Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Составление протокола заседания правления ТСЖ — ответственный процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения всех необходимых формальностей.

Определить дату, время и место проведения заседания правления ТСЖ

Прежде всего, председатель правления назначает дату, время и место проведения заседания. Лучше запланировать его заранее, чтобы все члены правления могли присутствовать. Заседания обычно проводятся в вечернее время после работы участников. Место тоже удобно выбирать в пределах вашего жилого комплекса — например, в офисе ТСЖ.

Уведомить членов правления о предстоящем заседании

Заблаговременно нужно оповестить всех членов правления о дате, времени и месте заседания. Это можно сделать по телефону, электронной почте или путем рассылки письменных приглашений. В уведомлении указывают также повестку дня, чтобы участники смогли подготовиться.

Подготовить повестку дня заседания

Повестка формируется председателем правления на основе поступивших предложений и вопросов, требующих решения. В нее вносят наиболее актуальные для ТСЖ темы: ремонтные работы, текущие платежи, жалобы собственников и т.д. Повестку стоит составлять максимально конкретно.

И так далее…

Уведомить членов правления о предстоящем заседании

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Как только определены дата, время и место заседания правления ТСЖ, нужно уведомить об этом всех членов правления. Это ключевой момент подготовки, ведь без кворума проводить собрание будет неправомочно.

Уведомление должно содержать всю необходимую информацию: дату, время, повестку дня, место проведения заседания. Обычно для оповещения используют:

  • Письменные уведомления, разосланные по почте или переданные лично под подпись каждому члену правления;
  • Телефонный звонок;
  • Сообщение по электронной почте.

Лучше использовать сразу несколько каналов, чтобы увеличить вероятность того, что информация дойдет до всех членов правления. Кому-то удобнее получить письмо, кому-то звонок, а кто-то активно пользуется электронной почтой.

В уведомлении следует указать, что присутствие на заседании обязательно. Если кто-то из членов правления по уважительной причине не может принять участие, нужно сообщить об этом заблаговременно. Тогда можно будет либо перенести заседание, либо пригласить другого представителя от собственников для сохранения кворума.

Уведомление рекомендуется направлять не позднее, чем за 7-10 дней до даты проведения заседания правления ТСЖ. Этого времени достаточно, чтобы члены правления смогли ознакомиться с повесткой дня и подготовиться к обсуждению вопросов.

Используя разные каналы уведомления и делая это заблаговременно, можно добиться 100% явки членов правления. А это залог плодотворной и результативной работы на заседании.

Подготовить повестку дня заседания

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Повестка дня — это перечень вопросов, которые будут рассматриваться на заседании правления ТСЖ. От того, насколько продуманной и актуальной будет повестка, во многом зависит результативность самого заседания.

Формировать повестку следует председателю правления. При этом нужно учитывать:

  • предложения и вопросы, поступившие от членов правления;
  • текущие проблемы, требующие решения (например, задолженности по оплате);
  • плановые мероприятия (утверждение сметы, отчетность и т.п.);
  • обращения от жителей многоквартирного дома.

Все эти вопросы председатель включает в проект повестки дня. Обсуждаться будут только те темы, которые в ней прописаны. Поэтому повестку нужно составлять максимально тщательно.

Каждый пункт повестки должен быть конкретным и содержать лаконичную формулировку сути вопроса. Например, «О состоянии дебиторской задолженности и мерах по ее взысканию», «Об утверждении плана текущего ремонта на 2023 г.», «О рассмотрении жалобы жителя кв. 1 по поводу шума в подъезде».

Такая четкая и понятная повестка позволит членам правления заранее подготовиться к обсуждению. А значит, дискуссия будет более конструктивной и результативной.

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Протокол заседания правления ТСЖ является одним из важнейших документов в работе товарищества собственников жилья. От правильного составления протокола зависит законность принимаемых правлением ТСЖ решений.

1. Проверить наличие кворума перед началом заседания

Перед началом любого заседания правления ТСЖ необходимо убедиться, что присутствует достаточное количество членов правления для принятия решений — имеется кворум. Согласно Жилищному кодексу, заседание правленя ТСЖ считается правомочным, если на нем присутствует более 50% членов правления.

