Как составить правильный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному результату

Определить дату, время и место проведения заседания

Составление правильного протокола заседания правления ТСЖ — это важный процесс, который требует внимания к деталям и соблюдения всех необходимых формальностей.

Первым делом необходимо определиться с датой, временем и местом проведения заседания правления. Эта информация должна быть заранее согласована со всеми членами правления, чтобы они могли запланировать свое участие. Рекомендуется выбирать удобное для всех время и доступное помещение — например, офис ТСЖ. Дата и время обязательно фиксируются в протоколе.

При выборе даты следует учитывать сроки решения необходимых вопросов, а также периодичность заседаний, рекомендованную уставом ТСЖ (например, не реже одного раза в месяц). Заранее определив дату и время, можно своевременно уведомить всех членов правления о предстоящем заседании, что повысит явку и обеспечит кворум для принятия решений.

Таким образом, определение даты, времени и места — это совершенно необходимый первый шаг в подготовке к заседанию правления ТСЖ. От правильного выбора этих параметров во многом зависит успех проведения заседания и принятие важных для ТСЖ решений. Фиксация этих данных в протоколе также имеет важное значение для подтверждения легитимности всего заседания.

Указать список присутствующих членов правления

Очень важным моментом при подготовке протокола заседания правления ТСЖ является составление списка присутствующих членов правления. Это необходимо для подтверждения кворума и легитимности принимаемых на заседании решений.

В протоколе нужно перечислить всех членов правления, кто присутствовал на заседании, указав их фамилии, имена и отчества. Если кто-то из членов правления отсутствовал по уважительной причине, это также нужно отразить.

Список присутствующих удобно оформлять в табличном виде с указанием должностей членов правления (председатель, члены правления). Это позволит быстро определить, есть ли кворум для проведения заседания и принятия решений.

Кворум определяется уставом ТСЖ и обычно составляет не менее половины от общего числа членов правления. Если кворума нет, заседание признается неправомочным. Поэтому очень важно зафиксировать точный список присутствующих.

Под списком присутствующих также нужно указать, кто занимал должность председателя и секретаря на данном заседании. Это могут быть постоянные председатель и секретарь правления, а могут — лица, выбранные на данное заседание.

Таким образом, правильное оформление списка присутствующих членов правления — обязательное требование для любого протокола, так как именно список подтверждает легитимность проведенного заседания.

Выбрать председателя и секретаря заседания

Очень важным моментом для любого официального заседания является выбор председателя и секретаря — лиц, ответственных за ведение самого заседания и составление протокола. Для заседания правления ТСЖ эта процедура тоже обязательна.

Председатель заседания правления организует обсуждение вопросов, ставит их на голосование, следит за порядком. Это может быть председатель правления ТСЖ, если он присутствует на заседании, или другой член правления, выбранный простым большинством голосов.

Секретарь ведет протокол заседания — записывает все решения, предложения и выступления. Распространенной практикой является назначение секретарем одного из членов правления. Но можно привлечь и специального сотрудника ТСЖ, например бухгалтера.

Выбор председателя и секретаря на каждое заседание и утверждение их кандидатур членами правления — обязательная процедура, которая вносится в протокол. Это придает заседанию больше легитимности и порядка. Председатель и секретарь в конце подписывают готовый протокол.

Таким образом, четкое определение ответственных лиц для ведения заседания является неотъемлемой частью подготовки к любому собранию правления ТСЖ, что обязательно должно найти отражение в протоколе.

Утвердить повестку дня

Повестка дня — это перечень вопросов, которые выносятся на обсуждение и принятие решений в ходе заседания правления ТСЖ. Утверждение повестки дня — важный этап подготовки к заседанию.

Повестку формирует, как правило, председатель правления на основе поступивших предложений от членов правления и иных лиц. В повестку включаются наиболее актуальные на данный момент вопросы, требующие решения правления.

Перед началом заседания председатель оглашает сформированную повестку дня. Члены правления имеют право вносить предложения по изменению повестки — добавлению или исключению отдельных вопросов.

После обсуждения повестка дня выносится на голосование и утверждается большинством голосов членов правления. Ответственный секретарь фиксирует утвержденную повестку дня в протоколе заседания.

Утвержденная повестка определяет, какие именно вопросы будут рассмотрены на заседании правления ТСЖ. Это важно для регламента, порядка принятия решений, их легитимности. Поэтому утверждение повестки — обязательная часть любого заседания, отражаемая в протоколе.

Заслушать отчеты по вопросам повестки дня

После утверждения повестки дня переходят к рассмотрению включенных в нее вопросов. Обсуждение каждого вопроса обычно начинается с заслушивания отчета.

Отчет готовит и представляет лицо или комиссия, курирующие данное направление работы ТСЖ. Например, отчет ревизионной комиссии о проверке финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ.

В отчете излагаются основные результаты проделанной работы, выявленные проблемы, предложения и рекомендации. Отчет должен быть представлен членам правления заблаговременно для ознакомления.

На заседании отчетный доклад зачитывается не полностью, а кратко докладчиком. Затем по отчету задают уточняющие вопросы, высказывают мнения. В протокол вносятся основные моменты доклада и последующего обсуждения.

Таким образом, предварительный отчет и его заслушивание позволяют членам правления вникнуть в суть вопроса и подготовиться к принятию по нему обоснованного решения. Это важная часть работы правления ТСЖ.

Принять решения по каждому вопросу повестки

Главной целью любого заседания правления ТСЖ является принятие решений по рассматриваемым вопросам. После обсуждения каждого вопроса повестки члены правления приступают к голосованию.

Решения принимаются простым большинством голосов членов правления, присутствующих на заседании. Ответственный секретарь фиксирует результаты голосования в протоколе.

Решение должно быть конкретным и понятным, чтобы можно было определить дальнейшие действия по его исполнению. Например, по вопросу проведения текущего ремонта может быть принято решение: «Провести текущий ремонт подъезда No2, сметную стоимость утвердить в размере 100 тыс. руб. Работы провести в срок до 31.12.2023 года».

Таким образом, каждый рассмотренный вопрос должен заканчиваться конкретным решением по существу обсуждаемой проблемы или направления деятельности ТСЖ. Это позволяет определить дальнейшие действия и ответственных лиц.

Отразить все принятые решения в протоколе

Очень важным моментом является правильное и полное отражение в протоколе заседания всех принятых решений. Это необходимо для реализации, контроля исполнения и подтверждения легитимности решений.

В протоколе по каждому рассмотренному вопросу должны быть зафиксированы основные моменты обсуждения и формулировка самого решения. Решение указывается полностью, со всеми необходимыми деталями — сроками, ответственными, утвержденными суммами и т.д.

Решения обычно формулируются по типу: «1. По вопросу текущего ремонта подъезда No1 правление решило: провести ремонтные работы согласно представленной смете в размере 50 000 рублей в срок до 30 сентября 2023 года. Назначить ответственным за контроль выполнения работ председателя правления Иванова И.И.».

Таким образом, в протоколе кратко, но емко отражается суть каждого решения для понимания дальнейших действий. Это важная часть протокола любого заседания правления ТСЖ.

Указать результаты голосования по вопросам

Важной составляющей протокола заседания правления ТСЖ является фиксация результатов голосования по каждому решению. Это необходимо для подтверждения легитимности самих решений.

После формулировки каждого решения в протокол вносится итог голосования по нему: «Решение принято 7 голосами «за», 2 — «против», 1 — «воздержался».

Указывается общее количество голосовавших, количество голосов «за», «против» и «воздержавшихся». Это позволяет определить, что решение принято большинством и является легитимным.

Также фиксируются фамилии выступавших в прениях по данному вопросу. Если кто-то из членов правления имел особое мнение, это также отражается в протоколе.

Таким образом, отражение результатов голосования делает протокол максимально объективным и информативным документом заседания правления ТСЖ.

Как составить правильный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: 15 шагов к идеальному результату

Оформление протокола заседания правления ТСЖ — важный этап в работе товарищества собственников жилья. Грамотно составленный протокол позволяет зафиксировать все решения, принятые на заседании правления ТСЖ.

Во-первых, протокол заседания правления ТСЖ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• название документа;
• дата и место проведения заседания;
• номер протокола;
• список присутствующих членов правления;
• повестка дня;
• ход обсуждения вопросов;
• принятые решения по каждому вопросу;
• результаты голосования;
• подписи председателя и секретаря заседания.

Во-вторых, протокол должен содержать исчерпывающую информацию о ходе заседания правления ТСЖ. Рекомендуется подробно описывать все выступления членов правления по каждому рассматриваемому вопросу. Это позволит избежать разночтений и конфликтов в будущем.

В-третьих, все решения правления ТСЖ должны быть сформулированы предельно четко. Рекомендуется фиксировать конкретные действия, сроки и ответственных лиц за исполнение решений правления.

В-четвертых, протокол заседания правления ТСЖ должен содержать результаты голосования по каждому рассматриваемому вопросу. Необходимо указывать, как именно проголосовал каждый член правления — «за», «против» или «воздержался».

В-пятых, протокол подписывается председателем и секретарем заседания правления ТСЖ. Подписи заверяют правильность составления протокола и принятие в нем решений.

Следуя этим простым рекомендациям, можно подготовить грамотный протокол заседания правления ТСЖ, который будет иметь юридическую силу и позволит избежать конфликтов в товариществе.

Образцы протоколов заседаний правления ТСЖ можно посмотреть в справочных правовых системах, чтобы лучше представлять, каким должен быть правильно оформленный документ. Однако нужно помнить, что протокол должен отражать конкретную ситуацию и решения, принятые именно на данном заседании правления ТСЖ.

Подводя итог, отметим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при подготовке протокола заседания правления ТСЖ в 2023 году:

1. Указать все обязательные реквизиты;
2. Подробно зафиксировать ход обсуждения вопросов;
3. Четко сформулировать принятые решения;
4. Зафиксировать результаты голосования по каждому вопросу;
5. Получить подписи председателя и секретаря заседания.

Следование этим простым правилам позволит составить грамотный протокол заседания правления ТСЖ, который будет являться официальным документом и отражать все решения правления ТСЖ, принятые в ходе заседания.

Подписать протокол председателем и секретарем

После того, как протокол заседания правления ТСЖ подготовлен, его необходимо подписать председателем и секретарем заседания. Это обязательное условие придания протоколу юридической силы.

Председатель правления ТСЖ своей подписью подтверждает, что все записанное в протоколе соответствует действительности и отражает реальный ход заседания и принятые на нем решения.

Секретарь заседания своей подписью заверяет правильность составления протокола правления ТСЖ. Именно на секретаря возлагается обязанность вести подробные записи хода заседания и фиксировать все решения.

Подписанный председателем и секретарем оригинал протокола заседания правления ТСЖ подшивается в книгу протоколов. Копия протокола может быть выдана любому члену правления ТСЖ по запросу.

Также по запросу членов ТСЖ может быть выдана заверенная выписка из протокола заседания правления ТСЖ. Такая выписка также подписывается председателем и секретарем и заверяется печатью.

Образец подписания протокола заседания правления ТСЖ может выглядеть следующим образом:

Председатель заседания правления ТСЖ
Иванов И.И. (подпись)

Секретарь заседания правления ТСЖ

Петров П.П. (подпись)

Таким образом, правильное подписание протокола заседания — важный этап в работе правления ТСЖ, позволяющий официально оформить все принятые решения.

Заверить протокол печатью ТСЖ

После подписания протокола заседания правления ТСЖ председателем и секретарем, рекомендуется также заверить протокол печатью ТСЖ. Это не является обязательным, но позволяет придать документу большую юридическую силу.

Печать ТСЖ ставится на первом и последнем листе каждого протокола заседания правления ТСЖ. При наличии печати исключается возможность подделки протокола или замены его листов.

Кроме того, печатью заверяются выписки из протоколов заседаний правления ТСЖ, выдаваемые по запросу членам товарищества. Печать ставится рядом с подписями председателя и секретаря правления ТСЖ.

Образец заверения протокола печатью:

Место для печати
Председатель заседания правления ТСЖ

Иванов И.И. (подпись)
Секретарь заседания правления ТСЖ
Петров П.П. (подпись)

Хранение печати ТСЖ осуществляет председатель правления ТСЖ. Использование печати без санкции председателя запрещается.

Таким образом, заверение подписанного протокола заседания правления ТСЖ печатью является рекомендуемой практикой, повышающей степень защиты протокола от подделок и искажений.

Грамотное оформление протокола — залог эффективной работы правления ТСЖ и возможность избежать споров в дальнейшем.

Разослать копии протокола членам правления

После оформления и подписания протокола заседания правления ТСЖ рекомендуется разослать копии протокола всем членам правления ТСЖ, принимавшим участие в заседании.

Это позволит членам правления ТСЖ еще раз ознакомиться со всеми принятыми решениями и при необходимости внести замечания или уточнения, пока протокол не подшит в книгу протоколов.

Копии протокола разослать можно как в бумажном виде, так и в электронном — например, по электронной почте каждому члену правления ТСЖ.

Рассылку копий протокола осуществляет секретарь заседания правления ТСЖ. В сопроводительном письме рекомендуется указать срок, в течение которого члены правления ТСЖ могут внести замечания или предложения по протоколу.

Если замечаний к протоколу заседания правления ТСЖ не поступает, то протокол считается окончательно утвержденным. В случае поступления обоснованных замечаний в протокол могут быть внесены изменения.

Правильная рассылка копий протокола заседания — это возможность для членов правления ТСЖ убедиться, что протокол полностью соответствует реальной ситуации, и избежать в дальнейшем разногласий.

Таким образом соблюдается принцип коллегиальности в работе правления ТСЖ и обеспечивается максимальная прозрачность принятия всех решений.

Опубликовать протокол для всех собственников

После окончательного оформления протокола заседания правления ТСЖ рекомендуется опубликовать его для ознакомления всех собственников помещений.

Это не является обязательным, но позволяет обеспечить максимальную прозрачность деятельности правления ТСЖ и информировать собственников о принятых решениях.

Опубликование можно осуществить несколькими способами:

• Разместить скан-копию протокола на информационных стендах и досках объявлений в подъездах.
• Опубликовать протокол на официальном сайте ТСЖ в открытом доступе.
• Разослать протокол по электронной почте владельцам всех квартир и помещений.
• Вручить бумажные копии протокола старшим по подъездам для ознакомления собственников.

При опубликовании протокола заседания правления ТСЖ необходимо получить согласие на размещение персональных данных членов правления ТСЖ и других лиц, упомянутых в протоколе.

Опубликованный протокол должен содержать все обязательные реквизиты и приложения. Из него нельзя исключать какую-либо информацию.

Таким образом, публикация протоколов заседаний — это возможность обеспечить прозрачность деятельности правления ТСЖ и вовлечь собственников в управление общим имуществом.

Хранить оригинал протокола в архиве ТСЖ

После подписания и опубликования протокол заседания правления ТСЖ должен быть сшит в книгу протоколов и храниться в архиве ТСЖ.

Книга протоколов должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью ТСЖ. Это исключит возможность подмены или изъятия протоколов.

Оригиналы протоколов заседаний правления ТСЖ должны храниться в архиве постоянно. Срок хранения протоколов не ограничен.

Доступ к книгам протоколов должны иметь только члены правления ТСЖ и председатель ТСЖ. Иным лицам доступ может быть предоставлен только с разрешения председателя.

Книги протоколов хранятся в специально отведенном месте архива — в сейфе или запираемом шкафу. Это обеспечит их сохранность.

Помимо книг протоколов, в архиве ТСЖ также рекомендуется хранить:

• Приложения и документы к протоколам;
• Аудио- и видеозаписи заседаний;
• Журнал регистрации протоколов.

Таким образом, правильное хранение оригиналов протоколов позволяет сохранить этот важный документ правления ТСЖ для использования в дальнейшей работе и разрешения возможных споров.

Контролировать исполнение принятых решений

После проведения заседания и составления протокола работа правления ТСЖ не заканчивается — важно организовать контроль за исполнением принятых на заседании решений.

Для этого рекомендуется назначить из членов правления ТСЖ ответственных лиц за исполнение каждого решения. В протоколе при формулировке решения следует указать конкретного ответственного.

Также в решении должны быть установлены сроки исполнения поручений и отчетности перед правлением ТСЖ.

На последующих заседаниях правления ТСЖ первым вопросом повестки дня должен стоять вопрос об исполнении решений предыдущих заседаний. Ответственные лица докладывают о проделанной работе.

Если какие-то решения не были исполнены в срок, необходимо выяснить причины и продлить срок исполнения, либо перепоручить другому члену правления ТСЖ.

Такой контроль позволяет обеспечить, чтобы все решения правления ТСЖ своевременно исполнялись, а протокол не оставался просто документом без практических результатов.

Таким образом, контроль исполнения решений — важная часть эффективной работы правления ТСЖ после проведения заседания и составления протокола.