Как провести учет обеспечительного платежа в договоре аренды. Узнайте 15 рабочих схем

Определите размер обеспечительного платежа в договоре аренды

Обеспечительный платеж в договоре аренды — это важный момент, который нужно грамотно отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Прежде всего, стороны договора аренды должны определить размер обеспечительного платежа. Обычно это делается исходя из 1-3 ежемесячных арендных платежей. Чем выше сумма, тем надежнее защищены интересы арендодателя. Но завышать ее тоже не стоит, чтобы не отпугнуть потенциального арендатора.

Допустим, мы сдаем в аренду офис за 30 000 рублей в месяц. Устанавливаем обеспечительный платеж в размере 60 000 рублей, что равняется двум месячным платежам. Это стандартная практика.

Как только размер определен, вносим его в текст договора аренды. Прописываем, что это обеспечительный платеж, вносимый для гарантии исполнения арендатором своих обязательств.

Обязательно указываем сроки внесения обеспечительного платежа — до момента передачи помещения или в течение 3-10 дней после подписания договора.

Также в договоре прописываем условия возврата обеспечительного платежа арендатору. Чаще всего это происходит по окончании срока аренды при отсутствии задолженностей.

Важный момент — необходимо в договоре предусмотреть право зачета обеспечительного платежа в счет просроченной арендной платы или покрытия ущерба. Иначе придется взыскивать задолженность отдельно.

Как видите, правильное определение размера обеспечительного платежа и его детальное описание в договоре аренды — залог успешного сотрудничества арендатора и арендодателя. При возникновении вопросов лучше проконсультироваться со специалистом.

Отразите получение обеспечительного платежа от арендатора

Получив от арендатора обеспечительный платеж, нужно правильно отразить это в бухучете.

Допустим, мы оговорили в договоре аренды обеспечительный платеж в размере 60 000 рублей. Арендатор внес эти деньги на наш расчетный счет.

В этом случае делаем следующие проводки:

Дебет счета 51 — «Расчетные счета» на сумму полученных от арендатора денег (60 000 рублей)
Кредит счета 76.АВ — «Расчеты по арендной плате» на ту же сумму (60 000 рублей)

По сути, мы отражаем поступление обеспечительного платежа как предоплату по аренде. Это стандартная схема, позволяющая обособить полученные средства на отдельном субсчете.

Однако некоторые компании используют для учета обеспечительного платежа забалансовый счет 006 «Обеспечения обязательств и платежей полученные». Это тоже допустимый вариант.

Главное правило — обеспечительный платеж ни при каких обстоятельствах нельзя отражать как выручку или прочий доход. Это всего лишь гарантийный депозит, возвращаемый арендатору.

Получив от контрагента обеспечительный платеж, необходимо своевременно зафиксировать его в учете соответствующими проводками. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.

Проведите учет обеспечительного платежа на отдельном счете

Получив от арендатора обеспечительный платеж, его нужно учесть на отдельном счете бухгалтерского учета. Это позволит обособить эти средства и контролировать их целевое использование.

По российским правилам бухучета для учета обеспечительного платежа чаще всего используют субсчет 76.АВ «Расчеты по арендной плате».

На этом субсчете мы отразили получение 60 000 рублей от нашего арендатора в качестве обеспечительного платежа. Теперь эта сумма «заморожена» на 76.АВ счете до момента ее возврата арендатору или зачета в счет аренды.

Также для учета обеспечительного платежа можно использовать субсчета внутри счета 76:
— 76.03 «Расчеты по обеспечительным платежам»;
— 76.21 «Расчеты по авансам полученным»;
— 76.22 «Расчеты по предварительной оплате».

Главное, чтобы обеспечительный платеж был обособлен от других расчетов с арендатором. Это позволит избежать ошибок с начислением арендной платы и возвратом депозита.

Таким образом, для надлежащего учета обеспечительного платежа следует открыть отдельный субсчет 76 и аккумулировать на нем полученные от арендатора средства. Это — залог порядка в бухгалтерии.

Осуществите возврат обеспечительного платежа арендатору

Обеспечительный платеж, или гарантийный взнос, по договору аренды — это сумма денег, которую арендатор вносит арендодателю для обеспечения исполнения своих обязательств. Этот платеж может использоваться арендодателем для покрытия убытков от неисполнения арендатором обязательств, например, для оплаты задолженности по арендной плате, пени, ущерба помещению и так далее.

При заключении договора аренды стороны договариваются о размере обеспечительного платежа. Обычно он составляет 1-3 месячных арендных платежей. Эту сумму арендатор перечисляет арендодателю до момента передачи помещения в аренду или в течение первых дней действия договора.

Как правило, обеспечительный платеж возвращается арендатору после прекращения договора аренды, если все обязательства выполнены. Если же имеется задолженность, арендодатель может удержать соответствующую сумму из обеспечительного платежа.

Учет у арендодателя

При получении обеспечительного платежа арендодатель делает следующие проводки:

• Дебет счета 51 «Расчетные счета» Кредит счета 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на сумму полученного обеспечительного платежа.

При возврате обеспечительного платежа арендатору делают обратную проводку:

• Дебет счета 76.09 Кредит счета 51 — на сумму возвращаемого обеспечительного платежа.

Если часть обеспечительного платежа удерживается в счет задолженности арендатора, то сумма удержания отражается по дебету счетов учета этой задолженности и кредиту счета 76.09.

Учет у арендатора

При перечислении обеспечительного платежа арендатор делает следующие проводки:

• Дебет счета 76.09 Кредит счета 51 — на сумму перечисленного обеспечительного платежа.

При возврате обеспечительного платежа или его части от арендодателя:

• Дебет счета 51 Кредит счета 76.09 — на сумму возвращенного обеспечительного платежа.

Таким образом, обеспечительный платеж по договору аренды учитывается на забалансовом счете у обеих сторон — и арендодателя, и арендатора. Это позволяет контролировать движение денежных средств и отражать операции с обеспечительным платежом в бухгалтерском и налоговом учете.

Зачтите обеспечительный платеж в счет арендных платежей

Обеспечительный платеж по договору аренды может быть зачтен арендодателем в счет просроченных арендных платежей или иных платежей по договору. Это один из вариантов использования обеспечительного платежа, предусмотренных законодательством.

Например, если арендатор задерживает оплату аренды, арендодатель может зачесть сумму долга из ранее внесенного обеспечительного платежа. Для этого арендодателю нужно направить арендатору соответствующее уведомление о зачете.

Учет у арендодателя

При зачете обеспечительного платежа в счет задолженности по арендной плате делаются следующие записи:

• Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по арендной плате» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Обеспечительные платежи» — на сумму зачета.

Таким образом, у арендодателя уменьшается дебиторская задолженность арендатора по арендной плате и одновременно уменьшается кредиторская задолженность перед арендатором по обеспечительному платежу.

Учет у арендатора

У арендатора при зачете обеспечительного платежа делаются следующие проводки:

• Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Обеспечительные платежи» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по арендной плате» — на сумму зачета.

Таким образом, у арендатора уменьшается кредиторская задолженность по обеспечительному платежу и одновременно погашается дебиторская задолженность по арендной плате.

Если обеспечительный платеж зачтен не полностью, а частично, то остаток обеспечительного платежа остается на балансе арендатора и арендодателя.

Зачет обеспечительного платежа — распространенный способ погашения задолженности арендатора перед арендодателем. Главное, чтобы эта процедура была правильно оформлена и отражена в учете обеих сторон договора аренды.

Учтите НДС с полученного обеспечительного платежа

Обеспечительный платеж, полученный арендодателем от арендатора, в большинстве случаев облагается НДС.

Если арендодатель является плательщиком НДС, то с полученной суммы обеспечительного платежа необходимо начислить НДС.

Разберем на примере:

Допустим, размер обеспечительного платежа по договору аренды составляет 300 000 рублей. Ставка НДС — 20%.

Тогда сумма НДС будет равна: 300 000 * 20% / 120% = 50 000 рублей.

При получении обеспечительного платежа арендодатель делает следующие проводки:

• Дебет 51 «Расчетные счета» — 300 000 рублей (полученная сумма обеспечительного платежа);
• Кредит 76.09 «Расчеты по обеспечительным платежам» — 250 000 рублей (без НДС);
• Кредит 68.02 «НДС» — 50 000 рублей (НДС).

Таким образом, арендодатель отражает полученный обеспечительный платеж на своих счетах раздельно — основная сумма и НДС.

При возврате обеспечительного платежа арендатору арендодатель делает сторнировочные записи:

• Дебет 76.09 Кредит 51 — на сумму обеспечительного платежа без НДС;
• Дебет 68.02 Кредит 51 — на сумму НДС.

Таким образом происходит реверсирование начисленного НДС.

Если обеспечительный платеж или его часть используется в счет погашения задолженности арендатора, то сумма НДС также списывается.

Главное, чтобы арендодатель правильно исчислил НДС с полученного обеспечительного платежа и в дальнейшем корректно отразил операции по нему в бухучете и отчетности по НДС.

Такой порядок учета НДС применяется, если стороны договора аренды являются плательщиками НДС. В ином случае налог не начисляется.

Верните НДС арендатору при возврате обеспечительного платежа

Если арендодатель является плательщиком НДС, то при получении обеспечительного платежа от арендатора он начисляет НДС.

Соответственно, при возврате обеспечительного платежа арендатору, НДС также подлежит возврату.

Рассмотрим на примере:

Арендодатель получил от арендатора обеспечительный платеж в размере 300 000 руб., с которого начислил НДС 50 000 руб. В дальнейшем обеспечительный платеж был возвращен арендатору в полном объеме.

При возврате обеспечительного платежа арендодатель сделает следующие проводки:

• Дебет 76.09 «Расчеты по обеспечительным платежам» — 300 000 руб.;
• Кредит 51 «Расчетные счета» — 250 000 руб. (без НДС);
• Кредит 68.02 «НДС» — 50 000 руб.

Как видно из проводок, сумма НДС возвращается арендатору вместе с основной суммой обеспечительного платежа.

Это логично, так как НДС изначально был начислен арендодателем с полученного от арендатора платежа. Соответственно, при возврате платежа НДС также подлежит реверсированию.

Если обеспечительный платеж возвращается частично, то возвращается пропорциональная сумма НДС. Если платеж зачитывается в счет задолженности, то сумма НДС тоже списывается.

Таким образом арендодатель соблюдает законодательство по НДС — налог начисляется и возвращается в соответствующих долях от основной операции с обеспечительным платежом.

Начислите проценты на сумму обеспечительного платежа

В договоре аренды стороны могут предусмотреть начисление процентов на сумму обеспечительного платежа.

Например, может быть установлено, что арендодатель ежемесячно или ежеквартально начисляет определенный процент на сумму обеспечительного платежа, находящуюся на его счетах.

Допустим, обеспечительный платеж составляет 300 000 рублей. Согласно условиям договора, на эту сумму ежемесячно начисляется 5% годовых.

Тогда сумма процентов за 1 месяц составит:

300 000 * 5% / 12 мес. = 1 250 руб.

Бухгалтерские проводки арендодателя:

• Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по обеспечительным платежам»
• Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» — на сумму начисленных процентов (1 250 руб.)

Таким образом, начисленные проценты увеличивают обязательства арендодателя по обеспечительному платежу и признаются в составе прочих доходов.

При возврате обеспечительного платежа арендатору возвращается основная сумма платежа и начисленные на нее проценты. Проценты облагаются НДФЛ.

Начисление процентов на обеспечительный платеж — распространенный способ компенсировать арендатору временное лишение доступа к этим средствам.

Отразите расходы по обеспечительному платежу

При осуществлении расчетов по обеспечительному платежу у арендодателя могут возникать различные расходы.

Например, это могут быть:

• Комиссии банков за перечисление средств;
• Расходы на юридические услуги при оформлении документов;
• Госпошлина за регистрацию уведомления о залоге права аренды;
• Расходы на хранение наличных денег в кассе и т.д.

Все подобные расходы, непосредственно связанные с получением и обслуживанием обеспечительного платежа, учитываются в составе прочих расходов.

Например, комиссия банка в размере 1500 рублей за перечисление обеспечительного платежа на расчетный счет отражается по дебету счета 91.02 «Прочие расходы» с кредита расчетного счета.

Расходы на юридические услуги по оформлению договора залога права аренды в сумме 3000 рублей отражаются по дебету счета 91.02 и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Таким образом, все затраты арендодателя, возникающие в связи с получением и использованием обеспечительного платежа, учитываются по дебету счета 91.02 «Прочие расходы».

Это необходимо для формирования полной себестоимости операций с обеспечительным платежом.

Сделайте проводки обеспечительного платежа у арендатора

При перечислении обеспечительного платежа арендодателю арендатор делает следующие проводки:

• Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по обеспечительным платежам»
• Кредит счета 51 «Расчетные счета» — на сумму перечисленного обеспечительного платежа

При возврате обеспечительного платежа арендатору делается обратная проводка:

• Дебет счета 51
• Кредит счета 76 — на сумму возвращенного обеспечительного платежа

Если обеспечительный платеж зачтен в счет задолженности по аренде, то:

• Дебет счета 76 субсчет «Расчеты по арендной плате»
• Кредит счета 76 субсчет «Расчеты по обеспечительным платежам» — на сумму зачета

Таким образом, у арендатора обеспечительный платеж всегда отражается по кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по обеспечительным платежам». Это позволяет контролировать состояние расчетов с арендодателем.

Правильное отражение операций с обеспечительным платежом в учете арендатора необходимо для формирования полной картины расчетов по договору аренды.

Пропишите условия обеспечительного платежа в договоре

Чтобы избежать разногласий, условия обеспечительного платежа нужно максимально подробно прописать в договоре аренды.

Рекомендуется включить в договор следующие пункты об обеспечительном платеже:

• Сумма обеспечительного платежа.
• Срок и порядок перечисления обеспечительного платежа арендатором.
• Условия использования обеспечительного платежа арендодателем (например, в счет погашения задолженности по арендной плате).
• Срок и порядок возврата обеспечительного платежа арендатору.
• Порядок начисления и выплаты процентов на сумму обеспечительного платежа (если предусмотрено).
• Ответственность за нарушение условий по обеспечительному платежу.

Кроме того, рекомендуется закрепить в договоре, что обеспечительный платеж:

• Не является задатком или авансом по оплате аренды.
• Не может зачитываться в счет арендных платежей.

Четкие и подробные условия позволят избежать разночтений и споров при расчетах по обеспечительному платежу. Это упростит работу как бухгалтерам, так и юристам компании.

Поэтому прописывайте все детали и нюансы обеспечительного платежа в договоре аренды максимально подробно!

Укажите сроки возврата обеспечительного платежа

При заключении договора аренды важно четко прописать сроки возврата обеспечительного платежа арендатору.

Рекомендуется указать следующие условия:

• Обеспечительный платеж подлежит возврату арендатору в течение 5-10 рабочих дней после прекращения договора аренды и возврата арендатором помещения арендодателю.
• В случае досрочного расторжения договора аренды обеспечительный платеж возвращается в течение 5-10 рабочих дней после подписания соглашения о расторжении договора.

Также можно предусмотреть поэтапный возврат части обеспечительного платежа при безусловном исполнении арендатором своих обязательств. Например, 50% суммы возвращается после первого года аренды.

Указание конкретных сроков возврата платежа (в календарных днях) позволит избежать разногласий и затягивания процесса возврата средств арендатору после прекращения арендных отношений.

Кроме того, это упростит планирование денежных потоков для обеих сторон договора аренды.

Предусмотрите штрафы за нарушение условий возврата

Чтобы стимулировать своевременный возврат обеспечительного платежа, в договоре аренды имеет смысл предусмотреть штрафные санкции.

Например, можно прописать следующие условия:

• В случае нарушения арендодателем срока возврата обеспечительного платежа, установленного договором аренды, арендодатель выплачивает арендатору пеню в размере 0,1% от невозвращенной суммы за каждый день просрочки.
• Если арендатор необоснованно отказывается от получения обеспечительного платежа, он уплачивает арендодателю штраф в размере 10% от суммы обеспечительного платежа.

Размер штрафных санкций определяется по договоренности сторон. Главное, чтобы санкции были достаточным стимулом для выполнения обязательств, но не завышенными.

Включение подобных условий в договор позволит избежать затягивания процесса возврата средств и поспособствует соблюдению сроков расчетов по обеспечительному платежу.

Оформите акты приема-передачи по обеспечительному платежу

Чтобы подтвердить факт передачи обеспечительного платежа от арендатора арендодателю и обратно, рекомендуется составлять акты приема-передачи.

Акт приема-передачи оформляется при:

• Перечислении обеспечительного платежа арендатором арендодателю при заключении договора аренды;
• Возврате обеспечительного платежа (полностью или частично) арендодателем арендатору при прекращении договора аренды.

В акте указывают:

• Сумму передаваемого обеспечительного платежа;
• Основания передачи (реквизиты договора аренды);
• Дату составления акта.

Акт приема-передачи подписывается обеими сторонами договора аренды — и арендодателем, и арендатором.

Наличие актов позволяет избежать споров о факте и дате передачи обеспечительного платежа. Это важно как для бухгалтерского учета, так и для налоговых проверок.

Поэтому рекомендуется в обязательном порядке составлять и подписывать акты приема-передачи по всем операциям с обеспечительным платежом.

Консультируйтесь со специалистом при возникновении вопросов

Учет обеспечительного платежа имеет свои особенности и тонкости.

Поэтому при возникновении вопросов рекомендуется обращаться за консультацией к специалисту — бухгалтеру или юристу, компетентному в вопросах арендных отношений.

Эксперт поможет разобраться:

• Как правильно оформить договор аренды в части обеспечительного платежа;
• Какие проводки нужно сделать при получении, использовании и возврате обеспечительного платежа;
• Как отразить операции с обеспечительным платежом в отчетности;
• Каков порядок налогообложения дохода от обеспечительного платежа и т.д.

Квалифицированная консультация поможет избежать ошибок и неточностей при работе с обеспечительным платежом, сэкономит время на изучение законодательства.

Поэтому если в ходе использования обеспечительного платежа возникают вопросы — не стесняйтесь обращаться к профильным специалистам за помощью и разъяснениями!