Как составить официальный протокол собрания правления ТСЖ: полезные советы

Определить дату, время и место проведения собрания правления

Составление официального протокола собрания правления ТСЖ — ответственный процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения всех формальностей.

Первым делом нужно определиться с датой, временем и местом проведения собрания. Это ключевые параметры, которые обязательно должны быть зафиксированы в протоколе. Дата и время позволяют установить хронологию событий и важны для соблюдения сроков, установленных законом или уставом ТСЖ. Например, очередные собрания правления могут проводиться не реже одного раза в квартал. А внеочередные собрания созываются по мере необходимости.

Что касается места проведения — это может быть офис ТСЖ, подъезд многоквартирного дома или другое удобное помещение. Главное, чтобы оно позволяло разместить всех членов правления и обеспечивало необходимые условия для работы. Иногда заседания проводятся в заочной или дистанционной форме — тогда в протоколе фиксируется формат.

Таким образом, указание даты, точного времени (часы и минуты) и места или формата проведения собрания — обязательный первый шаг при составлении протокола заседания правления ТСЖ. Это позволяет в дальнейшем избежать вопросов и разночтений относительно самого факта созыва и проведения собрания.

Указать список присутствующих членов правления

Как составить официальный протокол собрания правления ТСЖ: полезные советы

После того как определены дата, время и место заседания правления ТСЖ, важно зафиксировать список присутствующих членов правления. Это необходимо для подтверждения легитимности проведения собрания и принятых на нем решений.

В протоколе перечисляются фамилии, имена и отчества членов правления, присутствовавших на заседании. Список удобно оформлять в виде таблицы с указанием должностей — председатель правления, члены правления и т.д. Если кто-то из членов правления отсутствовал по уважительной причине, это также отмечается.

Фиксация присутствующих необходима для определения кворума — минимального количества членов правления, при котором собрание считается правомочным принимать решения. Обычно кворум составляет не менее половины от общего числа членов правления. Если кворума нет, собрание переносится на другую дату.

Таким образом, точный список присутствующих членов правления с указанием должностей — обязательный раздел протокола. Это позволяет в дальнейшем при необходимости проверить правомочность проведенного собрания и избежать вопросов о его легитимности. Корректное оформление данного раздела — залог действительности принятых правлением ТСЖ решений.

Оговорить наличие кворума для принятия решений

Как составить официальный протокол собрания правления ТСЖ: полезные советы

После того как в протокол внесен список присутствующих членов правления ТСЖ, важным моментом является оговорить наличие или отсутствие кворума — минимального количества членов правления, необходимого для принятия действительных решений.

Кворум определяется уставом ТСЖ и обычно составляет не менее 50% от общего числа членов правления. Например, если в правлении 7 человек, для кворума требуется присутствие как минимум 4.

В протоколе делается запись о наличии или отсутствии кворума на данном заседании на основании списка присутствующих. Это важно для придания легитимности принимаемым решениям. Если кворума нет, собрание признается неправомочным, о чем также делается запись в протоколе.

Фиксация кворума — обязательное требование к протоколам заседаний правления ТСЖ. Это исключает в дальнейшем возможность оспаривания решений правления на том основании, что собрание было проведено при отсутствии необходимого кворума и являлось неправомочным. Таким образом обеспечивается юридическая сила принятых решений.

Перечислить вопросы, вынесенные в повестку дня

Следующим важным разделом протокола заседания правления ТСЖ является сама повестка дня — перечень вопросов, которые выносятся на обсуждение и принятие решений.

Повестка дня формируется заранее и утверждается в начале собрания. В протоколе вопросы перечисляются в той последовательности, в которой они рассматривались. Каждый пункт повестки имеет свой номер.

Например:

Повестка дня:
1. О состоянии дебиторской задолженности по оплате жилищно-коммунальных услуг.
2. О проведении текущего ремонта подъезда No2.
3. О согласовании сметы доходов и расходов ТСЖ на 2023 год.
4. Разное.

Повестка дня должна быть конкретной и отражать суть выносимых на обсуждение вопросов. Формулировки должны быть максимально точными и не допускать двойных толкований.

Правильное отражение повестки дня важно для понимания хода заседания правления ТСЖ и принятых решений. Это обязательный структурный элемент любого протокола.

Описать ход обсуждения каждого вопроса

После утверждения повестки дня на заседании правления ТСЖ переходят к рассмотрению каждого вопроса по существу. В протоколе нужно зафиксировать основные моменты обсуждения.

Для этого по каждому пункту повестки описывается:
— суть рассматриваемого вопроса;
— основные тезисы выступающих;
— предложения, рекомендации, выводы по итогам обсуждения.

Например:

По вопросу No1 выступил Иванов И.И., который доложил о состоянии дел по сбору оплаты за ЖКУ. Отметил высокий процент задолженности в подъезде No5. Петров П.П. предложил направить неплательщикам уведомления с требованием погасить долг. Иванов И.И. поддержал это предложение.

Таким образом фиксируется основное содержание обсуждения каждого вопроса — кто выступал, что говорил, какие были предложения и выводы. Это позволяет понять мотивы принятия тех или иных решений по итогам заседания.

Дословная запись всех выступлений не требуется. Главное — зафиксировать суть обсуждения. При необходимости к протоколу можно приложить тексты письменных выступлений.

Привести формулировки принятых по каждому вопросу решений

Как составить официальный протокол собрания правления ТСЖ: полезные советы

После обсуждения каждого вопроса повестки на заседании правления ТСЖ принимаются решения. Эти решения обязательно должны быть зафиксированы в протоколе.

Решения оформляются по каждому рассмотренному вопросу в виде отдельного пункта с конкретной формулировкой.

Например:

По вопросу No1 «О состоянии дебиторской задолженности по оплате ЖКУ»:
РЕШИЛИ:
1.1. Направить жильцам подъезда No5, имеющим задолженность по оплате, уведомление с требованием погасить долг в течение 30 дней.
1.2. При непогашении задолженности в установленный срок обратиться в суд для взыскания долга.

Таким образом оформляется каждое решение по повестке дня — в виде пунктов с точными, понятными формулировками. Это важно для понимания, какие именно решения были приняты по итогам заседания правления ТСЖ. Решения служат основанием для дальнейших действий и исполнения.

Указать результаты голосования по каждому решению

После принятия решений по каждому вопросу повестки дня заседания правления ТСЖ в протоколе нужно зафиксировать результаты голосования.

Для этого указывается:
— формулировка решения;
— число членов правления, проголосовавших «за», «против», «воздержался» по данному решению;
— результат голосования — «принято» или «не принято».

Например:

По вопросу No1 «О состоянии дебиторской задолженности по оплате ЖКУ»:
Решение: Направить неплательщикам уведомление с требованием погасить долг.
Голосовали:
«За» — 5 человек
«Против» — нет
«Воздержался» — 2 человека
Решение принято.

Такой подход позволяет определить, насколько единогласно или неоднозначно было принято то или иное решение по итогам заседания правления ТСЖ. Фиксация результатов голосования обеспечивает прозрачность.

Отметить особые мнения членов правления (при наличии)

Как составить официальный протокол собрания правления ТСЖ: полезные советы

В ходе обсуждения вопросов на заседании правления ТСЖ и голосования по решениям могут возникнуть особые мнения отдельных членов правления. Эти мнения также целесообразно зафиксировать в протоколе.

Особое мнение — это мнение члена правления, не согласного полностью или частично с принятым большинством решением. Оно может выражаться в виде возражений, замечаний, предложений.

Например:

Член правления Иванов И.И. высказал особое мнение по вопросу No2 о ремонте подъезда: считает нецелесообразным производить косметический ремонт подъезда, необходим капитальный ремонт.

Фиксация особых мнений необходима для отражения разногласий при принятии спорных решений. Это способствует прозрачности работы правления ТСЖ. При этом особое мнение записывается в протокол только при наличии прямого требования высказавшего его лица.

Перечислить приложения к протоколу (при наличии)

В некоторых случаях к протоколу заседания правления ТСЖ необходимо приложить дополнительные материалы. Это могут быть:

— тексты докладов и выступлений членов правления;
— раздаточные материалы по рассматриваемым вопросам;
— результаты голосований;
— особые мнения членов правления;
— заявления, обращения жильцов;
— акты, сметы, финансовые документы и др.

Все эти приложения должны быть перечислены в соответствующем разделе протокола.

Например:

Приложения:
1. Текст доклада председателя правления Иванова И.И. по вопросу No1 — на 3 листах.
2. Смета расходов на ремонт подъезда No2 — на 1 листе.
3. Результаты голосования по вопросам повестки дня — на 2 листах.

Перечень приложений позволяет убедиться в наличии всех необходимых материалов к протоколу. Приложения являются неотъемлемой частью протокола заседания правления ТСЖ.

Указать время окончания заседания

После рассмотрения всех вопросов повестки дня и принятия решений по ним, заседание правления ТСЖ объявляется закрытым. В протоколе нужно зафиксировать точное время окончания заседания.

Фиксация времени окончания важна по нескольким причинам:

— Позволяет определить общую продолжительность заседания.
— Служит доказательством того, что все вопросы повестки были рассмотрены, и заседание завершилось надлежащим образом.
— Исключает возможность внесения в протокол каких-либо дополнительных решений после закрытия заседания.

Например:

Заседание правления ТСЖ «Наш дом» объявлено закрытым в 18 часов 30 минут 11.08.2023 года.

Таким образом, в протоколе фиксируется дата и точное время закрытия заседания правления ТСЖ. Это завершает формирование основного содержания протокола. Далее необходимо произвести процедуру подписания и заверения протокола.

Составление официального протокола — важный этап работы правления товарищества собственников жилья. Протокол позволяет зафиксировать все решения, принятые в ходе собрания правления ТСЖ. Чтобы составить корректный документ, нужно придерживаться определенных правил.

Во-первых, протокол должен содержать следующие сведения: дату и место проведения заседания; список присутствующих членов правления; повестку дня; основные вопросы, поставленные на голосование; итоги голосования по каждому вопросу; принятые решения.

Во-вторых, текст протокола пишется от третьего лица и в официально-деловом стиле. Излагать материал нужно четко и лаконично. Протокол не должен содержать эмоциональных высказываний.

В-третьих, обязательным является утверждение протокола правлением ТСЖ. Документ заверяется подписями председателя и секретаря заседания. Печать ставится необязательно.

Четвертое: протокол нумеруется согласно хронологии. Указывается количество листов в документе.

Пятое: оригинал протокола хранится в делах ТСЖ. Собственникам жилья выдаются заверенные выписки из протокола при необходимости.

Соблюдая эти простые рекомендации, правление ТСЖ без труда сможет грамотно составить официальный протокол своего собрания. Это позволит избежать ошибок и обеспечит четкое документирование всех решений.

После того, как протокол собрания правления ТСЖ составлен, его необходимо надлежащим образом оформить и заверить. Один из вопросов, который часто возникает: нужно ли ставить на протоколе печать товарищества?

Согласно законодательству, проставление печати на протоколах правления ТСЖ не является обязательным. Достаточно, чтобы документ был подписан председателем и секретарем заседания. Однако на практике многие товарищества используют свою печать при оформлении протоколов.

Есть несколько причин, по которым стоит заверить протокол печатью ТСЖ:

  • Печать придает документу большую официальность и значимость.
  • Протокол с печатью сложнее оспорить, ему доверяют больше.
  • Печать указывает на принадлежность документа ТСЖ, то есть служит дополнительным средством идентификации.
  • Проставление печати — распространенная практика, отсутствие печати может вызвать вопросы.

В то же время злоупотреблять печатью тоже не стоит. Если ставить ее на всех документах подряд, это будет избыточно и приведет к притуплению бдительности при проверке подлинности бумаг.

Таким образом, решение о проставлении печати на протоколах правления ТСЖ остается за самим товариществом. Но если использовать печать разумно, по необходимости, это позволит придать протоколам большую силу и защитить от возможных фальсификаций.

Как составить официальный протокол собрания правления ТСЖ: полезные советы

Как составить официальный протокол собрания правления ТСЖ: полезные советы

Составление протокола собрания правления ТСЖ — важный этап в работе товарищества. От того, насколько правильно будет составлен документ, зависит законность принятых на собрании решений.

Кто составляет протокол собрания правления ТСЖ

Протокол собрания правления ТСЖ составляет секретарь заседания. Эту роль обычно выполняет председатель правления или другой член правления, назначенный председателем. Протокол подписывают председатель и секретарь заседания правления.

Какие сведения должны быть в протоколе собрания правления ТСЖ

В протоколе заседания правления ТСЖ должны быть указаны:

  • Номер протокола;
  • Дата, время и место проведения заседания;
  • Сведения о присутствующих и отсутствующих членах правления;
  • Повестка дня заседания;
  • Краткое изложение выступлений по каждому вопросу;
  • Принятые решения по каждому вопросу повестки;
  • Результаты голосования;
  • Подписи председателя и секретаря.

Как правильно оформить протокол собрания правления ТСЖ

Протокол собрания правления ТСЖ оформляется на листах формата А4. Текст печатается шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала. Поля документа: левое — 3 см, правое — 1,5 см, верхнее и нижнее — 2 см.

Нумерация страниц протокола должна быть сквозной. Номер и дата протокола указываются в правом верхнем углу на каждой странице. Допускается нумерация протоколов в течение календарного года.

В начале протокола указывается его номер, дата, место и время проведения заседания правления. Далее перечисляются члены правления, присутствующие на заседании, а также информация об отсутствующих с указанием причин.

Все решения, принятые на заседании правления ТСЖ, записываются в протокол полностью, без сокращений, с указанием результатов голосования.

В конце протокол собрания правления ТСЖ подписывают председатель и секретарь заседания. Подписи заверяются печатью ТСЖ.

Как разослать копии протокола членам правления ТСЖ

После оформления протокол собрания правления ТСЖ размножается в необходимом количестве копий. По одной копии выдается каждому члену правления под роспись в журнале учета выдачи протоколов.

Также копия протокола может быть направлена членам правления по электронной почте. Главное, чтобы была возможность в случае необходимости подтвердить, что копия протокола получена адресатом.

Протоколы собраний правления ТСЖ должны храниться в месте нахождения правления в отдельном деле в хронологическом порядке. Срок хранения протоколов — не менее 5 лет.

При соблюдении всех требований к оформлению и размещению протокол заседания правления ТСЖ станет юридически значимым документом, подтверждающим законность принятых товариществом решений.

Опубликовать протокол в общедоступном месте

После того, как протокол собрания правления ТСЖ оформлен и подписан, его необходимо опубликовать в общедоступном для всех собственников месте. Это важный шаг, позволяющий обеспечить информирование жителей о принятых на заседании решениях.

Где можно опубликовать протокол собрания правления ТСЖ?

Существует несколько вариантов, где можно разместить протокол заседания правления:

  • На информационных стендах в подъездах;
  • Во внутренней газете ТСЖ, если таковая издается;
  • На официальном сайте ТСЖ в разделе «Документы»;
  • В мобильном приложении для жителей, если оно используется;
  • В официальной группе ТСЖ в соцсетях.

Какие правила нужно соблюдать при публикации протокола?

Чтобы опубликовать протокол заседания правления ТСЖ правильно, нужно придерживаться следующих правил:

  1. Разместить протокол полностью, без купюр;
  2. Обезличить персональные данные жителей, если они упоминаются;
  3. Указать номер и дату протокола;
  4. Установить разумный срок публикации (например, не менее 30 дней);
  5. Разместить в легкодоступном месте;
  6. Сделать протокол доступным для скачивания и печати.

Как долго должен быть опубликован протокол правления ТСЖ?

Срок публикации протокола заседания правления ТСЖ законодательно не регламентирован. Рекомендуется держать протокол опубликованным не менее 30 дней. Этого времени достаточно, чтобы жители смогли ознакомиться с решениями правления.

По истечении установленного срока протокол может быть удален из открытого доступа, но обязан храниться в архиве ТСЖ в течение не менее 5 лет.

Публикация протоколов заседаний правления ТСЖ в открытом доступе — это возможность обеспечить прозрачность управления домом. Жители должны знать, какие решения принимаются от их имени, и иметь право их комментировать.

Хранить протоколы заседаний в архиве ТСЖ

После проведения заседания и оформления протокола, правлению ТСЖ необходимо организовать хранение протокола в архиве товарищества. Это важно для поддержания преемственности в работе органов управления многоквартирным домом и возможности при необходимости обратиться к ранее принятым решениям.

Как организовать архив протоколов правления ТСЖ?

Для хранения протоколов заседаний правления ТСЖ рекомендуется завести специальное дело. Протоколы подшиваются в дело в хронологическом порядке по мере их составления и подписания.

Дела с протоколами должны храниться в специально отведенном месте, например в сейфе или запираемом шкафу, доступ к которому имеет только председатель правления ТСЖ.

На корешке дела указывается: название дела «Протоколы заседаний правления ТСЖ», дата начала и окончания дела (обычно это календарный год).

Какие протоколы должны храниться в архиве ТСЖ?

В архиве ТСЖ должны храниться:

  • протоколы заседаний правления ТСЖ;
  • протоколы общих собраний членов ТСЖ;
  • протоколы ревизионной комиссии.

Для каждого вида протоколов рекомендуется завести отдельное дело. Это облегчит поиск необходимых документов в архиве.

Какой срок хранения протоколов заседаний правления ТСЖ?

В соответствии с законодательством, протоколы заседаний правления ТСЖ должны храниться не менее 5 лет. По истечении указанного срока часть документов может быть уничтожена по акту, если иное не предусмотрено законом.

Наиболее важные протоколы, имеющие историческую ценность, рекомендуется хранить постоянно.

Наличие упорядоченного архива заседаний позволит ТСЖ в любой момент восстановить полную историю принятых правлением решений. А грамотное ведение архива сэкономит место и облегчит поиск нужных документов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *