Как произвести учет расчетов с подотчетными лицами
Что такое подотчетное лицо?
Подотчетными лицами называют работников организации, которым выдаются денежные средства под отчет на различные хозяйственные расходы.
Подотчетные лица — это лица, получившие от организации денежные средства под отчет на какие-либо цели с обязательством обосновать произведенные расходы и возвратить неиспользованный остаток.
К подотчетным лицам относятся:
— работники организации, состоящие в трудовых отношениях;
— внештатные сотрудники;
— учредители, работающие по договорам гражданско-правового характера.
Основанием для выдачи денег под отчет является приказ руководителя или доверенность, выданная на имя подотчетного лица с указанием суммы и срока, на который выдаются деньги.
Подотчетному лицу может быть выдан аванс на определенные цели:
— хозяйственно-операционные расходы;
— расходы, связанные с командировками;
— представительские расходы;
— иные цели, предусмотренные учетной политикой организации.
Подотчетное лицо обязано в установленный срок представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному авансу.
Таким образом, подотчетное лицо — это работник организации, получивший денежные средства на определенные цели и обязанный в установленный срок отчитаться в их использовании. Правильный учет расчетов с подотчетными лицами имеет большое значение для контроля движения денежных средств в организации.
Кто может быть подотчетным лицом?
Подотчетными лицами могут быть:
— Работники организации, состоящие в трудовых отношениях. Это основная категория подотчетных лиц.
— Внештатные сотрудники. Например, лица, работающие по договорам гражданско-правового характера.
— Учредители организации. Учредители могут получать денежные средства под отчет на нужды организации, если это предусмотрено учредительными документами.
— Иные лица. В отдельных случаях подотчетными лицами могут быть лица, не состоящие в трудовых отношениях с организацией, но выполняющие для нее определенную работу или оказывающие услуги на основании гражданско-правовых договоров.
Таким образом, подотчетным лицом может быть любое лицо, которому организация доверяет получение и расходование денежных средств на нужды организации с последующим представлением отчета.
Основными критериями для определения возможности выдачи денег под отчет конкретному лицу являются:
— Наличие оснований для выдачи денег под отчет (например, приказ руководителя или доверенность).
— Возможность обеспечения сохранности полученных средств и представления подтверждающих документов об их расходовании.
— Добросовестность и ответственность лица, которому выдаются деньги под отчет.
Таким образом, подотчетное лицо — это доверенный человек, способный обеспечить целевое использование и сохранность денежных средств. Правильный выбор подотчетных лиц важен для эффективного управления денежными потоками в организации.
Какие расходы возмещаются подотчетным лицам?
Подотчетным лицам могут возмещаться следующие виды расходов:
— Расходы на командировки — оплата проезда, проживания, суточные.
— Хозяйственные расходы — приобретение материалов, оплата услуг сторонних организаций.
— Представительские расходы — проведение приемов, встреч деловых партнеров.
— Расходы на горюче-смазочные материалы при использовании личного транспорта.
— Почтово-телеграфные расходы, оплата услуг связи.
— Расходы на оформление визы, уплата консульского и аэропортового сборов.
— Оплата юридических, информационных, консультационных и аудиторских услуг.
— Расходы на рекламу, маркетинговые исследования.
— Приобретение подарочной продукции для деловых партнеров.
— Оплата транспортных расходов при отсутствии транспорта организации.
— Иные цели, определенные учетной политикой организации.
Возмещаются фактически произведенные расходы, подтвержденные соответствующими документами (чеками, квитанциями, актами и т.д.). Суммы превышающие установленные нормы (например, предельный размер суточных) возмещению не подлежат.
Таким образом, подотчетному лицу компенсируются обоснованные траты, связанные с деятельностью организации. Грамотная организация работы с подотчетными лицами позволяет контролировать расходы и обеспечивает эффективное использование денежных средств.
Как оформляется выдача денег под отчет?
Выдача денежных средств под отчет работнику оформляется следующим образом:
1. Издается приказ руководителя или распоряжение о выдаче определенной суммы конкретному лицу на указанные цели и на установленный срок.
2. На основании приказа оформляется доверенность, которая выдается подотчетному лицу для получения денег в бухгалтерии.
3. Подотчетное лицо на основании доверенности получает деньги в кассе по расходному кассовому ордеру, удостоверяя получение денег своей подписью.
4. В журнале учета выданных доверенностей делается отметка о выдаче конкретной доверенности подотчетному лицу.
5. В кассовой книге отражается выдача подотчетных сумм на основании расходного кассового ордера.
6. Выдача денег подотчет фиксируется в журнале регистрации подотчетных сумм.
7. На выданные суммы бухгалтерией оформляются бухгалтерские проводки по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса».
Таким образом, выдача денег под отчет производится только при наличии разрешающих документов и строгом соблюдении порядка оформления всех первичных учетных документов. Это позволяет обеспечить контроль за использованием подотчетных сумм.
Какие первичные документы используются?
При учете расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы:
1. Приказ руководителя о направлении работника в командировку, выдаче под отчет денежных средств на хозяйственные или другие цели.
2. Доверенность на получение денег под отчет, выдаваемая подотчетному лицу.
3. Расходный кассовый ордер на выдачу подотчетных сумм из кассы организации.
4. Авансовый отчет подотчетного лица об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов.
5. Акт о приемке выполненных работ (оказанных услуг), акт приема-передачи при приобретении материальных ценностей подотчетным лицом.
6. Товарный или кассовый чек, счет, счет-фактура, накладная, билеты и другие документы, подтверждающие расходование средств подотчетным лицом.
7. Приказ о возврате неиспользованного аванса, регистрация возврата остатка подотчетных сумм.
8. Приходный кассовый ордер при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу.
Правильное оформление первичных документов важно для обеспечения контроля за движением подотчетных сумм, учета и возмещения расходов, совершенных подотчетными лицами.
Как вести учет расчетов с подотчетными лицами?
Учет расчетов с подотчетными лицами — это важная часть бухгалтерского учета в любой организации.
Прежде всего давайте определим, кто такие подотчетные лица. Это работники организации, получающие денежные средства под отчет на различные хозяйственные нужды: командировочные расходы, приобретение канцтоваров, оплата транспортных услуг и т.д.
Основными задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются контроль за целевым использованием выданных сумм и своевременное предоставление отчетов по израсходованным средствам.
Для ведения правильного учета необходимо придерживаться следующих правил:
— Выдача денег под отчет производится только на основании приказа руководителя или доверенности.
— Подотчетное лицо обязано в течение установленного срока (обычно 3-10 дней после возвращения из командировки или совершения расходов) представить авансовый отчет с приложением оправдательных документов.
— В авансовом отчете указываются фактически израсходованные суммы и назначение платежей.
— Неиспользованные суммы в течение 3 рабочих дней должны быть возвращены в кассу организации.
— Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем.
Бухгалтерия на основании авансового отчета делает следующие проводки:
Дебет счета учета расходов (44,26 и др.) Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму израсходованных средств;
Дебет счета 71 Кредит счетов учета денежных средств — на сумму возвращенного аванса.
Таким образом происходит закрытие подотчетных сумм.
Особое внимание стоит уделить соблюдению сроков представления отчетов и возврата неиспользованных сумм, поскольку это является одним из самых распространенных нарушений.
В целом грамотная организация работы с подотчетными лицами позволяет обеспечить должный контроль за расходованием средств компании и избежать злоупотреблений. Своевременное и правильное отражение операций в учете также имеет большое значение.
Какие проводки составляются?
При осуществлении расчетов с подотчетными лицами составляются следующие бухгалтерские проводки:
1. Выдача денежных средств под отчет:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета»
2. Списание израсходованных подотчетным лицом сумм:
Дебет счетов учета затрат (44, 26 и др.)
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
3. Возврат неизрасходованных подотчетных сумм:
Дебет счета 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Рассмотрим пример:
1. Выдано под отчет Иванову И.И. на хозяйственные расходы — 10 000 руб.
Дт 71 Кт 50 — 10 000 руб.
2. По авансовому отчету Иванова И.И. израсходовано — 8 000 руб.
Дт 26 Кт 71 — 8 000 руб.
3. Возвращено Ивановым И.И. неизрасходованных денежных средств — 2 000 руб.
Дт 50 Кт 71 — 2 000 руб.
Таким образом, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» закрывается.
Отдельно необходимо отражать НДС, уплаченный подотчетным лицом при совершении покупок за наличный расчет. В этом случае делаются проводки:
Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму НДС.
Таким образом ведется учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии организации. Правильное отражение операций на счетах позволяет обеспечить контроль за целевым расходованием денежных средств.
Сроки и порядок отчета подотчетных лиц
Подотчетные лица обязаны в установленные сроки представить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Сроки представления авансового отчета определяются учетной политикой организации, обычно это 3-10 рабочих дней после:
— возвращения из командировки;
— окончания срока, на который были выданы денежные средства;
— фактического расходования выданных сумм.
Если по объективным причинам работник не может представить отчет в срок, то по согласованию с руководством этот срок может быть продлен.
Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в произвольной форме с указанием:
— своих ФИО и должности;
— основания выдачи денежных средств (номер и дата приказа или доверенности);
— общей суммы полученных денег;
— расшифровки сумм фактических расходов по датам и назначению;
— суммы причитающейся к возмещению;
— суммы превышения расходов или остатка неиспользованного аванса.
К отчету прикладываются оправдательные документы: чеки, квитанции, билеты и т.п.
Проверенный бухгалтерией отчет утверждается руководителем организации. На основании утвержденного отчета производится списание подотчетных сумм.
Необходимо строго контролировать соблюдение подотчетными лицами установленного порядка отчетности. Это позволит избежать злоупотреблений и обеспечить должный учет расчетов с работниками.
Как проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами?
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами проводится в обязательном порядке:
— На конец отчетного года (по состоянию на 31 декабря);
— При смене материально ответственных лиц (при увольнении или переводе на другую должность работника, ответственного за расчеты с подотчетными лицами);
— При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
— В случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций.
Порядок проведения инвентаризации:
1. Издается приказ руководителя о проведении инвентаризации, в котором утверждается состав инвентаризационной комиссии.
2. Комиссия направляет всем подотчетным лицам уведомления с требованием предоставить отчеты по выданным под отчет суммам (остаткам сумм) к установленной дате.
3. Проверяются первичные документы и отчеты подотчетных лиц. Выявляются расхождения фактических расходов с данными бухучета.
4. Оформляются инвентаризационные описи расчетов с подотчетными лицами (форма No ИНВ-17).
5. По результатам инвентаризации составляется акт. Выявленные расхождения подлежат отражению в бухучете.
6. На основании акта утверждается ведомость расхождений по результатам инвентаризации расчетов с подотчетными лицами (форма No ИНВ-18).
Таким образом, инвентаризация обеспечивает контроль за правильностью ведения учета расчетов, способствует своевременному выявлению и устранению ошибок.
Как отражается недостача, обнаруженная при отчете?
При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц может быть выявлена недостача денежных средств.
Недостача может возникнуть в следующих случаях:
— Подотчетное лицо израсходовало сумму больше, чем было выдано по авансовому отчету;
— При инвентаризации расчетов выявлена задолженность подотчетного лица;
— Подотчетным лицом не представлены оправдательные документы на часть расходов.
Выявленная недостача подлежит возмещению подотчетным лицом.
В бухгалтерском учете недостача отражается следующими записями:
1. Сумма выявленной недостачи относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
Дебет счета 94
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
2. Сумма возмещения недостачи подотчетным лицом:
Дебет счета 71
Кредит счета 94
Если виновник недостачи не установлен, ущерб списывается на финансовые результаты организации:
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»
Кредит счета 94
Таким образом, в бухучете обеспечивается контроль за возмещением выявленных недостач по расчетам с подотчетными лицами.
Как отражается излишек, обнаруженный при отчете?
При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц может быть выявлен излишек полученных ими денежных средств.
Излишек возникает в том случае, если подотчетное лицо израсходовало сумму меньше, чем было выдано ему под отчет.
Порядок отражения излишка в бухгалтерском учете:
1. На основании авансового отчета излишне выданные суммы относятся на доходы организации:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»
2. Поступление излишка в кассу отражается проводкой:
Дебет счетов учета денежных средств (50, 51)
Кредит счета 71
3. Если подотчетное лицо не возвратило излишек, то его задолженность отражается записью:
Дебет счета 71
Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Таким образом, в бухучете обеспечивается контроль за возвратом подотчетными лицами сумм излишне выданных авансов и правильностью расчетов.
Как вести налоговый учет расчетов с подотчетными лицами?
Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами имеет свои особенности:
1. Выдача денежных средств под отчет не учитывается в расходах по налогу на прибыль. Расход признается в момент представления подотчетным лицом авансового отчета с приложением оправдательных документов.
2. Расходы принимаются в пределах установленных норм. Если фактические затраты подотчетного лица превышают нормы (например, по командировочным расходам), то превышение в расходах не учитывается.
3. Датой осуществления расходов считается дата представления авансового отчета по возвращении из командировки или дата фактической покупки подотчетным лицом товаров по чеку.
4. Расходы на командировки подтверждаются документально. Для этого к авансовому отчету прилагаются: проездные билеты, квитанции об оплате гостиницы, чеки из магазинов и т.п. По не подтвержденным расходам налог не признается.
5. Если подотчетное лицо не возвращает в установленный срок остаток неизрасходованных сумм, то это считается доходом компании, облагаемым налогом на прибыль.
6. Все операции с подотчетными лицами отражаются в регистрах налогового учета.
Ведение налогового учета по правилам позволяет минимизировать налоговые риски и избежать доначисления налогов по результатам выездных налоговых проверок.
Ответственность подотчетных лиц
Подотчетные лица несут ответственность за:
— Целевое использование полученных под отчет денежных средств. Недопустимо тратить их на другие цели.
— Соблюдение установленных норм расходов. Превышение норм (например, суточных в командировках) приводит к непризнанию этих расходов.
— Своевременное предоставление авансового отчета и прилагаемых к нему документов в течение 3-10 дней по возвращении из командировки или после произведенных расходов.
— Возвращение неиспользованного аванса в кассу не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги.
— Возмещение выявленных недостач в полном объеме.
За нарушение установленного порядка расчетов с подотчетными лицами предусмотрена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.
Например, невозвращение в срок неиспользованного аванса рассматривается как присвоение или растрата (статья 160 УК РФ). Максимальное наказание — лишение свободы на срок до 6 лет.
Таким образом, подотчетные лица несут серьезную ответственность за надлежащий учет и расходование полученных средств. Это обеспечивает финансовую дисциплину в организации.
Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами
Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами позволяет значительно повысить эффективность этого процесса.
Основные преимущества автоматизированного учета:
— Сокращение времени на обработку первичных документов и составление проводок. Бухгалтер вводит данные по подотчетным суммам в систему, а программа автоматически формирует проводки.
— Снижение риска ошибок при ручном вводе информации.
— Возможность оперативного формирования необходимых отчетов по расчетам с подотчетными лицами за любой период.
— Контроль за соблюдением сроков отчетности и своевременным возвратом неизрасходованных сумм. Система может автоматически выдавать напоминания и уведомления.
— Быстрый поиск данных об операциях с подотчетными лицами за считанные секунды.
— Оптимизация документооборота — первичные документы по подотчетным суммам можно хранить в электронном виде.
Внедрение автоматизированных систем позволяет компании перейти на современный уровень учета расчетов с подотчетными лицами, исключить рутинную работу и сосредоточиться на более важных задачах.
Особенности учета расчетов с отдельными видами подотчетных лиц
Учет расчетов с подотчетными лицами имеет некоторые особенности в зависимости от категории работников:
1. Руководитель организации. С ним оформляется отдельный договор о материальной ответственности. Авансовые отчеты руководителя утверждаются главным бухгалтером.
2. Главный бухгалтер. Его авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.
3. Работники, направляемые в загранкомандировки. Кроме обычных документов к авансовому отчету прилагается таможенная декларация. Возмещаются расходы по действующим для загранкомандировок нормам.
4. Материально-ответственные лица. С ними заключается договор о полной материальной ответственности. Отчеты по расходованию подотчетных сумм представляются ежемесячно.
5. Лица, не состоящие в штате организации (агенты, представители). Выдача денежных средств производится по договорам гражданско-правового характера.
6. Иностранные граждане. При направлении в командировку в РФ — дополнительно к отчету прилагаются миграционная карта и отрывная часть уведомления о прибытии.
Таким образом, для отдельных категорий подотчетных лиц предусмотрены особые правила учета и отчетности по расходованию полученных средств.