2. Указать дату, место и время проведения заседания

В протоколе заседания правления ТСЖ нужно четко прописать дату, место (адрес) и время начала и окончания заседания. Это важные реквизиты протокола.

3. Перечислить присутствующих на заседании

В протоколе должны быть указаны фамилии, имена и отчества всех членов правления ТСЖ, присутствующих на данном заседании. Также указывается, кто из членов правления отсутствует по уважительной причине.

4. Указать повестку дня заседания

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Повестка дня — это перечень вопросов, которые планируется обсудить и принять решения на данном заседании правления ТСЖ. Повестку дня также необходимо внести в протокол.

5. Кратко изложить ход обсуждения вопросов

Далее в протоколе нужно кратко отразить суть обсуждения каждого вопроса повестки — основные мнения выступающих, спорные моменты и т.д. Это поможет вспомнить ход обсуждения при необходимости.

6. Указать принятые по каждому вопросу решения

Главное в протоколе заседания правления ТСЖ — принятые решения. По каждому обсуждаемому вопросу повестки следует четко сформулировать, какое решение было принято по итогам голосования.

7. Указать результаты голосования по каждому вопросу

В протоколе нужно указать, как именно голосовали присутствующие члены правления ТСЖ по каждому решению — единогласно, большинством голосов или указать распределение голосов «за», «против» и «воздержался». Это важно для легитимности решений.

8. Отразить особые мнения членов правления (при наличии)

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Если кто-то из членов правления ТСЖ не согласен с принятым решением, он может потребовать внести в протокол его особое мнение. Такое особое мнение также должно быть отражено в протоколе.

9. Указать список прилагаемых к протоколу документов (при наличии)

Если к протоколу заседания правления ТСЖ прилагаются какие-то документы (договоры, сметы, отчеты и т.п.), их перечень также указывают в протоколе.

10. Пронумеровать страницы протокола

Все страницы протокола заседания правления ТСЖ должны быть пронумерованы.

11. Подписать протокол всеми присутствующими членами правления

Подписание протокола всеми участниками заседания придает ему юридическую силу. Протокол подписывают председатель и секретарь заседания, а также все присутствующие члены правления ТСЖ.

12. Заверить подписи печатью ТСЖ

Печать ТСЖ придает дополнительную юридическую силу протоколу заседания правления.

13. Составить выписку из протокола, если необходимо

Если требуется предоставить решение правления ТСЖ по какому-то конкретному вопросу, можно составить выписку из протокола — она тоже является официальным документом.

14. Ознакомить членов ТСЖ с протоколом

Согласно законодательству, любой собственник может ознакомиться с протоколом заседания правления ТСЖ. Для этого протокол можно разместить на информационных стендах или на сайте ТСЖ.

15. Хранить протоколы заседаний правления в архиве ТСЖ

Протоколы правления ТСЖ должны храниться в архиве товарищества в течение всего срока его деятельности. Это позволит при необходимости обращаться к ранее принятым решениям.

Таким образом, соблюдая эти основные правила оформления протокола заседания, правление ТСЖ создаст документ, который будет иметь полную юридическую силу.

Избрать председательствующего и секретаря заседания

После установления кворума и оглашения повестки дня, правление ТСЖ должно избрать председательствующего и секретаря данного заседания.

Обычно председательствующим является председатель правления ТСЖ. Но если по каким-то причинам председатель отсутствует, правление может выбрать другого председательствующего на это заседание.

Секретарь заседания отвечает за ведение и оформление протокола. Часто секретарем бывает бухгалтер или юрист ТСЖ. Но это может быть и один из членов правления.

Голосование по избранию председательствующего и секретаря проводится открытым голосованием, и его результаты заносятся в протокол заседания правления ТСЖ.

Например: «Избрать председательствующим данного заседания Иванова И.И., секретарем заседания – Петрову М.В.
Голосовали: «за» – единогласно».

Таким образом определяются лица, которые будут руководить работой заседания правления ТСЖ и оформлять протокол.

Далее правление ТСЖ переходит к обсуждению и голосованию по вопросам повестки дня. По каждому вопросу председательствующий предоставляет слово для выступления присутствующим. После обсуждения он формулирует проект решения, который выносится на голосование. Результаты голосования фиксируются секретарем в протоколе заседания.

Таким образом, избрание председательствующего и секретаря является обязательным организационным вопросом перед началом рассмотрения повестки дня на заседании правления ТСЖ.

Огласить повестку дня и утвердить ее голосованием

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Как правильно составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году без ошибок?

Во-первых, необходимо определить дату, время и место проведения заседания членов правления ТСЖ. Эти данные нужно обязательно отразить в протоколе заседания правления ТСЖ. Протокол собрания правления ТСЖ рекомендуется оформить на официальном бланке организации.

Во-вторых, в протоколе заседания правления ТСЖ должен быть указан состав присутствующих членов правления. Желательно также указать, кто председательствует на заседании правления ТСЖ.

В-третьих, необходимо огласить и утвердить повестку дня заседания правления ТСЖ голосованием. Повестка дня — это список вопросов, которые планируется рассмотреть на заседании правления. Протокол заседания правления ТСЖ должен содержать утвержденную повестку дня.

В-четвертых, по каждому вопросу повестки проводится обсуждение. В протокол заседания правления ТСЖ необходимо внести основные моменты обсуждения каждого вопроса, а также особые мнения, если они были.

В-пятых, по результатам обсуждения каждого вопроса правление ТСЖ принимает решение путем голосования. Итоги голосования и принятое решение обязательно заносятся в протокол заседания правления ТСЖ.

В-шестых, протокол заседания правления ТСЖ должен содержать дату составления и подписи председателя и секретаря заседания. Обычно секретарь заседания правления ведет протокол во время самого заседания.

В-седьмых, к протоколу заседания правления ТСЖ рекомендуется приложить список присутствующих членов правления и приглашенных лиц, если таковые имелись.

В-восьмых, протокол заседания членов правления ТСЖ желательно пронумеровать и прошить. Это позволит избежать подмены листов.

В-девятых, протокол правления ТСЖ должен храниться в делах организации в течение определенного срока. Обычно это 5 лет.

В-десятых, по желанию членов ТСЖ может быть выдана выписка из протокола заседания правления. Выписка — это копия части протокола по интересующему вопросу.

В-одиннадцатых, протокол заседания правления ТСЖ следует составлять в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается в делах ТСЖ, второй передается председателю правления.

В-двенадцатых, решения, принятые на заседании правления ТСЖ, обязательны для исполнения как членами правления, так и жителями многоквартирного дома.

В-тринадцатых, протоколы заседаний правления ТСЖ должны регулярно нумероваться с начала года. Это упростит поиск нужного протокола.

В-четырнадцатых, протокол заседания правления ТСЖ желательно составлять в сжатые сроки, пока содержание обсуждения не забылось.

И наконец, в-пятнадцатых, протокол заседания членов правления ТСЖ должен содержать всю необходимую информацию, но при этом быть максимально кратким и лаконичным.

При соблюдении этих основных рекомендаций составление протокола заседания правления ТСЖ не должно вызвать затруднений. Главное – отразить все существенные моменты заседания правления ТСЖ в соответствии с законодательством.

Рассмотреть каждый вопрос повестки по отдельности

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок. Протокол собрания правления ТСЖ – это официальный документ, фиксирующий ход заседания членов правления и все принятые ими решения. Грамотное оформление протокола крайне важно, так как он имеет юридическую силу.

Во-первых, укажите реквизиты самого протокола: дату и место проведения заседания, его порядковый номер, количество присутствующих членов правления. Это обязательные атрибуты любого протокола.

Во-вторых, перечислите всех присутствующих членов правления ТСЖ с указанием их должностей. Это позволит определить, имеется ли кворум для проведения заседания.

В-третьих, укажите повестку дня — перечень вопросов, которые планируется рассмотреть. Повестка формируется председателем правления заранее. Все пункты повестки протоколируются.

В-четвертых, по каждому пункту повестки подробно опишите ход обсуждения вопроса: кто выступал, какие мнения высказывались, какие предложения вносились. Это позволит зафиксировать суть дискуссии.

В-пятых, обязательно протоколируйте все принятые решения по каждому обсуждаемому вопросу: какое решение было принято, как проголосовали члены правления.

В-шестых, укажите, кто будет исполнять то или иное решение правления, в какие сроки. Распределение обязанностей тоже протоколируется.

В-седьмых, в конце протокола обязательно сделайте запись о том, что протокол составлен верно, прочитан вслух и одобрен присутствующими. Это удостоверяется подписями.

В-восьмых, к протоколу можно приложить различные документы, относящиеся к рассмотренным вопросам – заявления, акты, сметы и т.п. Сделайте в протоколе запись об этом.

В-девятых, пронумеруйте все страницы протокола, прошейте их и скрепите подписью председателя правления и печатью ТСЖ.

В-десятых, составьте протокол в двух экземплярах. Один передайте председателю правления, второй оставьте в делах ТСЖ.

В-одиннадцатых, обеспечьте надлежащее хранение протоколов заседаний. Рекомендуемый срок — не менее 5 лет.

В-двенадцатых, ознакомьте с протоколом всех членов правления и тех, кто не смог присутствовать на заседании.

В-тринадцатых, в случае необходимости вы можете заверить выписку из протокола правления ТСЖ для предоставления в органы власти, банки, контрагентам.

В-четырнадцатых, протоколы правления ТСЖ должны быть доступны для ознакомления членам ТСЖ по запросу.

И в-пятнадцатых, придерживайтесь утвержденной формы и структуры протокола, используйте деловой стиль изложения. Это обеспечит четкость и ясность протокола.

Следуя этим простым рекомендациям, вы сможете грамотно составить протокол любого заседания правления ТСЖ. А правильно оформленные протоколы заседаний позволят обеспечить законность деятельности правления вашего товарищества.

Вести подробный протокол хода обсуждения и принятых решений

Друзья, чтобы составить качественный протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году, нужно обязательно вести подробную запись всего происходящего. Это позволит зафиксировать все нюансы обсуждения и аргументацию сторон.

Во-первых, записывайте все выступления членов правления дословно или в виде краткого изложения сути. Указывайте фамилии выступающих. Это нужно, чтобы понятно было, кто именно высказывал те или иные предложения.

Во-вторых, фиксируйте в протоколе вопросы, которые задавались выступающим по ходу обсуждения, и ответы на них. Это позволит отразить дискуссионность вопроса.

В-третьих, если в процессе споров высказывались альтернативные точки зрения, обязательно укажите, кто именно выступал «за» или «против» того или иного решения.

В-четвертых, зафиксируйте все поступившие предложения и внесенные поправки по каждому рассматриваемому вопросу. Укажите, кто конкретно их озвучил.

В-пятых, опишите, каким образом проходило голосование по каждому решению — открыто или тайно, единогласно или большинством голосов. Укажите результаты голосования.

В-шестых, когда формулируете принятое решение, сделайте запись максимально четко и конкретно. Желательно дословно привести текст решения, за которое проголосовали члены правления.

В-седьмых, определите сроки и ответственных за исполнение каждого решения. Это важно внести в протокол.

И в-восьмых, обязательно зафиксируйте в протоколе, что все решения приняты единогласно или большинством голосов и являются правомочными.

Если последовательно фиксировать все эти моменты, протокол максимально точно отразит ход обсуждения и принятые решения. Это придаст ему большую юридическую силу и избавит от споров в дальнейшем. Надеюсь, эти советы помогут вам грамотно составлять протоколы заседаний правления ТСЖ в новом 2023 году! Удачи!

Фиксировать все предложения и замечания членов правления

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Чтобы протокол заседания правления ТСЖ максимально точно отражал ход обсуждения, очень важно фиксировать в нем все поступающие предложения и замечания членов правления.

Во-первых, в протоколе нужно указывать авторство каждого высказанного предложения, идеи или критического замечания. Например: «Член правления Иванов И.И. предложил рассмотреть вопрос о ремонте кровли», «Член правления Петрова М.К. отметила, что необходимо улучшить работу службы консьержей».

Во-вторых, желательно кратко, в 2-3 предложениях передать суть озвученных инициатив и критики. Например: «Член правления Сидоров А.А. предложил сменить обслуживающую жилой комплекс компанию, мотивируя это тем, что существующая компания не справляется с объемом заявок жильцов».

В-третьих, если по каким-то предложениям возникала дискуссия, нужно зафиксировать основные аргументы «за» и «против». К примеру: «Предложение Иванова И.И. о ремонте кровли поддержали члены правления Сидоров А.А. и Петров П.П., указав на многочисленные жалобы жильцов. Против высказался член правления Ларин Л.Л., мотивируя тем, что средства нужно направить на благоустройство двора».

В-четвертых, если по каким-то пунктам не было единогласия, а решение принималось голосованием, результаты голосования тоже должны быть зафиксированы. Например: «Предложение Сидорова А.А. о смене обслуживающей компании поддержали 3 члена правления, 2 — проголосовали против».

И в-пятых, обязательно в протоколе должна быть ссылка на то, что все решения приняты большинством голосов и являются правомочными.

Подробное документирование всех поступивших инициатив позволит избежать споров по поводу того, что было озвучено и предложено в ходе заседания. Это сделает протокол максимально точным и объективным.

Протоколировать результаты голосования по каждому вопросу

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Одним из важнейших моментов при составлении протокола заседания правления ТСЖ является фиксация результатов голосования членов правления по каждому рассматриваемому вопросу.

Во-первых, нужно четко прописывать, по какому именно вопросу проводилось голосование. Например: «По вопросу выбора подрядной организации для проведения работ по ремонту кровли проведено голосование членов правления».

Во-вторых, указывается количество голосовавших «за», «против» и «воздержавшихся» по конкретному решению. Например: «Голосовали: за — 5 человек, против — 2, воздержались — 1».

В-третьих, обязательно нужно прописать, что решение принято большинством голосов и является правомочным. Например: «Решение по данному вопросу принято большинством голосов и является правомочным».

В-четвертых, если голосование было тайным, то фиксируются только цифры: сколько бюллетеней получено, сколько из них оказалось недействительными, сколько — «за» и «против».

В-пятых, обязательно нужно указать фамилии тех членов правления, которые голосовали «против» или воздержались, если голосование было открытым.

И в-шестых, решение должно быть сформулировано предельно четко, чтобы было понятно, за что именно проголосовали члены правления.

При соблюдении всех этих правил протокол будет максимально точно отражать процесс принятия решений на заседании правления ТСЖ.

Указать в протоколе время окончания заседания

При составлении протокола заседания правления ТСЖ важно не забыть указать точное время окончания заседания.

Во-первых, указание времени завершения заседания в протоколе позволяет определить его общую продолжительность. Это важно для понимания, насколько эффективно прошло заседание.

Во-вторых, фиксация времени помогает отследить соблюдение регламента — уложились ли в запланированные сроки или же заседание затянулось.

В-третьих, время окончания заседания необходимо для того, чтобы понять, был ли соблюден перерыв, если он предусматривался повесткой дня.

В-четвертых, это позволяет определить, был ли кворум на момент принятия тех или иных решений правлением.

В-пятых, при возникновении в дальнейшем споров указание точного времени окончания заседания имеет юридическое значение.

Таким образом, в протоколе заседания правления ТСЖ обязательно нужно указывать не только время его начала, но и окончания. Это позволит в дальнейшем избежать недоразумений и споров относительно регламента и легитимности принятых решений.

Подписать протокол председательствующим и секретарем

Как составить протокол правления ТСЖ на заседании в 2023 году: 15 шагов без ошибок

Одним из важнейших этапов оформления протокола заседания правления ТСЖ является его подписание председательствующим на заседании и секретарем.

Председательствующий на заседании правления своей подписью удостоверяет, что протокол составлен в соответствии с реальным ходом заседания, все принятые решения зафиксированы корректно.

Секретарь своей подписью подтверждает, что лично присутствовал при обсуждении вопросов, фиксировал ход заседания и оформил протокол надлежащим образом.

Подписи этих должностных лиц придают протоколу юридическую силу. Без подписей председателя и секретаря протокол может быть признан недействительным.

Поэтому по завершении оформления протокола секретарь передает его на подпись председательствующему на заседании правления ТСЖ. Затем секретарь сам ставит свою подпись.

Если по каким-то причинам председатель или секретарь отсутствовали на части заседания, то при подписании протокола они делают в нем специальную отметку об этом.

Таким образом, грамотное подписание протокола заседания правления ТСЖ председателем и секретарем является обязательным условием придания ему юридической силы.

Заверить подписи печатью ТСЖ

После того как протокол заседания правления ТСЖ подписан председателем и секретарем, необходимо заверить их подписи печатью товарищества. Это также важный этап в оформлении протокола.

Заверение подписей печатью нужно для:

  • Подтверждения подлинности подписей на документе.
  • Придания протоколу юридической силы и официального статуса.
  • Возможности использовать протокол в качестве официального документа.

Печать ТСЖ ставится на специально отведенном для нее месте рядом с подписями председателя и секретаря правления. Оттиск печати должен быть четким и хорошо читаемым.

Если по каким-то причинам на момент подписания протокола у ТСЖ нет печати, то об этом делается специальная запись в протоколе.

Заверенный подписями и печатью оригинал протокола правления ТСЖ хранится в делах товарищества. А при необходимости предоставления копий протокола в различные инстанции, их также заверяют печатью ТСЖ.

Таким образом, правильное заверение подписей печатью — обязательное условие при оформлении протокола, чтобы придать ему юридическую силу документа ТСЖ.

Ознакомить членов правления с протоколом

После оформления протокола заседания правления ТСЖ необходимо ознакомить с ним всех членов правления, в том числе тех, кто по уважительной причине не смог присутствовать на заседании лично.

Для этого можно предпринять следующие действия:

  • Разослать всем членам правления копии протокола по электронной почте.
  • Разместить скан-копию протокола в общем чате или группе правления.
  • Передать бумажные копии протокола членам правления лично или через консьержей.
  • Выложить протокол в онлайн-кабинете ТСЖ в личных кабинетах членов правления.

При ознакомлении члены правления имеют право вносить замечания по тексту протокола, если обнаружат неточности, опечатки и т.п. В этом случае в протокол вносятся изменения.

Кроме того, члены правления расписываются в ознакомлении с протоколом. Это можно сделать непосредственно на бумажном оригинале протокола или на отдельном документе, который прилагается к протоколу.

Таким образом обеспечивается доступность и открытость информации о решениях, принятых на заседании правления ТСЖ, для всех членов правления.

Хранить протоколы заседаний в архиве ТСЖ

После оформления и ознакомления с протоколом заседания правления ТСЖ его необходимо сдать в архив товарищества на хранение. Это обеспечит сохранность протоколов и возможность при необходимости получить из архива нужный документ.

Рекомендуемый срок хранения протоколов заседаний правления — не менее 5 лет. За это время, как правило, снимаются все вопросы к правомочности и законности решений, зафиксированных в протоколах.

Протоколы рекомендуется хранить в бумажном виде в отдельных папках в специально отведенном шкафу. Электронные версии протоколов также должны содержаться в архиве на внешних носителях с резервным копированием.

Кроме того, желательно завести специальный журнал, в который вносятся даты и номера протоколов заседаний правления. Это упростит поиск нужного протокола в архиве.

Доступ к архиву протоколов должны иметь только ответственные лица — председатель и члены правления ТСЖ. Это позволит обеспечить сохранность документов.

Соблюдая эти несложные правила хранения, товарищество сможет всегда иметь в своем распоряжении протоколы проведенных заседаний правления за минувшие годы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *