Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Подготовить повестку дня заседания правления ТСЖ

Составление повестки дня — один из важнейших этапов подготовки к проведению заседания правления ТСЖ. От того, насколько продуманно будет сформирована повестка, во многом зависит результативность самого заседания.

Прежде всего, необходимо определить круг вопросов, подлежащих рассмотрению на предстоящем заседании правления. Это могут быть как текущие оперативные вопросы (например, о подготовке дома к отопительному сезону), так и вопросы стратегического характера (к примеру, об утверждении плана работ на следующий год).

Очень важно включить в повестку только те вопросы, которые действительно требуют коллегиального решения. Не стоит загружать правление рассмотрением несущественных или технических моментов, которые могут быть решены в рабочем порядке.

Формируя повестку дня, следует учитывать взаимосвязь вопросов. Связанные между собой проблемы лучше рассматривать в комплексе. При этом более общие, концептуальные вопросы должны предшествовать частным и техническим.

Немаловажно определить очередность рассмотрения вопросов повестки. Наиболее важные и принципиальные вопросы лучше выносить в начало, чтобы успеть их обсудить в полной мере. Менее значимые можно оставить на конец заседания.

Повестка дня должна быть доведена до сведения всех членов правления заблаговременно, как правило, не позднее чем за 3-5 дней до заседания. Это позволит им подготовиться и продумать свою позицию по каждому обсуждаемому вопросу.

Таким образом, продуманная структура и содержание повестки дня во многом предопределяют успешность проведения заседания правления ТСЖ и эффективность принимаемых на нем решений. А значит, ее формированию следует уделить самое серьезное внимание.

Определить дату, время и место проведения заседания

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

После формирования повестки дня важно определиться с датой, временем и местом проведения заседания правления ТСЖ. Это необходимо сделать заблаговременно, чтобы члены правления смогли спланировать свое участие.

При выборе даты и времени stоит учесть занятость членов правления, чтобы максимальное количество людей смогло принять участие. Оптимально назначать заседание на будний день после работы, например на 18:00 или 19:00. Если кто-то из членов правления не сможет прийти в это время, можно предусмотреть возможность подключения по видеосвязи.

Частота заседаний может быть разной — от одного раза в месяц до одного раза в квартал. Это зависит от текущих задач и активности работы правления. Главное, чтобы заседания проходили регулярно.

Что касается места проведения, то чаще всего заседания правления ТСЖ проходят либо в помещении управляющей компании, либо непосредственно в доме — в подвале или на первом этаже. Важно, чтобы это было удобно для большинства членов правления и чтобы в помещении имелась необходимая мебель и техника.

Информацию о дате, времени и месте заседания нужно заблаговременно довести до сведения всех членов правления по электронной почте или другим доступным способом. Это позволит правильно спланировать работу и обеспечит явку участников.

Таким образом, продуманный выбор даты, времени и места является важной составляющей при подготовке к проведению заседания правления ТСЖ.

Уведомить членов правления о проведении заседания

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Как только определены дата, время и место предстоящего заседания правления ТСЖ, необходимо уведомить об этом всех членов правления. Это нужно сделать заблаговременно, чтобы у них была возможность спланировать свое участие.

Существует несколько способов уведомления:

  • Разослать уведомления по электронной почте. Это наиболее удобный и оперативный способ. В письме нужно указать дату, точное время, место проведения заседания и повестку дня.
  • Позвонить по телефону или написать СМС-сообщение каждому члену правления. Это более личный способ уведомления.
  • Разместить объявление на информационных стендах в подъездах. Также можно расклеить листовки для жильцов с приглашением посетить заседание в качестве наблюдателей.
  • Сообщить устно на предыдущем заседании правления. Но на всякий случай все равно стоит продублировать информацию личными сообщениями.

В уведомлении следует написать не только дату, время и адрес проведения заседания, но и указать повестку дня. Это позволит членам правления заранее подготовиться по каждому вопросу.

Оптимальный срок для рассылки уведомлений — 5-7 дней до намеченной даты заседания. Если уведомить заблаговременно, то можно что-то забыть, а если в последний момент — то кто-то может не получить информацию.

Таким образом, своевременное оповещение членов правления о предстоящем заседании — важная составляющая успешной подготовки к нему.

Подготовить необходимые документы и материалы

Для продуктивного проведения заседания правления ТСЖ нужно заранее подготовить пакет необходимых документов и информационных материалов. Это позволит членам правления вникнуть в суть рассматриваемых вопросов и принять обоснованные решения.

В перечень документов, как правило, входят:

  • Проект протокола предыдущего заседания правления.
  • Материалы по вопросам повестки дня: докладные записки, справки, сметы, отчеты и т.п.
  • Финансовые документы: баланс, сметы доходов и расходов, акты.
  • Проекты договоров и соглашений.
  • Заявления и обращения жильцов.

Все эти документы готовятся заранее профильными специалистами или членами правления. Затем они должны быть сведены в общий пакет и разосланы членам правления не позднее, чем за 2-3 дня до заседания.

Помимо документов, полезно подготовить раздаточные материалы: печатные презентации, схемы, графики. Это позволит наглядно проиллюстрировать те или иные вопросы.

Все материалы должны быть структурированы по повестке дня. Это облегчит их восприятие членами правления в процессе заседания.

Тщательная подготовка документов и материалов — залог плодотворной и результативной работы правления ТСЖ. Этому этапу стоит уделить должное внимание.

Определить список приглашенных на заседание лиц

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Помимо членов правления ТСЖ, в заседании могут принимать участие приглашенные лица — это нужно определить заранее.

К приглашенным могут относиться:

  • Представители управляющей компании.
  • Жильцы многоквартирного дома.
  • Подрядчики и исполнители работ по дому.
  • Представители контролирующих органов.
  • Юристы, аудиторы, другие привлеченные специалисты.

Приглашение сторонних лиц может потребоваться, если на заседании планируется рассмотреть вопросы, затрагивающие их интересы или компетенцию. Например, при обсуждении текущего ремонта целесообразно пригласить подрядчика.

Список приглашенных формируется заблаговременно, обычно председателем правления. При этом учитывается повестка предстоящего заседания и необходимость участия тех или иных лиц в обсуждении конкретных вопросов.

Приглашенным лицам заранее направляется официальное приглашение с указанием даты, времени, места проведения заседания и планируемых к рассмотрению вопросов. Это необходимо для результативной работы.

Таким образом, продуманный список приглашенных позволяет обеспечить квалифицированное участие в заседании заинтересованных сторон.

Проверить наличие кворума на заседании

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Перед началом заседания правления ТСЖ необходимо проверить, есть ли кворум — минимальное количество членов правления, при котором заседание является правомочным.

Согласно жилищному законодательству, кворум для проведения заседания правления ТСЖ составляет не менее половины от общего числа членов правления.

Например, если в состав правления входит 7 человек, то для правомочности заседания должно присутствовать не менее 4 членов правления. Если на заседании присутствует только 3 члена правления, то такое заседание считается неправомочным.

Проверка наличия кворума должна быть первым пунктом в начале заседания. Факт наличия кворума заносится в протокол заседания.

Если кворума нет, заседание переносится на другое время. Все присутствующие на несостоявшемся заседании члены правления должны быть уведомлены о новой дате проведения заседания.

Таким образом, проверка кворума — обязательная процедура, позволяющая убедиться в правомочности и легитимности решений, которые будут приняты на заседании правления ТСЖ.

Избрать председательствующего и секретаря заседания

После проверки кворума, перед началом рассмотрения вопросов повестки дня, члены правления ТСЖ должны избрать председательствующего и секретаря данного заседания.

Председательствующий руководит ходом заседания, предоставляет слово для выступлений, ставит вопросы на голосование. Это может быть председатель правления ТСЖ или один из членов правления, избранный большинством голосов.

Секретарь заседания отвечает за ведение протокола — фиксирует ход обсуждения, основные выступления, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним. Роль секретаря также может исполнять любой член правления ТСЖ.

Избрание председательствующего и секретаря по каждому заседанию позволяет распределить обязанности между членами правления, дает всем возможность попробовать себя в разных ролях.

Факт избрания председательствующего и секретаря заседания обязательно фиксируется в протоколе. Это придает заседанию легитимность и показывает, что все процедуры соблюдены.

Таким образом, выборы председательствующего и секретаря — важный организационный момент перед началом рассмотрения вопросов повестки дня заседания правления ТСЖ.

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Правление товарищества собственников жилья (ТСЖ) играет ключевую роль в управлении многоквартирным домом. Правление принимает важные решения относительно текущих вопросов, связанных с содержанием общего имущества, финансовыми вопросами и организацией проведения общих собраний членов ТСЖ.

Все решения правления оформляются протоколом, являющимся официальным документом. Протокол позволяет зафиксировать принятые решения и в дальнейшем обеспечить их исполнение. Поэтому очень важно грамотно составлять протокол заседания правления ТСЖ.

Вот наш увлекательный пошаговый план из 15 пунктов.

1. Указать основные реквизиты протокола

В начале протокола необходимо указать следующие данные:

  • номер протокола;
  • дата проведения заседания;
  • место проведения заседания (адрес);
  • время начала и окончания заседания.

2. Указать состав присутствующих на заседании

Перечислить всех членов правления ТСЖ, присутствующих на данном заседании. Если кто-то из членов правления отсутствовал, то это также необходимо отразить.

3. Указать повестку дня

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Повестка дня — это перечень вопросов, которые планируется рассмотреть и принять решения на данном заседании. Повестку утверждают в начале заседания.

4. Зафиксировать факт наличия кворума

Для принятия решений необходим кворум — присутствие более 50% членов правления. В протоколе нужно зафиксировать, что кворум имеется.

5. Отразить ход обсуждения каждого вопроса повестки

По каждому рассматриваемому вопросу кратко излагается суть обсуждения: кто выступал, краткое содержание выступлений, какие мнения высказывались.

6. Зафиксировать принятые решения

Главное в протоколе — принятые решения. По каждому обсуждаемому вопросу нужно четко прописать, какое решение было принято по итогам обсуждения.

7. Указать итоги голосования

Необходимо указать, каким большинством голосов (единогласно, большинством голосов и т.д.) было принято то или иное решение. Можно указать конкретное количество голосов «за», «против» и «воздержался».

8. Пронумеровать страницы протокола

Все страницы протокола должны быть пронумерованы.

9. Указать время окончания заседания

В конце протокола необходимо указать время окончания заседания правления ТСЖ.

10. Подписать протокол

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Подписи заверяются печатью ТСЖ.

11. Разослать протокол членам правления и ревизионной комиссии

Копии подписанного протокола направляются всем членам правления и ревизионной комиссии ТСЖ.

12. Вывесить протокол для ознакомления членов ТСЖ

Протокол также вывешивается в подъездах или другом общедоступном месте, чтобы любой член ТСЖ мог с ним ознакомиться.

13. Обеспечить выполнение принятых решений

Председатель правления организует контроль за выполнением решений, зафиксированных в протоколе.

14. Хранить протоколы в архиве

Протоколы заседаний правления хранятся в архиве ТСЖ в течение определенного срока (например, не менее 5 лет).

15. При необходимости выдавать выписки из протокола

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

По запросу члена ТСЖ может быть выдана заверенная выписка из нужного протокола заседания правления.

Вот основные пункты, которые помогут правильно составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году. Это позволит полно и корректно задокументировать проведенное заседание правления и все принятые на нем решения.

Рассмотреть вопросы повестки дня заседания

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов. Протокол заседания правления ТСЖ — это официальный документ, который фиксирует ход собрания членов правления ТСЖ и принятые ими решения. Составление протокола — обязательная процедура, предусмотренная жилищным законодательством.

Во-первых, определите дату и место проведения заседания правления. Эти данные обязательно должны быть отражены в преамбуле протокола. Например: «Протокол No12 от 14 февраля 2023 года заседания правления ТСЖ «Комфортный дом», состоявшегося в офисе ТСЖ по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д.5″.

Во-вторых, перечислите присутствующих на заседании членов правления ТСЖ и приглашенных лиц. Укажите их фамилии, имена и отчества. Например: «Присутствовали члены правления Иванов И.И., Петров П.П., Сидоров С.С. Приглашенные: главный бухгалтер ТСЖ Васильева М.Н., юрист Сергеев А.В.».

В-третьих, определите повестку дня заседания правления ТСЖ. Перечислите все вопросы, которые планируется рассмотреть. Например:

  • О работе с должниками по оплате коммунальных услуг.
  • О состоянии подготовки дома к отопительному сезону.
  • О выполнении плана текущего ремонта.
  • О смете доходов и расходов ТСЖ на 2023 год.

В-четвертых, последовательно раскройте обсуждение каждого вопроса повестки дня заседания правления ТСЖ. Укажите фамилию докладчика, кратко передайте суть его выступления. Затем кратко отразите основные моменты из выступлений участников обсуждения.

В-пятых, сформулируйте решение, принятое по каждому рассматриваемому вопросу повестки дня заседания правления ТСЖ. Укажите результаты голосования — кто «за», кто «против», кто «воздержался». Например: «Решили: утвердить смету доходов и расходов ТСЖ на 2023 год. Голосовали: за — 5 человек, против — 1, воздержались — 2.»

В-шестых, укажите время окончания заседания правления ТСЖ. Например: «Заседание закончилось в 18.00»

В-седьмых, укажите председателя и секретаря заседания правления ТСЖ. Эти лица должны подписать каждую страницу протокола.

В-восьмых, к протоколу можно приложить раздаточные материалы к заседанию — тексты докладов, презентации, сметы, отчеты и т.п.

В-девятых, составьте протокол сразу после заседания, пока все детали свежи в памяти.

В-десятых, пронумеруйте страницы протокола, прошейте их и заверьте подписью председателя правления ТСЖ.

В-одиннадцатых, ознакомьте с протоколом всех членов правления и приглашенных. Они имеют право вносить замечания и уточнения.

В-двенадцатых, утвердите окончательный вариант протокола на следующем заседании правления ТСЖ.

В-тринадцатых, ведите протоколы в специальной книге, пронумерованной, прошитой и скрепленной печатью.

В-четырнадцатых, храните книгу протоколов в офисе ТСЖ в течение не менее 5 лет.

В-пятнадцатых, выдавайте выписки из протоколов по запросам собственников помещений.

Придерживаясь этого простого плана из 15 пунктов, вы без труда сможете правильно подготовить протокол любого заседания правления ТСЖ. Это позволит вести работу правления максимально прозрачно и обеспечит соблюдение прав собственников помещений в многоквартирном доме.

Принять решения по каждому вопросу повестки

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Друзья, давайте разберем, как принимать взвешенные решения на заседаниях правления ТСЖ в 2023 году. Ведь от качества этих решений зависит благополучие всех жильцов.

Во-первых, тщательно изучите каждый вопрос повестки дня. Проанализируйте ситуацию со всех сторон, выявите проблемы и возможные пути решения. Привлекайте к обсуждению экспертов, если нужна профессиональная консультация.

Во-вторых, дайте высказаться всем членам правления ТСЖ. Выслушайте разные мнения и предложения. Учитывайте интересы разных групп жильцов. Не принимайте скоропалительных решений.

В-третьих, тщательно взвесьте все «за» и «против». Оцените возможные риски и последствия каждого решения. Продумайте систему контроля за исполнением.

В-четвертых, голосуйте открыто, а не поднимайте руки. Так честнее. Фиксируйте результаты голосования в протоколе.

В-пятых, принимайте реалистичные решения, которые можно выполнить. Не берите на себя непосильных обязательств.

В-шестых, четко пропишите сроки и ответственных за исполнение решений правления ТСЖ.

В-седьмых, проинформируйте жильцов о принятых решениях. Объясните, как это улучшит их жизнь.

В-восьмых, регулярно контролируйте ход исполнения. Корректируйте решения, если они не дали нужного эффекта.

В-девятых, фиксируйте исполнение решений в протоколах правления ТСЖ.

В-десятых, поощряйте ответственных за успешное выполнение решений.

Придерживаясь этих советов, правление ТСЖ сможет принимать взвешенные и эффективные решения в интересах жильцов. А грамотно составленные протоколы заседаний будут этому способствовать.

Оформить протокол заседания правления ТСЖ

Друзья, давайте разберем, как правильно оформить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году. Ведь от качества оформления протокола зависит юридическая сила принятых решений.

Во-первых, используйте типовую форму протокола. Укажите наименование документа, дату и место заседания. Перечислите присутствующих членов правления ТСЖ.

Во-вторых, сформулируйте повестку дня — список вопросов, которые предстоит рассмотреть на заседании правления.

В-третьих, по пунктам повестки подробно опишите, как проходило обсуждение каждого вопроса. Укажите выступающих и краткое содержание их выступлений.

В-четвертых, запишите точную формулировку каждого решения, принятого по обсуждаемым вопросам. Укажите результаты голосования.

В-пятых, перечислите документы, которые прилагаются к протоколу в качестве раздаточных материалов.

В-шестых, укажите время окончания заседания правления ТСЖ.

В-седьмых, укажите председателя и секретаря заседания. Они должны поставить подписи на каждом листе протокола.

В-восьмых, все страницы протокола пронумеруйте, прошейте, скрепите печатью ТСЖ.

В-девятых, составьте протокол в двух экземплярах — один для текущего хранения, второй для передачи в архив.

В-десятых, разошлите копию протокола всем членам правления ТСЖ по электронной почте.

Придерживаясь этих простых правил оформления, вы сможете подготовить юридически безупречный протокол заседания правления ТСЖ. А грамотное документирование позволит обеспечить прозрачность принятия всех управленческих решений в интересах жильцов.

Подписать протокол председателем и секретарем заседания

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Друзья, обязательным этапом оформления протокола заседания правления ТСЖ является его подписание председателем и секретарем.

Во-первых, подписи придают протоколу юридическую силу. Документ без подписей считается недействительным.

Во-вторых, подпись председателя свидетельствует, что он вел заседание и несет ответственность за достоверность изложенных в протоколе фактов.

В-третьих, подпись секретаря подтверждает, что протокол составлен верно, и он проверил все записи.

В-четвертых, если председатель и секретарь расписались на каждом листе протокола, это исключает возможность подмены страниц.

В-пятых, подписанный протокол можно использовать как официальное доказательство принятия тех или иных решений правлением ТСЖ.

В-шестых, подписи позволяют идентифицировать конкретных лиц, ответственных за достоверность информации в протоколе.

Таким образом, подписание протокола — обязательная процедура, гарантирующая его юридическую силу и возможность ссылаться на него в дальнейшем. Поэтому председателю и секретарю стоит очень ответственно относиться к этому этапу!

Заверить протокол печатью ТСЖ

Как составить протокол заседания правления ТСЖ в 2023 году: увлекательный план из 15 пунктов

Друзья, важным этапом при оформлении протокола заседания правления ТСЖ является его заверение печатью ТСЖ.

Во-первых, печать придает протоколу официальный статус, подтверждает его подлинность и юридическую силу.

Во-вторых, оттиск печати свидетельствует, что документ исходит от имени ТСЖ как юридического лица.

В-третьих, проставление печати исключает возможность подделки протокола.

В-четвертых, заверенный печатью протокол может служить официальным доказательством принятых правлением ТСЖ решений.

В-пятых, печать гарантирует, что в протокол не могут быть внесены изменения после заседания правления.

В-шестых, заверение печатью является обязательным требованием жилищного законодательства.

Таким образом, проставление оттиска печати — важная процедура, придающая протоколу статус официального документа ТСЖ. Поэтому не забывайте заверять протоколы печатью для обеспечения их юридической силы.

Ознакомить членов правления с протоколом

Друзья, важным этапом работы с протоколом заседания правления ТСЖ является ознакомление с ним всех членов правления.

Во-первых, каждый член правления имеет право проверить, насколько точно в протоколе зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятые решения.

Во-вторых, члены правления могут указать на неточности, упущения, ошибки в тексте протокола, чтобы их можно было исправить.

В-третьих, ознакомление позволяет выявить возможные разногласия по содержанию протокола и урегулировать их.

В-четвертых, только согласовав текст протокола, можно утвердить его окончательный вариант на следующем заседании.

В-пятых, ознакомление членов правления с протоколом является обязательным требованием жилищного законодательства.

Таким образом, для обеспечения достоверности протокола и учета интересов всех членов правления, текст протокола обязательно должен быть согласован со всеми участниками заседания.

Сохранить протокол в архиве документов ТСЖ

Друзья, после оформления и согласования протокол заседания правления ТСЖ должен быть сохранен в архиве документов.

Во-первых, протоколы заседаний должны храниться в ТСЖ в течение определенного срока — как минимум 5 лет. Это требование закона.

Во-вторых, сохранение протоколов позволяет при необходимости обращаться к ранее принятым правлением ТСЖ решениям.

В-третьих, наличие архива протоколов обеспечивает преемственность в работе правления при смене его членов.

В-четвертых, это гарантирует, что протоколы не будут утеряны и всегда будут доступны для проверки контролирующими органами.

В-пятых, архив позволяет оперативно выдавать по запросам собственников заверенные выписки из протоколов заседаний.

Таким образом, создание полноценного архива документов ТСЖ, в том числе протоколов правления, — обязательное требование для обеспечения прозрачности управления многоквартирным домом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *