Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

Определить оптимальное количество сотрудников, которые могут находиться в отпуске одновременно, чтобы не нарушать рабочий процесс.

При составлении графика отпусков на 2023 год важно учитывать новые правила и делать его максимально комфортным для сотрудников. Для этого необходимо в первую очередь определить оптимальное количество людей, которые могут одновременно находиться в отпусках, не нарушая рабочий процесс.

Это можно сделать, проанализировав загруженность отделов в разные периоды года и планируемые объемы работ. Необходимо посчитать, сколько минимально сотрудников должны оставаться на рабочих местах, чтобы все задачи выполнялись в срок.

Например, если в отделе 10 человек, а минимальная потребность — 6 специалистов, то одновременно в отпуск могут уйти не более 4 сотрудников. При этом важно предусмотреть резерв кадров из других отделов на случай непредвиденных ситуаций, чтобы исключить срывы по выполнению обязательств перед клиентами.

Также при определении числа одновременно отсутствующих сотрудников следует учесть сезонность работы компании, пиковые периоды, во время которых отпуска лучше сократить. Например, для торговых фирм таким временем являются предновогодние или предпраздничные дни.

Кроме того, в некоторых компаниях есть сменные графики работы. В таком случае при составлении графика отпусков важно учитывать численность каждой смены и обеспечить преемственность во избежание простоев.

Узнать пожелания сотрудников по срокам отпуска.

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

Чтобы сделать график отпусков на 2023 год максимально удобным для коллектива, важно учесть личные пожелания сотрудников по срокам их отдыха. Это позволит избежать конфликтов и недовольства.

Для начала необходимо провести опрос и выяснить предпочтения каждого сотрудника — в какое время года он хотел бы выйти в отпуск, есть ли у него какие-то значимые даты, которые хотелось бы провести с семьей. Некоторые планируют поездки и покупку туров заранее, поэтому должны знать точную дату отдыха.

Желательно проводить такой опрос ежегодно, ведь пожелания могут меняться. Например, если в прошлом году сотрудник отдыхал летом, то в следующем он может захотеть зимний отпуск. Или у кого-то поменялись семейные обстоятельства, появились дети школьного возраста, и теперь их родители предпочитают выходить в отпуск во время школьных каникул.

Собранные данные следует обобщить в сводную таблицу по месяцам, чтобы видеть общую картину пожеланий в разрезе отделов и должностей. Это поможет более равномерно распределить отпуска по периодам года, избежав летнего или зимнего наплыва.

Учесть наличие сотрудников с детьми школьного возраста и дать им отпуск в период школьных каникул.

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

При составлении графика отпусков на 2023 год важно учитывать интересы сотрудников, имеющих детей школьного возраста. Таким работникам следует предоставить возможность отдыхать вместе с детьми во время школьных каникул.

Это позволит им сэкономить на стоимости детских лагерей и туристических поездок в высокий сезон. Кроме того, совместный семейный отдых очень важен для воспитания и укрепления отношений между родителями и детьми.

Поэтому при составлении графика отпусков рекомендуется в первую очередь уточнить у всех сотрудников, имеют ли они детей школьного возраста. Если да — выяснить периоды школьных каникул в следующем году.

Затем следует по возможности предоставить отпуск родителям школьников в подходящие для них даты. Например, весенние каникулы обычно приходятся на март, летние — на июнь-июль, осенние — на октябрь-ноябрь.

Если отпуск не получается предоставить точно в нужные даты, то постараться максимально приблизить их. Например, если каникулы в середине июня, а в июне уже запланированы отпуска других сотрудников, то родителям школьников можно предоставить отдых в начале лета.

Предусмотреть отпуск для сотрудников во время их юбилейных дат.

При планировании графика отпусков на следующий год важно помнить о юбилейных датах сотрудников и по возможности предоставлять им отдых в это время.

К юбилейным датам относятся:

— Дни рождения (особенно круглые — 30, 40, 50 лет).

— Годовщины свадьбы (обручения).

— Другие важные события в жизни человека.

Это позволит сотрудникам отметить свой праздник в кругу семьи и близких, съездить в путешествие, получить яркие эмоции и впечатления.

Конечно, учесть все юбилеи не всегда получается, ведь график отпусков зависит от многих факторов. Однако стоит приложить максимум усилий.

Например, если у сотрудника в следующем году 50-летний юбилей, а отпуск запланирован на другое время, можно предложить поменяться датами с коллегами или разделить отпуск на части, включив празднование.

Учет юбилейных дат — это не только проявление заботы о сотрудниках. Это еще и мощный стимул для повышения лояльности и мотивации персонала, чувства сопричастности общему делу.

Назначить отпуск с учетом стажа сотрудников в компании.

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

При составлении графика отпусков на следующий год рекомендуется учитывать стаж сотрудников в организации. Это позволит обеспечить более справедливое распределение дней отдыха.

Как правило, сотрудникам с большим опытом работы полагается большее количество дней отпуска. Например:

— до 5 лет стажа — 28 календарных дней;
— от 5 до 10 лет — 30 дней;
— свыше 10 лет — 35 дней.

Поэтому при составлении графика отпусков именно этим сотрудникам следует предоставлять наиболее длительный и удобный по времени отдых.

Например, если у сотрудника стаж более 10 лет, ему можно запланировать отпуск в 35 дней в летний период, когда есть возможность отправиться в отпуск всей семьей.

А сотрудникам со стажем 2-3 года, у которых меньше дней отпуска, целесообразно предоставить короткий отдых в менее популярное время, например, весной или осенью.

Такой подход будет справедливым стимулом для заслуженных кадров. А новичкам позволит быстрее адаптироваться и принести пользу компании в первое время работы.

Утвердить график отпусков заранее, чтобы сотрудники могли спланировать свой отдых.

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

Одним из важных моментов при составлении графика отпусков является его заблаговременное утверждение, желательно в конце предыдущего года или в начале следующего. Это необходимо для того, чтобы сотрудники могли спланировать и организовать свой отдых.

Когда люди знают точные даты отпуска заранее, у них появляется возможность:

— Забронировать жилье и туры на популярных направлениях, пока есть места и выгодные предложения.

— Подобрать период для отдыха, удобный всей семье.

— Спланировать и подготовиться к отпуску как материально, так и морально.

— Предупредить руководство о важных датах и спланировать работу.

— Не переживать и не отвлекаться на работе в ожидании отпуска.

Поэтому рекомендуется утверждать график минимум за 1-2 месяца. А при возможности даже за полгода, особенно если отпуск планируется в высокий сезон. Это позволит сотрудникам с уверенностью смотреть в будущее и ценить заботу компании.

Предусмотреть резерв сотрудников на замену отсутствующих коллег.

Чтобы график отпусков не нарушил рабочий процесс, важно заранее предусмотреть резерв сотрудников, которые смогут заменить коллег, ушедших в отпуск. Это позволит избежать ситуации, когда весь отдел или несколько важных специалистов окажутся в отпуске одновременно.

Для формирования резерва можно:

— Выявить сотрудников, готовых взять на себя дополнительную нагрузку за счет совмещения или замещения.

— Воспользоваться внутренним кадровым резервом — сотрудниками из других отделов с нужными компетенциями.

— Привлечь временных работников на период пиковой нагрузки.

— Перераспределить или отложить часть задач до выхода основных исполнителей.

— Провести обучение и стажировки, чтобы расширить взаимозаменяемость персонала.

Главное, чтобы на каждую вакансию имелась заранее составленная инструкция для замещающего сотрудника с четким указанием его задач и полномочий.

Разрешить обмениваться днями отпуска по взаимной договоренности сотрудников.

Одним из важных вопросов при составлении графика отпусков на 2023 год является возможность обмена днями отпуска между сотрудниками. Новые правила позволяют работникам меняться днями отпуска по взаимному согласию, что делает график более гибким и удобным для персонала.

Ранее такой обмен был возможен только при согласии работодателя. Теперь же инициатива полностью переходит к самим сотрудникам. Чтобы поменяться отпускными днями, работникам достаточно написать соответствующие заявления, в которых указать, на какие конкретно даты они хотят поменяться.

Преимущества нововведения

Такая свобода выбора отпускных дней имеет ряд преимуществ как для работников, так и для компании:

  • Сотрудники сами могут выбрать наиболее удобное для них время отдыха.
  • Появляется возможность подстроить отпуск под личные обстоятельства – поездку, ремонт и т.д.
  • Снижается напряженность в коллективе из-за распределения дней отпуска.
  • Повышается лояльность персонала, растет удовлетворенность условиями труда.

Компания также выигрывает от более гибкого графика. Например, появляется возможность избежать ситуации, когда весь отдел уходит в отпуск одновременно. Плановые работы и проекты смогут выполняться без срывов.

Как правильно организовать обмен отпускными днями

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

Чтобы воспользоваться новыми правилами обмена отпусками максимально эффективно, рекомендуется придерживаться следующих советов:

  1. Заранее оповестить сотрудников о возможности обмена днями отпуска. Донести информацию как на собраниях, так и через корпоративные ресурсы.
  2. Установить четкие сроки для подачи заявлений на обмен отпускными днями, например, не позднее чем за 2 недели.
  3. Определить максимальное количество дней, которыми можно обмениваться. Это позволит избежать злоупотреблений.
  4. Предусмотреть варианты решения конфликтных ситуаций, например, если за одни и те же дни подано несколько заявок.
  5. Составить итоговый вариант графика отпусков с учетом обменов и донести информацию до всех сотрудников.

Соблюдение этих несложных рекомендаций позволит максимально эффективно использовать новые возможности гибкого графика отпусков в 2023 году. А сотрудники смогут полностью реализовать свое право на обмен отпускными днями.

Предусмотреть отзыв сотрудников из отпуска только в исключительных случаях.

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

При составлении графика отпусков на 2023 год стоит учитывать новые требования о минимизации отзыва работников из запланированных отпусков. Теперь это возможно лишь в экстренных ситуациях.

Ранее компании нередко прибегали к отзыву персонала из отпусков при возникновении незапланированных задач. Однако такая практика негативно сказывалась на моральном климате в коллективе.

Нововведения 2023 года ограничивают подобные отзывы исключительными обстоятельствами, когда без конкретного сотрудника решить проблему невозможно. Это могут быть форс-мажоры вроде аварий или срыва важных проектов.

Как избежать отзывов из отпуска

Чтобы свести к минимуму вероятность отзыва сотрудников из запланированных отпусков, рекомендуется:

  • Тщательно анализировать потребности и ресурсы компании при составлении графика.
  • Предусматривать резерв кадров на критичных участках работ.
  • Вводить в штат временных сотрудников на период пиковой нагрузки.
  • Кросс-обучать персонал, чтобы сотрудники могли заменять друг друга.
  • Оптимизировать бизнес-процессы компании.

Такие меры позволят избежать критичных ситуаций, требующих срочного отзыва работников из отпусков. Если же форс-мажор все же возникнет, то необходимо:

  1. Тщательно взвесить, требуется ли именно данный сотрудник или есть замена.
  2. Если обойтись без отзыва нельзя, получить письменное согласие работника вернуться.
  3. Оплатить вынужденный отзыв из отпуска в двойном размере.
  4. Предоставить работнику дополнительный отгул компенсирующий сорванный отдых.

Соблюдая эти простые рекомендации и минимизируя отзывы, можно сделать график отпусков максимально комфортным для персонала в 2023 году. И конструктивно разрешать возникающие трудности, не нарушая права сотрудников.

Установить предельное количество неиспользованных дней отпуска, переносимых на следующий год.

Составление графика отпусков на 2023 год требует учета нововведений в трудовом законодательстве. В частности, с 2023 года вводится предельное количество неиспользованных дней отпуска, которые можно перенести на следующий год. Ранее таких ограничений не было, и работники могли накапливать неиспользованные дни отпуска сколько угодно.

Теперь закон устанавливает предел – не более 30 календарных дней в году можно переносить на будущее. Это касается как основного, так и дополнительных отпусков. Если у сотрудника останется больше 30 дней неиспользованного отпуска, работодатель обязан будет предоставить их до конца текущего года.

Поэтому при составлении графика отпусков на 2023 год необходимо учитывать количество дней отпуска у каждого сотрудника, перенесенных с прошлых лет. Если этот перенос превышает 30 дней, следует спланировать использование лишних дней в течение 2023 года.

Учитывать пожелания сотрудников

Хотя график отпусков утверждает работодатель, при его составлении важно максимально учитывать пожелания сотрудников. Это позволит сделать график максимально удобным для коллектива.

Рекомендуется заблаговременно собрать заявления от сотрудников о предпочитаемых датах отпуска на следующий год. Желательно указывать несколько вариантов на случай, если основные даты не получится учесть.

При совпадении пожеланий разных сотрудников целесообразно вести переговоры о поиске компромисса. Если договориться не удастся, приоритет можно отдавать сотрудникам:

  • с детьми школьного возраста;
  • имеющим путевки на лечение и отдых;
  • проработавшим больше лет в компании.

Разбивать отпуск на части

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

Согласно Трудовому кодексу, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Разбиение отпуска на части дает больше возможностей для учета пожеланий сотрудников при составлении графика. Например, кто-то хочет взять отпуск летом, а кто-то – зимой или осенью.

Кроме того, разбиение позволяет равномерно распределять отсутствия сотрудников в течение года, не допуская их скопления в один период. Это важно для обеспечения непрерывности рабочего процесса.

Таким образом, при составлении графика отпусков на 2023 год имеет смысл предлагать сотрудникам разбивать отпуск на части – это расширит возможности для учета их пожеланий.

Утвердить дополнительные дни отпуска за ненормированный рабочий день.

При составлении графика отпусков на 2023 год не забудьте об утверждении дополнительных дней отпуска для сотрудников с ненормированным рабочим днем. Это одно из нововведений трудового законодательства.

Если в вашей компании есть сотрудники, которым по условиям трудового договора полагается ненормированный рабочий день, им предоставляется ежегодный дополнительный отпуск. Его продолжительность определяется коллективным или трудовым договором и не может быть менее 3 дней.

Чтобы закрепить такой дополнительный отпуск за конкретными должностями, необходимо издать приказ или внести изменения в штатное расписание. Укажите в них должности с ненормированным рабочим днем и продолжительность дополнительного отпуска.

После этого данные дополнительные дни нужно учитывать при составлении графика отпусков на 2023 год. У соответствующих сотрудников получается увеличенная продолжительность отпуска за счет этих дней.

Предусмотреть резерв дней

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

При составлении графика отпусков всегда стоит закладывать некоторый резерв – несколько свободных дней в каждом месяце.

Это позволит оперативно реагировать, если кто-то заболеет или уйдет в отпуск по уходу за ребенком. Вы сможете быстро подыскать замену из числа оставшихся сотрудников.

Кроме того, резервные дни пригодятся, чтобы удовлетворить внезапные заявки на отгулы по семейным обстоятельствам или другой уважительной причине.

Оптимальный резерв – около 10% рабочих дней в месяц. Например, если по графику в июле 15 сотрудников должны работать, оставьте 1-2 резервных дня.

Учесть работников с правом на удлиненный отпуск

Некоторые категории работников имеют право на удлиненный ежегодный отпуск:

  • несовершеннолетние;
  • инвалиды;
  • родители детей-инвалидов;
  • совместители;
  • работники с вредными условиями труда.

Дополнительные дни отпуска установлены для них Трудовым кодексом. Обязательно учтите это при составлении графика, чтобы избежать нарушений трудового законодательства.

Также не забудьте про удлиненный отпуск для работников, занятых на Крайнем Севере и в приравненных районах. Он составляет 48 рабочих дней и более.

Учет всех особых категорий поможет сделать график максимально законным и удобным как для сотрудников, так и для работодателя.

Предусмотреть полный очередной отпуск для совместителей.

При планировании отпусков на 2023 год учтите, что теперь совместители имеют право на полноценный ежегодный оплачиваемый отпуск, а не на укороченный, как раньше.

Совместитель – это работник, который работает по второму трудовому договору у того же или другого работодателя. Ранее закон предусматривал для них сокращенную продолжительность отпуска пропорционально отработанному времени.

Теперь эта норма отменена. Вне зависимости от продолжительности рабочей недели и количества отработанного времени совместитель имеет право на полноценный минимум отпуска – 28 календарных дней.

Поэтому при составлении графика отпусков следует планировать для совместителей именно 28 дней. Нельзя уменьшать продолжительность из-за неполной рабочей недели или неотработанных месяцев.

Согласовать отпуска совместителей на обеих работах

Чтобы предоставить совместителю положенный отпуск, работодателю нужно согласовать даты с другим местом работы сотрудника.

Совместитель должен написать заявление с просьбой предоставить отпуск в конкретные дни. В заявлении указывается, что на этот период он также оформляет отпуск по другому месту работы.

После получения заявления работодатель связывается с другой организацией и согласовывает с ней даты. Это необходимо, чтобы совместитель мог полноценно отдохнуть.

Такая процедура может занять дополнительное время, поэтому желательно запланировать отпуска совместителей заблаговременно.

Установить очередность предоставления отпусков

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

Чтобы избежать споров при составлении графика отпусков, целесообразно заранее утвердить очередность их предоставления.

Это позволит обеспечить равные права как основных сотрудников, так и совместителей. Очередность можно установить, например, исходя из стажа работы в компании или по жребию.

При совпадении запрашиваемых дат отпуска приоритет можно отдать сотрудникам:

  • с детьми школьного возраста;
  • имеющим путевки на санаторно-курортное лечение;
  • в случае бракосочетания;
  • при других уважительных обстоятельствах.

Заранее утвержденная очередность позволит избежать конфликтов в коллективе и сделать график максимально социально ориентированным.

Учесть периодичность предоставления отпусков в удобное для сотрудников время.

При планировании графика отпусков на 2023 год постарайтесь максимально учесть пожелания сотрудников о периодичности их предоставления.

Согласно Трудовому кодексу, отпуск должен предоставляться ежегодно. Но конкретное время для ухода в отпуск каждый работник может определить по своему усмотрению.

Рекомендуется заблаговременно собрать заявления от сотрудников, в которых они укажут желаемые месяцы отпуска в 2023 году. Это позволит спланировать график в соответствии с их предпочтениями.

Учесть сезонность работ

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

При выборе времени отпусков необходимо ориентироваться на сезонность работ в компании. В периоды наибольшей загруженности число одновременно отсутствующих сотрудников должно быть минимальным.

Например, для туристических фирм пик нагрузки приходится на летние месяцы. В этот период желательно запланировать отпуска только для того персонала, который занят подготовкой к следующему сезону.

А вот осенние и зимние месяцы как раз подойдут для коллективных отпусков основной части сотрудников.

Предусмотреть возможность изменений

Хотя график отпусков утверждается работодателем заранее, в течение года могут возникнуть обстоятельства, требующие оперативной корректировки запланированных дат.

Например, кто-то может заболеть непосредственно перед отпуском или уйти в декретный отпуск. В таких ситуациях потребуется срочно менять утвержденные сроки.

Поэтому при составлении графика нужно закладывать определенный процент гибкости, чтобы иметь возможность реагировать на непредвиденные обстоятельства.

Такая мера позволит сделать планирование отпусков максимально удобным как для сотрудников, так и для работодателя.

Прикрепить утвержденный график отпусков в общедоступном месте.

После утверждения графика отпусков на 2023 год работодатель обязан довести его до сведения всех сотрудников.

Самый простой способ это сделать – разместить график в общедоступном для работников месте. Это может быть информационный стенд в офисе, корпоративный портал или общий чат.

Главное, чтобы у каждого сотрудника была возможность в любой момент посмотреть утвержденные даты отпусков всего коллектива.

Довести график до сведения каждого работника

Помимо размещения графика отпусков в общем доступе, рекомендуется довести его до сведения каждого сотрудника индивидуально.

Это можно сделать по электронной почте, корпоративной связи или лично под роспись. Такая мера позволит избежать ситуаций, когда кто-то «не заметил» график в общем доступе.

После ознакомления желательно собрать с каждого работника расписку об ознакомлении с графиком отпусков. Это поможет избежать разногласий в дальнейшем.

Своевременно вносить изменения в график

Утвержденный график отпусков не является догмой, его можно менять по согласованию с работниками.

Если по каким-то причинам потребуется изменить запланированные ранее даты отпуска, оперативно вносите корректировки в график.

Все изменения также нужно своевременно доводить до сведения коллектива путем размещения обновленной версии графика в общем доступе.

Такая гибкость в некоторых ситуациях просто необходима. Главное, чтобы все сотрудники всегда были в курсе актуального варианта графика отпусков.

Своевременно внести корректировки в график отпусков при необходимости.

Как составить график отпусков на 2023 год по новым правилам и сделать его максимально удобным для сотрудников

График отпусков на 2023 год – это живой документ, который при необходимости можно и нужно корректировать.

Несмотря на то, что график утверждается заранее, по ходу года могут возникнуть ситуации, требующие внесения изменений.

Например, кто-то увольняется, кто-то уходит в декрет, кто-то меняет свои планы. В таких случаях работодателю нужно оперативно реагировать и вносить изменения в график.

Согласовывать изменения с сотрудниками

Любые изменения графика отпусков должны вноситься по согласованию с работниками.

Если вы хотите перенести чьи-то запланированные даты отпуска, предварительно обсудите это с сотрудником. Возможно, ему будет неудобно или невыгодно менять утвержденные ранее сроки.

Согласование позволит избежать конфликтов и недовольства в коллективе. Люди с пониманием отнесутся к объективным причинам корректировки графика.

Своевременно информировать сотрудников

Все изменения графика отпусков должны своевременно доводиться до сведения коллектива.

Как только вы внесли корректировки, незамедлительно проинформируйте об этом всех сотрудников и разместите обновленный график в общем доступе.

Это необходимо, чтобы избежать путаницы и ситуаций, когда кто-то руководствуется устаревшей информацией.

Своевременное информирование о внесенных изменениях – залог понимания со стороны коллектива и порядка в учете отпусков.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *