Как составить чек-лист образцового протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному документу

Подготовить повестку дня заседания правления ТСЖ

Уважаемые читатели, сегодня мы поговорим о том, как правильно подготовить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году. Этот документ играет ключевую роль в работе любого товарищества, поэтому к его составлению нужно подойти со всей ответственностью.

Итак, давайте последовательно разберем, какие пункты должен содержать идеальный протокол заседания правления ТСЖ.

  1. Во-первых, необходимо заранее подготовить повестку дня предстоящего заседания. Это как раз то, с чего всё начинается. Повестка формируется председателем правления на основе поступивших предложений и с учетом необходимости решения текущих вопросов.
  2. Далее в протоколе указывают дату, точное время и место проведения заседания правления ТСЖ. Это важно для понимания легитимности принятых решений.
  3. Затем необходимо перечислить всех членов правления ТСЖ, присутствующих на данном заседании. Это нужно для подтверждения кворума.
  4. Следующий пункт — указание отсутствующих членов правления и причин их отсутствия. Например, по уважительной причине: болезнь, командировка и т.п.
  5. После чего в протокол вносят запись о наличии кворума для проведения данного заседания и принятия решений. Это очень важный момент.
  6. Далее описывают утвержденный порядок голосования — открытое, тайное или иной вариант. Это необходимо для понимания легитимности самих решений.

Ну и так далее… Думаю, вы уловили суть того, как правильно составить чек-лист идеального протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году. Я постарался максимально детализировать каждый пункт и объяснить его важность. Надеюсь, эта информация окажется полезной и поможет вам подготовить образцовый документ для вашего товарищества!

Указать дату, время и место проведения заседания

Как составить чек-лист образцового протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному документу

Продолжим разбирать пошагово, как правильно составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году. После того, как мы подготовили повестку дня, следующий важный момент — указать дату, точное время и место проведения самого заседания правления.

Эти сведения играют большую роль, ведь они подтверждают легитимность принимаемых решений. Представьте, в протоколе указана одна дата заседания, а на самом деле оно проходило в другой день — это может поставить под сомнение все, о чем договорились члены правления.

Поэтому в протоколе обязательно нужно указать:

  • Дату проведения заседания — число, месяц, год.
  • Время начала и окончания заседания. Лучше указывать в формате ЧЧ:ММ, это позволит избежать разночтений.
  • Место проведения заседания — адрес, номер кабинета, название здания и т.д. Иногда заседания проходят вне офиса ТСЖ, поэтому такая детализация необходима.

В идеале, в протоколе можно еще прописать, кем было инициировано данное заседание правления ТСЖ — председателем, ревизором или другими членами правления.

Таким образом, указание даты, точного времени и места проведения — это обязательные реквизиты протокола заседания, которые придают ему юридическую силу и значимость. Не стоит пренебрегать этим пунктом!

В следующих частях мы продолжим разбирать, какие еще сведения должен содержать протокол заседания правления ТСЖ, чтобы он был максимально правильным и полным. Следите за обновлениями!

Перечислить присутствующих членов правления ТСЖ

Как составить чек-лист образцового протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному документу

Мы уже определились с повесткой дня заседания правления ТСЖ и указали дату, время и место его проведения. Теперь нужно перейти к следующему важному пункту протокола — перечислению присутствующих членов правления.

Это необходимо для того, чтобы зафиксировать кворум. Ведь для того, чтобы заседание было правомочным принимать решения, на нем должно присутствовать не менее половины членов правления от общего числа.

Поэтому в протоколе нужно перечислить всех членов правления ТСЖ, которые участвуют в данном заседании. Это делается для удобства пофамильно, например:

  1. Иванов Иван Иванович
  2. Петров Петр Петрович
  3. Сидоров Сидор Сидорович

Если в правлении ТСЖ есть председатель и его заместитель, то их имена можно указать отдельно, например:

  1. Председатель правления — Иванов Иван Иванович
  2. Зам. председателя правления — Петров Петр Петрович

Перечисление присутствующих членов правления лучше оформлять в виде нумерованного списка — так эта информация будет структурирована и легко восприниматься при прочтении протокола.

Если в ходе заседания кто-то из членов правления покинул собрание или, наоборот, присоединился, об этом также нужно будет сделать запись в протоколе. Это важно, чтобы отразить реальный кворум при голосовании.

Итак, перечисление присутствующих — обязательный пункт для фиксации кворума и правомочности заседания правления ТСЖ. Уделим этому должное внимание!

Отметить отсутствующих членов правления и причины отсутствия

Мы перечислили всех присутствующих на заседании членов правления ТСЖ. Теперь необходимо указать тех, кто по каким-то причинам отсутствует на данном заседании.

Это нужно для того, чтобы понимать, почему кто-то из членов правления не смог принять участие в собрании. Ведь отсутствие может быть как по уважительным причинам (болезнь, отпуск, командировка), так и по неуважительным.

Поэтому в протоколе заседания правления ТСЖ следует перечислить всех отсутствующих членов правления и указать конкретную причину отсутствия каждого. Например:

  1. Смирнов С.С. — отсутствует по причине болезни (представлен лист нетрудоспособности);
  2. Иванов И.И. — находится в отпуске с 01.01.2023 по 31.01.2023;
  3. Петров П.П. — отсутствует по неизвестной причине.

Если причина отсутствия неизвестна, то и это нужно зафиксировать. Главное — четко прописать всех отсутствующих членов правления, чтобы было понятно, кто не смог принять участие в заседании.

Это важно и для кворума — чтобы видеть реальное количество членов правления, участвующих в голосовании. А также для того, чтобы при необходимости иметь возможность задокументировать уважительность или неуважительность отсутствия того или иного лица.

Так что этот пункт протокола тоже требует максимально точного и подробного заполнения.

Указать, что кворум для проведения заседания имеется

Как составить чек-лист образцового протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному документу

После того как мы перечислили всех присутствующих и отсутствующих членов правления ТСЖ, необходимо указать в протоколе, что кворум для данного заседания имеется.

Это очень важный момент. Ведь решения правления являются правомочными только в том случае, если на заседании присутствует более 50% членов правления от общего числа.

Поэтому после перечисления присутствующих в протоколе нужно записать фразу:

И указать соответствующее количество присутствующих и общее число членов правления согласно Уставу ТСЖ.

Это позволит избежать любых сомнений в правомочности принимаемых правлением решений. Ведь в случае спорной ситуации эта запись в протоколе будет подтверждением того, что кворум был соблюден, а заседание проведено легитимно.

Конечно, если кворума нет, то и решения принимать нельзя. Но в идеальном протоколе заседания правления ТСЖ мы всегда фиксируем, что необходимый кворум для работы и голосования имеется.

Это позволяет сразу придать юридическую силу всему протоколу заседания.

Зафиксировать порядок голосования по вопросам повестки

Как составить чек-лист образцового протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному документу

Когда кворум для заседания правления ТСЖ подтвержден, нужно определить порядок голосования по вопросам повестки дня. Это тоже обязательно отражается в протоколе.

Порядок голосования может быть:

  • Открытым (поднятием рук);
  • Тайным (с использованием бюллетеней);
  • Поименным;
  • Или комбинированным (например, по некоторым вопросам — открытое, по некоторым — тайное голосование).

Данный порядок определяется непосредственно в начале заседания и утверждается решением правления ТСЖ.

Поэтому в протоколе должна быть сделана запись, отражающая, как именно будет проходить голосование на данном заседании. Например:

Это важный момент, потому что позволяет избежать разночтений при определении результатов голосования по тем или иным вопросам. А также фиксирует легитимность самой процедуры голосования.

Так что обязательно нужно указать в протоколе, какой порядок голосования используется на данном заседании правления ТСЖ.

По каждому вопросу повестки указать: содержание вопроса, выступающих, предлагаемые решения, итоги голосования, принятое решение

Теперь переходим к самому главному разделу протокола заседания правления ТСЖ — рассмотрению вопросов повестки дня.

По каждому вопросу повестки в протоколе должны быть зафиксированы:

  1. Содержание вопроса;
  2. ФИО и должности выступающих по данному вопросу;
  3. Основные положения выступлений и предлагаемые решения;
  4. Итоги голосования по вопросу (количество голосов «за», «против», «воздержался»);
  5. Принятое по итогам голосования решение.

Это позволяет зафиксировать суть обсуждения и принятого решения. Например:

Таким образом, по каждому вопросу повестки подробно фиксируется вся процедура его рассмотрения и принятия решения. Это самая важная часть, позволяющая зафиксировать работу правления ТСЖ.

Приложить к протоколу тексты докладов и выступлений

Для полноты отражения работы правления ТСЖ на заседании к протоколу необходимо приложить тексты докладов и выступлений по рассматриваемым вопросам.

Это позволит зафиксировать подробную информацию и аргументацию, приводимую выступающими. В самом протоколе часто невозможно отразить выступления целиком, поэтому тексты прилагаются в качестве отдельных документов.

К протоколу можно приложить:

  • Тексты письменных докладов выступающих;
  • Распечатки и презентации к устным выступлениям;
  • Фотографии, видео- и аудиозаписи выступлений (если есть);
  • Раздаточные материалы.

Все эти материалы предоставляют дополнительную важную информацию по теме обсуждения. Приложенные документы подписываются председателем и секретарем заседания.

Также в тексте протокола делается отметка о наличии приложений. Например: «Прилагаются тексты выступлений: Иванова И.И. на 3 листах, Петрова П.П. на 2 листах».

Таким образом, приложения расширяют информационную ценность протокола заседания правления ТСЖ.

Перечислить решения, принятые на заседании правления ТСЖ

Как составить чек-лист образцового протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному документу

После рассмотрения и голосования по всем вопросам повестки дня, в протоколе заседания правления ТСЖ необходимо четко перечислить все принятые решения.

Это позволит получить сводную информацию о результатах работы правления на данном заседании. Решения лучше перечислять по пунктам с указанием по какому именно вопросу они приняты. Например:

  1. По вопросу «О ремонте подъезда No1» решили провести весной 2023 г. косметический ремонт подъезда No1.
  2. По вопросу «Об оплате коммунальных услуг» решили заключить прямые договоры с ресурсоснабжающими организациями.

Такое сводное перечисление решений даст возможность быстро увидеть самые важные итоги заседания правления ТСЖ, не просматривая весь протокол.

Кроме того, на основании этих решений в дальнейшем составляются планы работ и поручения для ответственных лиц. Поэтому данный раздел протокола имеет большое значение.

Вся информация в протоколе заседания правления ТСЖ должна излагаться четко и не допускать двояких толкований. Особенно это касается формулировок принятых решений.

Указать сроки исполнения решений и ответственных лиц

Как составить чек-лист образцового протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному документу

Чтобы принятые правлением ТСЖ решения не остались только на бумаге, в протоколе нужно четко прописать сроки их исполнения и ответственных за это лиц.

По каждому решению должны быть указаны:

  • Конкретная календарная дата или период времени, в который решение должно быть исполнено.
  • Должность и ФИО конкретного лица, ответственного за исполнение данного решения.

Например:

  1. Решение о ремонте подъезда No1 исполнить до 01.05.2023 г. Ответственный — заместитель председателя правления Иванов И.И.
  2. Решение о заключении прямых договоров с ресурсоснабжающими организациями исполнить до 01.03.2023 г. Ответственный — член правления Петров П.П.

Это нужно для повышения исполнительской дисциплины и контроля за реализацией решений правления. Когда у каждого решения есть конкретный срок и ответственный, значительно возрастают шансы, что оно будет выполнено вовремя.

Таким образом, данный раздел протокола играет важную роль для эффективной работы правления ТСЖ по управлению многоквартирным домом.

Отметить время окончания заседания правления ТСЖ

После того как в протоколе зафиксированы все основные решения заседания правления ТСЖ, необходимо указать точное время его окончания.

Это важно по нескольким причинам:

  1. Подтверждает, что все вопросы повестки дня были рассмотрены;
  2. Позволяет оценить общую продолжительность заседания;
  3. Фиксирует момент, после которого решения уже не могут приниматься в рамках данного заседания.

Рекомендуется указывать время окончания заседания правления ТСЖ в том же часовом формате, который использовался при указании времени его начала. Например:

Если в ходе заседания делался перерыв, то отдельно фиксируется время начала и окончания перерыва. А время окончания заседания указывается уже с учетом этого перерыва.

Таким образом фиксация точного времени завершения заседания правления — обязательный реквизит протокола. Это позволяет избежать путаницы и разночтений относительно продолжительности и результатов заседания.

Указать, кто будет подписывать протокол заседания правления ТСЖ

Как составить чек-лист образцового протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному документу

Подписание протокола — важнейший этап, придающий ему юридическую силу. Поэтому в тексте протокола заседания правления ТСЖ нужно четко прописать, кто именно будет его подписывать.

Согласно типовой форме протокола, его должны подписывать:

  • Председатель правления ТСЖ;
  • Секретарь заседания.

При этом секретарем может быть как член правления ТСЖ, так и специально назначенное для ведения протокола лицо. Главное, чтобы это было заранее оговорено.

Таким образом, в протоколе делается запись:

Или:

Подписи данных лиц придают протоколу юридическую силу и удостоверяют правомерность принятых на заседании решений.

Поэтому указание того, кто будет подписывать протокол — обязательная часть этого документа.

Председатель и секретарь заседания должны подписать протокол.

Составление чек-листа идеального протокола заседания правления ТСЖ — задача непростая, но выполнимая. Главное при этом — учесть все требования законодательства и устава ТСЖ, включить в документ всю необходимую информацию.

Во-первых, необходимо указать в протоколе полное название документа с упоминанием того, что это протокол заседания правления ТСЖ. Затем следует указать номер протокола, дату и место проведения заседания. Это позволит в дальнейшем легко идентифицировать каждый протокол.

Далее в протоколе нужно перечислить всех присутствующих на заседании членов правления ТСЖ. Желательно также указать, кто председательствовал на заседании, а кто выполнял функции секретаря и вел протокол. Это важно для определения кворума и легитимности принятых решений.

Следующим пунктом идет повестка дня — перечень всех вопросов, которые планируется рассмотреть на данном заседании правления ТСЖ. Повестку дня также необходимо оформить максимально подробно.

Далее в протоколе должно быть отражено обсуждение каждого из вопросов повестки дня и принятые по ним решения. По каждому вопросу нужно делать отдельный раздел протокола. Там подробно описывается суть обсуждаемого вопроса, выступления членов правления по нему, предлагаемые варианты решения. И в конце этого раздела указывается итоговое решение, принятое по данному вопросу повестки дня.

Очень важно при оформлении протокола максимально подробно и точно, без искажений, отразить позиции всех выступающих. Это позволит избежать разногласий и споров о том, какие именно решения были приняты на заседании.

После рассмотрения всех вопросов повестки в протоколе нужно сделать раздел с итоговыми решениями по всем обсуждаемым вопросам. Это позволит получить всю информацию о результатах заседания в одном месте.

В конце протокола обязательно должны стоять подписи председателя и секретаря заседания. Без подписей протокол не будет иметь юридической силы. Также можно предусмотреть место для подписей всех членов правления ТСЖ, присутствовавших на заседании.

Помимо собственно текста протокола, рекомендуется составить приложения с материалами, которые обсуждались в ходе заседания — планы, сметы, отчеты и пр. Это позволит сделать протокол максимально информативным.

Вот основные пункты, на которые стоит обратить внимание при составлении чек-листа идеального протокола заседания правления ТСЖ. Следуя этим рекомендациям и требованиям законодательства, можно подготовить по-настоящему качественный, исчерпывающий протокол. А значит, все решения правления будут зафиксированы максимально точно и не дадут почвы для разногласий в будущем. Корректно составленный протокол — это залог успешной работы правления и всего ТСЖ.

Пронумеровать страницы протокола заседания правления ТСЖ.

Составление идеального протокола заседания правления ТСЖ — ответственная задача, требующая внимания к деталям.

Во-первых, это указание типа документа — протокол заседания правления ТСЖ. Важно указать полное название ТСЖ. Также необходимо присвоить протоколу порядковый номер и указать дату проведения заседания. Это позволит вести четкую нумерацию всех протоколов.

Далее следует перечислить список членов правления ТСЖ, присутствующих на данном заседании. Желательно сделать пометку, кто выполнял роль председателя, а кто секретаря заседания. Это важно для определения кворума.

Затем необходимо привести утвержденную повестку дня — список всех вопросов, которые подлежат рассмотрению. Повестка фиксирует, какие именно темы обсуждались на заседании.

Далее по каждому пункту повестки подробно описывается ход обсуждения: суть рассматриваемого вопроса, основные выступления членов правления, предложения и замечания. В конце каждого раздела нужно зафиксировать принятое решение.

Особо важно максимально точно отразить позиции всех выступавших по каждому обсуждаемому вопросу. Это позволит избежать разночтений.

После рассмотрения всех пунктов повестки необходим раздел с итоговыми решениями по всем вопросам. Это облегчит поиск результатов заседания.

Обязательным требованием является сквозная нумерация страниц протокола. Это исключит возможность подмены или изъятия отдельных страниц.

В конце протокола ставят подписи председатель и секретарь заседания, заверяя тем самым достоверность изложенной информации. Также возможно предусмотреть место для подписания всеми членами правления ТСЖ.

К протоколу могут прилагаться различные материалы — планы, отчеты, сметы. Это сделает протокол более информативным.

Таким образом, идеальный протокол заседания правления ТСЖ должен содержать исчерпывающую информацию по всем рассмотренным вопросам, быть максимально точным и объективным, а также соответствовать всем требованиям законодательства. Следуя этим рекомендациям, можно подготовить по-настоящему качественный протокол.

Корректно составленный протокол — залог эффективной работы правления ТСЖ. Он позволяет избежать разночтений и споров о принятых решениях. Поэтому стоит уделить особое внимание всем деталям при подготовке протокола, чтобы сделать его идеальным.

Как составить чек-лист образцового протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году?: 15 шагов к идеальному документу

Протокол заседания правления ТСЖ является одним из важнейших документов в работе товарищества. От того, насколько правильно он будет составлен, зависит законность принимаемых правлением ТСЖ решений.

Во-первых, протокол должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • номер протокола;
  • дата проведения заседания;
  • место проведения;
  • фамилии присутствующих на заседании членов правления и приглашенных;
  • повестка дня;
  • основные положения выступлений и принятые решения по каждому вопросу;
  • результаты голосования;
  • подписи председателя и секретаря заседания.

Во-вторых, протокол должен вестись от третьего лица и содержать максимально подробное изложение всего происходящего на заседании. Рекомендуется записывать основные тезисы выступлений членов правления, а также задаваемые ими вопросы.

В-третьих, все решения, принятые на заседании правления ТСЖ, должны быть сформулированы предельно четко. Рекомендуется принятые решения выделять жирным шрифтом или подчеркиванием.

В-четвертых, к протоколу нужно обязательно приложить список присутствующих с их подписями. Это позволит избежать споров о том, кто на самом деле принимал участие в заседании.

В-пятых, протокол должен быть подписан председателем и секретарем заседания правления ТСЖ. Подписи заверяются печатью товарищества. Оригинал протокола должен храниться в делах ТСЖ.

Следуя этим простым рекомендациям, можно составить образцовый протокол заседания правления ТСЖ, который будет полностью соответствовать требованиям законодательства. Аккуратное ведение протоколов позволит избежать многих проблем в работе товарищества и сэкономит время при решении спорных ситуаций.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *