Как составить объяснительную по чеку с возвратом: примеры и образцы

Объяснить причину возврата чека

Ошибки при оформлении чеков случаются в работе любого кассира. Это может быть связано с невнимательностью, усталостью или просто неопытностью сотрудника. Когда по вине кассира происходит неправильное оформление чека и возникает необходимость его возврата, важно грамотно объяснить ситуацию руководству.

Для начала нужно четко обозначить, что послужило причиной ошибки: была ли это описка при вводе суммы, неверный подсчет сдачи или что-то еще. Затем подробно описать последовательность событий: когда именно произошла ситуация, при каких обстоятельствах, какие конкретно действия привели к необходимости возврата чека.

В объяснительной важно указать точную сумму, которая была ошибочно введена в чек или неверно возвращена покупателю. Также необходимо сообщить ФИО клиента, если эта информация известна.

Объясняя причину возврата чека, стоит принести извинения за доставленные неудобства и заверить, что впредь я буду работать внимательнее, чтобы не допускать подобных ошибок. Можно также предложить компенсационные меры, например, скидку клиенту при повторной покупке.

Главное — честно разъяснить ситуацию, не утаивая факты, продемонстрировать понимание собственной ошибки и готовность ее исправить. Это поможет сохранить доверие руководства и репутацию ответственного сотрудника.

Указать дату и время возврата

Как составить объяснительную по чеку с возвратом: примеры и образцы

В объяснительной записке о возврате чека очень важно точно указать дату и время, когда произошел инцидент с ошибочным оформлением документа. Это позволит при необходимости найти запись на камерах видеонаблюдения или данные в кассовой системе, чтобы удостовериться в правдивости слов сотрудника.

Дата оформляется в формате «05 августа 2022 года», а время указывается максимально детально — часы и минуты: «Примерно в 14:35 05 августа 2022 года …». Если точное время восстановить сложно, можно указать временной промежуток: «Между 14:00 и 15:00 05 августа 2022 года…».

Важно понимать, что от точности указания даты и времени зависит возможность проверки фактов. Поэтому, если есть хоть малейшее сомнение, лучше указать приблизительное время или временной интервал, нежели неточную конкретную дату.

Кроме даты и времени ошибочного оформления чека, может быть полезно указать и время его возврата — когда именно клиент вернулся за перерасчетом. Например: «Около 15:20 того же дня, 05 августа 2022 года, покупатель вернулся и попросил исправить ошибку в чеке».

Точные дата и время — ключевые детали при составлении объяснительной по возврату чека. Они придают словам вес и позволяют при необходимости проверить обстоятельства произошедшего.

Описать последовательность действий

Как составить объяснительную по чеку с возвратом: примеры и образцы

В объяснительной записке о возврате чека важно максимально подробно описать всю последовательность своих действий, которая привела к ошибке.

Например:

1. Я пробил покупку клиента на кассе, всего 3 товара на сумму 1550 рублей.

2. После оплаты клиент попросил сделать скидку 10%. Я ошибочно пробил возврат товара на 155 рублей вместо предоставления скидки.

3. Затем я выдал клиенту чек и сдачу. Клиент указал на ошибку, но я не понял его с первого раза.

4. Через 10 минут клиент вернулся и еще раз объяснил, что я ошибочно пробил возврат товара, а не скидку.

5. Я извинился и предложил переоформить чек. Клиент согласился.

6. Я оформил новый чек на 1390 рублей с учетом скидки 10% и вернул клиенту разницу в 160 рублей.

Подробное описание всех своих действий и коммуникаций с клиентом поможет максимально объективно восстановить картину произошедшего. Это важно для понимания причин ошибки и предотвращения подобных ситуаций в будущем.

Привести сумму возврата

В объяснительной записке по возврату чека обязательно нужно указать точную сумму, которая была ошибочно введена в чек или неверно возвращена клиенту.

Например:

«При покупке на сумму 1250 рублей я ошибочно пробил возврат товара на 125 рублей вместо предоставления скидки 10%. В итоге клиенту был возвращен чек на 1125 рублей вместо положенных 1125 рублей. После указания клиента на ошибку, я переоформил чек на 1125 рублей и вернул разницу в 125 рублей.»

или

«При покупке на 530 рублей я неверно посчитал сдачу и выдал клиенту лишние 50 рублей. Когда клиент указал на ошибку, я извинился и вернул ему недостающие 50 рублей.»

Указание конкретных сумм позволяет точно понять масштаб ошибки и финансовые потери компании. Это важно для анализа ситуации и выработки мер по предотвращению таких случаев. Кроме того, знание суммы необходимо для проведения соответствующих бухгалтерских операций по исправлению ошибки.

Упомянуть ФИО и должность

В объяснительной записке важно указать свои фамилию, имя, отчество полностью и занимаемую должность.

Например:

«Я, кассир Иванов Иван Иванович, допустил ошибку при оформлении чека покупателю Сидорову Ивану Петровичу».

Указание персональных данных необходимо для точной идентификации сотрудника, совершившего ошибку, и принятия к нему соответствующих мер воздействия.

Также в объяснительной желательно упомянуть фамилию, имя и отчество клиента, если они известны. Это поможет при необходимости связаться с ним для уточнения деталей ситуации или решения возникших проблем.

Например:

«Покупатель Иванов Иван Петрович указал мне на ошибку в чеке, которую я совершил при его обслуживании».

Указывая свои данные и данные клиента, я беру на себя ответственность за случившееся и демонстрирую открытость и готовность разобраться в ситуации.

Извиниться за доставленные неудобства

Важным элементом объяснительной записки по возврату ошибочно оформленного чека являются извинения за доставленные клиенту и компании неудобства.

Я искренне сожалею, что моя ошибка привела к потере времени и сил клиента, а также нанесла репутационный ущерб компании. Приношу свои глубокие извинения за этот инцидент.

Объясняя причины ошибки, я ни в коем случае не пытаюсь оправдаться. Это целиком моя вина, и я беру на себя ответственность за случившееся. Еще раз приношу искренние извинения клиенту и руководству компании.

В дальнейшем я приложу максимум усилий, чтобы такие ситуации не повторялись. Буду работать вдумчиво и внимательно, проверять все действия. Постараюсь компенсировать причиненный ущерб высоким качеством обслуживания.

Надеюсь, что мои извинения будут приняты, а допущенная мной ошибка послужит уроком для дальнейшего профессионального роста. Я осознал свою ответственность и готов нести наказание за случившееся.

Пообещать больше не допускать ошибок

Как составить объяснительную по чеку с возвратом: примеры и образцы

Важно не только признать факт ошибки, но и заверить в объяснительной записке, что подобное больше не повторится.

Я понимаю, что допущенная мной ошибка при оформлении кассового чека нанесла ущерб репутации компании и причинила неудобства клиенту.

Даю слово, что в дальнейшем я буду работать намного внимательнее, не допуская поспешности в своих действиях. Буду тщательно проверять все оформляемые документы на предмет возможных опечаток и неточностей.

Обещаю регулярно проходить дополнительное обучение и повышать свою квалификацию в сфере работы с кассовым оборудованием и оформления платежных документов.

В сложных ситуациях буду обращаться за помощью к более опытным коллегам, не стесняясь признавать свои профессиональные пробелы.

Даю слово приложить все усилия, чтобы инцидент с ошибочным оформлением чека больше никогда не повторился. Всегда буду работать максимально сконцентрированно и ответственно.

Прошу принять мои извинения и заверения на сей счет.

Попросить принять объяснительную к сведению

Как составить объяснительную по чеку с возвратом: примеры и образцы

В завершение объяснительной записки о возврате ошибочно оформленного чека важно попросить руководство принять ее к сведению.

Я искренне надеюсь, что моя объяснительная будет принята во внимание и поможет разобраться в сложившейся ситуации.

Прошу рассмотреть мои объяснения причин допущенной ошибки и принять соответствующее решение. Готов нести ответственность в установленном порядке.

Если потребуются какие-либо дополнительные разъяснения от моей стороны, прошу сообщить об этом. Я максимально открыт к конструктивному диалогу и готов предоставить любую необходимую информацию.

Буду благодарен за объективное рассмотрение ситуации и учет всех смягчающих обстоятельств при вынесении решения о дисциплинарном взыскании.

Еще раз приношу свои искренние извинения за доставленные проблемы. Впредь постараюсь работать так, чтобы подобные инциденты никогда не повторялись.

Надеюсь на понимание и прошу принять мою объяснительную к сведению.

Поставить подпись и дату

Объяснительная записка обязательно должна быть подписана составившим ее лицом с указанием даты.

Подпись ставится в конце текста объяснительной. Она должна быть разборчивой, желательно синей пастой.

Подпись оформляется следующим образом:

Иванов Иван Петрович
(подпись)

Рядом указывается дата составления объяснительной:

05 августа 2022 г.

Подпись необходима для идентификации автора документа. Она подтверждает, что именно это лицо составило объяснительную записку и несет ответственность за представленные в ней сведения.

Дата нужна для понимания временного промежутка между инцидентом с ошибочным чеком и написанием объяснения. Чем меньше этот разрыв, тем лучше.

Таким образом, подпись и дата — обязательные реквизиты объяснительной записки, придающие ей юридическую силу. Их наличие повышает шансы на объективное рассмотрение.

Приложить копию возвращаемого чека

К объяснительной записке о возврате ошибочно оформленного чека рекомендуется приложить копию самого чека.

Это позволит наглядно представить всю информацию о покупке, суммах и реквизитах документа. На основании копии чека можно будет точно восстановить ход событий и разобраться в причинах возникшей ошибки.

Копию чека следует заверить подписью ответственного сотрудника или печатью организации. Это придаст ей юридическую силу и позволит использовать в качестве приложения к объяснительной записке.

Приложенная копия поможет избежать неточностей и искажения информации, а также лишних вопросов со стороны руководства. Все данные будут представлены в оригинальном виде, как они были отражены в ошибочном чеке.

Таким образом, копия возвращаемого чека — важная часть объяснительной, позволяющая максимально объективно разобраться в сложившейся ситуации.

Сослаться на нормативные документы

В объяснительной записке желательно сослаться на нормативные документы, регламентирующие работу кассира и правила оформления кассовых чеков.

Это могут быть:

— Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 N 54-ФЗ;

— Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»;

— Приказ Минфина России от 21.03.2017 N 46н «Об утверждении порядка регистрации контрольно-кассовой техники, порядка перерегистрации…».

Ссылка на официальные документы подчеркнет, что я знаком с нормативной базой и совершил ошибку, нарушив конкретные пункты правил и инструкций. Это продемонстрирует мою готовность разобраться в ситуации и впредь работать в строгом соответствии с установленными требованиями.

Объяснить последствия ошибки

Как составить объяснительную по чеку с возвратом: примеры и образцы

В объяснительной записке важно указать, к каким последствиям привела допущенная ошибка с оформлением кассового чека.

Во-первых, это потеря прибыли и ущерб для компании в размере ошибочно возвращенной клиенту суммы.

Во-вторых, возникла угроза наложения штрафов контролирующими органами за нарушение порядка оформления кассовых операций.

В-третьих, пострадала репутация компании и было подорвано доверие клиента из-за некомпетентности сотрудника. Это могло вызвать негативные отзывы и потерю лояльности покупателей.

В-четвертых, нарушение правил работы с финансовыми документами могло привести к искажению бухгалтерской отчетности и необходимости внесения корректировок.

Объяснение возможных негативных последствий ошибки продемонстрирует мое понимание степени ответственности на занимаемой должности. Я осознаю, что подобные просчеты недопустимы, и готов сделать выводы на будущее.

Описать меры по предотвращению повторения

В объяснительной записке важно не просто признать факт ошибки, но и предложить конкретные меры для предотвращения повторения подобных ситуаций.

Во-первых, я готов пройти дополнительное обучение работе на кассовом аппарате и изучить все тонкости оформления чеков.

Во-вторых, я буду тщательнее проверять все свои действия и итоговые суммы в чеках перед выдачей их клиенту.

В-третьих, при малейших сомнениях я буду обращаться за помощью к старшим коллегам или руководителю, не стесняясь признавать пробелы в своих знаниях.

В-четвертых, предлагаю ввести дополнительный контроль со стороны и регулярный аудит оформленных мною чеков, особенно в первое время после инцидента.

В-пятых, готов компенсировать материальный ущерб, причиненный компании моей ошибкой.

Применение данных мер поможет мне в дальнейшем избегать ошибок при работе с финансовыми документами и сведет к минимуму вероятность их повторения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *