Как составить правильный протокол собрания правления ТСЖ в 2023 году:15 полезных советов

Определить дату, время и место проведения заседания правления ТСЖ

Составление протокола заседания правления ТСЖ — ответственный процесс, требующий внимания к деталям. Для начала необходимо решить организационные вопросы: определить удобную для всех членов правления дату и время проведения заседания, а также выбрать подходящее место.

Как правило, заседания правления проводятся в вечернее время, чтобы все члены правления, работающие в дневные часы, могли присутствовать. Чаще всего выбирают будний день — вторник, среду или четверг. Начало заседания оптимально назначать на 18-19 часов.

Что касается места проведения, то здесь все зависит от размера вашего ТСЖ. Если количество квартир невелико, то заседание можно проводить прямо в одной из квартир. В более крупных ТСЖ обычно выделяют отдельное помещение под офис правления.

При выборе места также стоит учесть необходимость наличия стола, достаточного количества стульев, возможности подключения техники для демонстрации презентаций.

Как вариант, можно арендовать зал в ближайшем бизнес-центре или кафе, если есть такая возможность.

Главное — чтобы место позволяло комфортно и конструктивно провести заседание правления ТСЖ. От правильного выбора даты, времени и места во многом зависит результативность собрания.

Указать состав присутствующих членов правления ТСЖ

Как составить правильный протокол собрания правления ТСЖ в 2023 году:15 полезных советов

После того, как определены дата, время и место проведения заседания правления ТСЖ, важно четко зафиксировать, кто из членов правления присутствовал на собрании. Это необходимо для подтверждения кворума и легитимности принятых решений.

В протоколе zаседания правления ТСЖ следует перечислить всех членов правления с указанием их должностей — председатель правления, члены правления, ревизор и т.д. Также указывается, кто из них присутствовал на заседании лично, а кто отсутствовал и по какой причине — по уважительной или без уважительной.

Если кто-то из членов правления не смог лично присутствовать на заседании, но передал свое право голоса другому лицу по доверенности, то это тоже отмечается в протоколе. Указываются реквизиты доверенности.

Фиксация состава присутствующих важна не только для определения кворума. В случае каких-либо разногласий или споров по поводу принятых на заседании решений, протокол позволит точно восстановить, кто именно участвовал в голосовании и принял то или иное решение.

Так что этот пункт протокола требует максимальной тщательности и внимания к деталям.

Определить повестку дня заседания правления ТСЖ

Как составить правильный протокол собрания правления ТСЖ в 2023 году:15 полезных советов

Повестка дня — это перечень вопросов, подлежащих обсуждению и принятию решений на заседании правления ТСЖ.

Правильно сформированная повестка дня имеет очень большое значение. От того, насколько продуманным и актуальным будет перечень рассматриваемых вопросов, зависит эффективность работы правления.

Повестку дня формирует председатель правления ТСЖ на основе поступивших от членов правления и собственников предложений. Обязательно в повестку включаются вопросы, которые необходимо решить в первоочередном порядке — например, связанные с устранением аварий или подготовкой к сезонной эксплуатации.

Также в повестку могут вноситься такие вопросы, как:
— рассмотрение сметы доходов и расходов ТСЖ;
— утверждение отчетов ревизионной комиссии;
— выборы новых членов правления;
— организация проведения общего собрания собственников;
— текущий ремонт общего имущества;
— рассмотрение заявлений от собственников и т.д.

Повестка дня должна охватывать весь спектр текущих вопросов деятельности ТСЖ, решение которых входит в компетенцию правления. Продуманная повестка — залог продуктивного заседания.

Зафиксировать все решения, принятые по каждому пункту повестки дня

Самая важная часть протокола заседания правления ТСЖ — это фиксация всех решений, которые были приняты членами правления по каждому рассматриваемому вопросу.

Решения должны быть сформулированы максимально конкретно, четко и ясно, чтобы исключить двойное толкование.

Например:

— По вопросу «Утверждение сметы доходов и расходов на 2023 г.» было принято решение: утвердить смету доходов и расходов ТСЖ на 2023 г. в предложенной редакции.

— По вопросу «Устранение протечек в подвальном помещении» было принято решение: поручить председателю ТСЖ в срок до 20.12.2022 организовать проведение ремонтных работ по устранению протечек в подвале.

— По вопросу «Утверждение договора с обслуживающей компанией» было принято решение: утвердить договор на оказание услуг по содержанию общего имущества многоквартирного дома с ООО «Чистый дом».

Решение должно содержать конкретный ответ на поставленный в повестке дня вопрос: кого-то утвердить, кому-то поручить, выделить денежные средства, установить размер платы и т.д. Только в таком случае протокол будет максимально результативным документом.

Указать результаты голосования по каждому решению правления ТСЖ

Как составить правильный протокол собрания правления ТСЖ в 2023 году:15 полезных советов

После фиксации каждого принятого решения в протоколе важно указать, как именно проходило голосование по этому вопросу и какой был результат:

— Решение принято единогласно всеми членами правления.

— Решение принято большинством голосов. За — 5 человек, против — 2, воздержались — 1.

— Решение принято без учета голосов выбывших до момента голосования членов правления.

— Решение не принято в связи с отсутствием кворума.

— Решение отклонено большинством голосов.

Обязательно нужно указывать количество голосов «за», «против» и «воздержавшихся». Если было открытое голосование — указывается результат поименно, кто именно голосовал как. При тайном голосовании указывается только общий результат.

Такая детализация важна для понимания степени одобрения того или иного решения членами правления, а также для пресечения возможных споров в будущем. Поэтому данные о голосовании нужно фиксировать максимально подробно.

Отметить факт наличия кворума для принятия решений на заседании

Очень важный момент при составлении протокола заседания правления ТСЖ — необходимость зафиксировать факт наличия или отсутствия кворума.

Кворум — это минимальное количество членов правления, присутствие которых необходимо для того, чтобы принимаемые решения считались легитимными.

Кворум определяется уставом ТСЖ и обычно составляет не менее 50% от общего числа членов правления.

Например, если в правлении 5 человек, то для кворума должно присутствовать минимум 3 члена правления.

В протоколе нужно записать:

«Заседание правления считается правомочным, так как в нем принимают участие 4 члена правления из 5. Кворум имеется.»

Или:

«Заседание правления не правомочно, так как в нем принимают участие 2 члена правления из 5. Кворум отсутствует.»

Это позволит избежать претензий к легитимности принятых на заседании решений.

Указать лиц, проводивших подсчет голосов правления ТСЖ

Как составить правильный протокол собрания правления ТСЖ в 2023 году:15 полезных советов

Для обеспечения прозрачности процедуры голосования и исключения возможных споров очень важно в протоколе заседания правления ТСЖ указать, кто именно осуществлял подсчет голосов.

Это могут быть:

— Председатель и секретарь заседания.

— Специально выбранная счетная комиссия.

— Независимые наблюдатели.

Например:

«Подсчет голосов членов правления по всем вопросам повестки дня проводился председателем заседания Ивановым И.И. и секретарем Петровой П.П.»

Или:

«Для проведения подсчета голосов открытым голосованием была выбрана счетная комиссия в составе:
1. Сидоров С.С.
2. Орлова О.О.
3. Ларионов Л.Л.»

Указание лиц, ответственных за подсчет голосов, повышает доверие к результатам голосования и снимает вопросы о возможных нарушениях. Это обязательный пункт качественного протокола.

Удостоверить подписями присутствующих членов правления ТСЖ

После оформления всех пунктов протокола заседания правления ТСЖ необходимо удостоверить протокол подписями всех присутствующих на заседании членов правления.

Подписывая протокол, члены правления подтверждают, что все записанные в протоколе сведения соответствуют действительности, а принятые решения — законны.

Порядок подписания:
— Председатель правления ставит свою подпись первым.
— Далее подписывают протокол все остальные присутствующие члены правления.
— В конце каждая подпись заверяется печатью ТСЖ.

Если кто-то из членов правления не согласен с принятыми решениями, он может подписать протокол с пометкой «особое мнение». Его мнение прилагается к протоколу на отдельном листе.

Подписанный присутствующими членами правления и заверенный печатью протокол приобретает юридическую силу. Это очень важный этап в его оформлении.

Заверить подписью председателя и секретаря заседания правления

После подписания протокола всеми присутствующими членами правления ТСЖ, протокол дополнительно заверяется подписями председателя и секретаря заседания.

Председатель заседания своей подписью подтверждает, что все записанное в протоколе соответствует действительности и решения приняты в соответствии с законодательством и компетенцией правления.

Секретарь своей подписью удостоверяет, что протокол составлен в полном соответствии с регламентом, установленным законодательством и уставом ТСЖ.

Например:

Председатель заседания правления ТСЖ
___________________ Иванов И.И.

Секретарь заседания правления ТСЖ
___________________ Петрова П.П.

Подписи также заверяются печатью ТСЖ.

Такая двойная заверительная подпись придает протоколу еще большую юридическую силу и значимость документа.

Пронумеровать каждую страницу протокола заседания правления ТСЖ

Протокол заседания правления ТСЖ может состоять из нескольких страниц в зависимости от количества рассмотренных вопросов.

Чтобы все страницы были правильно сшиты и не потерялись, очень важно пронумеровать каждую страницу протокола.

Нумерация проставляется ручкой в правом верхнем углу страницы.

Например:

Страница 1
Страница 2
Страница 3

Нумерация позволяет:

— Исключить потерю страниц протокола.
— Быстро проверить комплектность документа.
— Обеспечить правильную последовательность страниц при сшивании протокола.

Кроме того, нумерация страниц упрощает последующую работу с протоколом — поиск нужного решения, ссылку на конкретную страницу протокола и т.д.

Так что пронумеровать страницы — это обязательное правило оформления качественного протокола заседания правления ТСЖ.

Указать общее количество страниц протокола словами

Как составить правильный протокол собрания правления ТСЖ в 2023 году:15 полезных советов

После нумерации каждой страницы протокола, в самом конце документа необходимо прописать общее количество страниц протокола словами.

Например:

«Настоящий протокол составлен в двух экземплярах на трех страницах каждый.»

Или:

«Всего в настоящем протоколе четыре страницы.»

Это делается для того, чтобы при просмотре протокола можно было сразу определить его полноту и соответствие количеству пронумерованных страниц.

Таким образом, прописывая количество страниц словами, мы дополнительно заверяем, что протокол собран в правильной последовательности и ни одна страница не утеряна.

Это повышает юридическую силу документа и защищает от возможных претензий к оформлению протокола заседания правления ТСЖ.

Сшить и скрепить печатью все листы протокола заседания

После оформления всех страниц протокола заседания правления ТСЖ необходимо сшить листы вместе и скрепить печатью ТСЖ.

Сшивание позволяет обеспечить целостность документа, избежать потери отдельных страниц протокола. Скрепление печатью заверяет подлинность документа.

Для сшивания используется специальная бечевка или прочная нитка. Листы сшиваются в левом верхнем углу с продеванием бечевки сквозь все страницы. Концы бечевки связываются и прижимаются печатью ТСЖ.

Печать ТСЖ должна захватывать часть последней страницы протокола и бечевку, чтобы исключить возможность подмены листов.

Сшитый и скрепленный печатью протокол приобретает окончательную юридическую силу, становится полноценным оформленным документом.

Такой протокол надежно защищен от потери страниц и несанкционированного вмешательства. Это обеспечивает возможность его длительного хранения и использования.

Составить приложения к протоколу при необходимости

Как составить правильный протокол собрания правления ТСЖ в 2023 году:15 полезных советов

Наряду с основным текстом протокола к нему могут оформляться различные приложения.

Приложения оформляют в том случае, если необходимо зафиксировать большие по объему материалы — проекты решений, отчеты, заявления и т.д.

Включение их непосредственно в текст протокола сделало бы его слишком объемным и трудночитаемым.

Приложения могут содержать:

— проекты документов, утвержденных на заседании правления;

— отчеты ревизионной комиссии;

— заявления членов правления;

— результаты проведенных осмотров и обследований;

— фото-, видеоматериалы и др.

В тексте протокола делается отметка о наличии приложений. Приложения подписываются председателем и секретарем заседания, сшиваются вместе с протоколом и скрепляются печатью.

Таким образом обеспечивается полнота информации о заседании правления ТСЖ.

Составление протокола заседания правления ТСЖ — важный этап в работе товарищества собственников жилья. Грамотно оформленный протокол позволяет зафиксировать все решения, принятые на заседании правления ТСЖ, чтобы в дальнейшем к ним можно было обратиться.

Во-первых, протокол должен содержать следующие обязательные реквизиты: дату проведения заседания правления ТСЖ; номер протокола; список присутствующих членов правления; повестку дня; основные положения выступлений по каждому вопросу; принятые по каждому вопросу решения и итоги голосования по ним. Протокол обязательно подписывается председателем и секретарем заседания правления ТСЖ.

Во-вторых, протокол должен вестись в соответствии с утвержденной повесткой дня. Все вопросы рассматриваются по порядку, указанному в повестке. Обсуждения и принятые решения по каждому вопросу оформляются в протоколе отдельными разделами.

В-третьих, протокол должен содержать максимум конкретики. По каждому обсуждаемому вопросу кратко излагается позиция каждого выступающего. Формулировки принятых решений должны быть четкими и не допускать двоякого толкования.

В-четвертых, все приложения к протоколу (раздаточные материалы, тексты выступлений, особые мнения членов правления и так далее) обязательно нумеруются, и в тексте протокола на них делаются ссылки.

В-пятых, протокол может содержать технические пометки — о времени начала и окончания заседания, о перерывах и так далее. Эти данные не являются обязательными, но позволяют уточнить обстоятельства проведения заседания.

В-шестых, к протоколу может прилагаться список зарегистрировавшихся на заседании членов правления ТСЖ. Это позволит отделить фактических участников заседания от тех, кто заявлен в преамбуле протокола.

В-седьмых, протокол должен быть изложен грамотным русским языком, без стилистических и орфографических ошибок. Рекомендуется перед утверждением вычитать текст протокола.

В-восьмых, протокол можно вести как в рукописном виде, так и набирать на компьютере. В любом случае протокол должен распечатываться и подписываться.

В-девятых, утвержденный протокол заседания правления ТСЖ необходимо зарегистрировать в специальном журнале и сделать отметку об этом в самом протоколе.

В-десятых, пронумерованный и подписанный протокол заседания необходимо скрепить печатью ТСЖ. Это придаст документу юридическую силу.

В-одиннадцатых, протокол заседания правления ТСЖ должен в обязательном порядке храниться в архиве товарищества в течение минимум 5 лет. Оригиналы протоколов следует беречь как важные юридические документы.

В-двенадцатых, по требованию ревизионной комиссии ТСЖ ей должны предоставляться заверенные выписки из любого протокола заседания правления.

В-тринадцатых, с протоколами заседаний правления вправе знакомиться любые члены ТСЖ. Для этого также выдаются выписки из протоколов.

В-четырнадцатых, члены правления ТСЖ несут ответственность за достоверность отраженной в протоколе информации. При разногласиях составляется особое мнение.

В-пятнадцатых, протоколы заседаний правления ТСЖ являются важными юридическими документами, которые могут служить доказательствами в суде. Поэтому к их оформлению нужно подходить со всей ответственностью.

Придерживаясь этих несложных правил и рекомендаций, можно грамотно составить протокол заседания правления ТСЖ, который будет соответствовать всем нормам и требованиям.

Ознакомить собственников с протоколом заседания правления ТСЖ

Составление протокола заседания правления ТСЖ — ответственный процесс, ведь этот документ фиксирует все решения правления. После подписания протокола важно грамотно ознакомить с ним собственников помещений.

Во-первых, утвержденный протокол заседания правления ТСЖ должен быть размещен на информационных стендах в подъездах многоквартирного дома. Это позволит всем жильцам ознакомиться с его содержанием.

Во-вторых, целесообразно разослать протокол членам ТСЖ по электронной почте. Для этого потребуется собрать их контакты. Таким образом протокол будет доведен непосредственно до собственников.

В-третьих, протокол заседания правления ТСЖ должен быть опубликован на официальном сайте товарищества. Это обеспечит максимальную прозрачность работы правления.

В-четвертых, по запросу любого члена ТСЖ ему должна предоставляться заверенная выписка из протокола заседания правления. Это право собственников закреплено законодательно.

В-пятых, на общем собрании членов товарищества председатель правления или его заместитель должны сделать краткий доклад о принятых за отчетный период решениях правления.

В-шестых, в годовом отчете ТСЖ целесообразно в обобщенном виде отразить наиболее важные решения правления за прошедший год.

Таким образом, используя все эти каналы информирования, можно обеспечить широкое ознакомление членов ТСЖ с протоколами заседаний правления. Это повысит открытость работы товарищества.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *