Как составить правильный протокол правления ТСЖ в 2023 году: Полезные советы руководителя ТСЖ

Подготовка к заседанию правления ТСЖ

Составление протокола заседания правления ТСЖ — ответственный процесс, требующий тщательной подготовки. Чтобы все прошло гладко, председателю ТСЖ следует заблаговременно продумать все этапы предстоящего мероприятия.

Прежде всего, необходимо определить дату и время заседания, а также подобрать подходящее место для его проведения. Лучше выбрать будний день, чтобы большинству членов правления было удобно прийти. Время проведения тоже желательно назначить так, чтобы оно подходило всем. Что касается места, то чаще всего заседания проходят в офисе ТСЖ или прямо в подъезде многоквартирного дома.

Следующий важный момент — составление повестки дня. Председатель заранее собирает вопросы, которые необходимо обсудить на заседании правления. Это могут быть текущие проблемы дома, планы на будущее, отчеты о проделанной работе и прочее. Все включенные в повестку пункты должны быть максимально конкретными.

Когда дата, время и повестка определены, можно приступать к оповещению членов правления о предстоящем заседании. Сегодня это делают по электронной почте, через мессенджеры или СМС-рассылку. Главное — сделать это заблаговременно, не менее чем за 2-3 дня до намеченной даты.

Непосредственно перед заседанием председатель должен проверить готовность помещения, нужно обеспечить членов правления местами для сидения, подготовить бумаги, ручки, проектор для демонстрации слайдов и прочее. Одним словом, создать условия для продуктивной работы.

Если все эти моменты учесть заранее и провести тщательную подготовку, заседание правления ТСЖ пройдет организованно и результативно. А самое главное — это позволит составить четкий и правильный протокол, соответствующий всем нормам.

Как составить правильный протокол правления ТСЖ в 2023 году?: Полезные советы руководителя ТСЖ

Протокол заседания правления ТСЖ — это официальный документ, который фиксирует принятые на собрании решения. От того, насколько грамотно он будет составлен, зависит законность проведенного мероприятия.

Во-первых, нужно указать основные реквизиты протокола: дату и место проведения заседания, номер протокола, список присутствующих членов правления и приглашенных. Это позволит идентифицировать документ.

Далее в протоколе должна быть отражена информация о кворуме — наличии минимального количества членов правления, необходимого для принятия решений. Это важно, чтобы подтвердить легитимность состоявшегося заседания.

Затем переходим к самому главному — повестке дня. Здесь перечисляются все вопросы, которые обсуждались и по которым принимались решения. Рекомендуется пронумеровать пункты повестки.

После утверждения повестки подробно фиксируется ход обсуждения каждого вопроса: основные тезисы выступающих, предложения и замечания по существу рассматриваемой проблемы. Это позволит понять логику принятия тех или иных решений.

Завершают протокол решения, принятые по каждому пункту повестки. Они должны быть сформулированы максимально конкретно, четко и понятно. Также указываются сроки и ответственные за выполнение.

В конце протокола обязательно нужно указать время окончания заседания и проставить подписи председателя и секретаря правления. Это удостоверит, что документ оформлен надлежащим образом.

Придерживаясь этих несложных правил и рекомендаций, любое правление ТСЖ сможет грамотно подготовить протокол своего заседания в 2023 году. А значит, все принятые решения будут иметь юридическую силу и позволят эффективно управлять многоквартирным домом.

Определение даты, времени и места проведения заседания

Первым этапом подготовки к заседанию правления ТСЖ является определение даты, времени и места его проведения. Это ключевой момент, поскольку от выбора времени и места зависит, смогут ли присутствовать все члены правления.

Рекомендуется планировать заседания правления на 1-2 месяца вперед. Это позволит заблаговременно проинформировать всех членов правления и даст им возможность выстроить свои графики таким образом, чтобы присутствовать на собрании.

Что касается периодичности, то обычной практикой является проведение заседаний правления 1 раз в 1-3 месяца. Более частые встречи могут быть избыточны, реже — недостаточны для оперативного решения текущих вопросов.

Дату следует назначать с учетом графика работы членов правления, чтобы это не пришлось на их отпуска, командировки и т.п. Удобным вариантом являются рабочие дни после 15 часов или выходные.

Что касается места проведения, то обычно заседания проходят либо в офисе правления ТСЖ, либо в специально оборудованном для собраний помещении. Главное, чтобы это было удобно для всех членов правления и отвечало требованиям к проведению официальных мероприятий.

Таким образом, грамотный подбор даты, времени и места является залогом успешного заседания правления ТСЖ. Это позволит собрать всех членов правления и эффективно обсудить важные вопросы.

Уведомление членов правления о заседании

Как только определены дата, время и место проведения заседания правления ТСЖ, необходимо уведомить об этом всех членов правления. Это важный этап подготовки, ведь от того, насколько своевременно и качественно будет проведено оповещение, зависит явка членов правления.

Уведомление должно быть направлено каждому члену правления не позднее, чем за 7-10 дней до даты проведения заседания. Это даст возможность выстроить графики и прийти на собрание.

Для оповещения обычно используются такие каналы как электронная почта, мессенджеры (WhatsApp, Telegram), СМС-рассылка. Можно также позвонить каждому члену правления по телефону и уведомить устно, но на это уходит больше времени.

В уведомлении должны быть указаны все необходимые данные: дата, время и адрес проведения заседания, предварительная повестка дня. Также можно добавить информацию о том, будет ли организовано питание во время заседания.

Хорошей практикой считается рассылка напоминаний за 2-3 дня до даты проведения заседания. Это позволит минимизировать вероятность того, что кто-то из членов правления пропустит или забудет о мероприятии.

Таким образом, своевременное и надлежащее уведомление о предстоящем заседании — залог его успешного проведения и принятия всех необходимых решений в полном составе правления ТСЖ.

Подготовка зала для проведения заседания

После определения даты и места проведения заседания правления ТСЖ необходимо подготовить помещение, в котором оно будет проходить. От того, насколько комфортными будут условия, во многом зависит продуктивность самого заседания.

В первую очередь, нужно убедиться, что в зале достаточно посадочных мест для всех членов правления. Стулья следует расположить полукругом или буквой «П», чтобы все участники видели друг друга.

На столах должны быть блокноты, ручки, канцелярские принадлежности — все необходимое для ведения записей во время заседания. Также рекомендуется подготовить питьевую воду для участников.

Отдельное внимание стоит уделить техническому оснащению зала. Нужно проверить наличие и работоспособность проектора, экрана, звукового оборудования, микрофонов, если они потребуются в ходе заседания.

Важный момент — это подготовка флипчарта или доски для записи основных идей, предложений, решений. На них удобно фиксировать ход обсуждения.

Также в зале должны присутствовать часы, что позволит следить за регламентом. И конечно, нужно позаботиться о том, чтобы в помещении было комфортно с точки зрения освещения, температурного режима, проветривания.

При соблюдении всех этих условий члены правления ТСЖ смогут с комфортом и максимальной результативностью провести заседание по всем вопросам повестки.

Регистрация членов правления, прибывших на заседание

Перед началом самого заседания правления ТСЖ необходимо зарегистрировать всех членов правления, которые прибыли на мероприятие. Это важно для определения кворума и правомочности принимаемых решений.

Для регистрации заранее готовится явочный лист — документ, в который вносятся фамилии и инициалы членов правления. Каждый прибывший на заседание член правления ставит свою подпись напротив своих данных, подтверждая свое присутствие.

На основании заполненного явочного листа подсчитывается количество присутствующих членов правления и определяется, имеется ли кворум. Если кворум есть, заседание объявляется правомочным.

Кворум для заседания правления ТСЖ составляет не менее половины от общего числа членов правления. Если кворума нет, заседание переносится на другое время.

Помимо членов правления, на заседании могут присутствовать приглашенные лица без права голоса. Их фамилии также вносятся в явочный лист для учета.

Таким образом, процедура регистрации является обязательным организационным моментом перед началом любого заседания правления ТСЖ. Это закреплено в законодательстве и уставных документах.

Грамотно проведенная регистрация позволяет обеспечить легитимность принимаемых на заседании решений.

Определение кворума для принятия решений

После регистрации членов правления ТСЖ, прибывших на заседание, важным моментом является определение кворума — минимального количества членов правления, при котором заседание считается правомочным для принятия решений.

Согласно жилищному законодательству, кворум для проведения заседания правления ТСЖ составляет не менее 50% от общего числа членов правления. Например, если в правлении 5 человек, то для кворума нужно присутствие не менее 3 членов правления.

Данное требование прописано для того, чтобы на заседании присутствовало большинство членов правления и все решения принимались максимально легитимно.

Председатель правления определяет наличие кворума на основании явочного листа и количества зарегистрировавшихся членов правления. Эта информация оглашается всем присутствующим.

Если кворум имеется, председатель объявляет заседание правомочным и открывает его. При отсутствии кворума заседание переносится на другое время в течение 3 дней.

Информация о наличии либо отсутствии кворума обязательно фиксируется в протоколе заседания. Это необходимо для подтверждения легитимности принятых решений.

Таким образом, определение кворума — обязательная процедура, без которой заседание правления ТСЖ не может считаться действительным и не вправе принимать решения.

Выборы председателя и секретаря заседания

Как составить правильный протокол правления ТСЖ в 2023 году?: Полезные советы руководителя ТСЖ

Для эффективной работы любой организации, в том числе и ТСЖ, очень важно правильно оформлять все документы, включая протоколы заседаний правления. От того, насколько корректно составлен протокол правления ТСЖ, зачастую зависит принятие важных для дома решений.

Прежде всего, нужно определиться с регламентом проведения заседания правления ТСЖ. Обычно в начале заседания выбирают председателя и секретаря. Председатель будет вести собрание, а секретарь — вести и оформлять протокол. Чаще всего председателем становится председатель правления ТСЖ, а секретарем — бухгалтер или юрист, если таковой есть в штате ТСЖ.

Далее секретарь должен зафиксировать, кто присутствует на заседании правления ТСЖ. Это могут быть как члены правления, так и приглашенные лица. Обязательно указываются фамилия, имя и отчество каждого присутствующего.

После этого секретарь оглашает повестку дня — список вопросов, которые планируется обсудить на заседании правления ТСЖ. Повестка формируется заранее председателем правления. В повестку обычно включают наиболее актуальные на данный момент вопросы, требующие принятия управленческих решений — например, проведение текущего ремонта, согласование сметы расходов, выбор подрядных организаций и т.п.

Далее в протоколе поочередно фиксируется обсуждение каждого вопроса повестки. Секретарь кратко излагает суть обсуждения и принятые по вопросу решения. Если по каким-то вопросам не было единогласия, обязательно указываются возражения оппонентов. Также фиксируются результаты голосования по каждому решению.

В конце протокола обязательно указывается время окончания заседания правления ТСЖ. Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. К протоколу могут прилагаться различные документы, например, сметы расходов, договоры, заявления и т.п., на которые делаются ссылки в самом тексте протокола.

Если все вышеперечисленные пункты соблюдены, можно с уверенностью сказать, что протокол правления ТСЖ составлен грамотно и в соответствии с нормами действующего законодательства. А значит, все принятые правлением ТСЖ решения будут легитимны.

Составление протокола заседания правления ТСЖ — важный этап в работе товарищества. От того, насколько правильно будет составлен документ, зависит законность принятых на заседании решений.

Прежде всего, необходимо придерживаться требований Жилищного кодекса РФ и устава вашего ТСЖ. Согласно закону, в протоколе должны быть указаны:

дата, время и место проведения заседания;
сведения о лицах, принимавших участие в заседании;
повестка дня заседания;
вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;
принятые решения.

1. Указание даты, времени и места заседания

Эта информация заносится в первых строках протокола. Например:

«Заседание правления ТСЖ «Комфортный дом» состоялось 15 января 2023 года в 18:00 по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 25, кв. 1 (квартира председателя правления Иванова И.И.)».

2. Сведения об участниках заседания

Перечисляются члены правления ТСЖ, принявшие участие в заседании. Указываются их фамилии, имена, отчества. Например:

«В заседании правления приняли участие:

Иванов Иван Иванович — председатель правления;
Петрова Мария Сергеевна — член правления;
Сидоров Олег Николаевич — член правления.»

Если на заседании присутствовали приглашенные лица, их тоже можно перечислить после членов правления.

3. Повестка дня

Здесь нужно перечислить вопросы, которые планируется рассмотреть на заседании правления ТСЖ. Например:

«Повестка дня:

Утверждение плана работ на 2023 г.
Установление размера платы за содержание жилого помещения.
Выбор подрядчика для проведения текущего ремонта подъезда No2.

4. Вопросы, поставленные на голосование

По каждому рассматриваемому вопросу нужно указать:

суть вопроса;
фамилии выступавших по вопросу;
предложения по решению вопроса, поставленные на голосование;
результаты голосования (сколько человек проголосовало «за», «против», «воздержалось»);
принятое решение.

Например:

«По вопросу утверждения плана работ на 2023 г. выступил председатель правления Иванов И.И., предложивший утвердить план работ (прилагается).

Голосовали:

«За» — 3 человека (Иванов И.И., Петрова М.С., Сидоров О.Н.)

«Против» — 0 человек

«Воздержались» — 0 человек

Решили: Утвердить план работ ТСЖ «Комфортный дом» на 2023 г. (прилагается)».

5. Принятые решения

Этот раздел обобщает решения, принятые на заседании правления ТСЖ по каждому рассмотренному вопросу. Например:

«Решения заседания правления ТСЖ «Комфортный дом»:

Утвердить план работ ТСЖ «Комфортный дом» на 2023 г. (прилагается).
Установить размер платы за содержание жилого помещения в размере 25 руб. за 1 кв.м.
Выбрать ООО «Ремстрой» подрядчиком для проведения текущего ремонта подъезда No2.»

Такой протокол позволит зафиксировать все основные решения, принятые на заседании правления ТСЖ. Главное — соблюдать требования законодательства и внимательно фиксировать все результаты голосования. Это позволит избежать оспаривания протокола и принятых решений в дальнейшем.

Рассмотрение вопросов повестки дня

После оглашения и утверждения повестки дня на заседании правления ТСЖ переходят к рассмотрению каждого вопроса по отдельности. Это ключевой этап, во время которого происходит обсуждение проблем, выработка решений и их принятие путем голосования.

Рассмотрение вопросов повестки рекомендуется проводить в том порядке, в котором они были заявлены. По каждому вопросу выступает инициатор его внесения в повестку и излагает суть проблемы, предлагаемые варианты решения.

Например, если в повестке значится вопрос об утверждении сметы расходов ТСЖ на следующий год, слово может предоставить председатель ревизионной комиссии. Он доложит о проведенной проверке финансово-хозяйственной деятельности товарищества и обоснует необходимость тех или иных трат в следующем году.

После основного выступления по вопросу повестки, слово предоставляется другим членам правления для внесения предложений, замечаний, уточнений. Председательствующий на заседании должен дать возможность высказаться всем желающим, при этом следить за регламентом.

Когда все предложения по вопросу озвучены, их формулируют для постановки на голосование. Голосование может проводиться за каждое предложение в отдельности или за весь вопрос целиком, если предложение только одно.

Результаты голосования заносятся в протокол. После этого можно переходить к следующему вопросу повестки. Такая процедура повторяется для каждого пункта.

Рассмотрение вопросов — ответственный этап заседания правления ТСЖ. От полноты обсуждения, выработки и принятия решений зависит, насколько эффективно товарищество сможет решать текущие задачи по управлению многоквартирным домом.

Подведение итогов голосования по вопросам

После того, как все вопросы повестки дня рассмотрены и по ним проведено голосование, необходимо подвести итоги голосования и зафиксировать их в протоколе заседания правления ТСЖ.

Для этого по каждому рассматриваемому вопросу секретарь заседания еще раз оглашает:

суть вопроса;
основные предложения, которые выносились на голосование;
результаты голосования по каждому предложению — сколько голосов «за», «против», «воздержалось»;
принятое на основании голосования решение.

Например:

«По вопросу утверждения плана работ на 2023 г. на голосование было вынесено предложение: утвердить план работ ТСЖ «Комфортный дом» на 2023 г. (прилагается).

Итоги голосования:

«За» — 3 человека (Иванов И.И., Петрова М.С., Сидоров О.Н.)

«Против» — 0 человек

«Воздержались» — 0 человек

Решение: Утвердить план работ ТСЖ «Комфортный дом» на 2023 г. (прилагается)».

Таким образом, по каждому вопросу повестки подводятся итоги голосования с указанием конкретного принятого решения.

Подведение итогов голосования нужно для:

фиксации окончательных решений правления ТСЖ по каждому рассмотренному вопросу;
контроля за правильностью подсчета голосов;
предотвращения разночтений и споров относительно принятых решений.

Поэтому данный этап очень важен для оформления юридически значимого протокола заседания правления ТСЖ. Подведение итогов голосования следует проводить максимально скрупулезно, внимательно и точно.

Принятие решений по вопросам повестки

Принятие решений является главной целью любого заседания правления ТСЖ. Именно для выработки и утверждения решений по актуальным вопросам и созывается данное мероприятие.

Решения принимаются простым большинством голосов членов правления, присутствующих на заседании. Это означает, что за принятие решения должно проголосовать больше половины членов правления от общего их количества, участвующих в заседании.

Например, если на заседании присутствует 5 членов правления, то для принятия решения необходимо не менее 3 голосов «за». Если голоса разделились поровну, решающим является голос председателя правления.

Все принятые решения обязательно вносятся в протокол заседания. При этом решение должно быть сформулировано максимально конкретно, четко и понятно, чтобы исключить двойное толкование.

Например, некорректная формулировка: «Remont провести в следующем году». Правильная формулировка: «Провести текущий ремонт подъезда No2 в период с 1 мая по 1 июля 2023 года».

Также в решении должны быть указаны ответственные лица и сроки исполнения. Это важно для последующего контроля.

Принятые на заседании правления ТСЖ решения имеют юридическую силу и обязательны для исполнения всеми членами товарищества. Поэтому к их принятию нужно подходить со всей ответственностью и взвешенностью.

Грамотное принятие решений — залог эффективной работы правления и успешного управления многоквартирным домом.

Оформление протокола заседания правления

После того, как все вопросы повестки рассмотрены и по ним приняты решения, секретарь заседания приступает к оформлению протокола.

Протокол заседания правления ТСЖ оформляется в печатном виде, на листах формата A4. Рекомендуется использовать бланк протокола установленного образца.

Текст протокола должен содержать следующие obязательные реквизиты:

название документа;
дата и место проведения заседания;
список присутствующих членов правления;
повестка дня;
ход обсуждения вопросов повестки и принятые решения;
результаты голосования по каждому вопросу;
подписи председателя и секретаря заседания.

Текст протокола должен быть максимально конкретным, четким, без помарок и исправлений. Все страницы протокола нумеруются.

К протоколу могут прилагаться дополнительные материалы — повестка дня, явочные листы, отчеты, сметы, акты и т.п. Приложения также должны содержать подписи и дату.

Готовый протокол подписывают председатель и секретарь заседания правления ТСЖ. Подписи заверяются печатью товарищества.

Протокол составляется в двух экземплярах, один из которых передается в правление ТСЖ, а второй — на хранение в архив товарищества. Срок хранения протоколов — не менее 5 лет.

Правильное оформление протокола — залог юридической значимости документа и возможности контроля исполнения всех принятых правлением ТСЖ решений.

Подписание и утверждение протокола

После оформления протокола заседания правления ТСЖ в печатном виде, его необходимо подписать председателем и секретарем заседания.

Подписание протокола означает, что:

Протокол составлен верно, содержит достоверную информацию о ходе заседания и принятых решениях.
Лица, подписавшие протокол, несут ответственность за правильность его составления.

Подписи председателя и секретаря заседания должны быть расшифрованы (указаны фамилия, имя, отчество). Подписи заверяются печатью ТСЖ.

Если кто-то из подписантов не согласен с содержанием протокола, он вправе указать свое особое мнение, которое прилагается к протоколу.

Утверждение означает окончательное признание протокола в качестве официального документа. Утвердить протокол может общее собрание членов ТСЖ либо правление товарищества на своем следующем заседании.

На титульном листе протокола делается отметка: “Утвержден решением общего собрания ТСЖ «Комфортный дом» от 01.02.2023 г., протокол No1″ или аналогичная запись об утверждении правлением.

Подписанный и утвержденный протокол заседания правления ТСЖ имеет юридическую силу и является официальным документом, подтверждающим факт проведения заседания и принятия соответствующих решений.

Рассылка копий протокола членам правления

Как составить правильный протокол правления ТСЖ в 2023 году?: Полезные советы руководителя ТСЖ

Протокол заседания правления ТСЖ — это важный документ, который фиксирует все решения, принятые на собрании членов правления. От того, насколько правильно будет составлен протокол заседания, зависит легитимность принятых решений.

Кто подписывает протокол заседания правления ТСЖ?

Протокол заседания правления ТСЖ подписывают председатель правления и секретарь. Иногда под протоколом ставят подписи все члены правления, присутствовавшие на заседании. Это не является обязательным, но позволяет избежать в дальнейшем каких-либо разногласий по поводу принятых решений.

Протокол заседания правления ТСЖ: образец

Протокол начинается с указания реквизитов: даты проведения заседания, места проведения, номера протокола, списка присутствующих членов правления. Далее идет повестка дня — перечень вопросов, которые планируется обсудить. После каждого пункта повестки дня должно следовать краткое изложение хода обсуждения и формулировка принятого решения.

В конце протокола указывается список приложений (если таковые имеются) и подписи председателя и секретаря. Таким образом, протокол получается структурированным и легко воспринимаемым документом.

Выписка из протокола правления ТСЖ: образец

Иногда требуется оформить не весь протокол целиком, а выписку по отдельному вопросу повестки дня. Форма выписки из протокола правления ТСЖ выглядит следующим образом:

Реквизиты протокола (дата, номер)
Формулировка рассматриваемого вопроса
Краткое изложение обсуждения данного вопроса
Принятое по вопросу решение
Подпись с расшифровкой лица, выдавшего выписку

Такая выписка также является официальным документом и может использоваться в качестве подтверждения принятых на заседании решений.

Как правильно составить протокол правления ТСЖ?

Чтобы обеспечить юридическую силу протокола заседания, при его составлении нужно соблюдать следующие рекомендации:

Указывать точную дату и место проведения заседания
Вести точный подсчет голосов при голосовании
Дословно фиксировать принятые решения
Излагать ход обсуждения по каждому вопросу максимально подробно
Не допускать каких-либо сокращений и аббревиатур
Использовать простой и понятный язык без сложных слов и оборотов

Если протокол составлен грамотно, с соблюдением всех правил, он будет иметь полную юридическую силу и его невозможно будет оспорить.

Рассылка копий протокола членам правления

После того как протокол заседания оформлен, его копии необходимо разослать всем членам правления ТСЖ. Это позволит им ознакомиться с принятыми решениями и при необходимости зафиксировать какие-либо замечания.

Рассылку копий протокола удобнее всего делать по электронной почте, так это значительно экономит время. В письме нужно сделать сопроводительную записку со списком разосланных документов. Также можно распечатать бумажные копии протокола и раздать их членам правления лично.

Правильное составление и рассылка протокола — залог эффективной работы правления ТСЖ. Следуя основным рекомендациям, можно создавать качественные протоколы заседаний, которые будут служить надежным подтверждением всех управленческих решений.