обязательно указывается причина смерти со ссылкой на несчастный случай на производстве. Например: «Уволен в связи со смертью от травмы, полученной при падении с высоты при исполнении трудовых обязанностей».

Во-вторых, запись производится только после завершения расследования обстоятельств несчастного случая и оформления соответствующих документов.

В-третьих, для внесения записи потребуются дополнительные документы: акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1, медицинское заключение о причине смерти, протоколы расследования.

В-четвертых, трудовая книжка передается родственникам вместе с актом о несчастном случае для получения компенсаций.

В-пятых, сроки расчета с работником (его родственниками) сокращаются – все выплаты должны быть произведены не позднее месяца со дня смерти работника.

В-шестых, у работодателя возникают дополнительные обязанности по возмещению вреда в связи с несчастным случаем на производстве.

Таким образом, при гибели работника на производстве процедура оформления записи в трудовой книжке имеет ряд важных особенностей, обусловленных необходимостью защиты прав работника.

Как поступить, если запись о смерти уже внесена в трудовую книжку

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Иногда может возникнуть ситуация, когда работодатель узнает, что запись о смерти сотрудника уже была ранее внесена в его трудовую книжку предыдущим работодателем. Как в таком случае быть?

Если запись о смерти работника уже сделана в трудовой книжке, то текущий работодатель не имеет права вносить туда новую запись о смерти и об увольнении.

Даже если предыдущий работодатель внес запись ошибочно или преждевременно, повторное внесение записи о смерти допустимо только по решению суда (ст.84.1 ТК РФ).

В этом случае работодатель должен:

  1. Издать приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью работника без записи в трудовой книжке.
  2. Письменно уведомить родственников умершего о прекращении трудового договора.
  3. Произвести окончательный расчет и передать родственникам трудовую книжку и справку о заработной плате умершего работника.

Если родственники не согласны с ранее внесенной записью о смерти, они вправе ее оспорить в суде для исключения из трудовой книжки.

Таким образом, при обнаружении предыдущей записи о смерти работника в его трудовой книжке новая запись может быть внесена только по решению суда.

Ответственность за несвоевременное оформление записи о смерти работника

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Работодатель несет ответственность за своевременное и правильное оформление записи о смерти сотрудника в трудовую книжку. Какие последствия могут быть за несвоевременное оформление?

Если работодатель нарушил сроки внесения записи о смерти работника в трудовую книжку, к нему могут быть применены следующие меры ответственности:

  1. Административный штраф за нарушение трудового законодательства в размере от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
  2. Обязанность выплатить компенсацию морального вреда родственникам умершего работника за причиненные страдания вследствие задержки оформления документов.
  3. Уплата штрафов и пеней за задержку расчета по заработной плате и страховым выплатам умершего работника.
  4. Возмещение дополнительных расходов родственников, связанных с восстановлением документов по вине работодателя.

Кроме того, действия работодателя по несвоевременному оформлению документов могут быть расценены как административное правонарушение, влекущее наложение штрафа.

Таким образом, работодателю следует строго соблюдать сроки внесения записей в трудовые книжки умерших работников, чтобы избежать проблем в виде штрафов, компенсаций и претензий со стороны контролирующих органов и родственников работника.

Выдача сведений о трудовой деятельности умершего работника

После смерти работника его родственникам часто требуются документы, подтверждающие его трудовую деятельность. Как быть, если трудовая книжка отсутствует?

С 2020 года трудовые книжки постепенно уходят в прошлое, а вместо них работодатели формируют сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Как в таком случае получить сведения об умершем?

Согласно законодательству, родственники умершего работника имеют право обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче сведений о трудовой деятельности на данном предприятии.

Работодатель обязан предоставить такие сведения в виде бумажной выписки, заверенной своей подписью и печатью. Выписка предоставляется родственникам бесплатно в течение 3 рабочих дней.

Также родственники могут получить полную электронную трудовую книжку умершего работника через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России, указав причину запроса.

Полученные сведения о трудовой деятельности умершего нужны для оформления пенсионных и наследственных прав, пособий, страховок и других социальных выплат.

Выплата компенсации семье умершего работника

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Смерть кормильца — всегда тяжелое испытание для семьи. К сожалению, жизнь часто бывает несправедлива. Но есть ли предусмотрены законом какие-либо компенсационные выплаты семьям умерших работников, помимо оформления пенсии по случаю потери кормильца?

Да, российское законодательство предусматривает выплату компенсации семье в случае смерти работника от несчастного случая на производстве или профзаболевания. Эти деньги должны хоть как-то облегчить тяжелое финансовое положение семьи, оставшейся без кормильца.

Размер компенсации зависит от размера заработка, степени вины работодателя и количества иждивенцев. Минимальная сумма — 1 млн рублей. Максимальная может достигать 10 млн рублей при особо тяжелых случаях со смертельным исходом.

Для получения компенсации семье необходимо подать иск в суд с требованием к работодателю выплатить единовременную компенсацию. Необходимо приложить документы о смерти работника, его заработке, составе семьи.

Таким образом, при несчастном случае на производстве у семьи есть право требовать с работодателя солидную компенсацию за потерю кормильца. Эти деньги — не милостыня, а законная компенсация.

Кому выдают документы и расчет при смерти сотрудника организации

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

После смерти сотрудника у работодателя возникает обязанность произвести окончательный расчет и передать необходимые документы умершего. Но кому именно передаются эти документы и деньги?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, все документы по расчетам с умершим работником, включая его трудовую книжку, передаются работодателем родственникам умершего (ст. 84.1 ТК РФ).

Родственниками считаются:

  • Супруг(а)
  • Родители
  • Дети
  • Братья, сестры

Документы и расчет по заработной плате выдаются тем родственникам, которые обратятся с соответствующим письменным заявлением к работодателю. При этом они должны подтвердить свое родство с умершим работником.

Если родственников нет или они не обращаются, то документы передаются в архив организации на хранение. А все невостребованные суммы перечисляются работодателем на специальный счет в банке.

Таким образом, при смерти работника его документы и расчет по заработной плате передаются работодателем родственникам на основании их письменного заявления для реализации их прав.

Порядок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку

Смерть работника является основанием для прекращения трудового договора. В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса РФ работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку умершего сотрудника.

Какие документы нужны для внесения записи о смерти в трудовую книжку

Для внесения записи о смерти работника в его трудовую книжку работодателю необходимо представить следующие документы:

  • Свидетельство о смерти работника (выдается органами ЗАГС);
  • Документы, подтверждающие родство или факт нахождения на иждивении умершего (например, свидетельство о рождении, о браке и т.п.), — представляются родственниками умершего;
  • Паспорт или иные документы, удостоверяющие личность родственников;
  • Заявление о выдаче трудовой книжки умершего.

Без предоставления данных документов работодатель не имеет права вносить какие-либо записи в трудовую книжку умершего сотрудника.

Кто вносит запись о смерти сотрудника в трудовую книжку

Вносить запись о причине прекращения трудового договора (в данном случае — о смерти работника) в его трудовую книжку имеет право только работодатель или уполномоченное на это лицо (например, специалист отдела кадров).

Образец записи в трудовую книжку при смерти работника

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Запись о смерти работника в трудовую книжку вносится по следующей форме:

«Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника «__» _______ 20__ г.»

При этом обязательно указывается дата смерти сотрудника.

В какие сроки нужно внести запись о смерти в трудовую книжку

Работодатель должен внести запись о смерти работника в его трудовую книжку в следующие сроки:

  • Не позднее трех рабочих дней со дня получения документов, подтверждающих смерть работника;
  • Не позднее дня выдачи трудовой книжки родственникам умершего.

То есть запись может быть внесена как сразу после получения свидетельства о смерти, так и непосредственно перед выдачей трудовой книжки.

Как поступить, если трудовая книжка умершего работника отсутствует

Если на момент смерти у сотрудника отсутствовала трудовая книжка (например, при электронном кадровом документообороте), то работодатель обязан по письменному заявлению родственников выдать им сведения о трудовой деятельности умершего работника за период работы у данного работодателя.

Куда передать трудовую книжку умершего после внесения записи о смерти

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

После того, как работодатель внес запись о смерти работника, трудовая книжка должна быть выдана родственникам умершего по их письменному заявлению. Выдача трудовой книжки осуществляется лично в руки родственнику умершего под роспись.

Как получить трудовую книжку умершего родственникам

Для получения трудовой книжки умершего работника его родственники должны написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать им этот документ. К заявлению нужно приложить копии документов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, о браке, об усыновлении и пр.).

Трудовая книжка выдается:

  • Супругу(е);
  • Детям (в том числе усыновленным);
  • Родителям (усыновителям);
  • Братьям и сестрам;
  • Дедушке, бабушке;
  • Внукам.

При отсутствии указанных родственников трудовая книжка умершего может быть выдана иным родственникам либо лицу, состоявшему на иждивении умершего, по решению суда.

Запись о причине смерти работника в трудовую книжку

В трудовую книжку запрещено вносить какие-либо сведения о причинах смерти работника. Эта информация носит конфиденциальный медицинский характер.

Единственным исключением является смерть в результате несчастного случая на производстве. В данном случае работодатель обязан указать обстоятельства и причины несчастного случая со ссылкой на соответствующий акт.

Особенности оформления при несчастном случае на производстве

Если сотрудник умер в результате несчастного случая, произошедшего во время исполнения им трудовых обязанностей, в трудовую книжку вносится запись следующего содержания:

«Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника от несчастного случая на производстве «__» _______ 20__ г. (дата и номер акта о несчастном случае на производстве)».

Такая запись важна для назначения компенсационных выплат семье погибшего работника.

Как поступить, если запись о смерти уже внесена в трудовую книжку

Если выясняется, что запись о смерти работника в его трудовую книжку уже была внесена предыдущим работодателем, то новый работодатель обязан:

  • Сделать копию имеющейся записи о смерти;
  • Вернуть трудовую книжку родственникам умершего.

Повторно запись о причине смерти вносить не нужно.

Ответственность за несвоевременное оформление записи о смерти работника

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек, в том числе несвоевременное внесение в них записей, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа.

Выдача сведений о трудовой деятельности умершего работника

При ведении кадрового электронного документооборота вместо бумажной трудовой книжки работодатель формирует на работника сведения о трудовой деятельности в электронном виде. После смерти работника работодатель обязан по письменному заявлению родственников выдать им такие сведения.

Выплата компенсации семье умершего работника

Помимо трудовой книжки, работодатель обязан выплатить родственникам умершего работника полагающуюся ему заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные возможные компенсационные выплаты (например, при несчастном случае на производстве).

Также родственникам положена компенсация в случае смерти работника во время служебной командировки.

Кому выдают документы и расчет при смерти сотрудника организации

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

При смерти работника работодатель обязан выдать следующие документы и выплаты:

  • Трудовую книжку — родственникам умершего;
  • Сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя — родственникам умершего;
  • Неполученную умершим заработную плату, отпускные, компенсации и прочие выплаты — родственникам умершего;
  • Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году смерти работника — по запросу органов социальной защиты.

Таким образом, процедура оформления смерти работника предполагает обязательное внесение соответствующей записи в его трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности, выдачу этих документов родственникам умершего, а также расчет по заработной плате и иным выплатам. Данные мероприятия работодатель должен осуществить в установленные законом сроки.

Какие документы нужны для внесения записи о смерти в трудовую книжку

Порядок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку регулируется Трудовым кодексом РФ.

Чтобы внести запись о смерти в трудовую книжку, работодателю потребуются следующие документы:

  • Свидетельство о смерти работника (выдается ЗАГСом). Это основной документ, подтверждающий факт смерти.
  • Паспорт умершего работника (предоставляют родственники). Необходим для сверки личных данных.
  • Трудовая книжка умершего работника (передается родственниками). В нее и вносится запись о смерти.

Кто вносит запись о смерти сотрудника в трудовую книжку? Это делает специалист отдела кадров или бухгалтерии организации-работодателя. Родственники умершего должны передать трудовую книжку в организацию.

Образец записи в трудовую книжку при смерти работника выглядит так:

«Умер 15 марта 2021 года»

Запись заверяется подписью представителя работодателя и печатью организации.

В какие сроки нужно внести запись о смерти в трудовую книжку? Это следует сделать не позднее недельного срока со дня поступления документов. За нарушение сроков предусмотрена административная ответственность.

Как поступить, если трудовая книжка умершего работника отсутствует? В этом случае работодатель обязан в течение 15 дней оформить дубликат трудовой книжки и внести туда запись о смерти.

Куда передать трудовую книжку умершего после внесения записи о смерти? После оформления работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать трудовую книжку родственникам умершего работника по их запросу.

Как получить трудовую книжку умершего родственникам? Для этого нужно написать заявление на имя руководителя предприятия, предоставив:

— паспорт заявителя;

— свидетельство о смерти;

— документы, подтверждающие родство.

Трудовая книжка умершего хранится в организации в течение 75 лет.

Запись о причине смерти работника в трудовую книжку не вносится. Указывается только дата смерти.

Особенности оформления при несчастном случае на производстве:

— составляется акт о несчастном случае;

— в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на акт.

Как поступить, если запись о смерти уже внесена в трудовую книжку? Если книжка оказалась у родственников, то работодатель по их требованию обязан выдать дубликат трудовой книжки без записи о смерти.

Ответственность за несвоевременное оформление записи о смерти работника: штраф для должностных лиц до 50 000 рублей, для организации — до 100 000 рублей.

Выдача сведений о трудовой деятельности умершего работника осуществляется по запросу родственников в порядке, установленном законодательством.

Выплата компенсации семье умершего работника производится работодателем в соответствии с трудовым законодательством при соблюдении определенных условий.

Кому выдают документы и расчет при смерти сотрудника организации? Документы выдаются близким родственникам умершего по их запросу.

Кто вносит запись о смерти сотрудника в трудовую книжку

Порядок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку регулируется Трудовым кодексом РФ.

Так кто же непосредственно делает запись о смерти сотрудника в трудовую книжку?

Это обязанность работодателя. Запись вносит специалист отдела кадров или бухгалтерии организации, в которой работал умерший сотрудник.

Родственники умершего работника должны передать его трудовую книжку по месту работы. После чего ответственный специалист вносит туда запись о смерти на основании предоставленных документов.

Какие документы нужны для этого:

— Свидетельство о смерти работника

— Паспорт умершего

— Его трудовая книжка

После внесения записи трудовая книжка передается родственникам по их запросу.

Стоит отметить, что запись о смерти в трудовую книжку может вносить не только штатный специалист организации. Работодатель вправе привлечь для этого стороннего человека, например, из кадрового агентства. Главное, чтобы эта процедура была оформлена документально.

Также внесением записи о смерти работника в трудовую книжку может заниматься уполномоченный представитель работодателя. Например, руководитель филиала компании в другом городе.

Образец записи о смерти выглядит так:

«Умер 15 марта 2021 года»

Запись обязательно заверяется подписью лица, ее вносящего, и печатью организации.

Сроки внесения записи о смерти в трудовую книжку — не позднее недельного срока со дня предоставления всех необходимых документов.

Контроль за соблюдением порядка ведения трудовых книжек осуществляет Федеральная инспекция труда. За нарушение сроков и порядка внесения записей предусмотрена административная ответственность.

Образец записи в трудовую книжку при смерти работника

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Порядок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку регламентирован Трудовым кодексом РФ.

Образец записи о смерти работника в трудовую книжку выглядит следующим образом:

«Иванов Иван Иванович умер 15 марта 2021 года»

То есть указываются фамилия, имя, отчество умершего работника, а также дата его смерти.

Запись делается на отдельной строке в разделе «Сведения о работе». Она не должна перечеркивать имеющиеся записи об увольнении или переводе на другую работу.

Важно:

— Дата смерти указывается в соответствии со свидетельством о смерти.

— Причина смерти в трудовую книжку не вносится.

— Запись подтверждается подписью лица, ее вносящего, с расшифровкой и датой внесения.

— Ставится печать организации.

Особенности при несчастном случае на производстве:

— Делается запись со ссылкой на акт о несчастном случае.

— В акт вносятся подробности и обстоятельства смерти работника.

Срок внесения записи — не позднее недельного срока со дня предоставления документов.

После внесения записи трудовая книжка выдается родственникам умершего работника. Она хранится в организации 75 лет.

Контроль за правильным ведением трудовых книжек осуществляет Федеральная инспекция труда. За нарушение порядка внесения записей предусмотрена административная ответственность.

Таким образом, запись о смерти в трудовую книжку должна содержать дату смерти, ФИО работника, подпись и печать. Причина смерти не указывается.

В какие сроки нужно внести запись о смерти в трудовую книжку

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Порядок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку регламентируется Трудовым кодексом РФ.

Итак, запись о смерти работника в трудовую книжку должна быть внесена в следующие сроки:

— не позднее недельного срока со дня поступления работодателю документов, подтверждающих факт смерти работника;

— в течение трех рабочих дней со дня обращения родственников умершего работника с заявлением о выдаче трудовой книжки.

То есть максимальный срок — одна неделя после получения свидетельства о смерти и других необходимых документов.

При нарушении установленных сроков внесения записи о смерти работника в трудовую книжку работодатель несет ответственность:

— для должностного лица — штраф до 50 000 рублей;

— для организации — штраф до 100 000 рублей.

Контроль за соблюдением сроков и порядка ведения трудовых книжек осуществляет Федеральная инспекция труда.

Таким образом, можно сделать вывод — запись о смерти работника в трудовую книжку должна быть внесена работодателем в течение одной недели со дня предоставления подтверждающих документов. За нарушение сроков предусмотрена административная ответственность.

Как поступить, если трудовая книжка умершего работника отсутствует

Порядок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку регулируется Трудовым кодексом РФ. Что делать работодателю, если трудовая книжка умершего сотрудника отсутствует и родственники не могут ее предоставить?

В таком случае работодатель должен самостоятельно оформить дубликат трудовой книжки умершего работника и внести в нее запись о смерти.

Для этого работодателю необходимо:

1. Известить родственников умершего работника о необходимости оформления дубликата трудовой книжки.

2. Подготовить необходимые для этого сведения о трудовой деятельности работника на основании архивных документов.

3. Оформить дубликат трудовой книжки согласно установленной форме.

4. Внести в дубликат запись о смерти работника на основании свидетельства о смерти.

5. Заверить дубликат своей подписью и печатью организации.

6. Выдать дубликат трудовой книжки с записью о смерти родственникам умершего работника по их запросу.

Срок оформления дубликата трудовой книжки с записью о смерти — не позднее 15 дней со дня обращения родственников умершего работника.

Таким образом, при отсутствии оригинала трудовой книжки работодатель обязан самостоятельно восстановить сведения о трудовой деятельности умершего работника и оформить дубликат с записью о его смерти.

Куда передать трудовую книжку умершего после внесения записи о смерти

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

После того, как работодатель внес запись о смерти работника в его трудовую книжку, она подлежит передаче определенным лицам.

Итак, после внесения записи о смерти работника его трудовая книжка передается:

1. Родственникам умершего работника по их требованию. Для этого они пишут заявление на имя работодателя с просьбой выдать им трудовую книжку.

2. В архив организации-работодателя, если родственники умершего не обратились за его трудовой книжкой. В архиве организации она должна храниться в течение 75 лет.

3. В Пенсионный фонд РФ по запросу для назначения пенсии и исчисления пенсионных прав умершего работника.

4. В суд в случае возникновения споров и разногласий, связанных с трудовой деятельностью умершего работника.

Срок передачи трудовой книжки родственникам после внесения записи о смерти — не позднее 3 рабочих дней со дня их обращения.

Таким образом, трудовая книжка умершего работника после внесения записи о его смерти передается родственникам, в архив организации, ПФР, суд по соответствующим запросам и требованиям.

Как получить трудовую книжку умершего родственникам

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

После того, как работодатель внес запись о смерти работника в его трудовую книжку, она может быть выдана родственникам умершего.

Итак, чтобы получить трудовую книжку умершего родственникам необходимо:

1. Написать заявление на имя руководителя организации, в которой работал умерший. В заявлении указать просьбу выдать трудовую книжку.

2. Приложить к заявлению:

— копию свидетельства о смерти;

— копию паспорта заявителя;

— документы, подтверждающие родство с умершим (свидетельство о браке, о рождении и т.п.).

3. Передать заявление в организацию лично или по почте с уведомлением.

4. Получить трудовую книжку умершего в течение 3 рабочих дней после обращения.

5. Расписаться в журнале учета движения трудовых книжек о получении.

Трудовая книжка умершего работника хранится в организации в течение 75 лет. Если родственники не забрали ее — она передается в архив.

Таким образом, чтобы получить трудовую книжку умершего родственники должны написать заявление и приложить подтверждающие документы. Срок выдачи — 3 рабочих дня.

Запись о причине смерти работника в трудовую книжку

Порядок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку установлен Трудовым кодексом РФ.

Итак, при внесении записи о смерти работника в его трудовую книжку причина смерти не указывается. Вносится только дата смерти работника.

Например:

«Иванов Иван Петрович умер 15 марта 2021 года»

Причины и обстоятельства смерти работника в трудовую книжку записываться не должны.

Исключение составляют несчастные случаи на производстве, повлекшие за собой смерть работника. В этом случае в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на акт о несчастном случае на производстве.

В акте указываются причины и подробные обстоятельства несчастного случая, повлекшего смерть работника.

Таким образом, запись о причине и обстоятельствах смерти работника в трудовую книжку не вносится, за исключением несчастных случаев на производстве. В этом случае делается ссылка на акт с указанием подробностей.

Особенности оформления при несчастном случае на производстве

Порядок внесения записи о смерти работника в трудовую книжку зависит от обстоятельств смерти. Если смерть наступила в результате несчастного случая на производстве, то есть ряд особенностей:

  • Работодатель обязан сообщить о случившемся в ФСС не позднее суток с момента происшествия.
  • Должно быть проведено расследование обстоятельств несчастного случая в течение 15 дней.
  • По результатам расследования составляется акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1.
  • В акте указываются обстоятельства произошедшего и причины несчастного случая.

На основании акта о несчастном случае на производстве работодатель вносит запись в трудовую книжку работника о его смерти. При этом указывается дата и обстоятельства смерти.

Например: «10 августа 2022 года умер в результате несчастного случая на производстве».

Такая запись вносится независимо от даты составления акта о несчастном случае. Главное — наличие причинно-следственной связи между выполнением трудовых обязанностей и смертью работника.

Если в дальнейшем работодатель или ФСС откажут в возмещении вреда, ссылаясь на отсутствие связи между смертью и производственной деятельностью, это не будет являться основанием для аннулирования записи в трудовой книжке.

Таким образом, основная особенность при несчастном случае — обязательное отражение обстоятельств смерти в трудовой книжке на основании акта о несчастном случае на производстве. Это важно для возможности получения компенсации семьей погибшего работника.

Как поступить, если запись о смерти уже внесена в трудовую книжку

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Иногда возникают ситуации, когда запись о смерти работника по ошибке уже внесена в его трудовую книжку, хотя на самом деле он жив. Что делать в таком случае?

Во-первых, работник должен незамедлительно сообщить работодателю о том, что запись о его смерти не соответствует действительности. Лучше сделать это в письменном виде с указанием даты обращения.

Далее работодатель обязан исправить ошибочную запись. Для этого в трудовой книжке делается запись о ее аннулировании в связи с допущенной ошибкой. При этом указывается дата и номер приказа об исправлении.

Например: «Запись от 10.08.2022 о смерти Иванова И.И. аннулирована как внесенная ошибочно (приказ от 15.08.2022 No123)».

Подобная запись заверяется подписью работодателя и печатью организации. Работник также подписывает исправленную запись.

Если трудовая книжка уже была передана родственникам работника, то ее необходимо истребовать обратно для исправления ошибочной записи о смерти.

Кроме того, работодатель должен поставить в известность Пенсионный фонд и ФСС о допущенной ошибке, чтобы предотвратить неправомерные выплаты пособий родственникам.

Таким образом, при обнаружении неверной записи о смерти в трудовой книжке работник и работодатель должны предпринять все меры для ее оперативного исправления и уведомления соответствующих госорганов. Это позволит избежать возможных злоупотреблений и нарушений прав работника.

Ответственность за несвоевременное оформление записи о смерти работника

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Работодатель обязан внести запись о смерти работника в его трудовую книжку в течение недели со дня получения соответствующих документов. Несвоевременное оформление такой записи влечет за собой административную и материальную ответственность.

В частности, за нарушение установленных сроков внесения записи о смерти работника в трудовую книжку Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрен штраф:

— для должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;

— для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, семья умершего работника может потребовать от работодателя возмещения морального вреда, если из-за несвоевременного оформления документов ей было отказано в назначении пенсии по случаю потери кормильца или выплате иных компенсаций.

Также государственная инспекция труда вправе привлечь виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или увольнения.

Поэтому работодателю следует строго соблюдать установленные Трудовым кодексом сроки внесения записи о смерти в трудовую книжку — не позже недельного срока со дня представления подтверждающих документов. Это позволит избежать последствий в виде штрафов, компенсаций морального вреда и дисциплинарных взысканий.

Выдача сведений о трудовой деятельности умершего работника

С 1 января 2020 года в России введены электронные трудовые книжки. Теперь все данные о трудовой деятельности работников хранятся в информационной системе Пенсионного фонда РФ.

Что делать, если работник умер, а его родственникам нужны сведения о его стаже и занимаемых должностях для оформления пенсии или других выплат?

В этом случае работодатель по письменному заявлению родственников обязан выдать им сведения о трудовой деятельности умершего работника. Это может быть как выписка на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Выдаваемые сведения должны содержать информацию:

— о периодах работы у данного работодателя;

— о занимаемых должностях;

— об увольнении (дата и основание).

Такая выписка предоставляется родственникам умершего работника бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Полученные от работодателя сведения могут приобщаться к заявлению о назначении пенсии или других выплат для подтверждения необходимого страхового стажа умершего работника.

Таким образом, электронные трудовые книжки облегчили получение родственниками необходимой информации о трудовой деятельности умерших работников в целях оформления различных социальных выплат.

Выплата компенсации семье умершего работника

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Смерть работника — всегда трагедия, особенно когда речь идет о трудоспособном человеке. К сожалению, подобные случаи не так уж редки. Работодателю в такой ситуации нужно не только оформить все кадровые документы, но и оказать посильную помощь семье погибшего сотрудника. Одна из таких мер — выплата компенсации.

Согласно Трудовому кодексу РФ, семья умершего работника имеет право на получение компенсации в размере его среднего месячного заработка. Эти деньги должны быть выплачены работодателем в течение месяца со дня смерти сотрудника.

Для получения компенсации родственники должны обратиться с заявлением к работодателю и предоставить документы, подтверждающие:

  • факт смерти работника;
  • степень родства с умершим;
  • факт совместного проживания.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • копия свидетельства о смерти;
  • копия свидетельства о рождении, браке;
  • справка о совместном проживании.

Право на получение компенсации имеют нетрудоспособные члены семьи умершего работника, которые находились на его иждивении. К ним относятся:

  • дети;
  • родители;
  • супруг/супруга (не вступившие в новый брак);
  • другие нетрудоспособные лица.

Если умерший сотрудник не имел иждивенцев, компенсация может быть выплачена его наследникам на общих основаниях.

Размер компенсации рассчитывается из среднего заработка работника за последние 12 месяцев. Все выплаты включаются в расчет: оклад, премии, надбавки и так далее. При стаже меньше 12 месяцев учитывается фактически отработанное время.

Компенсация не облагается НДФЛ. Она выплачивается сверх положенных пособий по потере кормильца.

Таким образом, при смерти работника его семья имеет право на получение компенсации в размере среднего заработка. Это поможет пережить тяжелые времена и хотя бы отчасти восполнить утраченный доход кормильца.

Кому выдают документы и расчет при смерти сотрудника организации

Как правильно внести запись в трудовую книжку при смерти сотрудника - подробное руководство

Смерть работника — всегда трагическое событие для коллектива и организации. Кроме моральных переживаний, это влечет за собой ряд организационных и юридических вопросов. Один из них — порядок выдачи документов и расчета умершего сотрудника.

После смерти работника у работодателя возникает обязанность:

  • внести запись о смерти в трудовую книжку;
  • произвести окончательный расчет;
  • выдать необходимые документы семье погибшего.

Как правило, занимается этими вопросами кадровая служба организации. Документы и расчет выдаются близким родственникам умершего работника. Это может быть супруг(а), дети, родители, другие члены семьи.

Прежде всего родственникам выдается трудовая книжка с внесенной в нее записью о смерти. Это важный документ, подтверждающий трудовой стаж умершего. На его основании оформляется пенсия по потере кормильца.

Также выдаются:

  • справка о заработке за последние 12 месяцев;
  • справка для службы занятости;
  • справка в пенсионный фонд;
  • акт о несчастном случае на производстве (при наличии).

Работодатель обязан произвести полный расчет с умершим сотрудником. В него входит:

  • зарплата до дня смерти;
  • компенсация за неиспользованный отпуск;
  • выходное пособие в случае сокращения штата;
  • иные выплаты по коллективному договору.

Все перечисленные суммы должны быть рассчитаны в соответствии с нормами ТК РФ и локальными актами организации. Денежные средства перечисляются на счет, который укажут родственники.

Таким образом, документы и расчет умершего работника выдаются его близким. Это позволяет урегулировать трудовые отношения и решить вопросы социальной поддержки семьи.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *