Как проводить выплаты бывшим сотрудникам: быстрое решение закрытых вопросов

Определить сумму выплаты исходя из трудового договора

Выплаты бывшим сотрудникам — это важный этап при увольнении, который нужно проводить правильно.

Для начала необходимо изучить трудовой договор увольняемого работника и определить, какие суммы ему положены. Это могут быть неиспользованные отпуска, компенсации, премии и другие выплаты.

Важно учесть стаж работы сотрудника, его должность и оклад. Например, если он проработал меньше 6 месяцев, то компенсация за неиспользованный отпуск может не полагаться. А вот выходное пособие при увольнении по сокращению штатов выплачивается всем.

Кроме трудового договора, необходимо изучить внутренние документы компании — положение об оплате труда, коллективный договор, где могут быть прописаны дополнительные выплаты.

Также важно правильно рассчитать НДФЛ, удерживаемый с выплат бывшему сотруднику. Для этого можно воспользоваться онлайн-калькуляторами НДФЛ.

В итоге мы определяем полную сумму задолженности перед увольняемым сотрудником на основании всех его прав на выплаты. Это позволит избежать споров и претензий по невыплаченным суммам в будущем.

Получить заявление на выплату от бывшего сотрудника

После того, как мы определили суммы выплат бывшему сотруднику, следующий шаг — получить от него заявление на выплату этих сумм.

Заявление должно содержать список всех выплат, на которые претендует увольняемый работник, суммы этих выплат и банковские реквизиты для перечисления денег.

В заявлении обязательно должны быть указаны паспортные данные работника, ИНН, дата увольнения. Работник ставит подпись и дату подачи заявления.

Обычно кадровая служба готовит типовую форму такого заявления, увольняемый работник только заполняет ее.

Если сотрудник отказывается предоставлять заявление или требует выплат, не оговоренных в его трудовом договоре, это может привести к конфликту.

Поэтому важно заранее все выплаты обговорить и получить согласие работника. Если есть разногласия, их нужно урегулировать до увольнения.

Когда заявление на выплаты получено, его сверяют с трудовым договором и внутренними документами. Это позволит избежать ошибок на следующих этапах.

Проверить правильность реквизитов в заявлении

Получив от сотрудника заявление на выплату причитающихся сумм, важно внимательно проверить указанные в нем банковские реквизиты. Это позволит избежать ошибок при дальнейшем перечислении денег.

Прежде всего, нужно убедиться, что в заявлении указаны реквизиты именно того счета, на который сотрудник хочет получить деньги. Иногда по ошибке могут быть указаны старые или чужие реквизиты.

Обязательно проверяются такие данные как номер счета, БИК, корректность названия банка. Все это можно перепроверить на официальном сайте банка.

Также сверяют ФИО владельца счета — оно должно полностью совпадать с ФИО увольняемого сотрудника.

Если обнаруживаются ошибки или нестыковки в реквизитах, работнику нужно сообщить об этом и попросить внести корректировки.

Проверенные реквизиты в заявлении заверяются подписью сотрудника отдела кадров. Это исключает возможные разногласия в будущем.

Тщательная проверка банковских данных занимает время, но позволяет избежать ошибок. Ведь если деньги уйдут по неверным реквизитам, их может быть сложно вернуть.

Выплаты бывшим сотрудникам — важный аспект работы с персоналом. Хотя сотрудник больше не работает в компании, важно завершить все финансовые вопросы четко и вовремя. Вот несколько советов, как эффективно проводить выплаты уволенным сотрудникам.

Подготовить приказ о выплате

Первый шаг — подготовить приказ о выплате компенсаций и окончательного расчета уволенному сотруднику. В приказе нужно четко прописать все полагающиеся выплаты: зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие и другие выплаты в соответствии с трудовым договором. Приказ должен быть подписан руководителем и передан в бухгалтерию.

Рассчитать все выплаты

Бухгалтерия должна тщательно рассчитать суммы выплат на основании трудового договора и данных по отработанному времени и отпускам. Нужно учесть налог на доходы физических лиц и другие удержания. Расчет должен быть прозрачным и соответствовать трудовому законодательству.

Получить расписки об окончательном расчете

При выплате окончательного расчета сотрудник должен подписать расписку, что не имеет больше претензий к компании. Это важный юридический документ. Если сотрудник отказывается подписывать, нужно зафиксировать отказ документально.

Перечислить выплаты в срок

Согласно ТК РФ, окончательный расчет должен быть выплачен в день увольнения. Если сотрудник в день увольнения не работал, то выплата производится не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Важно четко придерживаться сроков.

Информировать сотрудника

Уволенного сотрудника нужно проинформировать о дате и способе перечисления причитающихся сумм. Лучше отправить уведомление по электронной почте и смс для фиксации. Нужно убедиться, что сотрудник получил информацию.

Таким образом, четко следуя процедуре и соблюдая сроки, можно быстро и корректно провести окончательные выплаты уволенному сотруднику. Это позволит избежать конфликтов и претензий со стороны бывших работников.

Отразить выплату в учете

После проведения выплат бывшему сотруднику важно правильно отразить их в бухгалтерском и налоговом учете организации. Для этого нужно:

Вести аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разрезе каждого сотрудника.
Отразить в учете начисление заработной платы, отпускных, премий и других выплат сотруднику за фактически отработанное время.
Начислить НДФЛ и взносы в фонды по всем видам выплат.
Отразить удержание НДФЛ и взносов из суммы выплат в пользу бюджета и фондов.
Сделать проводки по перечислению сумм выплат на счет сотрудника и удержанных налогов.
Отразить расходы работодателя на выплаты в бухучете по дебету счетов учета расходов.

Также необходимо отразить следующие операции:

Начисление резерва на оплату отпусков.
Списание неиспользованного резерва на отпуска.
Начисление страховых взносов на выплату выходного пособия.
Начисление резерва по неиспользованным льготам и компенсациям уволенного работника.

Все проводки должны быть подтверждены первичными документами: расчетно-платежными ведомостями, платежными поручениями, приказами.

Правильное документальное оформление и отражение выплат бывшим сотрудникам в учете — важная часть процедуры, позволяющая избежать ошибок и претензий контролирующих органов.

Перечислить деньги на счет бывшего сотрудника

После проведения всех расчетов и отражения выплат в учете нужно перечислить причитающиеся суммы на банковский счет бывшего сотрудника.

Для этого необходимо:

Уточнить у сотрудника актуальные реквизиты счета, желательно в письменной форме.
Подготовить платежное поручение на перечисление суммы окончательного расчета и других выплат.
Передать платежное поручение в банк для исполнения в установленный срок.
Проконтролировать поступление средств на счет сотрудника в указанные сроки.
Отправить уведомление сотруднику о перечислении средств по электронной почте и СМС.

Следует учитывать, что банк может взимать комиссию за перечисление, поэтому в платежном поручении нужно указать, что комиссия оплачивается за счет средств получателя.

Также важно соблюдать сроки перечисления в соответствии с ТК РФ — не позднее следующего дня после подачи заявления об увольнении либо последнего дня работы.

При выдаче денег через кассу требуется взять расписку уволенного работника в получении всех выплат. При безналичном расчете достаточно платежного поручения с отметкой банка.

Своевременное перечисление денег на счет бывшего сотрудника позволит избежать имущественных споров и дополнительных претензий с его стороны. Это завершающий, но очень важный этап процедуры расчета при увольнении.

Уведомить налоговую о выплате НДФЛ

При выплате бывшим сотрудникам заработной платы, премий, отпускных и других вознаграждений компания обязана удержать НДФЛ.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов, нужно своевременно и в полном объеме перечислить удержанный налог в бюджет.

Для этого необходимо:

Рассчитать сумму НДФЛ отдельно для каждого сотрудника.
Сформировать и отправить в налоговую инспекцию сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ в установленный срок.
Подготовить платежное поручение на перечисление всей суммы налога в бюджет.
Перечислить НДФЛ в течение одного банковского дня с момента выплаты дохода сотруднику.

Также следует проверить правильность заполнения расчетного листка по форме 2-НДФЛ, который выдается каждому сотруднику. В нем должны быть указаны все виды доходов и удержанный налог.

Своевременная сдача отчетности в налоговую и уплата НДФЛ позволит избежать штрафов и нареканий в ходе камеральных проверок деятельности организации.

Получить расписку от сотрудника о выплате

После выплаты всех причитающихся сумм увольняемому сотруднику важно получить от него расписку об окончательном расчете. Это необходимо для того, чтобы:

Подтвердить факт выплаты всех сумм в полном объеме.
Исключить возможные претензии со стороны сотрудника в будущем.
Документально оформить процедуру расчета при увольнении.

Расписка должна содержать:

ФИО, должность и подпись сотрудника.
Дату составления расписки.
Сумму полученных при увольнении выплат.
Подтверждение, что сотрудник больше не имеет претензий.

Если сотрудник отказывается подписывать расписку, следует составить акт об отказе от подписи в присутствии незаинтересованных лиц.

Подписанная сотрудником расписка хранится в бухгалтерии вместе с остальными документами по расчету. Это избавит организацию от риска дополнительных претензий со стороны уволенного работника.

Сдать расчет по НДФЛ в налоговую

После выплаты доходов и удержания НДФЛ с бывших сотрудников, компания обязана сдать расчет по налогу в налоговые органы.

Для этого необходимо:

Сформировать сведения о доходах физлиц и удержанных суммах НДФЛ по каждому сотруднику за период с начала года.
Заполнить форму 2-НДФЛ и сведения в программе для сдачи отчетности.
Проверить правильность указанных данных, в том числе ИНН и СНИЛС сотрудников.
Подписать форму электронной подписью и отправить отчетность по телекоммуникационным каналам связи.
Получить квитанцию об отправке и принятии 2-НДФЛ налоговым органом.

2-НДФЛ нужно сдать не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. За нарушение сроков предусмотрен штраф.

Кроме того, с 1 января 2021 года отчетность по НДФЛ сдается только в электронном виде. На бумажных носителях форму 2-НДФЛ сдавать больше не нужно.

Своевременная отчетность в налоговую минимизирует риски доначисления налогов и штрафов для организации. Это важная часть процедуры расчета с сотрудниками.

Внести запись в трудовую книжку

После увольнения сотрудника необходимо сделать соответствующую запись в его трудовой книжке. Это обязанность работодателя, закрепленная Трудовым кодексом РФ.

Чтобы правильно оформить трудовую книжку, нужно:

Внести дату и основание увольнения (номер и дата приказа).
Указать должность, профессию или специальность сотрудника.
Отметить время фактической работы в организации.
Поставить печать и подпись ответственного лица.

Запись должна быть внесена в день увольнения сотрудника либо на следующий день. Если в день увольнения выдать книжку невозможно, она выдается не позднее трех рабочих дней.

Также по письменному заявлению сотрудника ему выдается заверенная копия приказа об увольнении и выписка из трудовой книжки.

Правильное оформление трудовой книжки — важная процедура при увольнении. Это позволяет избежать разногласий и обеспечить сотруднику социальные гарантии.

Закрыть лицевой счет в бухучете

После окончательного расчета с уволенным сотрудником необходимо закрыть его лицевой счет в бухгалтерском учете организации. Это важный завершающий этап расчетов.

Для закрытия лицевого счета нужно:

Проверить отсутствие задолженности сотрудника перед организацией.
Убедиться в полном погашении задолженности организации перед сотрудником.
Внести запись о закрытии лицевого счета в регистры бухучета.
Передать личное дело сотрудника в архив организации.

Закрытый лицевой счет не подлежит восстановлению. Если сотрудник впоследствии вновь принимается на работу в организацию, ему открывается новый лицевой счет.

Закрытие лицевых счетов уволенных сотрудников позволяет оптимизировать ведение бухучета и избежать ошибок. Это важный этап в работе с кадрами и бухгалтерском учете организации.

Исключить из штатного расписания

Последним шагом в процедуре увольнения сотрудника является его исключение из штатного расписания организации.

Для этого необходимо:

Подготовить проект приказа об изменении штатного расписания.
Указать в приказе должность, с которой сотрудник увольняется.
Убедиться, что должность не является обязательной для включения в штатное расписание.
Издать и довести до сведения приказ об изменении штатного расписания.
Внести изменения в реестр должностей и штатную расстановку организации.

Должность может быть сохранена в штатном расписании до приема нового сотрудника на это место. Но уволенный работник должен быть исключен.

Актуальное штатное расписание позволяет эффективно планировать расходы на оплату труда и оптимизировать численность персонала. Поэтому своевременное внесение изменений очень важно.

Так завершается весь процесс расчета с увольняемым сотрудником в соответствии с требованиями ТК РФ и кадрового делопроизводства.

Внести запись в приказ об увольнении

Последним документальным этапом увольнения сотрудника является оформление записи в приказе о его увольнении.

Чтобы правильно сделать запись, нужно:

Указать номер и дату приказа об увольнении сотрудника.
Вписать формулировку: «Приказ от [дата] No[номер] считать исполненным. [ФИО сотрудника] с [дата увольнения] уволен с должности [наименование должности]».
Поставить подпись ответственного лица и печать организации.
Сделать запись в тот же день, когда был уволен сотрудник.

Запись об исполнении приказа подтверждает фактическое увольнение сотрудника с занимаемой должности.

Также на основании записи кадровая служба прекращает ведение личного дела уволенного сотрудника и передает его в архив.

Правильное оформление записи об исполнении приказа об увольнении — обязательное требование кадрового делопроизводства.

Архивировать документы по выплате

После завершения всех расчетов и выплат уволенному сотруднику необходимо правильно организовать архивное хранение документов.

Для архивирования документов по выплатам уволенным нужно:

Собрать все документы в отдельную папку (приказы, расчетные листки, платежки, расписки и т.д.).
Систематизировать документы в хронологическом порядке.
Сделать опись всех документов в папке.
Указать срок хранения согласно номенклатуре дел.
Передать папку в архив организации.

Срок хранения документов по расчетам с персоналом составляет 50-75 лет. Документы должны храниться в отдельной папке каждого уволенного сотрудника.

Правильное архивирование позволит быстро найти нужный документ по выплатам и избежать нарушений сроков хранения.

Таким образом завершается полный цикл расчетов с уволенным сотрудником — от подготовки приказа до архивирования всех документов.