Как составить протокол собрания правления ТСЖ: 15 важных шагов

Определить дату, время и место проведения собрания.

Уведомить членов правления о предстоящем собрании.

Подготовить повестку дня.

Как составить протокол собрания правления ТСЖ: 15 важных шагов

Составление протокола собрания правления ТСЖ — важный процесс, от которого зависит законность принимаемых решений. Вот 15 ключевых шагов, которые помогут правильно составить протокол:

  1. Указать полное название организации, дату, время и место проведения заседания.
  2. Отметить, что заседание правомочно — кворум есть.
  3. Перечислить всех присутствующих членов правления с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
  4. Указать повестку дня — перечень вопросов, которые планируется рассмотреть.
  5. По каждому вопросу кратко изложить суть обсуждения и предложений.
  6. Указать результаты голосования по каждому вопросу: «за» — сколько, «против» — сколько, «воздержалось» — сколько.
  7. Отметить все принятые решения со ссылкой на номер по повестке дня.
  8. Указать исполнителя каждого решения и срок исполнения.
  9. Перечислить приложения к протоколу, если таковые имеются.
  10. Указать время окончания заседания.
  11. Протокол подписывают председатель и секретарь заседания.
  12. К протоколу прилагается список присутствующих с их подписями.
  13. Протокол прошивается, страницы нумеруются.
  14. Протокол хранится в отдельной папке вместе с документами.
  15. Выписки из протокола выдаются по требованию членов ТСЖ или ревизионной комиссии.

При составлении протокола важно учитывать все детали, чтобы избежать споров о законности принятых решений. Хорошо составленный протокол — залог эффективной работы правления ТСЖ.

Выбрать председателя и секретаря собрания

Как составить протокол собрания правления ТСЖ: 15 важных шагов

Составление протокола собрания правления ТСЖ начинается с выбора председателя и секретаря заседания. Это важные организационные вопросы, от которых во многом зависит качество ведения собрания и протокола.

Председатель отвечает за ведение заседания — предоставление слова выступающим, формулирование вопросов для голосования, следит за регламентом. От его навыков и опыта зависит, насколько организованно и продуктивно пройдет собрание.

Секретарь отвечает за документальное оформление заседания — ведение протокола, фиксацию всех необходимых данных. От качества его работы зависит, насколько точно и правильно будет составлен протокол.

Обычно председателем выбирают председателя правления ТСЖ или одного из членов правления. На роль секретаря подходит бухгалтер ТСЖ или сотрудник, отвечающий за делопроизводство и документацию.

Главное требование — председатель и секретарь должны хорошо знать процедуру проведения собрания правления и составления протокола. Это поможет избежать ошибок.

Выборы председателя и секретаря проводятся в начале заседания путем открытого голосования членов правления. Решение принимается большинством голосов, результаты фиксируются в протоколе.

Правильный выбор председателя и секретаря — залог успешного проведения собрания правления ТСЖ и составления полноценного протокола, отражающего все необходимые детали.

Утвердить повестку дня

Как составить протокол собрания правления ТСЖ: 15 важных шагов

Утверждение повестки дня — важный этап любого собрания правления ТСЖ. Повестка дня определяет круг вопросов, которые будут рассмотрены и по которым будут приняты решения.

Повестку дня формирует председатель правления на основе поступивших предложений от членов правления, ревизионной комиссии, собственников помещений. В повестку обычно включаются самые актуальные, требующие решения вопросы.

На собрании повестка дня оглашается секретарем. Члены правления вправе вносить предложения по изменению повестки — добавлению или исключению отдельных вопросов. Изменения в повестку дня вносятся большинством голосов путем открытого голосования.

Утвержденная повестка заносится в протокол собрания. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем можно было проверить соответствие принятых решений утвержденной повестке.

Рассмотрение вопросов, не включенных в повестку дня, как правило, не допускается. Исключения возможны для неотложных, экстренных вопросов — например, аварийная ситуация в доме.

По каждому пункту повестки решения принимаются большинством голосов путем открытого или тайного голосования. Результаты голосования обязательно фиксируются в протоколе.

Таким образом, утвержденная повестка дня задает рамки собрания правления ТСЖ и определяет круг вопросов для принятия решений, что отражается в протоколе.

Рассмотреть каждый вопрос повестки по отдельности

После утверждения повестки дня собрание правления ТСЖ переходит к рассмотрению каждого вопроса по отдельности. Это основная часть заседания, где происходит обсуждение вопросов и принятие решений.

Рассмотрение каждого вопроса включает:

  • Оглашение вопроса повестки председателем или секретарем.
  • Предоставление слова докладчику для изложения сути вопроса.
  • Обсуждение вопроса членами правления — вопросы к докладчику, мнения, предложения.
  • Предложение проекта решения, его обсуждение и уточнение.
  • Голосование по предложенному проекту решения.

Секретарь фиксирует в протоколе основные моменты обсуждения каждого вопроса, особенно те предложения, которые вносятся на голосование. Также фиксируются результаты голосования — сколько проголосовало «за», «против», «воздержалось».

Если по какому-то вопросу решение не принято, его дальнейшее рассмотрение может быть перенесено на следующее заседание после дополнительной проработки.

Очень важно соблюдать регламент выступлений, чтобы рассмотрение всех вопросов уложилось в отведенное время. Председатель определяет очередность выступлений, следит за регламентом.

Таким образом, рассмотрение каждого пункта повестки по отдельности — это ключевой этап собрания правления ТСЖ, определяющий содержание протокола и принимаемые решения.

Принять решения по каждому вопросу голосованием

Как составить протокол собрания правления ТСЖ: 15 важных шагов

После обсуждения каждого вопроса повестки на собрании правления ТСЖ проводится голосование и принимается решение.

Голосование может быть открытым или тайным — определяется непосредственно на заседании. Открытое голосование чаще применяется по процедурным вопросам. Тайное — если решение касается конкретных лиц.

Перед голосованием председатель формулирует проект решения таким образом, чтобы на него можно было однозначно ответить «за» или «против».

После подсчета голосов председатель объявляет результаты голосования: сколько проголосовало «за», «против» и «воздержалось». Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство присутствующих на заседании членов правления.

В протоколе по каждому вопросу обязательно фиксируются:

  • формулировка проекта решения, вынесенного на голосование;
  • результаты голосования с указанием количества голосов «за», «против» и «воздержалось»;
  • принятое на голосовании решение.

Если по каким-то вопросам решение не было принято, это также отмечается в протоколе.

Таким образом, голосование и фиксация его результатов в протоколе — обязательные этапы принятия решений на собрании правления ТСЖ.

Зафиксировать все принятые решения

Как составить протокол собрания правления ТСЖ: 15 важных шагов

Один из важнейших этапов составления протокола собрания правления ТСЖ — фиксация всех принятых решений.

По каждому вопросу повестки дня в протокол вносится конкретная формулировка решения, принятого по результатам голосования. Решение должно быть сформулировано максимально четко, чтобы в дальнейшем не возникало разночтений.

К примеру:

  • Утвердить план работ по текущему ремонту подъездов в 2023 году.
  • Выбрать подрядчика ООО «РемСтрой» для проведения работ по замене электропроводки.
  • Установить размер платы за содержание жилого помещения с 1 марта 2023 года в размере 25 руб./кв.м.

Если решение не было принято, то это тоже фиксируется.

Каждое решение в протоколе нумеруется в соответствии с повесткой дня. Это упрощает поиск решений при последующем обращении к протоколу.

Также для каждого решения указывается срок исполнения и ответственные исполнители. Это важно для контроля.

Четкая фиксация всех решений — обязательное условие качественного протокола собрания правления ТСЖ. Это позволяет избежать разночтений и обеспечивает выполнение решений в полном объеме.

Отразить особые мнения членов правления

В протоколе собрания правления ТСЖ важно отразить особые мнения членов правления, если таковые были.

Особое мнение — это мнение члена правления, не согласного с принятым большинством решением. Оно подается в письменной форме и прилагается к протоколу.

В протоколе делается запись, что по вопросу No… член правления ФИО высказал особое мнение. Само особое мнение прилагается к протоколу и является его неотъемлемой частью.

Особое мнение может содержать:

  • Мотивированное обоснование несогласия с принятым решением.
  • Аргументы против принятого решения.
  • Альтернативные варианты решения.

Фиксация особых мнений важна по нескольким причинам:

  • Соблюдается право члена правления на особое мнение.
  • Отражается многообразие взглядов при принятии решений.
  • Особое мнение может учитываться в будущем и повлиять на новые решения.

Таким образом, отражение особых мнений членов правления ТСЖ в протоколе способствует полноте и объективности представленной информации о заседании.

Как составить протокол собрания правления ТСЖ: 15 важных шагов

Как составить протокол собрания правления ТСЖ: 15 важных шагов

Протокол собрания правления ТСЖ — это официальный документ, который фиксирует ход заседания правления и принятые решения. Протокол должен составляться на каждом заседании правления ТСЖ.

1. Указать реквизиты протокола

В начале протокола нужно указать следующие реквизиты:

  • номер протокола;
  • дата проведения заседания;
  • место проведения заседания (адрес);
  • время начала и окончания заседания.

Например: Протокол No3 от 15 августа 2023 года. Заседание правления ТСЖ «Ромашка» проведено по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 5. Начало заседания в 18:00, окончание в 20:00.

2. Указать присутствующих членов правления ТСЖ

Перечислить поименно всех членов правления ТСЖ, присутствующих на заседании. Если кто-то отсутствовал — отметить. Например:

Присутствовали члены правления: Иванов И.И. (председатель правления), Петров П.П. (член правления), Сидоров С.С. (член правления). Отсутствовали: Кузнецов К.К. (член правления) — по уважительной причине.

3. Зафиксировать кворум

Как составить протокол собрания правления ТСЖ: 15 важных шагов

Отметить, что кворум для проведения заседания имеется. Кворум — минимальное количество членов правления ТСЖ, необходимое для того, чтобы заседание считалось действительным.

4. Указать повестку дня

Перечислить вопросы, которые планируется рассмотреть на заседании правления ТСЖ. Например:

Повестка дня:

  1. О работе управляющей компании.
  2. О собираемости взносов.
  3. О ремонте подъезда No2.
  4. О благоустройстве детской площадки.
  5. Разное.

5. Зафиксировать ход обсуждения каждого вопроса

Подробно описать, как обсуждался каждый пункт повестки дня, основные выступления и мнения участников. Указать фамилию и инициалы выступающего.

6. Зафиксировать предложения и решения по каждому вопросу

По каждому обсуждаемому вопросу должно быть принято решение и проголосовано. Указать суть принятого решения и итоги голосования (количество голосов «за», «против», «воздержался»).

7. Отметить особые мнения членов правления (при наличии)

Если кто-то из членов правления имел по вопросу особое мнение, отличное от принятого решения, его также фиксируют в протоколе.

8. Указать поручения и сроки их исполнения

Если в рамках решений были даны какие-либо поручения членам правления или председателю ТСЖ, то это указывают в протоколе со сроками исполнения.

9. Отразить технические детали заседания

Указать, кто вел протокол заседания, а также время перерывов, если они были.

10. Зафиксировать факт ознакомления с протоколом

В конце протокола делается запись о том, что участники заседания с протоколом ознакомлены.

11. Поставить подписи председателя и секретаря

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания правления ТСЖ. Подписи заверяются печатью ТСЖ.

12. Заверить протокол печатью ТСЖ

Печать ТСЖ придает протоколу юридическую силу.

13. Пронумеровать страницы протокола

Все страницы протокола должны быть пронумерованы.

14. Сделать электронную копию протокола

Помимо бумажного оригинала желательно сделать электронную копию протокола.

15. Хранить протоколы в архиве ТСЖ

Протоколы заседаний правления ТСЖ подлежат постоянному хранению. Рекомендуется хранить протоколы в отдельной папке в архиве ТСЖ.

Таким образом, соблюдая эти основные правила, можно грамотно составить протокол заседания правления ТСЖ. Это позволит зафиксировать все важные решения и сделает работу правления прозрачной и эффективной.

Пронумеровать и прошить все листы протокола.

Протокол собрания правления ТСЖ — это важный официальный документ, который требует надлежащего оформления. После того, как протокол составлен, подписан и заверен печатью, необходимо выполнить еще два важных действия — пронумеровать и прошить все листы протокола.

Пронумеровать листы нужно в правом верхнем углу каждой страницы. Нумерация должна быть сквозной от первой до последней страницы. Это позволит контролировать целостность документа и избежать подмены или изъятия отдельных листов. Если в протокол вносятся изменения или дополнения, то это оформляется на отдельном листе, который также нумеруется.

Прошивание протокола производится специальным прошивочным аппаратом. Листы собираются в тетрадь, которая насквозь прокалывается и скрепляется прочной нитью или тесьмой. Концы нити завязываются и заклеиваются наклейкой. На наклейке ставят подписи председателя и секретаря правления ТСЖ, а также печать ТСЖ. Таким образом все листы надежно скрепляются.

Прошивание исключает возможность изъятия или замены страниц протокола. Это особенно важно для протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме, поскольку они содержат решения, имеющие юридическую силу.

Таким образом, пронумерованные и прошитые протоколы приобретают большую юридическую силу. Они являются надежными документами, на которые можно ссылаться при возникновении спорных ситуаций. Кроме того, это позволяет обеспечить их долговременное хранение. Поэтому пронумеровать и прошить листы — обязательные этапы оформления готового протокола собрания правления ТСЖ.

В заключение хотелось бы еще раз отметить, что правильное составление и оформление протокола — залог эффективной работы правления ТСЖ. Соблюдение всех правил позволит избежать ошибок и недоразумений в будущем. Аккуратно оформленный протокол — это всегда серьезный и весомый документ, к мнению которого прислушиваются.

Утвердить протокол на следующем заседании правления.

Протокол заседания правления ТСЖ считается окончательно оформленным только после его утверждения. Утверждение протокола происходит на следующем заседании правления.

Порядок утверждения протокола следующий:

  1. В начале заседания секретарь зачитывает проект протокола предыдущего заседания правления.
  2. У членов правления есть возможность внести замечания, уточнения, дополнения к протоколу.
  3. Если есть замечания к протоколу, то в него вносятся соответствующие правки.
  4. Если замечаний к протоколу нет, то на голосование ставится вопрос об утверждении протокола.
  5. Решение об утверждении протокола принимается большинством голосов членов правления, присутствующих на заседании.
  6. В протокол текущего заседания вносится запись об утверждении протокола предыдущего заседания.

После утверждения протокол приобретает окончательную юридическую силу. На него можно ссылаться как на официальный документ. Утвержденный протокол подшивается в общую папку протоколов заседаний правления.

Если по каким-то причинам протокол не был утвержден, его дорабатывают с учетом замечаний и выносят на утверждение повторно. Протокол обратной силы не имеет до момента его утверждения.

Таким образом, утверждение протокола — обязательная процедура, которая завершает процесс оформления документации заседания правления ТСЖ. Это позволяет избежать ошибок и неточностей в протоколе, которые могут повлечь юридические последствия. Поэтому протокол должен утверждаться коллегиально на следующем заседании.

Довести решения собрания до сведения жильцов.

Протокол заседания правления ТСЖ имеет важное значение не только для членов правления, но и для всех жильцов многоквартирного дома. Ведь на заседаниях правления принимаются решения, касающиеся управления домом и затрагивающие интересы всех собственников помещений.

Поэтому после того, как протокол оформлен, утвержден и подписан, принятые решения необходимо в обязательном порядке довести до сведения жильцов.

Для этого можно использовать следующие способы:

  • Разместить копию протокола на информационных стендах в подъездах.
  • Опубликовать протокол на официальном сайте ТСЖ в сети Интернет.
  • Разослать протокол по электронной почте собственникам, чьи адреса известны правлению.
  • Провести общее собрание собственников и огласить на нем решения, принятые на заседании правления.
  • Подготовить и разместить на стендах краткую выписку из протокола с перечнем основных решений.

Жители должны иметь возможность ознакомиться с решениями правления ТСЖ. Это повышает прозрачность работы правления и уровень доверия со стороны жильцов.

Кроме того, многие решения требуют непосредственного участия жителей (например, проведение субботника) или затрагивают их интересы. Поэтому доведение информации до всех собственников жизненно необходимо.

Таким образом, публикация решений правления ТСЖ — важная часть работы по оформлению протокола заседания. Это позволяет сделать деятельность правления открытой и способствует исполнению принятых решений.

Хранить протокол в архиве ТСЖ.

После того как протокол заседания правления ТСЖ окончательно оформлен, подписан, утвержден, прошит и опубликован, его необходимо поместить на хранение в архив ТСЖ.

Протоколы заседаний правления являются важными официальными документами, которые должны храниться в течение длительного времени. Согласно законодательству, протоколы общих собраний собственников помещений хранятся постоянно, а протоколы заседаний правления — не менее 5 лет.

Для хранения протоколов в ТСЖ должен быть организован архив — специально оборудованное место, обеспечивающее сохранность документов. Чаще всего это специальный сейф, металлический шкаф или секция в помещении правления ТСЖ.

В архиве протоколы хранятся в бумажном виде. Рекомендуется также дублировать протоколы в электронной форме и хранить их копии на внешних носителях.

В архиве протоколы систематизируются по датам и/или номерам и хранятся в отдельных папках. Это позволяет оперативно найти нужный документ.

Ответственность за ведение и сохранность архива несет председатель правления ТСЖ. Доступ к архиву также должен быть ограничен, чтобы исключить потерю или порчу документов.

Таким образом, надлежащее хранение протоколов заседаний в архиве обеспечивает их сохранность, а также возможность оперативного доступа к принятым ранее решениям, что важно для деятельности ТСЖ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *