Как составить протокол заседания правления ТСЖ: увлекательный план успешного собрания в 2023

Подготовка к заседанию правления: определение повестки дня

Подготовка к заседанию правления ТСЖ — процесс кропотливый и ответственный, влияющий на эффективность всего собрания. Грамотно спланированная повестка дня позволяет провести заседание организованно и принять взвешенные решения по важным вопросам.

Прежде всего, председателю правления следует определиться с приоритетными темами предстоящего заседания. Это могут быть текущие проблемы, требующие коллегиального решения — например, утверждение сметы расходов на ремонт подъезда или выбор подрядчика. Или стратегические вопросы развития ТСЖ — к примеру, установка системы видеонаблюдения или благоустройство дворовой территории.

Затем формируется предварительная повестка дня, куда вносятся все актуальные и проработанные темы. Желательно продумать по каждому вопросу конкретные формулировки решений, которые можно будет вынести на голосование. Также полезно подготовить информационные материалы, презентации, сметы — все, что поможет членам правления разобраться в рассматриваемых проблемах.

Заблаговременно целесообразно уведомить членов правления о дате, времени и предварительной повестке заседания. Это позволит им тщательно изучить вопросы и прийти подготовленными, с собственным видением и предложениями. А значит, дискуссия будет более конструктивной и результативной.

Повестка утверждается непосредственно на заседании правления. Но качественная предварительная проработка всех ее пунктов поможет провести собрание слаженно, без лишних споров и затягивания по времени. А в итоге — выработать взвешенные и эффективные решения на благо ТСЖ.

Составление списка членов правления и приглашенных для кворума

Как составить протокол заседания правления ТСЖ: увлекательный план успешного собрания в 2023

Чтобы заседание правления ТСЖ считалось действительным, на нем должно присутствовать определенное количество членов — так называемый кворум. Поэтому важно заранее составить точный список тех, кто планирует или обязан участвовать.

В первую очередь, это перечень членов самого правления ТСЖ. Согласно уставу, в правление входят председатель и несколько человек, избранных общим собранием собственников. Их ФИО и должности нужно внести в список.

Также на заседание приглашаются лица, не являющиеся членами правления, но чье присутствие важно при обсуждении конкретных вопросов. Например, бухгалтер ТСЖ, если речь пойдет о финансовом положении. Или старший по подъезду, если нужны подробности о ситуации в конкретном подъезде. Их данные тоже заносятся в общий список.

Список участников позволяет заранее рассчитать, будет ли кворум. Если кого-то из членов правления не будет — можно пригласить дополнительных лиц или перенести заседание. Также по списку удобно регистрировать явку и отсутствующих. Грамотно составленный перечень — залог легитимности решений заседания правления ТСЖ.

В итоге мы определили состав участников, рассчитали кворум и можем спокойно приступать к следующим этапам заседания. А правильно оформленный список пригодится при подготовке самого протокола.

Оформление протокола перед началом: реквизиты и титульный лист

Как составить протокол заседания правления ТСЖ: увлекательный план успешного собрания в 2023

Перед тем как приступить к самому заседанию правления ТСЖ, нужно заранее подготовить проект протокола — основного документа, фиксирующего его работу. Что для этого потребуется?

Во-первых, протокол должен содержать все необходимые реквизиты: название документа, дату и место заседания, исходящий номер протокола. Это позволит в дальнейшем идентифицировать протокол и убедиться в его подлинности.

Во-вторых, оформляется титульный лист протокола — первая страница. Здесь указываются полное наименование ТСЖ, гриф утверждения протокола (к примеру, «Утвержден решением правления ТСЖ «Мирный» от 15.01.2023 г.»), а также место для подписей председателя и секретаря заседания.

В-третьих, стоит продумать структуру протокола. Лучше всего разделить его на две части. В первой будут титульный лист, список присутствующих, повестка дня. Во второй — основная часть, где фиксируется ход обсуждения вопросов и принимаемые решения.

Таким образом, заготовив проект протокола с реквизитами и структурой, мы облегчим себе дальнейшую работу по фиксации результатов заседания правления ТСЖ. Начало положено, можно приступать к главному!

Открытие заседания правления: выборы председателя и секретаря

Начало любого заседания правления ТСЖ ознаменовано рядом организационных вопросов, в частности — выборами председательствующего и секретаря. Как все правильно провести?

Итак, председатель правления объявляет об открытии заседания в назначенное время. Затем он ставит на голосование свою кандидатуру в качестве председательствующего на данном заседании. Как правило, члены правления утверждают председателя ТСЖ председательствующим. Но возможен и другой вариант.

Далее выбирается секретарь заседания из числа членов правления. Он будет вести и оформлять протокол. Секретарь выбирается на каждом заседании заново путем голосования.

Председатель и секретарь заседания избраны, можно приступать к дальнейшей работе. Эти оргвопросы кажутся формальностью, но их правильное решение задает рабочий ритм всему заседанию. Выборы должны пройти организованно, чтобы не тратить лишнее время и силы. Ведь самые важные решения для ТСЖ еще впереди!

Утверждение повестки дня членами правления

Как составить протокол заседания правления ТСЖ: увлекательный план успешного собрания в 2023

После избрания председателя и секретаря на заседании правления ТСЖ переходят к одному из ключевых организационных моментов — утверждению повестки дня.

Председатель оглашает повестку — список вопросов, вынесенных на обсуждение и принятие решений. Члены правления имеют возможность внести свои предложения по изменению повестки: добавить новые вопросы, убрать или изменить формулировки имеющихся.

Как правило, предложенный председателем вариант повестки проходит без корректировок. Но в любом случае каждое изменение выносится на голосование членов правления. Если большинство проголосовало «за», повестка корректируется.

После внесения всех изменений и уточнений повестка дня заседания правления ТСЖ утверждается целиком — опять же путем голосования. Это необходимо зафиксировать в протоколе.

Утвержденная повестка задает рамки и порядок всей дальнейшей работы заседания. Теперь можно переходить к самому «мясу» — рассмотрению вопросов по существу.

Рассмотрение вопросов повестки по порядку

Как составить протокол заседания правления ТСЖ: увлекательный план успешного собрания в 2023

После утверждения повестки дня на заседании правления ТСЖ переходят к самой сути — рассмотрению вопросов и выработке решений. Этот этап занимает основное время и является главной целью собрания.

Вопросы рассматриваются по порядку, в котором они указаны в утвержденной повестке. По каждому из них предоставляется слово докладчику, ответственному за данную тему. Он излагает суть проблемы, предлагаемые варианты решения.

Затем по вопросу выступают другие участники заседания — члены правления, приглашенные лица. Они могут задавать уточняющие вопросы, высказывать мнения, предлагать альтернативные решения.

После обсуждения председатель формулирует проект решения по данному вопросу повестки и выносит его на голосование. Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство участников заседания.

Так поочередно рассматриваются все пункты повестки дня. Все ход обсуждения подробно протоколируется секретарем для дальнейшего оформления в протокол заседания.

Принятие решений по каждому вопросу голосованием

После того как вопрос повестки обсужден, необходимо принять по нему конкретное решение. Это делается путем открытого голосования на заседании правления ТСЖ.

Председатель формулирует проект решения по данному вопросу с учетом поступивших предложений. Формулировка должна быть предельно конкретной и однозначной, чтобы можно было проголосовать «за» или «против» решения.

Затем председатель предлагает проголосовать за озвученный проект решения. Каждый член правления голосует «за» или «против» поднятием руки. Подсчитываются голоса и оглашается результат.

Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство присутствующих на заседании. Принятое решение фиксируется в протоколе.

Таким образом поочередно принимаются решения по всем пунктам утвержденной повестки дня заседания правления ТСЖ. Голосование обеспечивает легитимность и обоснованность этих решений.

Оформление хода обсуждения и принятых решений в протоколе

Одна из важнейших задач секретаря заседания правления ТСЖ — детально зафиксировать в протоколе весь ход обсуждения вопросов и принятые решения.

В протоколе по каждому рассмотренному вопросу повестки указываются:

  • Краткое содержание вопроса
  • ФИО и должности выступивших по вопросу
  • Краткая суть выступлений с указанием конкретных предложений
  • Сформулированный председателем проект решения, вынесенный на голосование
  • Результаты голосования по данному решению (сколько голосов «за», «против», «воздержались»)
  • Пометка об утверждении решения большинством голосов

Фиксация этой информации важна для понимания логики обсуждения вопроса и обоснованности принятого решения. Аккуратно оформленный протокол — залог успешного заседания!

Подписание протокола председателем и секретарем

Как составить протокол заседания правления ТСЖ: увлекательный план успешного собрания в 2023

После того как в протокол заседания правления ТСЖ занесена вся информация о рассмотренных вопросах и принятых решениях, его необходимо подписать.

Подписывают протокол два лица — председательствовавший на заседании (как правило, председатель правления) и секретарь заседания.

Их подписи придают протоколу юридическую силу и удостоверяют, что документ составлен верно, отражает реальное течение заседания правления и принятые на нем решения.

Председатель и секретарь подписывают каждую страницу протокола. В конце протокола указывают количество прошитых и пронумерованных листов, ставят дату и свои подписи.

Подписанный председателем и секретарем оригинал протокола хранится в документации ТСЖ. Протокол может быть опубликован на сайте или на информационных стендах для ознакомления собственников.

Ознакомление членов правления с протоколом и его утверждение

После подписания протокол заседания правления ТСЖ должен быть доведен до сведения всех членов правления и утвержден ими.

Для этого секретарь рассылает копию протокола всем, кто принимал участие в заседании. Члены правления знакомятся с содержанием протокола, проверяют правильность отражения хода заседания и принятых решений.

Если кто-то из членов правления замечает неточность или ошибку в протоколе, он имеет право заявить об этом. В таком случае в протокол вносятся соответствующие изменения или дополнения.

Когда все члены правления убедились, что протокол полностью соответствует действительности, он выносится на утверждение. Утверждение оформляется протоколом следующего заседания.

Утвержденный протокол считается официальным документом, отражающим работу правления ТСЖ. Его решения обязательны для исполнения.

Оформление выписки из протокола при необходимости

Как составить протокол заседания правления ТСЖ: увлекательный план успешного собрания в 2023

Иногда требуется оформить не весь протокол заседания правления ТСЖ, а выписку по отдельным вопросам.

Выписка из протокола может потребоваться, например, для передачи решений в бухгалтерию ТСЖ, обоснования расходов по решению правления, подтверждения полномочий уполномоченных лиц.

Выписка из протокола оформляется на отдельном листе с указанием:

  • Наименования документа
  • Номера и даты протокола
  • Формулировок решений по требуемым вопросам

Текст выписки заверяется подписями председателя и секретаря заседания и печатью ТСЖ. Количество экземпляров выписки зависит от целей ее оформления.

Таким образом, выписки позволяют оперативно использовать отдельные решения заседания правления, не прибегая ко всему протоколу.

Размещение протокола в общедоступном месте

После подписания и утверждения протокол заседания правления ТСЖ должен быть размещен в общедоступном для жителей месте.

Это нужно для того, чтобы любой собственник мог ознакомиться с решениями, принятыми правлением от имени всех жильцов.

Для размещения протокола подойдут:

  • Информационные стенды в подъездах
  • Специальные стенды в помещении управляющей компании или ТСЖ
  • Официальный сайт ТСЖ в разделе «Документы»

Размещать нужно протокол целиком, без купюр. Срок хранения размещенного протокола — не менее 3 лет с момента публикации.

Такая практика позволяет сделать работу правления максимально прозрачной и открытой для жителей, а значит — повысить доверие к этому органу управления.

Исполнение принятых на заседании решений

После проведения заседания и оформления протокола работа правления ТСЖ по этим вопросам не заканчивается. Важнейший этап — реализация принятых решений.

Для исполнения решений из протокола готовятся выписки с конкретными поручениями в соответствии с компетенцией тех или иных должностных лиц или подрядчиков.

Например, решение об установке шлагбаума направляется управляющей компании как поручение заключить договор с поставщиком и произвести работы. Решение о премировании — в бухгалтерию.

Важно контролировать исполнение решений правления в установленные сроки. Неисполненные решения следует ставить на контроль в протоколе следующего заседания.

Только полное, своевременное выполнение решений, зафиксированных в протоколе, позволяет достичь поставленных целей и реально улучшить управление домом.

Протокол заседания правления ТСЖ — это важный документ, который фиксирует все решения, принятые в ходе собрания. Грамотное оформление протокола позволяет избежать разногласий и обеспечивает законность деятельности правления ТСЖ.

Согласно Жилищному кодексу, заседание правления ТСЖ является правомочным, если на нем присутствует более 50% членов правления. Чтобы вести учет присутствующих, в начале протокола нужно перечислить всех членов правления, отметив, кто из них присутствовал лично, а кто отсутствовал. Этот список заверяется подписью председателя правления ТСЖ.

Далее в протоколе заседания правления ТСЖ указывают дату, время и место проведения собрания. Перечисляют приглашенных на собрание лиц (например, ревизора или бухгалтера).

Затем переходят непосредственно к повестке дня — перечисляют вопросы, которые обсуждались и по которым принимались решения. Каждый раздел протокола по конкретному вопросу включает:

  • Формулировку обсуждаемого вопроса
  • Фамилию докладчика, который представлял информацию по этому вопросу
  • Основные тезисы выступлений участников по данному вопросу
  • Принятое по итогам обсуждения решение и итоги голосования по нему

Решения правления ТСЖ принимаются простым большинством голосов от числа присутствующих членов правления. После каждого решения нужно указать, сколько голосов было подано «за», «против» и «воздержался». Это повышает прозрачность и законность принятых решений.

В конце протокола заседания правления ТСЖ указывают дату составления протокола и данные секретаря, который его вел. Председатель и секретарь подписывают каждую страницу протокола. Такой протокол заседания правления ТСЖ 2023 года будет максимально полным и корректным.

Чтобы заседание правления ТСЖ прошло успешно, а протокол был составлен грамотно, рекомендуется заранее продумать повестку дня и подготовить все необходимые материалы. Придерживаясь простого алгоритма и используя образцы протоколов прошлых заседаний, можно без труда составить корректный протокол собрания правления ТСЖ в 2023 году.

Анализ эффективности заседания, планирование следующего

Как составить протокол заседания правления ТСЖ: увлекательный план успешного собрания в 2023

После того, как протокол заседания правления ТСЖ составлен и подписан, важно проанализировать, насколько эффективно прошло само заседание. Это поможет улучшить организацию и повысить результативность будущих заседаний.

Для анализа стоит оценить такие параметры:

  • Сколько вопросов из повестки удалось рассмотреть и по ним принять решения?
  • Были ли предоставлены все необходимые материалы к каждому вопросу?
  • Уложились ли в отведенное время или пришлось спешить?
  • Насколько конструктивным было обсуждение — были ли споры, конфликты, взаимные перебивания?
  • Понятны ли сформулированные решения, есть ли в них неоднозначность?

Если возникли какие-то трудности или недочеты, нужно обсудить, как этого можно избежать в будущем. Например, лучше продумывать повестку дня, чтобы уложиться в отведенные часы. Или заранее готовить необходимые документы по каждому вопросу.

Также важно спланировать дату и повестку следующего заседания правления ТСЖ. Желательно определить ее заранее, а не спонтанно. Это позволит членам правления подготовиться и обеспечит более результативную работу.

Регулярный анализ заседаний и планирование следующих поможет выстроить четкую систему работы правления ТСЖ. Это обеспечит оперативное и качественное решение текущих вопросов, связанных с управлением многоквартирным домом в интересах собственников.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *