Как составить новую форму графика отпусков на 2023 год: 15 неожиданных советов

Изучите новые требования к оформлению графика отпусков в 2023 году

С наступлением нового 2023 года вступают в силу обновленные правила по оформлению графика отпусков. Руководителям организаций и кадровикам придется пересмотреть привычную форму этого документа и привести ее в соответствие с актуальными требованиями законодательства.

Во-первых, теперь график отпусков должен оформляться строго по утвержденному образцу. Если раньше компании могли разрабатывать собственные бланки этого документа, то с 2023 года использование типовой формы становится обязательным. Основные реквизиты и порядок их заполнения прописаны в новых методических указаниях.

Во-вторых, появляются дополнительные графы, которые раньше не были обязательными. Например, теперь в графике отпусков нужно указывать стаж работы сотрудника в данной организации — это необходимо для расчета продолжительности отпуска. Также по новым правилам обязательно указывается дата согласования и подпись конкретного работника.

В-третьих, изменен порядок утверждения графика отпусков. Теперь этот документ должен утверждаться не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Это связано с тем, что график отпусков в обязательном порядке включается в коллективный договор, который требует согласования с профсоюзом.

Чтобы избежать ошибок при составлении новой формы графика отпусков на 2023 год, рекомендуем придерживаться следующих советов:

Внимательно изучите все требования к оформлению в методических рекомендациях.
Используйте типовую форму, а не старую самостоятельно разработанную.
Укажите все обязательные реквизиты: ФИО, должность, стаж работы в организации.
Согласуйте с сотрудниками даты отпусков заранее, не позднее октября.
Получите подписи работников в графе о согласовании отпуска.
Утвердите график отпусков до 15 декабря текущего года.

Помните, что нарушение новых требований к оформлению графика отпусков может привести к штрафам для организации. Поэтому ответственно подойдите к разработке этого документа на 2023 год. Успешного вам составления обновленной формы графика отпусков!

Согласуйте даты отпусков с руководством как можно раньше

Один из важнейших моментов при составлении графика отпусков — это своевременное согласование дат отдыха сотрудников с руководством. Чем раньше работники определятся с предпочтительными для них сроками и согласуют их с начальством, тем легче будет спланировать график таким образом, чтобы учесть пожелания всех и избежать накладок в рабочем процессе.

Рекомендуется начинать сбор заявлений на отпуск от сотрудников уже в сентябре-октябре предшествующего года. Это позволит заблаговременно согласовать все даты и уложиться в установленные законодательством сроки по утверждению графика отпусков.

Не стоит откладывать определение конкретных сроков отдыха до последнего момента. Иначе есть риск столкнуться с накоплением отпусков в пиковые периоды, что может привести к срыву рабочего процесса. Лучше заранее все обговорить с сотрудниками и руководством, чтобы график отпусков на следующий год был составлен максимально удобно для всех.

Учитывайте пожелания всех сотрудников при планировании

При планировании графика отпусков важно максимально учитывать пожелания сотрудников. Конечно, полностью удовлетворить претензии всех не всегда возможно, но постараться согласовать наиболее удобные для работников сроки необходимо.

Для этого рекомендуется провести предварительный опрос, выяснить предпочтительное время отпуска у каждого сотрудника. Если пожелания по срокам совпадают у многих, постараться убедить кого-то изменить даты. Главное — находить компромиссные варианты.

Планируя график отпусков, обязательно учитывайте производственную необходимость и загруженность разных подразделений в конкретные периоды года. Старайтесь минимизировать риски срыва рабочего процесса из-за одновременного отсутствия сразу нескольких ключевых специалистов.

Удовлетворение пожеланий сотрудников повышает их лояльность и мотивацию. Поэтому по возможности старайтесь идти навстречу людям при составлении графика отпусков на следующий год.

Распределяйте отпуска равномерно в течение года

При составлении графика отпусков важно распределить даты отдыха сотрудников как можно более равномерно в течение календарного года. Это позволит избежать скопления отпусков в пиковые периоды и сезонные всплески нагрузки.

Рекомендуется заранее определить «отпускные окна» — периоды с наименьшей загруженностью работников. Как правило, это январь-февраль и сентябрь-октябрь. Именно на эти месяцы стоит запланировать основную массу отпусков.

Оставшиеся отпуска лучше равномерно распределить между менее загруженными летними и зимними месяцами. Такой подход позволит избежать простоев и обеспечит стабильный рабочий ритм в течение всего года.

Главное при составлении графика — заранее продумать оптимальное распределение отпусков и придерживаться выбранной схемы. Это гарантирует эффективную работу коллектива на протяжении всего года.

Планируйте отпуска заранее, минимум за 2-3 месяца

Очень важный момент при составлении графика отпусков — это заблаговременное планирование, минимум за 2-3 месяца до наступления нового года. Это даст возможность учесть все нюансы, согласовать даты с сотрудниками и руководством, внести корректировки при необходимости.

Начинать сбор заявлений на отпуск и предварительное планирование рекомендуется уже в сентябре-октябре. Тогда будет достаточно времени, чтобы утвердить готовый график отпусков в установленные законодательством сроки — не позднее 15 декабря.

Если оставлять составление графика на последний момент, очень велик риск допустить ошибки, не успеть согласовать все детали, столкнуться с нехваткой времени. Поэтому планируйте заранее!

Оставляйте резерв для незапланированных отпусков

При планировании графика отпусков обязательно закладывайте небольшой резерв дней на случай незапланированных отпусков. Это позволит избежать срыва рабочего процесса, если кто-то из сотрудников внезапно заболеет или ему потребуется экстренный отпуск по семейным обстоятельствам.

Оптимальный резерв составляет 5-10% от общего количества дней отпуска в организации. Эти дни можно распределить равномерно между подразделениями или оставить общим пулом.

При возникновении потребности в незапланированном отпуске, сотрудник сможет взять его из резерва, не нарушая общий график. Такой гибкий подход позволит учесть форс-мажорные обстоятельства.

Главное — закладывать резерв заранее и прописывать четкие правила его использования. Это избавит от лишних проблем при составлении графика отпусков.

Составьте график с запасом на форс-мажорные ситуации

При составлении графика отпусков обязательно закладывайте запас на возможные форс-мажорные ситуации: внезапная болезнь, срочный ремонт, непредвиденные обстоятельства. Это позволит избежать нарушения рабочего ритма в нештатных ситуациях.

Рекомендуется заранее продумать сценарии развития возможных форс-мажоров и способы их решения без срыва производственного процесса. Например, если заболел сотрудник в пик нагрузки, кто может его заменить.

Также полезно предусмотреть резерв рабочих дней на такие случаи. Это позволит более гибко реагировать на нештатные ситуации.

Учет форс-мажоров при планировании — залог стабильной работы компании на протяжении всего года в любых условиях.

Согласуйте даты отпусков между подразделениями

При составлении графика важно учитывать взаимосвязи между подразделениями. Необходимо избегать ситуаций, когда весь отдел уходит в отпуск одновременно, оставляя некому выполнять свои функции.

Согласуйте даты отдыха между руководителями подразделений, чтобы всегда оставались работники, отвечающие за необходимые процессы. Уточните у коллег из смежных подразделений их планы на отпуска.

Такая координация позволит обеспечить бесперебойную работу всех звеньев компании и избежать сбоев из-за несогласованности графиков отпусков.

С наступлением нового 2023 года многие компании задумываются о том, как правильно спланировать отпуска сотрудников. Хотя казалось бы, что тут сложного — просто составь список всех работников и распредели по месяцам, когда каждый может уйти в отпуск. Однако на практике все гораздо сложнее. Во-первых, нужно учитывать интересы самого бизнеса — ведь не должно получиться так, что весь отдел уйдет в отпуск одновременно. Во-вторых, следует принимать в расчет личные обстоятельства сотрудников — кому-то нужно брать дополнительные дни для свадьбы или по уходу за ребенком, кто-то хочет взять отпуск во время школьных каникул. Как же оптимально спланировать график отпусков на 2023 год, учитывая все эти нюансы?

Во-первых, определите, сколько дней отпуска положено каждому сотруднику в следующем году. Это зависит от трудового стажа и других факторов. Затем разделите весь штат на категории — руководители, офисные работники, производственный персонал и так далее. Для каждой группы по очереди спланируйте отпуска. Начните с самых ответственных специалистов, без которых работа организации может приостановиться — как правило, это руководители подразделений. Запланируйте их отпуска на наименее загруженное время.

Далее определите, в какие месяцы у компании обычно наблюдается спад работы — например, в январе после новогодних каникул. Распределите отпуска рядовых сотрудников как раз на это время. Однако следите, чтобы в каждом подразделении оставался хотя бы минимум работников даже в самые «тихие» месяцы. Идеальный вариант — чтобы в отделе в отпуск одновременно уходило не больше 30% сотрудников.

После того, как спланируете «основу» графика отпусков, уточните у каждого сотрудника его пожелания на следующий год. Возможно, кто-то хочет совместить отпуск с отдыхом ребенка или поехать в путешествие в конкретный месяц. Постарайтесь максимально учесть эти пожелания, если они не идут вразрез с интересами компании.

Также не забудьте про дополнительные отпуска — по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебные отпуска. Уточните заранее у сотрудников, планируют ли они брать такие отпуска в следующем году, и тоже внесите эти данные в график.

Получившийся предварительный вариант графика отпусков следует довести до сведения всех сотрудников. Укажите, что пока это лишь проект, который можно скорректировать с учетом пожеланий работников. Установите срок, в течение которого каждый может обратиться к вам с корректировкой своего отпуска. После этого утвердите итоговый график отпусков приказом по компании.

Чтобы упростить процесс планирования отпусков в следующем году, рекомендуется использовать специальные онлайн-сервисы или программы. Они позволят быстро сформировать календарь отпусков, учитывая все нюансы, а также оперативно вносить в него изменения. Такие сервисы также напомнят вам о необходимости согласовать отпуск с сотрудником заранее, что позволит избежать конфликтных ситуаций.

Теперь вы знаете основные принципы того, как правильно спланировать график отпусков на следующий год. Главное — учитывать интересы сотрудников, но при этом не наносить ущерб рабочему процессу. При составлении графика обязательно оставляйте резерв сотрудников на критически важных участках работы. Используйте специальные онлайн-сервисы — они значительно упростят задачу. Следуя этим простым советам, вы без проблем составите удобный для всех график отпусков на 2023 год!

Используйте специальное ПО для удобства планирования

Планирование отпусков сотрудников — важная часть кадровой работы в любой компании. Грамотно составленный график отпусков позволяет избежать сбоев в работе подразделений и обеспечить everyone’s happy — и интересы бизнеса, и пожелания работников будут учтены. Как же подготовить оптимальный вариант графика отпусков на следующий год?

Прежде всего, уточните у каждого сотрудника, сколько дней отпуска он может использовать в 2023 году. Это зависит от общего трудового стажа работника и других нюансов. Затем определите, в какие месяцы у вашей компании обычно наступает спад активности, когда можно отпустить больше людей.

Составьте предварительный график отпусков на следующий год, распределив сотрудников по месяцам. Старайтесь спланировать отпуска ключевых специалистов на менее загруженное время. Рядовых работников лучше отпускать в период спада, но следите, чтобы в каждом отделе оставался работоспособный минимум персонала.

Когда будет готов черновой вариант графика отпусков, оповестите всех сотрудников и дайте им 1-2 недели на корректировку отпусков с учетом личных обстоятельств. Например, кто-то захочет отдохнуть во время школьных каникул своих детей. По возможности учтите пожелания работников.

Окончательный график отпусков утвердите приказом по организации. Обязательно сделайте его доступным для всех сотрудников — разместите на общей доске объявлений или в корпоративном чате. Также распечатайте и передайте по одному экземпляру графика в каждое подразделение.

Чтобы облегчить процесс планирования отпусков, используйте специальные онлайн-сервисы или программы для HR. Они позволят быстро сформировать календарь отпусков на год, с учетом стажа сотрудников и графика работы компании. Сотрудники также смогут подавать заявления на отпуск через такие сервисы.

При составлении графика на 2023 год обратите внимание на новые правила предоставления отпусков. Например, teперь разрешено по заявлению работника разделить отпуск на части, перенести часть отпуска на следующий год. Также появилась возможность заменить часть отпуска денежной компенсацией. Учтите эти нововведения.

В течение года обязательно ведите мониторинг использования отпусков сотрудниками. Кто-то может заболеть во время запланированного отдыха или перенести отпуск на другой срок. Вносите корректировки в график по мере необходимости.

Подводя итог, отметим главные моменты при составлении графика отпусков на 2023 год:

Учитывайте пожелания сотрудников, но интересы бизнеса важнее
Оставляйте минимум персонала в каждом подразделении
Используйте спецпрограммы для автоматизации процесса
Следите за использованием отпусков в течение года
Ведите график в электронном и печатном виде

Следуя этим простым рекомендациям, вы без труда составите оптимальный график отпусков на 2023 год, учитывающий все нюансы.

Ведите график в электронном и печатном виде

С наступлением нового 2023 года многим организациям предстоит составить обновленный график отпусков для своих сотрудников. Хотя процесс может показаться рутинным, на самом деле существует несколько неожиданных советов, которые помогут оптимизировать планирование отпусков и сделать его максимально удобным как для руководства, так и для персонала.

Во-первых, при составлении графика отпусков на 2023 год важно учитывать производственную необходимость и избегать одновременных отпусков сотрудников из одного отдела. Это позволит избежать ситуации, когда весь отдел окажется в отпуске. Распределите отпуска сотрудников в течение года так, чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса.

Во-вторых, постарайтесь максимально учесть пожелания сотрудников. Опросите их заранее, в какое время они предпочли бы провести отпуск, и по возможности спланируйте отпуска в соответствии с их предпочтениями. Это повысит лояльность и мотивацию персонала.

В-третьих, для удобства как сотрудников, так и бухгалтерии, старайтесь планировать отпуска продолжительностью в 2 недели. Это упростит расчет отпускных и выплату отпускных пособий.

В-четвертых, планируйте основные отпуска на летний период, когда учебный процесс приостанавливается, а также в январе, после бурного предновогоднего сезона. Многие предпочитают именно эти периоды.

В-пятых, не забудьте про декретные отпуска своих сотрудниц или предстоящие отпуска по беременности и родам. Заранее спланируйте, как перераспределить обязанности на время их отсутствия.

В-шестых, предусмотрите резерв отпусков на случай форс-мажорных обстоятельств, таких как болезнь сотрудника или неожиданный ремонт в офисе. Это позволит быстро реагировать на непредвиденные ситуации.

В-седьмых, не забудьте про отзыв из отпуска по производственной необходимости. Предусмотрите в графике возможность такого отзыва заранее, чтобы избежать недопонимания со стороны сотрудников.

В-восьмых, после составления графика отпусков обязательно утвердите его приказом по компании и ознакомьте с ним всех сотрудников. Это поможет избежать путаницы и недоразумений в течение года.

В-девятых, составляйте график отпусков заблаговременно, в конце текущего или в начале следующего года. Тогда у сотрудников будет возможность заранее спланировать свой отпуск.

В-десятых, после утверждения графика обязательно контролируйте его исполнение в течение года. Отслеживайте, все ли сотрудники берут отпуска согласно графику, нет ли накладок.

В-одиннадцатых, по необходимости оперативно корректируйте график отпусков, если возникают производственные форс-мажоры, срочные проекты или по личным обстоятельствам сотрудников.

В-двенадцатых, при составлении графика обязательно внимательно изучите трудовое законодательство, чтобы не нарушить права сотрудников и соблюсти все нормы и правила.

В-тринадцатых, помните, что отпуск должен предоставляться ежегодно и не может быть разделен на части по инициативе работодателя. Учитывайте это при планировании.

В-четырнадцатых, согласуйте график отпусков с профсоюзной организацией, если она есть в вашей компании. Учет мнения профсоюзов — обязательное требование.

И в-пятнадцатых, будьте гибкими. Понимайте, что график отпусков — это живой документ, который может корректироваться по мере необходимости. Главное — свести к минимуму накладки для производственного процесса и обеспечить справедливость.

Придерживаясь этих простых, но полезных советов, вы без проблем составите оптимальный график отпусков на 2023 год, который удовлетворит интересы и сотрудников, и руководства. А главное — избежите многих организационных трудностей и конфликтов из-за планирования отпусков. Удачи!

Доводите график до сведения всех сотрудников

После того, как график отпусков на 2023 год будет составлен, важно донести его до сведения всех сотрудников компании. Это позволит избежать недопонимания и конфликтов в будущем.

Во-первых, опубликуйте утвержденный график отпусков в общем доступе – на корпоративном портале, на информационном стенде в офисе или в общем чате. Так всем будет удобно с ним ознакомиться.

Во-вторых, отправьте график по электронной почте всем сотрудникам. Это гарантирует, что каждый получит его в свой личный ящик и сможет сохранить для дальнейшего использования.

В-третьих, проведите короткое собрание, чтобы лично проинформировать коллектив о новом графике отпусков, ответить на возникающие вопросы.

В-четвертых, попросите руководителей подразделений донести информацию об отпусках до своих подчиненных. Возможно, кто-то пропустит корпоративную рассылку.

В-пятых, при необходимости в течение года оперативно информируйте сотрудников об изменениях в графике отпусков, чтобы не возникало путаницы.

Следуя этим простым рекомендациям, вы гарантированно донесете до всех членов коллектива информацию о запланированных отпусках. А значит, сможете избежать недоразумений, связанных с тем, что кто-то «не был в курсе» своего расписания отпусков. Проявите максимум открытости и прозрачности!

Вывешивайте печатную версию графика в офисе

Помимо электронных версий графика отпусков, рекомендуется разместить его печатный вариант в офисе компании. Это позволит сотрудникам в любой момент уточнить свои запланированные даты отдыха, даже если по каким-то причинам они не смогут получить доступ к электронной копии.

Распечатайте утвержденный график отпусков на листе формата A3 или A2, чтобы он был хорошо виден. Разместите его на информационном стенде в общедоступном месте офиса, например, рядом с расписанием или объявлениями.

Для наглядности выделите цветом фамилии сотрудников и даты их отпусков. Это позволит бегло просматривать график и быстро находить нужную информацию.

При изменении графика в течение года своевременно актуализируйте распечатанную версию, чтобы данные на стенде всегда были актуальными.

Такая аналоговая форма дублирования поможет сотрудникам всегда иметь под рукой свежую информацию об отпусках. К тому же, размещение графика «на видном месте» еще раз подчеркнет открытость компании и готовность делиться важными кадровыми решениями.

Архивируйте прошлогодний график для справок

После утверждения нового графика отпусков на 2023 год, не спешите выбрасывать прошлогодний вариант. Рекомендуется сохранить его в архиве для последующих справок.

Во-первых, старый график может пригодиться для сравнения и анализа. К примеру, чтобы проверить, все ли сотрудники в прошлом году использовали отпуска согласно запланированному.

Во-вторых, он будет полезен для отслеживания стажа и расчета продолжительности отпуска в текущем году. Данные о количестве дней отпуска в прошлые периоды могут потребоваться.

В-третьих, старый график поможет избежать ошибок при планировании следующего отпускного периода для сотрудников. Вы сможете учесть фактическое использование ими отпусков в предыдущие годы.

Сохраните прошлогодний график отпусков в электронном и/или распечатанном виде. Поместите его в отдельную папку «Архив» или систематизируйте в хронологическом порядке по годам – это упростит поиск данных при необходимости.

Такая архивация графиков отпусков позволит вам в любой момент обратиться к ретроспективе, избежать ошибок и быстро найти нужные сведения о предоставленных сотрудникам отпусках за предыдущие периоды.

Периодически актуализируйте график в течение года

Составление новой формы графика отпусков на 2023 год — задача непростая. Многие компании сталкиваются с трудностями при планировании отпусков сотрудников.

Во-первых, проанализируйте график отпусков за предыдущий год. Выявите проблемные места и узкие месяцы, когда в отпуск уходило слишком много сотрудников. Это поможет распределить нагрузку равномернее в 2023 году.

Во-вторых, определите ключевых сотрудников, чьи отпуска нужно спланировать в первую очередь. Не забудьте учесть сезонность и особенности бизнес-процессов компании.

В-третьих, составьте предварительный вариант графика и обсудите его с руководителями подразделений. Возможно, потребуются корректировки с учетом пожеланий отделов.

В-четвертых, соберите заявления на отпуск от всех сотрудников. Уточните предпочтительные для них даты. Это позволит максимально учесть интересы коллектива.

В-пятых, при составлении графика ориентируйтесь на пожелания большинства. Если возникают конфликтующие заявки, решайте вопрос индивидуально.

В-шестых, не забудьте про резерв отпусков на непредвиденные ситуации. Хорошо иметь запас хотя бы в 10 дней.

В-седьмых, учитывайте особенности отдельных категорий персонала. Например, для бухгалтеров лучше избегать отпусков в январе-феврале.

В-восьмых, информируйте коллектив о предварительном варианте графика, чтобы сотрудники могли спланировать отдых. Предупреждайте об изменениях заблаговременно.

В-девятых, утверждайте окончательный график отпусков не позднее декабря текущего года. Таким образом, у людей будет время спланировать поездки.

В-десятых, при необходимости корректируйте график в течение года. Но старайтесь делать это как можно реже, чтобы не нарушать планы отпускающихся.

В-одиннадцатых, контролируйте использование отпусков сотрудниками. Не допускайте накопления большого объема неиспользованных дней.

В-двенадцатых, анализируйте эффективность новой формы графика по итогам года. Выявляйте недочеты для улучшения на будущий период.

В-тринадцатых, при составлении графика обязательно соблюдайте нормы трудового законодательства.

В-четырнадцатых, учитывайте пожелания работников по датам отпуска, насколько это возможно.

И наконец, в-пятнадцатых, будьте гибкими и идите навстречу сотрудникам. Это повысит лояльность персонала и улучшит социально-психологический климат в коллективе.

При правильном подходе составление графика отпусков не должно вызывать серьезных сложностей. Учет перечисленных рекомендаций позволит оптимизировать этот процесс и сделать его максимально комфортным как для сотрудников, так и для компании.