Как составить образцовый протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: Избежать типичных ошибок

Подготовка к заседанию правления ТСЖ

Организация эффективного заседания правления ТСЖ начинается задолго до его непосредственного проведения. Чтобы уложиться в отведенные сроки и принять необходимые решения, стоит тщательно подготовиться.

Во-первых, председатель правления определяет дату, время и место проведения заседания. Желательно выбрать удобное для всех членов правления время и помещение. Например, это может быть вечернее время в помещении консьержа.

Во-вторых, формируется повестка дня — список вопросов, которые предстоит обсудить на заседании правления ТСЖ. Сюда включают наиболее актуальные и приоритетные вопросы: ремонт подъезда, установка домофона, перерасчет платы за коммунальные услуги и т.д. Повестка утверждается большинством голосов.

В-третьих, по каждому вопросу готовятся необходимые материалы: сметы, отчеты, фотографии, документы. Эти материалы заранее рассылаются членам правления для ознакомления.

В-четвертых, оповещаются все члены правления о дате, времени и месте проведения заседания. Это можно сделать по телефону, электронной почте или объявлением в подъезде.

В-пятых, подготавливается помещение к заседанию: стол, стулья, мультимедийное оборудование, если нужно. Желательно предусмотреть чай, кофе и воду для членов правления.

Соблюдение этих несложных правил позволит провести заседание организованно и результативно. А грамотно составленный протокол закрепит все принятые решения.

Повестка дня заседания правления

Повестка дня — это самый важный организационный документ любого заседания правления ТСЖ. От того, насколько продуманно она составлена, зависит эффективность всего заседания.

Повестку формирует председатель правления на основе поступивших предложений от членов правления и жителей. В нее включаются самые актуальные на данный момент вопросы.

Например, типичная повестка может включать такие пункты:

1. Утверждение повестки дня
2. Утверждение протокола прошлого заседания
3. Отчет о проделанной работе за месяц
4. Текущий ремонт подъезда No2
5. Установка домофона
6. Перерасчет платы за отопление
7. Разное

Каждый пункт повестки должен быть сформулирован максимально конкретно, чтобы было понятно, что именно будет обсуждаться. Например, не просто «ремонт», а «текущий ремонт подъезда No2».

Повестку утверждают в начале заседания большинством голосов правления. Это первый обязательный пункт. Затем ведение идет по всем остальным вопросам.

Грамотно составленная повестка — залог плодотворной работы правления ТСЖ. Все принятые решения по каждому пункту должны найти отражение в протоколе.

Кворум для проведения заседания

Чтобы заседание правления ТСЖ считалось правомочным, на нем должно присутствовать большинство членов правления. Это минимальное количество участников называется кворумом.

Кворум рассчитывается от общего количества членов правления. Например, если в правлении 5 человек, то кворум будет 3 человека. Если 7 членов — кворум 4 человека. И так далее.

Если кворум не набран, заседание переносится на другое время. Все вопросы откладываются до следующего раза. Это важно, чтобы избежать принятия неправомочных решений.

Поэтому председатель заранее должен удостовериться, что на заседание смогут прийти хотя бы 50%+1 членов правления. Для этого можно лично переговорить с каждым или разослать опрос, кто сможет присутствовать.

Перед началом заседания председатель обязательно должен проверить присутствие кворума. Количество присутствующих членов правления фиксируется в протоколе.

Если в ходе заседания кто-то уходит и количество участников становится меньше кворума, следует завершить заседание досрочно. Потому что оставшиеся не имеют права голосовать и принимать решения.

Таким образом, соблюдение кворума — обязательное условие для любого официального заседания правления ТСЖ.

Ход заседания правления ТСЖ

Как составить образцовый протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году?: Избежать типичных ошибок

Протокол заседания правления ТСЖ — это официальный документ, фиксирующий ход и решения, принятые на заседании правления товарищества собственников жилья. От того, насколько правильно будет составлен протокол, зависит законность принятых решений.

Кто имеет право присутствовать на заседании правления ТСЖ?

В заседании правления ТСЖ могут принимать участие:

• Члены правления ТСЖ
• Председатель правления
• Ревизионная комиссия (председатель)
• Приглашенные лица (например, юрист, бухгалтер)

Кворум для проведения заседания — присутствие более 50% членов правления. Если кворума нет, заседание переносится.

Повестка заседания правления ТСЖ

Повестка заседания формируется председателем правления. В повестку включаются вопросы, требующие решения правления ТСЖ. Например:

• Утверждение бюджета ТСЖ на следующий год
• Установление размера платы за содержание жилья
• Выбор подрядчика для проведения текущего ремонта
• И т.д.

Повестка заседания указывается в протоколе.

Содержание протокола заседания правления ТСЖ

Протокол заседания правления ТСЖ должен содержать следующие сведения:

• Номер протокола
• Дата, время и место проведения заседания
• Сведения о присутствующих членах правления и приглашенных
• Повестка дня
• Краткое изложение выступлений и обсуждений по каждому вопросу
• Принятые решения по всем вопросам повестки
• Результаты голосования
• Подписи председателя и секретаря заседания

Типичные ошибки при составлении протокола заседания правления ТСЖ

Чтобы избежать ошибок при составлении протокола заседания правления ТСЖ, рекомендуется:

• Не допускать фактических ошибок (например, неверная дата или место проведения)
• Подробно фиксировать все этапы обсуждения и принятия решений
• Указывать точные формулировки принятых решений
• Отражать итоги голосования по каждому решению
• Следить за правильностью оформления подписей
• Не допускать исправлений и помарок

Грамотно составленный протокол — залог законности и исполнимости решений, принятых на заседании правления ТСЖ. Следуя основным рекомендациям при составлении протокола, можно избежать многих ошибок и неточностей.

Голосование по вопросам повестки дня

Одним из важнейших этапов заседания правления ТСЖ является голосование по вопросам повестки дня. Именно по итогам голосования принимаются решения на заседании.

Чтобы голосование прошло корректно, необходимо придерживаться следующих правил:

• Голосование проводит председатель правления или лицо, его заменяющее.
• Сначала председатель оглашает формулировку вопроса, по которому будет проходить голосование.
• Затем председатель предлагает проголосовать «за», «против» или «воздержался» по озвученному вопросу. Голосование может быть открытым или тайным (с использованием бюллетеней).
• После подсчета голосов председатель объявляет результат голосования.
• Результаты голосования по каждому вопросу обязательно фиксируются в протоколе заседания.

При равенстве голосов «за» и «против» решающим является голос председателя правления.

Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство присутствующих на заседании членов правления. Решения по некоторым важным вопросам (например, о реконструкции дома) принимаются квалифицированным большинством голосов.

Типичные ошибки при голосовании:

• Нечеткая формулировка вопроса, по которому проводится голосование.
• Не объявляются результаты голосования.
• Неправильный подсчет голосов.
• Отсутствие записи итогов голосования в протоколе.

Чтобы избежать ошибок, голосование должно проводиться максимально корректно. Это позволит обеспечить легитимность принятых на заседании решений.

Принятие решений на заседании

Главной целью любого заседания правления ТСЖ является принятие решений по вопросам, включенным в повестку дня. Для того, чтобы решения, принятые на заседании, были легитимными и исполнимыми, необходимо соблюдать определенные правила.

Как принимаются решения?

Решения на заседании правления ТСЖ принимаются путем голосования по следующим правилам:

• Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство присутствующих членов правления.
• По некоторым важным вопросам, таким как реконструкция дома, решение принимается квалифицированным большинством голосов (например, 2/3 или 3/4 голосов).
• При равенстве голосов «за» и «против» решающим является голос председателя правления.

Требования к формулировке решений в протоколе

Принятые на заседании решения должны быть зафиксированы в протоколе. При этом важно соблюдать следующие требования:

• Формулировка каждого решения должна быть предельно конкретной и не допускать двойного толкования.
• В решении должны быть указаны ответственные лица и сроки исполнения.
• Не допускается формулировка типа «принять к сведению», «одобрить» — должно быть конкретное решение.

Правильное оформление решений в протоколе — залог их исполнимости.

Типичные ошибки

Типичными ошибками при принятии и оформлении решений являются:

• Принятие решений, выходящих за рамки компетенции правления ТСЖ.
• Некорректное голосование (нарушение процедуры).
• Нечеткие формулировки решений, допускающие двойное толкование.
• Отсутствие конкретных сроков и ответственных в решениях.

Чтобы избежать ошибок, необходимо тщательно готовиться к заседанию и строго соблюдать регламент при голосовании и оформлении решений.

Оформление протокола заседания

После проведения заседания правления ТСЖ необходимо правильно оформить протокол заседания. От качества оформления протокола зависит юридическая сила принятых решений.

Требования к оформлению протокола

Протокол заседания правления ТСЖ должен соответствовать следующим требованиям:

• Протокол составляется на официальном бланке ТСЖ.
• Текст протокола печатается шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
• Страницы протокола нумеруются.
• Протокол подписывается председателем и секретарем заседания.

Реквизиты протокола

Протокол заседания правления ТСЖ должен содержать следующие реквизиты:

• Номер протокола.
• Дата и место проведения заседания.
• Список присутствующих членов правления и приглашенных лиц.
• Повестка дня.
• Содержание докладов, выступлений, прений по каждому вопросу.
• Принятые решения с итогами голосования.
• Подписи председателя и секретаря.

Типичные ошибки

Типичными ошибками при оформлении протокола являются:

• Отсутствие реквизитов (номера, даты, подписей и т.д.).
• Исправления, помарки, подчистки.
• Отсутствие нумерации страниц.
• Нечитаемый текст.

Соблюдая все требования при оформлении, можно избежать ошибок и сделать протокол полноценным юридическим документом.

Содержание протокола заседания

Протокол заседания правления ТСЖ должен максимально полно и детально отражать весь ход заседания.

Вводная часть

В начале протокола указываются следующие сведения:

• Номер протокола.
• Дата и место проведения заседания.
• Время начала и окончания заседания.
• Список присутствующих членов правления и приглашенных лиц.
• Повестка дня.

Основная часть

Далее протокол должен содержать:

• Краткое содержание докладов и выступлений по каждому пункту повестки.
• Основные вопросы, заданные в ходе обсуждения, и ответы на них.
• Предложения, высказанные участниками заседания.
• Формулировки принятых решений с указанием итогов голосования («за», «против», «воздержался»).

Заключительная часть

В конце протокола указываются:

• Время окончания заседания.
• Подписи председателя и секретаря заседания.

Полное и детальное содержание протокола — залог того, что все этапы обсуждения вопросов и принятия решений зафиксированы корректно.

Как составить образцовый протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году?: Избежать типичных ошибок

Протокол заседания правления ТСЖ — это официальный документ, отражающий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании. Правильное оформление протокола очень важно, чтобы избежать юридических коллизий в дальнейшем.

Во-первых, протокол должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа — Протокол заседания правления ТСЖ «Название»
• Дата и место проведения заседания
• Номер протокола — протоколы нумеруются с начала года
• Список присутствующих членов правления и приглашенных лиц
• Повестка дня — перечень рассматриваемых вопросов
• Ход обсуждения каждого вопроса и принятые решения
• Результаты голосования по каждому вопросу
• Подписи председателя и секретаря заседания

Повестка дня

Повестка дня формируется председателем правления на основе поступивших предложений. Вопросы в повестке нумеруются. Формулировки должны быть максимально конкретными и однозначными, чтобы было понятно, о чем пойдет речь. Например, «О согласовании проведения капитального ремонта кровли» вместо просто «Текущий ремонт».

Ход обсуждения вопросов

Здесь нужно отразить суть выступлений по каждому рассматриваемому вопросу. Указываются фамилии выступающих и краткие тезисы их выступлений. Выступления записываются в хронологическом порядке. Также фиксируется, какие материалы рассматривались в процессе обсуждения – документы, заявления, докладные записки и т.п.

Решения по вопросам

Это самая важная часть протокола. Решения должны быть сформулированы предельно точно, четко и ясно, чтобы исключить двойное толкование. Также нужно указать сроки и ответственных за исполнение решений. Например: «1.1. Утвердить смету расходов на капремонт кровли в размере 500 000 рублей. 1.2. Управляющему Иванову И.И. заключить договор с ООО «Строймонтаж» на выполнение работ в срок до 1 июня 2023 года».

Голосование

Здесь фиксируются итоги голосования по каждому решению — כמה голосов «за», «против» и «воздержалось». Это важно для определения кворума. Например: «Решение принято большинством голосов: За — 5 человек, Против — 1, Воздержались — 2».

Подписание протокола

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Если на заседании выступал председатель ревизионной комиссии, он также подписывает протокол. Члены правления, не согласные с принятыми решениями, могут письменно изложить свое особое мнение, которое прилагается к протоколу.

Типичные ошибки при составлении протокола:

• Отсутствие реквизитов и подписей;
• Некорректная или неконкретная формулировка вопросов;
• Неполное, поверхностное изложение хода обсуждения;
• Нечеткие формулировки решений;
• Отсутствие указания результатов голосования;
• Исправления и помарки в протоколе;
• Орфографические и пунктуационные ошибки.

Таким образом, чтобы составить качественный протокол заседания правления ТСЖ, необходимо соблюдать определенную структуру и требования к оформлению, фиксировать ход обсуждения максимально подробно, четко формулировать принятые решения и избегать распространенных ошибок. Это позволит сделать документ юридически значимым и избежать споров в дальнейшем.

Рассылка протокола членам правления ТСЖ

После того, как протокол заседания правления ТСЖ был надлежащим образом составлен и подписан, он должен быть своевременно доведен до сведения всех членов правления и заинтересованных лиц. Это необходимо для реализации принятых решений и информирования членов правления о текущей деятельности ТСЖ.

Существует несколько способов рассылки протокола:

• Размещение скан-копии протокола в общем чате правления ТСЖ в мессенджерах или социальных сетях;
• Рассылка протокола по электронной почте всем членам правления;
• Передача бумажных копий протокола лично под роспись или заказным письмом с уведомлением;
• Размещение протокола в общедоступном месте в подъезде;
• Публикация на официальном сайте ТСЖ в разделе «Документы».

Наиболее оперативным способом является электронная рассылка скан-копии протокола по электронной почте. При этом в теме письма следует указать: «Протокол заседания правления ТСЖ «Название» от ДД.ММ.ГГГГ No». Такие письма удобно группировать в отдельной папке по датам.

Также рекомендуется дублировать электронную рассылку традиционной бумажной рассылкой протоколов заказными письмами с уведомлением или вручением лично под подпись. Это позволит избежать споров о том, был ли протокол действительно получен адресатом.

При рассылке протокола следует учитывать сроки. Согласно Жилищному кодексу, протокол общего собрания собственников должен быть направлен собственникам не позднее чем через 10 дней после проведения собрания. Для заседаний правления ТСЖ конкретных сроков законом не установлено, но рекомендуется придерживаться тех же 10 дней, чтобы оперативно информировать членов правления.

Таким образом, своевременная и надлежащая рассылка протокола заседания правления ТСЖ по электронной почте и на бумажных носителях — это важная часть работы правления, позволяющая обеспечить прозрачность принятых решений для всех членов ТСЖ.

Хранение протоколов заседаний

После оформления и рассылки протокола заседания правления ТСЖ встает вопрос о его надлежащем хранении. Протоколы являются важными официальными документами, подтверждающими решения и деятельность правления ТСЖ, поэтому к их хранению предъявляются определенные требования.

Во-первых, протоколы должны храниться в течение всего срока деятельности ТСЖ, а также в течение пяти лет после ликвидации ТСЖ. Это прямое требование Жилищного кодекса РФ.

Во-вторых, протоколы должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность и исключающих порчу или утрату. Лучше всего для этого подходят специальные папки-регистраторы, шкафы или сейфы.

В третьих, доступ к протоколам должны иметь только члены правления ТСЖ и председатель ревизионной комиссии. Протоколы содержат конфиденциальную информацию, поэтому не могут находиться в открытом доступе.

Четвертое важное требование – протоколы должны храниться в хронологическом порядке с присвоением порядковых номеров. Это позволит легко найти нужный документ по дате и номеру.

Пятое, рекомендуется дублировать бумажные оригиналы протоколов в электронном виде путем сканирования. Электронные копии удобно хранить на внешних носителях с резервным копированием, чтобы минимизировать риск утраты данных.

И последнее – по истечении срока хранения протоколы подлежат уничтожению с составлением акта об уничтожении документов. Уничтожение производится путем измельчения или сожжения.

Таким образом, правильное хранение протоколов заседаний правления – залог сохранности важной документации ТСЖ. Это позволит при необходимости подтвердить легитимность ранее принятых решений.

Внесение изменений в протокол

В исключительных случаях в уже подписанный протокол заседания правления ТСЖ могут быть внесены изменения или дополнения. Основаниями для этого могут быть выявленные неточности, опечатки, необходимость уточнить или дополнить ранее принятое решение.

Согласно законодательству, внесение изменений происходит в виде отдельного документа, именуемого «Протокол о внесении изменений в протокол заседания правления ТСЖ от ДД.ММ.ГГГГ No». В этом документе указывается, в какой протокол вносятся правки, номера пунктов, которые изменяются, и конкретный текст изменений. Протокол о внесении изменений подписывается тем же составом, что и изначальный протокол.

Типичные случаи внесения изменений:

• Исправление технических описок или опечаток в фамилиях, цифрах, терминах;
• Уточнение или дополнение формулировок принятых решений;
• Изменение ответственных или сроков по выполнению решений;
• Дополнение протокола вопросами, которые фактически рассматривались, но были пропущены при составлении протокола.

При этом недопустимо полное переписывание протокола или изменение его смысла и сути принятых решений. Также нельзя вносить изменения в корыстных целях или со злым умыслом.

Протокол о внесении правок является неотъемлемой частью протокола заседания правления ТСЖ. Он должен храниться вместе с основным протоколом и выдаваться по запросу владельцев. Таким образом обеспечивается прозрачность и подотчетность работы правления ТСЖ.

Подводя итог, можно сказать, что возможность внесения изменений в протокол должна использоваться строго по назначению — для устранения технических ошибок и неточностей, но не для искажения ранее принятых решений.

Выписки из протокола заседания

Выписка из протокола заседания правления ТСЖ — это официальный документ, подтверждающий факт принятия решения по конкретному вопросу.

Выписки могут потребоваться в таких случаях:

• Для предоставления в госорганы и другие организации в качестве подтверждения полномочий или решения;
• Для подачи в суд в качестве доказательства;
• Для предъявления в банк при оформлении документов и сделок от лица ТСЖ;
• Для передачи жильцам по их запросу.

Выписка из протокола в обязательном порядке должна содержать:

• Наименование документа;
• Дату и номер протокола, из которого делается выписка;
• Формулировку вопроса повестки дня, по которому делается выписка;
• Текст принятого по данному вопросу решения;
• Должность, ФИО и подпись лица, выдавшего выписку;
• Печать ТСЖ.

Текст выписки заверяется подписью председателя правления ТСЖ или лица, его заменяющего. Выписка может быть заверена нотариально, если это необходимо по требованию организации, в которую она подается.

Выписки не могут заменить собой полный протокол заседания. В них отражается только конкретное решение по указанному вопросу без детализации хода обсуждения.

Выдача выписок производится на основании письменного заявления члена ТСЖ или любого заинтересованного лица с указанием цели их использования. Срок выдачи выписки — не более 3 дней.

Таким образом, выписки из протокола — это удобный способ подтвердить факт принятия решения правлением ТСЖ по конкретному вопросу для предоставления во внешние организации.

Составление протокола заседания правления ТСЖ — ответственный процесс, в котором важно избежать типичных ошибок. В 2023 году существует ряд особенностей, которые необходимо учитывать при подготовке образцового протокола.

Прежде всего, протокол должен содержать обязательные реквизиты: дату и место проведения заседания; список присутствующих членов правления; повестку дня; основные положения выступлений и докладов по каждому вопросу; результаты голосования и принятые решения. Важно правильно оформить кворум для обеспечения легитимности решений правления.

Также следует избегать расплывчатых формулировок принятых решений. В протоколе все решения должны быть конкретными и понятными, с указанием ответственных лиц и сроков. Не стоит включать в протокол обсуждения и дебаты — нужно фиксировать только окончательные результаты обсуждений.

Важно использовать юридически грамотные формулировки, избегая разговорных выражений. Протокол подписывается председателем и секретарем правления ТСЖ. Его оформляют в печатном виде, в одном экземпляре, пронумеровав и прошив все страницы. Электронная версия может использоваться для удобства, но не заменяет бумажный документ.

Следуя этим основным рекомендациям, можно подготовить образцовый протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году, который будет соответствовать всем правовым и этическим нормам.