Как составить профессиональный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: полезные советы

Подготовка к заседанию: определение даты, времени, места, повестки дня

Друзья, составление профессионального протокола заседания правления ТСЖ — это важный процесс, который требует внимания к деталям и соблюдения всех нормативных требований.

Во-первых, нужно определить удобную для всех членов правления дату и время заседания. Лучше выбрать будний день, когда у людей после работы есть 2-3 часа. Не затягивайте заседание допоздна, иначе к концу у участников пропадет концентрация и работоспособность.

Далее решите, где проводить заседание. Можно в офисе ТСЖ, если есть подходящее помещение, а можно и на нейтральной территории — в кафе или конференц-зале. Главное, чтобы было удобно и комфортно всем членам правления.

Теперь самое время составить повестку дня — список вопросов, которые предстоит обсудить и решить на заседании. Повестка формируется председателем правления на основе поступивших предложений. Четко структурируйте и пронумеруйте пункты, чтобы во время заседания всем было понятно, в какой последовательности что обсуждается.

Когда дата, место и повестка определены, нужно заблаговременно уведомить всех членов правления о предстоящем заседании. Лучше сделать это за 7-10 дней в письменном виде и дублировать информацию по телефону. Также заранее разошлите всем участникам материалы по вопросам повестки дня, чтобы они успели с ними ознакомиться.

Такая тщательная подготовка — залог успешного и продуктивного заседания. А главное — хорошего протокола, в котором будут зафиксированы все принятые решения. Удачи в этом непростом, но важном деле!

Информирование членов правления о предстоящем заседании

Как составить профессиональный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: полезные советы

Как только определены дата, время и место заседания, а также сформирована повестка дня, настает важный этап — информирование всех членов правления о предстоящем мероприятии. Это нужно сделать заблаговременно, чтобы у людей была возможность спланировать свое время.

Существует несколько способов уведомления:

  • Разослать официальные письма по электронной почте с указанием всех деталей предстоящего заседания.
  • Позвонить каждому члену правления по телефону и лично сообщить информацию, получив подтверждение о получении данных.
  • Разместить объявление о заседании на информационных стендах и сайте ТСЖ.

Лучше использовать сразу несколько каналов информирования, чтобы данные точно дошли до каждого адресата. Оптимальный срок для оповещения — 7-10 дней до намеченной даты заседания. Это дает людям время на подготовку и согласование личных планов.

В уведомлении должны быть указаны:

  • Дата, время и место проведения заседания.
  • Повестка дня — список вопросов для обсуждения и принятия решений.
  • Ссылка на доступ к материалам по вопросам повестки дня.

Такая забота о членах правления поможет добиться их максимального присутствия и активного участия в работе. А это залог конструктивного и результативного заседания.

Друзья, давайте уважать друг друга и не пренебрегать процедурными моментами. Тогда и дела в нашем ТСЖ пойдут как по маслу!

Проверка кворума перед началом заседания

Как составить профессиональный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: полезные советы

Перед тем, как приступить к работе, необходимо убедиться, что заседание правомочно принимать решения. Для этого нужно проверить наличие кворума — минимального количества членов правления, при котором заседание считается действительным.

Кворум определяется уставом ТСЖ или решением общего собрания. Чаще всего он составляет 50% плюс один человек от общего числа членов правления. Например, если в правлении 7 человек, то для кворума нужно присутствие как минимум 4 членов правления.

Перед началом заседания секретарь должен провести регистрацию присутствующих и посчитать их количество. Если кворум есть, это фиксируется в протоколе.

Если же кворума нет, заседание признается неправомочным. В этом случае оно либо переносится на другое время, либо проводится в информационном режиме без принятия решений. Все обсуждения такого заседания заносятся в протокол, но носят рекомендательный характер.

Так что наличие кворума — обязательное условие для конструктивной работы правления ТСЖ. Поэтому, уважаемые коллеги, прошу ответственно относиться к посещению заседаний. Ведь от наших совместных усилий зависит благополучие нашего дома!

Выборы председателя и секретаря заседания

После определения кворума необходимо выбрать председателя и секретаря конкретного заседания правления ТСЖ. Это могут быть как постоянно действующие председатель и секретарь, так и лица, выбранные специально для данного случая.

Председатель организует и ведет заседание — предоставляет слово, ставит вопросы на голосование, следит за порядком. От его компетентности и авторитетности во многом зависит продуктивность работы правления.

Секретарь отвечает за документирование заседания — ведение и оформление протокола. Он фиксирует ход обсуждения, выступления членов правления, формулировки принятых решений. Эта информация ляжет в основу протокола.

Выборы председателя и секретаря проводятся в начале заседания путем открытого голосования большинством голосов присутствующих членов правления. Право выдвижения кандидатур и самовыдвижения имеют все члены правления.

Результаты выборов вносятся в протокол заседания. Если председатель и секретарь заседания выполняют свои функции на постоянной основе, это тоже отражается в протоколе.

Удачный выбор руководителей заседания — залог конструктивной и продуктивной работы.

Утверждение повестки дня заседания

Как составить профессиональный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: полезные советы

После избрания председателя и секретаря правление ТСЖ переходит к утверждению повестки дня — перечня вопросов, подлежащих обсуждению на данном заседании.

Повестка формируется заранее председателем правления на основе поступивших предложений. Обычно в нее включаются:

  • Рассмотрение отчета ревизионной комиссии.
  • Утверждение бюджета и сметы расходов на следующий год.
  • Текущие вопросы управления домом — ремонт, благоустройство и т.д.
  • Разное.

В начале заседания председатель оглашает сформированную повестку дня. У членов правления есть возможность внести в нее изменения и дополнения.

Поправки к повестке принимаются путем открытого голосования. Обсуждение повестки не должно занимать много времени, чтобы не отвлекать от основной работы.

После внесения всех изменений и дополнений повестка утверждается целиком. Этот факт фиксируется в протоколе заседания.

Утвержденная повестка определяет, какие именно вопросы будут рассмотрены на данном заседании правления. Это важно для регламента и принятия конкретных решений.

Рассмотрение и обсуждение вопросов повестки дня

Как составить профессиональный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: полезные советы

После утверждения повестки дня правление ТСЖ переходит непосредственно к обсуждению включенных в нее вопросов. Это основная часть заседания.

Каждый пункт повестки рассматривается по отдельности в установленной последовательности. Слово для доклада по вопросу предоставляется инициатору — члену правления, который его поднял.

Далее разворачивается обсуждение — председатель предоставляет слово желающим выступить, комментарии и предложения фиксирует секретарь. Все должно проходить организованно, по регламенту.

Если вопрос не требует долгих обсуждений, можно сразу переходить к голосованию. Если же мнения разделились — целесообразно дать всем высказаться, чтобы найти компромисс.

Главная цель обсуждения — выработать решение по каждому пункту повестки. Это решение должно устраивать большинство членов правления и отвечать интересам ТСЖ.

Корректное и уважительное ведение дискуссий, умение слушать оппонентов — залог принятия взвешенных решений. А значит, и успешного управления домом.

Принятие решений по каждому вопросу повестки

После обсуждения каждого вопроса наступает culmen — принятие решения по нему. Это итог всей проделанной работы.

Решения принимаются простым большинством голосов членов правления ТСЖ, присутствующих на заседании.

Голосование может быть открытым (поднятием рук) или тайным (бюллетенями) в зависимости от важности вопроса. Подсчет голосов осуществляет секретарь.

Каждое решение должно быть сформулировано максимально конкретно, четко и понятно. Желательно с указанием сроков, ответственных лиц, объемов финансирования и других деталей для исполнения.

Принятые решения фиксируются секретарем в протоколе заседания. В нем указывается, по каким вопросам какие решения были приняты большинством голосов.

Продуманные и взвешенные решения правления — основа успешного управления домом. Поэтому к их принятию стоит подходить со всей ответственностью. Удачи нам всем в этом нелегком деле!

Оформление протокола заседания секретарём

После завершения обсуждения и голосования по всем вопросам повестки наступает важный момент — оформление протокола заседания.

Эту работу выполняет секретарь на основе сделанных им записей. Протокол составляется в свободной форме, главное — отразить все существенные моменты.

В протокол включаются:

  • Дата, место и время проведения заседания.
  • Список присутствующих членов правления.
  • Повестка дня — перечень рассмотренных вопросов.
  • Основные положения выступлений и предложений по каждому рассмотренному вопросу.
  • Результаты голосования и принятые решения.

Протокол должен быть максимально конкретным и четким, не допускающим двойных толкований. При этом изложение нужно делать компактным, без воды.

Оформленный секретарем протокол распечатывается и готовится к подписанию всеми участниками заседания.

Аккуратное ведение протокола — обязательное условие для фиксации решений правления ТСЖ. Поэтому к этому стоит подходить максимально ответственно и внимательно.

Подписание протокола председателем и секретарём

Как составить профессиональный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: полезные советы

После оформления протокола заседания правления ТСЖ секретарем, этот документ должен быть подписан председателем и секретарем в подтверждение его достоверности.

Председатель подписывает каждую страницу протокола в нижнем правом углу. Подпись ставится полностью (инициалы и фамилия).

Секретарь заседания подписывает титульный лист протокола, а также ставит свою подпись на каждой странице вместе с председателем.

Если во время заседания функции председателя или секретаря временно исполняли другие лица, это должно быть отражено при подписании. Например: И.О. Фамилия, председательствующий на заседании.

Подписанный председателем и секретарем протокол заверяется печатью ТСЖ на титульном листе. Теперь он приобретает юридическую силу.

Своевременное и правильное подписание протокола — обязательное условие для вступления в силу решений правления. Будем подходить к этому со всей ответственностью!

Заверение протокола печатью ТСЖ

После подписания протокола заседания правления ТСЖ председателем и секретарем, этот документ должен быть заверен печатью ТСЖ.

Печать проставляется на титульном листе протокола. Оттиск печати заверяет подлинность документа и придает ему юридическую силу.

Печать ТСЖ хранится у председателя правления. Перед заседанием он должен принести ее с собой, чтобы после подписания протокола сразу же заверить его.

Если по каким-то причинам на момент оформления протокола нет возможности поставить печать ТСЖ, это можно сделать позже. Главное в течение нескольких дней заверить протокол в установленном порядке.

Без оттиска печати протокол считается недействительным. Поэтому необходимо строго следить за соблюдением этой процедуры.

Заверение протокола печатью — обязательное условие для вступления в силу всех принятых на заседании решений. Будем помнить об этом!

Ознакомление членов правления с протоколом

Как составить профессиональный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: полезные советы

После оформления и подписания протокола заседания правления ТСЖ, все члены правления должны быть ознакомлены с его содержанием.

Для этого секретарь в течение 3 дней после заседания направляет копию протокола каждому члену правления по электронной почте или на бумажном носителе.

Члены правления знакомятся с протоколом, проверяют правильность отражения хода заседания и принятых решений. При необходимости они могут требовать внесения изменений.

Если ни у кого из членов правления не возникло замечаний к протоколу, то на следующем заседании он утверждается окончательно.

Если есть замечания по содержанию протокола, они рассматриваются на очередном заседании. При обоснованности замечаний в протокол вносятся изменения голосованием членов правления.

Таким образом обеспечивается максимальная точность протокола и отсутствие разночтений. А от этого зависит качество управления домом.

Составление протокола заседания правления ТСЖ — важный процесс, от которого во многом зависит дальнейшая работа товарищества. Чтобы протокол соответствовал всем требованиям и правильно отражал принятые решения, при его подготовке нужно учитывать ряд нюансов.

Во-первых, протокол должен точно фиксировать дату, место и время проведения заседания правления ТСЖ. Эти данные проставляются в начале документа. Также указывается форма проведения заседания — очная, заочная или очно-заочная.

Далее в протоколе перечисляются члены правления, присутствовавшие на заседании. Указываются их фамилии, имена и отчества. Если кто-то из членов правления отсутствовал по уважительной причине, это также отмечается.

Затем в протокол вносится информация о приглашенных лицах. Это могут быть, например, председатель ревизионной комиссии, бухгалтер ТСЖ, юрист и другие специалисты. Их фамилии и должности также заносятся в протокол.

Следующий обязательный раздел протокола — повестка дня. Здесь перечисляются все вопросы, которые планируется рассмотреть и по которым будут приняты решения на данном заседании правления ТСЖ. Повестка составляется предварительно и доводится до членов правления заблаговременно.

После утверждения повестки в протокол записывается основная часть — ход обсуждения каждого вопроса и принятые по нему решения. Это может быть, например, утверждение сметы расходов на следующий год, выбор подрядчика для проведения ремонта, решение о проведении отчетного собрания членов ТСЖ и т.д. Обсуждение каждого вопроса фиксируется в протоколе максимально подробно.

Важный момент — результаты голосования по каждому решению. В протоколе указывается, как именно проголосовал каждый член правления — «за», «против» или «воздержался». Это позволяет избежать разногласий по поводу итогов голосования.

После рассмотрения и голосования по всем вопросам повестки дня подводятся итоги заседания. В протокол вносится список принятых решений, а также другие важные сведения — поручения членам правления, сроки исполнения решений и так далее.

В конце протокола обязательно должны стоять подписи всех членов правления, присутствовавших на заседании. Протокол может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде — с электронными подписями членов правления. Главное, чтобы документ соответствовал действительности и отражал все решения, принятые правлением ТСЖ.

Соблюдая эти простые правила и рекомендации при составлении протокола, можно подготовить полноценный, юридически значимый документ. А грамотно оформленные протоколы заседаний — залог эффективной работы правления ТСЖ и решения важных вопросов управления многоквартирным домом.

Рассылка копий протокола заинтересованным лицам

После того, как протокол заседания правления ТСЖ оформлен, утвержден и подписан всеми членами правления, важно своевременно направить его копии всем заинтересованным лицам. Это позволит оперативно проинформировать жителей и других участников о принятых решениях и обеспечить их исполнение.

В первую очередь, разумеется, копию протокола должен получить председатель правления ТСЖ. Именно на нем лежит обязанность по организации выполнения всех решений, зафиксированных в протоколе. Председатель координирует работу по реализации каждого пункта.

Копии протокола также обязательно направляются в ревизионную комиссию ТСЖ и бухгалтерию. Ревизионная комиссия должна быть в курсе всех решений правления, чтобы контролировать их законность и обоснованность. Бухгалтерия же отвечает за реализацию финансовых решений правления — утверждение смет, выделение средств на ремонты, оплату услуг подрядчиков и пр.

Копия протокола заседания правления должна быть вывешена на информационных стендах в подъездах многоквартирного дома. Это позволяет проинформировать всех жителей о принятых решениях — например, о предстоящем ремонте, изменениях в платежках, проведении собрания и т.п. Вывешивать копию протокола следует в течение 5-10 дней после заседания.

Многие ТСЖ также публикуют копии протоколов заседаний правления на своем сайте в открытом доступе. Это еще один удобный способ оперативно проинформировать жителей и обеспечить прозрачность работы правления.

В ряде случаев копия протокола направляется конкретным жителям, которых касаются принятые решения. Например, если правление приняло решение о выделении денежной компенсации конкретному собственнику на устранение аварийной ситуации в квартире, ему обязательно направляют копию соответствующего протокола.

Копии протоколов правления также могут запрашивать контролирующие органы в рамках проверок деятельности ТСЖ — жилищная инспекция, прокуратура, налоговая. Их запросы обязательны к исполнению в установленные сроки.

Ну и, наконец, любой собственник помещений в многоквартирном доме имеет право обратиться в правление ТСЖ с просьбой предоставить копию того или иного протокола заседания. Такие обращения жителей также подлежат обязательному рассмотрению.

Таким образом, своевременная рассылка копий протокола заседания правления ТСЖ всем заинтересованным лицам — это не просто формальность. Это важная часть работы правления, позволяющая обеспечить открытость информации и исполнение всех принятых решений. А значит, протоколы нужно не просто составлять, но и оперативно доводить до сведения всех участников жизни многоквартирного дома.

Хранение протокола в архиве ТСЖ

После того, как протокол заседания правления ТСЖ подписан, утвержден, разослан заинтересованным лицам, он должен быть помещен на хранение в архив товарищества. Архив протоколов правления — это важная часть документации ТСЖ, позволяющая отслеживать историю принятых решений.

Сроки хранения протоколов заседаний правления определяются номенклатурой дел ТСЖ. Как правило, они должны храниться не менее 5 лет с момента полного исполнения всех принятых решений. Например, если в протоколе было принято решение о ремонте кровли, он хранится минимум 5 лет после выполнения этих работ и полной оплаты подрядчику.

Протоколы заседаний рекомендуется хранить как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Бумажные версии заверяются подписями, печатью и формируются в отдельные папки по годам. Электронные копии позволяют оперативно работать с документами и при необходимости распечатывать нужные протоколы.

В архиве протоколы должны храниться в хронологическом порядке. Как правило, используются отдельные папки для каждого года работы правления ТСЖ. Это позволяет быстро находить нужный протокол при необходимости.

Доступ к архиву протоколов должны иметь только ответственные лица — председатель и члены правления ТСЖ, бухгалтер, юрист и т.д. Это позволяет избежать потери или порчи документов. Выдача протоколов посторонним лицам должна производиться только по письменному запросу и фиксироваться в специальном журнале.

Архив протоколов правления имеет большое значение для отслеживания истории управления многоквартирным домом. По протоколам можно проверить, когда и какие решения принимались, как исполнялись, были ли они правомочны. Это позволяет избежать многих конфликтных ситуаций между жителями, правлением и подрядчиками.

Кроме того, наличие полноценного архива протоколов необходимо для проведения проверок деятельности ТСЖ контролирующими органами, а также для подтверждения правовых оснований принятых решений при разбирательствах в суде.

Таким образом, все протоколы заседаний правления ТСЖ должны подшиваться, систематизироваться и надежно храниться в архиве в течение установленного срока. Это обеспечит сохранность важной документации товарищества и позволит при необходимости найти любое решение, принятое за все годы деятельности правления.

Исполнение решений, зафиксированных в протоколе

Главное предназначение протокола заседания правления ТСЖ — зафиксировать все решения для их дальнейшего исполнения. Поэтому после составления и утверждения протокола начинается самый важный этап — организация выполнения принятых решений.

Ответственность за исполнение решений правления лежит в первую очередь на председателе ТСЖ. Он координирует работу по каждому пункту протокола, ставит задачи исполнителям, контролирует сроки.

Для удобства отслеживания хода исполнения решений рекомендуется завести журнал контроля. В него вносятся поручения с указанием ответственных лиц и сроков реализации. Журнал регулярно анализируется председателем для выявления просрочек.

Если в протоколе зафиксированы финансовые решения — утверждение сметы, выделение средств на ремонт и т.п., контроль исполнения возлагается на главного бухгалтера ТСЖ. Он отвечает за своевременное перечисление и расходование средств.

Что касается организационных решений — проведение собрания, обучение персонала и пр., — контроль обычно осуществляет управляющий или юрист ТСЖ. Они готовят необходимые документы, договоры, приказы для реализации этих решений.

Если в протоколе записаны решения по текущему ремонту, реконструкции, благоустройству, ответственный за исполнение назначается из числа членов правления ТСЖ. Он осуществляет подбор подрядчика, заключение договора, контроль качества работ.

Контроль исполнения решений правления должен осуществляться на постоянной основе. На каждом последующем заседании председатель отчитывается о ходе выполнения решений предыдущего протокола. Это позволяет отследить возникающие трудности и скорректировать работу.

Если по каким-то причинам исполнение решения затягивается или становится невозможным, этот вопрос выносится на повторное обсуждение. Правление может изменить ответственного, срок исполнения или даже отменить свое предыдущее решение.

После полного исполнения каждого решения об этом делается отметка в протоколе. Например, после завершения ремонта кровли председатель делает запись о приемке работ в установленный срок и надлежащем качестве.

Таким образом, исполнение решений правления — заключительный этап работы с протоколом, позволяющий воплотить принятые решения в жизнь. Четкий контроль, своевременная корректировка, фиксация исполнения — залог эффективного управления многоквартирным домом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *