Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Определить дату и место проведения заседания правления ТСЖ

Составление протокола заседания правления ТСЖ — ответственный процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения всех нормативных требований. Для успешного проведения заседания правления ТСЖ в 2023 году председателю стоит учесть ряд важных моментов.

Во-первых, необходимо определить удобную для всех членов правления дату проведения заседания. Обычно заседания правления ТСЖ проводятся раз в месяц или раз в квартал. При выборе даты следует учитывать занятость членов правления, чтобы обеспечить их максимальное присутствие.

Во-вторых, нужно решить, где будет проходить заседание — в офисе ТСЖ или в арендованном зале. Помещение должно вмещать всех участников заседания. Обязательно проверить наличие необходимого оборудования — проектор, флипчарт, столы, стулья.

Заблаговременное определение даты и места проведения позволит своевременно подготовиться к заседанию правления ТСЖ. Это поможет избежать спешки и хаоса в последний момент. Председателю стоит лично проконтролировать все организационные вопросы и удостовериться в готовности помещения непосредственно перед заседанием.

Уведомить членов правления о предстоящем заседании

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

После определения даты и места председатель ТСЖ должен заблаговременно уведомить всех членов правления о предстоящем заседании. Уведомление должно содержать дату, время и место проведения заседания, а также предварительную повестку дня.

Уведомление можно разослать членам правления по электронной почте, СМС, телефону или лично вручить под роспись. Главное, чтобы каждый член правления получил уведомление и потвердил свое присутствие на заседании или сообщил о невозможности участия.

Разумным сроком для уведомления является 1-2 недели до даты заседания. Это даст членам правления время спланировать свое участие и подготовиться к обсуждению вопросов повестки дня.

Подготовить повестку дня заседания правления ТСЖ

Ключевым документом любого заседания правления ТСЖ является его повестка дня. Председатель заблаговременно готовит перечень вопросов, которые планируется рассмотреть на заседании правления.

При составлении повестки рекомендуется включать наиболее важные и актуальные вопросы, требующие принятия управленческих решений — это может касаться текущего ремонта, планирования работ, финансовых вопросов. Повестка не должна быть слишком объемной, чтобы успеть качественно проработать каждый пункт.

Предварительная повестка включается в уведомление о заседании правления. А на самом заседании повестка утверждается окончательно, с учетом предложений и замечаний членов правления.

Определить список приглашенных на заседание лиц

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Помимо членов правления, в заседании могут принимать участие приглашенные лица — представители подрядных организаций, юрист, бухгалтер ТСЖ. Их присутствие бывает необходимо при обсуждении соответствующих вопросов.

Председатель ТСЖ заранее определяет круг лиц, которых следует пригласить на заседание. Соответствующие приглашения рассылаются наряду с уведомлениями членам правления.

Приглашенные лица участвуют в заседании с правом совещательного голоса, их участие помогает полноценно и всесторонне рассмотреть вопросы повестки дня.

Уведомить членов правления о предстоящем заседании

После того, как определены дата и место проведения, наступает важный этап подготовки — информирование членов правления ТСЖ о предстоящем заседании. Это нужно сделать заблаговременно, чтобы у членов правления было достаточно времени для планирования.

Как правило, уведомление рассылается за 1-2 недели до намеченной даты заседания. Этого вполне достаточно, чтобы члены правления смогли выделить время и при необходимости подготовиться к обсуждению вопросов.

Уведомление можно разослать разными способами: по электронной почте, СМС-сообщением, телефонным звонком или лично вручить. Главное, чтобы оно дошло до каждого адресата. Желательно запросить от членов правления подтверждение получения уведомления и их согласие или отказ принять участие в заседании.

Содержание уведомления должно включать следующую информацию:

  • Дата, время и место проведения заседания правления;
  • Предварительная повестка дня;
  • Список лиц, приглашенных на заседание;
  • Указание на необходимость подтвердить свое присутствие.

Также в уведомлении можно указать примерную продолжительность заседания, чтобы члены правления понимали, сколько времени им нужно выделить в своем расписании.

Если после рассылки уведомлений окажется, что заседание не сможет собрать кворум, имеет смысл перенести его на другую дату. В этом случае потребуется снова уведомить всех членов правления о переносе.

Таким образом, своевременное оповещение членов правления о предстоящем заседании — залог его успешного проведения и принятия всех необходимых решений. Этому вопросу председателю ТСЖ стоит уделить особое внимание.

Подготовить повестку дня заседания правления ТСЖ

Важнейший организационный документ любого заседания правления ТСЖ — это его повестка дня. Повестка определяет круг вопросов, которые будут рассмотрены и по которым нужно принять решения.

Подготовкой повестки занимается председатель ТСЖ. Для этого он анализирует текущие задачи и проблемы, требующие внимания правления, изучает поступившие предложения от членов правления и жителей.

В повестку включают самые важные, первоочередные вопросы — к примеру, утверждение сметы доходов и расходов, организация текущего ремонта, рассмотрение жалоб жителей. При этом повестка не должна быть перегружена, чтобы все успеть kачественно обсудить.

Проект повестки готовится заблаговременно и включается в уведомление о заседании правления. На самом заседании повестка утверждается окончательно — с учетом предложений и замечаний членов правления.

Таким образом, продуманная повестка дня — залог плодотворной работы правления ТСЖ и принятия взвешенных решений по управлению домом.

Подготовить повестку дня заседания правления ТСЖ

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Повестка дня — это перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании правления ТСЖ. Грамотно составленная повестка является залогом продуктивной работы и принятия важных для жизнедеятельности дома решений.

Во-первых, в повестку включают наиболее актуальные на данный момент вопросы, требующие коллегиального решения правления ТСЖ. Это могут быть вопросы текущего и капитального ремонта, планирования деятельности, рассмотрения финансовых документов, жалоб жителей.

Во-вторых, повестка дня должна быть оптимальной по объёму. Не стоит включать слишком много вопросов, чтобы успеть качественно их проработать. Ориентировочно — не более 5-7 пунктов.

В-третьих, при формировании повестки учитываются поступившие предложения от членов правления и жителей дома. Это позволяет включить действительно важные для всех вопросы.

В-четвертых, вопросы в повестке располагают по степени важности. Первыми идут наиболее значимые и неотложные вопросы. Менее срочные вопросы опускаются в конец списка.

Проект повестки составляет председатель ТСЖ заблаговременно, ориентировочно за 2 недели до заседания. Это даёт возможность членам правления ознакомиться и подготовиться. На самом заседании повестка утверждается окончательно с учётом поступивших предложений.

Таким образом, продуманная повестка дня является залогом конструктивной и результативной работы правления ТСЖ. Этому вопросу председателю стоит уделить должное внимание.

Определить список приглашенных на заседание лиц

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Помимо членов правления ТСЖ, в заседании нередко принимают участие приглашенные лица. Это могут быть юрист, бухгалтер, представители подрядных организаций, эксперты. Их участие помогает всесторонне рассмотреть обсуждаемые вопросы.

Список приглашенных формирует председатель ТСЖ, исходя из повестки дня. Например, на заседание по вопросу выполнения ремонтных работ имеет смысл пригласить руководителя подрядной организации.

Приглашения должны быть направлены заблаговременно вместе с уведомлением о проведении заседания. Необходимо указать дату, время, место проведения и повестку дня. Также нужно попросить приглашенных подтвердить свое присутствие.

На заседании приглашенные лица принимают участие в обсуждении, имеют право выступать и давать пояснения. Однако они не участвуют в голосовании и принятии решений.

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Протокол заседания правления ТСЖ — это важный официальный документ, который фиксирует все решения, принятые на заседании. Правильное оформление протокола поможет избежать конфликтных ситуаций в будущем.

1. Указать точную дату и место проведения заседания

В начале протокола необходимо указать дату (число, месяц, год) и место (адрес), где проходило заседание правления ТСЖ. Это важно для придания протоколу юридической силы.

2. Перечислить присутствующих членов правления ТСЖ

Далее в протоколе перечисляются фамилии, имена и отчества членов правления ТСЖ, присутствовавших на заседании. Также указываются должности членов правления (председатель, казначей и т.д.).

3. Указать повестку дня

Повестка дня — это список вопросов, которые планируется обсудить и принять решения на заседании правления ТСЖ. Повестку лучше пронумеровать.

4. Описать ход обсуждения каждого вопроса

Далее по пунктам повестки подробно описывается, как проходило обсуждение каждого вопроса: кто выступал, какие мнения высказывались, какие сомнения или возражения были.

5. Зафиксировать все принятые решения

Главная часть протокола — описание решений, принятых по каждому пункту повестки дня. Решения лучше формулировать максимально четко и конкретно.

6. Указать результаты голосования

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

По каждому решению должны быть указаны результаты голосования: сколько голосов «за», сколько «против», сколько «воздержалось». Это важно для легитимности решений.

7. Отметить особые мнения членов правления

Если кто-то из членов правления ТСЖ имел по обсуждаемым вопросам особое мнение, отличное от принятого большинством решения, оно должно быть зафиксировано в протоколе.

8. Указать объем полномочий при принятии решений

В протоколе необходимо прописывать, в рамках каких полномочий правление ТСЖ принимает то или иное решение, опираясь на законодательство и устав ТСЖ.

9. Перечислить приложения к протоколу

Если к протоколу прилагаются какие-либо документы (акты, сметы, отчеты и пр.), их нужно перечислить в конце протокола.

10. Указать время окончания заседания

В конце протокола указывается время, когда было объявлено об окончании заседания правления ТСЖ.

11. Подписать протокол председателем и секретарем

Протокол подписывается председателем заседания правления ТСЖ и секретарем, который вел протокол. Подписи заверяются печатями.

12. Составить протокол в 2 экземплярах

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Протокол заседания правления ТСЖ составляется минимум в 2 экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию или ревизионную комиссию ТСЖ.

13. Разослать протокол членам правления

Копии или выписки из протокола раздаются всем членам правления ТСЖ, чтобы они были в курсе принятых решений.

14. Хранить протоколы в архиве ТСЖ

Подлинники протоколов заседаний правления ТСЖ должны храниться в архиве ТСЖ в течение срока, установленного законодательством.

15. Соблюдать сроки оформления протокола

Протокол заседания правления ТСЖ должен быть оформлен не позднее 5 дней после даты проведения заседания. Это важное требование.

Придерживаясь этих простых правил и рекомендаций, вы сможете грамотно составить протокол заседания правления ТСЖ, чтобы он имел юридическую силу и помогал эффективно управлять многоквартирным домом.

Подготовить необходимые материалы по вопросам повестки дня

Для продуктивного заседания правления ТСЖ очень важно заранее подготовить все необходимые материалы по вопросам, которые будут обсуждаться. Это позволит членам правления вникнуть в суть проблемы и принять взвешенное, обоснованное решение.

По финансовым вопросам

Если в повестку дня включены такие вопросы, как утверждение бюджета, сметы расходов, отчета ревизионной комиссии, необходимо заранее подготовить все цифры — доходы, расходы по статьям, остатки на счетах. Желательно сравнить эти показатели с предыдущими периодами, чтобы можно было оценить динамику. Также полезно подготовить экономическое обоснование запланированных трат.

По текущему ремонту

Если планируется обсуждать предстоящие или уже проведенные работы по ремонту, реконструкции, модернизации, нужно заготовить сметы, договоры с подрядчиками, акты выполненных работ, фотографии до и после, отзывы жителей о результатах ремонта.

По юридическим вопросам

По юридическим вопросам — изменениям в документах, судебным делам, взысканиям и т.п. — следует подготовить проекты документов, исковые заявления, решения суда, переписку с контрагентами — все необходимые бумаги в зависимости от конкретной ситуации.

По кадровым вопросам

Если предстоит решать кадровые вопросы — принятие на работу, увольнение, поощрение сотрудников, нужны их личные дела, характеристики, данные о результативности работы. Это поможет объективно подойти к оценке кандидатов или работников.

По жалобам жителей

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Чтобы разобраться в жалобах жителей, нужно заранее собрать обращения, опросить других жильцов, сходить на место и разобраться в ситуации, чтобы иметь полную картину конфликта.

По другим вопросам

В общем, по любому пункту повестки дня нужно максимально собрать информацию, документы, сведения, чтобы члены правления ТСЖ могли принять взвешенное, обоснованное решение, а не руководствоваться эмоциями или догадками. Это повысит эффективность работы правления в интересах жителей.

Обеспечить присутствие кворума членов правления ТСЖ

Одним из важнейших условий для того, чтобы заседание правления ТСЖ состоялось и было правомочно принимать решения, является наличие кворума. Кворум — это минимальное количество членов правления, присутствие которых необходимо для того, чтобы решения считались легитимными.

Проверить устав ТСЖ

Для начала нужно проверить в уставе ТСЖ, какое количество членов правления составляет кворум. Обычно это 50% плюс один человек от общего числа членов правления. Но в разных ТСЖ может быть своя норма.

Уведомить заранее о заседании

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Всех членов правления нужно уведомить заранее о дате, времени и месте проведения заседания. Лучше сделать это минимум за 5-7 дней, чтобы у членов правления была возможность спланировать свое участие.

Узнать предварительно, кто придет

Перед заседанием председатель правления должен опросить всех членов правления и выяснить, кто точно сможет присутствовать, а кто нет. Это поможет понять, хватит или нет кворума.

Напомнить прямо перед заседанием

За день до заседания и в день заседания нужно еще раз напомнить членам правления и убедиться, что для кворума придет достаточное количество народа. Можно даже позвонить каждому лично.

Пригласить резервных членов

Если кто-то из основных членов правления не может присутствовать, имеет смысл пригласить резервных членов, чтобы обеспечить кворум.

Перенести заседание

Если ясно, что кворума не будет, лучше заранее перенести заседание, чем проводить его впустую без возможности принимать решения.

Таким образом, ответственная подготовка и заблаговременные меры помогут собрать необходимое число членов правления ТСЖ для правомочного проведения заседания.

Избрать председательствующего и секретаря заседания правления

Перед началом рассмотрения вопросов повестки дня заседания правления ТСЖ необходимо избрать председательствующего и секретаря данного заседания. Это обязательные организационные вопросы.

Кто может быть председательствующим

Председательствующим на заседании правления ТСЖ, как правило, является председатель правления. Однако в его отсутствие эту роль может выполнить любой другой член правления, избранный простым большинством голосов.

Обязанности председательствующего

На председательствующем лежат такие обязанности, как открытие и закрытие заседания, ведение заседания, предоставление слова выступающим, формулирование вопросов на голосование, объявление результатов голосования.

Избрание секретаря заседания

Секретарь заседания правления ТСЖ избирается для ведения и оформления протокола заседания. Это может быть любой член правления или бухгалтер ТСЖ.

Обязанности секретаря заседания

В обязанности секретаря входит детальная фиксация хода заседания, всех выступлений и принятых решений для составления протокола, а также фиксация результатов голосования по вопросам.

Отразить избрание в протоколе

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Избрание председательствующего и секретаря заседания правления ТСЖ обязательно должно быть зафиксировано в протоколе этого заседания с указанием их ФИО и должностей.

Таким образом обеспечивается четкая организация и документирование работы заседания правления ТСЖ.

Утвердить повестку дня заседания правления ТСЖ

После избрания председательствующего и секретаря важным этапом заседания правления ТСЖ является утверждение повестки дня. Повестка определяет круг вопросов, которые будут рассмотрены на данном заседании.

Кто формирует повестку дня?

Повестку формирует, как правило, председатель правления ТСЖ на основе поступивших заявок, текущих вопросов, необходимости принятия решений. В повестку также могут быть включены предложения членов правления.

Какие вопросы включаются?

Это могут быть организационные вопросы, кадровые вопросы, финансовые вопросы, юридические вопросы, вопросы хозяйственной деятельности, рассмотрение заявлений и жалоб и другие актуальные вопросы.

Порядок утверждения повестки

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Председатель оглашает сформированную повестку дня. Члены правления могут предлагать внести изменения, исключить или добавить вопросы. После обсуждения повестка утверждается большинством голосов.

Внесение повестки в протокол

Утвержденная повестка дня заседания правления ТСЖ вносится в протокол. При этом указывается, кем именно она была предложена и как проголосовали члены правления.

Таким образом, утверждение повестки придает заседанию необходимую регламентированность и легитимность принимаемых решений в рамках этих вопросов.

Заслушать доклады и выступления по вопросам повестки дня

После утверждения повестки дня на заседании правления ТСЖ переходят к рассмотрению каждого вопроса по существу. Это самый объемный этап заседания.

Выступления докладчиков

По каждому вопросу повестки председатель предоставляет слово докладчику. Это может быть член правления, председатель комиссии, приглашенный специалист. Докладчик излагает суть вопроса, предлагаемые решения.

Вопросы к докладчику

После доклада члены правления могут задавать уточняющие вопросы, чтобы лучше разобраться в теме. Докладчик на них отвечает.

Прения по докладу

Далее председатель открывает прения — обсуждение доклада членами правления. Каждый может высказать свое мнение, дополнить, возразить. Эти выступления тоже фиксируются.

Заключительное слово докладчика

После прений докладчику предоставляется слово для заключительного выступления. Он отвечает на возникшие вопросы, уточняет позицию.

Таким образом, доклады и прения позволяют всесторонне рассмотреть вопрос и выработать взвешенное решение.

Провести голосование и принять решения по каждому вопросу

После обсуждения каждого вопроса повестки проводится голосование и принимается решение по данному вопросу. Это ключевой этап заседания.

Формулировка решения

По итогам обсуждения председатель формулирует проект решения по данному вопросу. Он должен быть предельно конкретным и понятным.

Проведение голосования

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Председатель ставит предложенный проект решения на голосование. Члены правления голосуют «за», «против» или «воздержался». Оглашаются результаты.

Принятие решения

Если «за» проголосовало большинство, решение считается принятым. Отмечаются особые мнения членов правления. Если большинства нет, вопрос отправляется на доработку.

Фиксация решений в протоколе

Все принятые решения заносятся в протокол заседания. Указывается формулировка, итоги голосования, особые мнения. Это важно для реализации и контроля исполнения решений.

Так для каждого вопроса pовестки вырабатывается взвешенное, легитимное решение, опираясь на мнение большинства членов правления ТСЖ.

Зафиксировать все решения правления ТСЖ в протоколе заседания.

Протокол заседания правления ТСЖ играет важную роль — он фиксирует все принятые решения и служит документальным подтверждением деятельности правления. Как же правильно составить такой протокол в 2023 году?

Во-первых, нужно указать точную дату проведения заседания. Это важно для хронологии событий. Затем перечисляются присутствующие члены правления. Обычно председатель открывает заседание и объявляет повестку дня — то есть перечень вопросов, которые будут рассматриваться.

Далее по каждому вопросу кратко излагается суть обсуждения и формулируется принятое решение. Чтобы зафиксировать все тонкости дискуссии, секретарь ведет подробные записи хода заседания. Протокол составляется именно на основе этих записей.

Важный момент — все решения должны быть сформулированы предельно конкретно и понятно, чтобы в дальнейшем не возникало разночтений. Например, не «поручить Иванову заняться ремонтом», а «поручить Иванову И.И. в срок до 1 июня 2023 года организовать ремонт подъезда No2, согласно утвержденному плану работ».

Решения принимаются путем голосования. В протоколе указывается, кто именно голосовал «за», «против» или «воздержался». Это важно для понимания степени поддержки того или иного решения членами правления.

В конце протокола обязательно указывается время окончания заседания. Председатель и секретарь подписывают каждую страницу протокола. Это придает документу юридическую силу.

К протоколу можно приложить различные материалы — планы, сметы, отчеты и так далее. Это позволит в дальнейшем оперативно находить все документы по обсуждавшимся вопросам.

В заключение хочу дать несколько советов для председателя ТСЖ при составлении протокола:

— Структурируйте протокол по разделам для удобства восприятия.

— Избегайте общих фраз, фиксируйте конкретные решения.

— Следите за правильностью формулировок с юридической точки зрения.

— Прилагайте к протоколу все упомянутые в нем материалы.

— Рассылайте протокол членам правления в течение 3 дней после заседания.

Придерживаясь этих простых правил и рекомендаций, вы всегда сможете составить корректный и юридически значимый протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году. А значит, избежите опасности оспаривания принятых решений в дальнейшем.

Утвердить протокол заседания правления ТСЖ.

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

Протокол заседания правления ТСЖ — это важнейший документ, закрепляющий все принятые решения. Чтобы протокол имел юридическую силу, его нужно утвердить.

После того, как секретарь составил протокол на основе своих записей, текст документа рассылается всем членам правления. Они должны ознакомиться с протоколом и убедиться, что все зафиксировано верно.

Если есть замечания по тексту, их направляют секретарю для доработки протокола. Когда все согласны с итоговой версией, назначается дата очного заседания для утверждения протокола.

На заседании секретарь зачитывает текст протокола. Затем председатель ставит на голосование вопрос об утверждении протокола. Члены правления голосуют, и решение принимается большинством голосов.

После утверждения протокол подписывается председателем и секретарем. Подписи заверяются печатью ТСЖ. Теперь протокол считается официальным документом и вступает в силу.

Важная деталь — протоколы нумеруются с начала года. Это нужно для учета, например «Протокол No5 заседания правления ТСЖ от 11.01.2023». Также указывается общее количество листов.

Для удобства поиска решений лучше вести нумерацию пунктов в протоколе. Можно также составлять приложение с перечнем всех решений.

Утвержденные протоколы хранятся в архиве ТСЖ. По запросу членов товарищества им предоставляются выписки из протоколов.

Подводя итог, отмечу, что правильное утверждение и оформление протокола — залог его юридической силы. Это позволит избежать оспаривания решений правления в дальнейшем.

Разослать копии протокола членам правления и заинтересованным лицам.

После того, как протокол заседания правления ТСЖ утвержден и подписан, его копии разослать всем заинтересованным лицам — это важный этап работы.

В первую очередь, копию протокола получают все члены правления ТСЖ. Это можно сделать по электронной почте, чтобы оперативно проинформировать о принятых решениях. Также рассылка возможна обычной почтой или курьером — главное, чтобы было подтверждение получения.

Кроме того, копии протоколов или выписки из них предоставляются другим заинтересованным лицам — например, бухгалтеру ТСЖ для исполнения финансовых решений, подрядчикам в качестве основания для выполнения работ, ревизионной комиссии и так далее.

По запросам членов товарищества также выдаются копии протоколов — это их законное право. Обычно в регламенте ТСЖ прописывается порядок предоставления таких копий.

Часто бывает полезно разместить копию протокола в общедоступном месте — например, на доске объявлений в подъезде. Тогда все жители смогут ознакомиться с важными решениями правления.

При рассылке протоколов нужно соблюдать конфиденциальность. Например, копии протоколов с персональными данными собственников не должны попадать к посторонним лицам.

Таким образом, своевременная рассылка копий протокола заседания правления ТСЖ — это обязательная часть работы, позволяющая довести информацию до всех заинтересованных сторон. А значит, принятые решения будут выполняться максимально оперативно и эффективно.

Контролировать исполнение решений, принятых на заседании правления.

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

После того как протокол заседания правления ТСЖ составлен, утвержден и разослан — наступает очень важный этап. Нужно организовать контроль за исполнением всех принятых решений. Иначе заседание правления пройдет впустую.

Для этого рекомендуется закрепить персональную ответственность за выполнение каждого пункта протокола. Как правило, председатель поручает конкретным членам правления или сотрудникам ТСЖ отслеживать те или иные вопросы.

Например, если было принято решение о проведении текущего ремонта подъезда, то один из членов правления становится куратором этой работы. Он контролирует заключение договора с подрядчиком, приемку работ, расчеты и так далее.

Регулярно, например раз в месяц, на заседаниях правления необходимо заслушивать отчеты о ходе исполнения решений. Если где-то возникают задержки или проблемы — оперативно принимать меры для исправления ситуации.

Также эффективный способ контроля — вести журнал исполнения решений правления. Туда заносятся поручения с указанием ответственных и сроков. По факту исполнения ставится отметка. Это позволяет сразу видеть, где имеются «подвисания».

Если поручения не выполняются вовремя по неуважительным причинам, то председатель вправе применить меры воздействия — замечание, выговор, штраф и даже исключение из правления.

Таким образом, жесткий и регулярный контроль исполнения — залог эффективной работы правления ТСЖ. Это позволяет максимально быстро и качественно воплощать в жизнь все запланированные решения, а значит реально улучшать жизнь в доме.

Хранить протоколы заседаний правления в соответствии с нормативными требованиями.

Как составить протокол правления ТСЖ в 2023: 15 советов для председателя

После того как протокол заседания правления ТСЖ утвержден, подписан и разослан — возникает вопрос его надлежащего хранения. Этот процесс должен соответствовать определенным нормативным требованиям.

Во-первых, протоколы заседаний правления относятся к документам строгой отчетности. Это означает, что к их хранению предъявляются повышенные требования.

Согласно законодательству, протоколы должны храниться в течение минимум 5 лет. Лучше всего создать в архиве ТСЖ специальное дело для протоколов правления и систематизировать их по годам заседаний.

Обязательные условия хранения — это отсутствие повреждений и потери листов, а также защищенность от несанкционированного доступа посторонних лиц. Для этого протоколы рекомендуется хранить в специальных папках или сейфе.

По истечении 5 лет протоколы передаются на архивное хранение. Срок их хранения в архиве согласно номенклатуре дел составляет 5 лет. После чего, по акту о выделении к уничтожению, протоколы могут быть утилизированы.

Также важно правильно работать с электронными версиями протоколов — систематизировать их в общей папке и регулярно архивировать для сохранности данных.

Таким образом, соблюдение основных правил хранения протоколов заседаний — залог сохранности этой важной документации ТСЖ и возможности при необходимости оперативно ее использовать.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *