Как создать и зарегистрировать обособленное подразделение в 2023 году
Подготовить решение о создании обособленного подразделения
Первым шагом в создании обособленного подразделения является подготовка соответствующего решения. Это решение принимается единоличным исполнительным органом организации, то есть руководителем или индивидуальным предпринимателем.
Решение о создании обособленного подразделения должно содержать:
- Наименование организации, создающей подразделение;
- Адрес местонахождения подразделения;
- Вид деятельности подразделения;
- Сведения о руководителе подразделения.
Решение подписывается руководителем организации. Образец заполнения такого решения можно найти на сайте ФНС России.
После подготовки решения о создании обособленного подразделения необходимо уведомить об этом налоговые органы. Сообщение в ИФНС подается в течение одного месяца со дня принятия решения о создании обособленного подразделения.
В сообщении указываются те же сведения, что и в решении о создании подразделения: наименование организации, адрес подразделения, виды деятельности, ФИО руководителя. Образец заполнения такого уведомления также есть на сайте ФНС.
Подготовка решения о создании обособленного подразделения и уведомление налогового органа являются обязательными процедурами, предшествующими началу деятельности подразделения.
Указать адрес местонахождения подразделения
При создании обособленного подразделения одним из важнейших моментов является определение и указание его адреса местонахождения. Адрес должен быть указан максимально подробно и точно.
Адрес обособленного подразделения указывается в следующих документах:
- В решении о создании обособленного подразделения;
- В уведомлении о создании обособленного подразделения, направляемом в налоговые органы;
- Во внутренних документах организации;
- В договорах и иных документах, связанных с деятельностью подразделения.
При выборе адреса обособленного подразделения следует учитывать ряд нюансов:
- Адрес подразделения не обязательно должен совпадать с юридическим адресом организации. Это может быть адрес в другом регионе или городе.
- Если подразделение располагается в нежилом помещении, необходимо заключить договор аренды и внести сведения о нем в ЕГРН.
- Не допускается указание адреса массовой регистрации или почтового адреса вместо фактического местонахождения подразделения.
Указание корректного юридического адреса обособленного подразделения имеет принципиальное значение для правильного налогообложения и ведения хозяйственной деятельности. Поэтому при его выборе стоит проявить максимальную внимательность.
Определить руководителя подразделения
Обособленное подразделение компании не может функционировать без руководителя. Руководитель организует работу подразделения, принимает оперативные решения, представляет интересы подразделения перед третьими лицами.
При определении руководителя обособленного подразделения необходимо учитывать следующие моменты:
- Руководителем подразделения может быть назначен как штатный сотрудник компании, так и стороннее лицо.
- Если руководитель не является единоличным исполнительным органом организации, необходима доверенность на право действовать от имени подразделения.
- Руководитель должен постоянно находиться по адресу подразделения.
- У руководителя должны быть необходимые знания и опыт в сфере деятельности подразделения.
Сведения о руководителе обособленного подразделения указываются в следующих документах:
- В решении о создании обособленного подразделения;
- В уведомлении о создании обособленного подразделения в налоговые органы;
- В штатном расписании организации;
- В приказе о назначении руководителя подразделения;
- В доверенности, выданной руководителю подразделения.
Правильный выбор руководителя является залогом успешной работы обособленного подразделения организации.
Получить печать для обособленного подразделения
Обособленное подразделение юридического лица должно иметь собственную печать. Наличие печати необходимо для заключения договоров, совершения финансово-хозяйственных операций, взаимодействия с контрагентами и госорганами.
Печать обособленного подразделения должна содержать:
- Полное наименование организации;
- Указание на обособленное подразделение (филиал, представительство и т.д.);
- Место нахождения подразделения.
Для изготовления печати обособленного подразделения необходимо:
- Подготовить заявку на изготовление печати;
- Утвердить эскиз и текст печати руководителем организации;
- Заказать изготовление печати в специализированной организации;
- Получить готовую печать и акт приема-передачи;
- Зарегистрировать печать в налоговой инспекции (форма Р13001).
Печать хранится и используется по месту нахождения обособленного подразделения. Ответственность за сохранность печати несет руководитель подразделения.
Наличие печати позволяет обособленному подразделению выступать полноценным участником гражданского оборота от имени юридического лица.
Открыть расчетный счет для подразделения
Обособленное подразделение должно иметь собственный расчетный счет в банке. Это необходимо для разделения финансовых потоков подразделения и головной организации.
Для открытия расчетного счета обособленного подразделения потребуются:
- Решение о создании обособленного подразделения;
- Уведомление о создании подразделения в налоговую;
- Положение о подразделении;
- Доверенность на имя руководителя подразделения;
- Документы руководителя (паспорт, ИНН);
- Банковская карточка с образцами подписей.
Расчетный счет открывается в рублях или иностранной валюте на основании договора банковского счета. Номер счета имеет вид: XX0000000000/000001, где первые цифры — код банка, вторые — код организации, последние — номер счета подразделения.
Обособленное подразделение может открывать необходимое количество расчетных и иных счетов для ведения деятельности. По счетам подразделения могут проводиться любые банковские операции.
Наличие отдельного расчетного счета — обязательное условие функционирования обособленного подразделения юридического лица.
Уведомить налоговую инспекцию о создании подразделения
После принятия решения о создании обособленного подразделения организация обязана уведомить об этом налоговые органы по месту своего нахождения. Уведомление подается в течение одного месяца со дня принятия решения о создании подразделения.
Уведомление составляется в произвольной форме и должно содержать:
- Полное наименование организации;
- ИНН и ОГРН организации;
- Сведения о подразделении:
- Наименование;
- Адрес;
- Вид деятельности;
- ФИО и должность руководителя.
К уведомлению прилагаются:
- Копия решения о создании обособленного подразделения;
- Копия положения о подразделении;
- Копия доверенности на руководителя подразделения.
Уведомление подается в двух экземплярах лично или по почте с уведомлением. Один экземпляр с отметкой налоговой остается у организации.
Неуведомление или несвоевременное уведомление налогового органа может повлечь административную ответственность.
Внести изменения в устав организации
После принятия решения о создании обособленного подразделения необходимо внести соответствующие изменения в устав организации.
Изменения в устав вносятся по следующим позициям:
- Дополняется перечень обособленных подразделений организации;
- Указываются наименование и местонахождение нового подразделения;
- Определяется порядок назначения руководителя подразделения и его полномочия;
- Устанавливается порядок взаимодействия подразделения с организацией.
Изменения устава утверждаются общим собранием участников (акционеров) организации. Протокол общего собрания и новая редакция устава предоставляются в регистрирующий орган.
После регистрации изменений устава организация получает лист записи из ЕГРЮЛ о внесенных изменениях. Этот документ подтверждает внесение в ЕГРЮЛ сведений о создании обособленного подразделения.
Измененный устав является основанием для взаимодействия обособленного подразделения от имени организации с контрагентами, органами власти и другими лицами.
Внести запись в ЕГРЮЛ о создании подразделения
После внесения изменений в устав организации необходимо обеспечить внесение сведений о созданном обособленном подразделении в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Для этого в регистрирующий орган подается заявление о внесении изменений в сведения об организации в связи с созданием обособленного подразделения. К заявлению прилагаются:
- Решение о создании обособленного подразделения;
- Изменения в устав организации;
- Документ об уплате госпошлины.
На основании представленных документов регистрирующий орган в течение 5 рабочих дней вносит запись в ЕГРЮЛ о создании обособленного подразделения.
После этого организация получает выписку из ЕГРЮЛ, которая подтверждает внесение в реестр сведений о подразделении. Выписка необходима для открытия расчетного счета, уведомления контролирующих органов, взаимодействия с контрагентами.
Внесение записи в ЕГРЮЛ является основанием для начала функционирования обособленного подразделения от имени организации.
Зарегистрировать подразделение во внебюджетных фондах
После регистрации обособленного подразделения в налоговых органах и ЕГРЮЛ необходимо зарегистрировать его во внебюджетных фондах – ПФР, ФСС и ФОМС.
Для этого в территориальные органы фондов по месту регистрации подразделения подаются следующие документы:
- Заявление о регистрации;
- Копия уведомления в налоговую инспекцию о создании подразделения;
- Копия выписки из ЕГРЮЛ;
- Копия приказа о назначении главного бухгалтера;
- Доверенность на представителя организации.
На основании представленных документов подразделению присваиваются регистрационный номер в ПФР, реестровый номер в ФСС, коды подчиненности в территориальных органах фондов.
После регистрации подразделение отчитывается по страховым взносам во внебюджетные фонды по месту своего нахождения.
Регистрация во внебюджетных фондах необходима для начисления и уплаты страховых взносов на работников подразделения.
Оформить трудовые отношения с работниками подразделения
После регистрации обособленного подразделения необходимо оформить трудовые отношения с работниками, которые будут в нем трудоустроены.
Оформление трудовых отношений включает:
- Заключение трудовых договоров с работниками;
- Издание приказов о приеме на работу;
- Внесение записей в трудовые книжки;
- Заключение договоров о материальной ответственности (при необходимости);
- Ознакомление работников с локальными нормативными актами.
Трудовой договор с работником подразделения заключается от имени юридического лица. В договоре указывается непосредственное место работы – обособленное подразделение.
На каждого работника подразделения ведется личное дело, куда помещаются копии приказов, трудового договора, документов об образовании и квалификации.
Правильное оформление трудовых отношений позволяет реализовать требования трудового законодательства в работе обособленного подразделения.
Обеспечить подразделение основными средствами
Для начала полноценной работы обособленного подразделения его необходимо обеспечить основными средствами — оборудованием, мебелью, оргтехникой, инвентарем.
Передача имущества подразделению может осуществляться следующими способами:
- Приобретение основных средств целевым назначением для подразделения;
- Передача оборудования и другого имущества головной организацией;
- Получение имущества по договору аренды или в безвозмездное пользование.
Независимо от способа поступления, все основные средства подразделения учитываются на отдельном балансе. Передача имущества оформляется актом приема-передачи.
Основные средства, закрепленные за подразделением, используются для выполнения задач, определенных положением о подразделении в соответствии с видами деятельности.
Наличие необходимых основных средств позволяет подразделению выполнять производственные и хозяйственные функции.
Организовать бухгалтерский учет в подразделении
Обособленное подразделение организации обязано вести самостоятельный бухгалтерский учет своей деятельности. Для этого необходимо:
- Назначить главного бухгалтера подразделения;
- Утвердить учетную политику для подразделения;
- Организовать учет основных средств, материальных ценностей, денежных средств;
- Обеспечить составление и хранение первичных учетных документов;
- Вести регистры бухгалтерского и налогового учета;
- Составлять обособленный баланс и отчетность подразделения.
Главный бухгалтер подразделения подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за ведение учета.
Бухгалтерский учет ведется в соответствии с общими принципами и методами, принятыми в организации. Однако формы и методы учета могут иметь особенности, закрепленные в учетной политике подразделения.
Правильная организация учета необходима для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью обособленного подразделения.
Получить лицензии для деятельности подразделения
Если обособленное подразделение планирует осуществлять виды деятельности, требующие лицензирования, необходимо получить соответствующие лицензии.
Для получения лицензии подразделением подаются следующие документы:
- Заявление о предоставлении лицензии;
- Копии учредительных документов организации;
- Копия положения о подразделении;
- Копия приказа о назначении руководителя подразделения;
- Документ об уплате госпошлины.
Лицензия оформляется на юридическое лицо — организацию, при этом в ней указываются сведения об обособленном подразделении: адрес местонахождения, виды лицензируемой деятельности.
Лицензия действует бессрочно на всей территории РФ. Подразделение может осуществлять лицензируемые виды деятельности только после получения лицензии.
Наличие лицензии позволяет подразделению работать в правовом поле и избежать административных санкций.
Разместить вывеску с наименованием подразделения
Последним этапом регистрации обособленного подразделения является размещение вывески с его наименованием. Это необходимо для информирования клиентов и контрагентов.
Вывеска должна содержать:
- Полное наименование организации;
- Указание на организационно-правовую форму;
- Информацию об обособленном подразделении;
- Место нахождения подразделения.
Вывеска размещается на входе в здание, где располагается подразделение. Она должна быть видна в течение всего рабочего времени.
Требования к вывескам установлены местными нормативными актами. Размещение вывески согласовывается в администрации населенного пункта.
Наличие вывески свидетельствует о том, что обособленное подразделение зарегистрировано должным образом и осуществляет свою деятельность открыто и публично.
Подготовить решение о создании обособленного подразделения
Создание обособленного подразделения — ответственный процесс, требующий тщательной подготовки. Для начала необходимо подготовить решение о создании обособленного подразделения. Это ключевой документ, на основании которого будет создано и зарегистрировано подразделение.
Решение о создании обособленного подразделения должно содержать следующие сведения:
- наименование создаваемого обособленного подразделения;
- адрес местонахождения обособленного подразделения;
- ФИО руководителя подразделения;
- сведения об имуществе, которое закрепляется за подразделением;
- перечень работ и услуг, на осуществление которых создается подразделение.
Решение о создании обособленного подразделения оформляется в произвольной форме за подписью руководителя организации. Готовя такое решение, необходимо учесть требования Гражданского кодекса РФ и других нормативных актов, регулирующих создание обособленных подразделений.
Образец решения о создании обособленного подразделения можно найти на многих юридических сайтах или заказать у специалистов. Главное при подготовке этого документа — указать всю необходимую информацию максимально точно, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с регистрацией подразделения.
Дальнейшие шаги по созданию обособленного подразделения
После подготовки решения о создании обособленного подразделения необходимо:
- Указать точный адрес местонахождения подразделения.
- Определить руководителя подразделения из числа работников организации.
- Получить отдельную печать для обособленного подразделения.
- Открыть расчетный счет для подразделения.
- Уведомить налоговую инспекцию о создании подразделения в срок не позднее 30 дней.
- Внести изменения в устав организации.
- Внести запись в ЕГРЮЛ о создании подразделения.
- Зарегистрировать подразделение во внебюджетных фондах.
- Оформить трудовые отношения с работниками подразделения.
- Обеспечить подразделение основными средствами.
- Организовать бухучет в подразделении.
- При необходимости получить лицензии для деятельности.
- Разместить вывеску с наименованием подразделения.
- Начать фактическую деятельность.
Таким образом, подготовив решение о создании обособленного подразделения и выполнив все необходимые шаги, можно успешно зарегистрировать и открыть новое подразделение организации в 2023 году.
Указать адрес местонахождения подразделения
При создании обособленного подразделения одним из важнейших шагов является определение его местонахождения и оформление соответствующих документов. Выбор адреса должен основываться на анализе различных факторов — близости к потенциальным клиентам и партнерам, наличии необходимой инфраструктуры, соответствии требованиям законодательства и так далее.
Аренда помещения для обособленного подразделения
Чаще всего для размещения обособленного подразделения арендуется офисное или производственное помещение. При этом важно заключить договор аренды нежилого помещения, в котором будет указан точный адрес арендуемых площадей. Этот договор в дальнейшем пригодится для регистрации обособленного подразделения в налоговых органах и внесения записи в ЕГРЮЛ.
Регистрация обособленного подразделения по месту нахождения
Согласно законодательству, обособленное подразделение должно быть зарегистрировано по месту своего фактического нахождения, а не по месту нахождения головной организации. Поэтому после определения адреса необходимо:
- Внести estasieritesmeene в устав организации о создании обособленного подразделения и указании его адреса
- Подать в налоговую инспекцию по новому местонахождению уведомление о создании обособленного подразделения
- Получить от налоговой регистрационные документы на обособленное подразделение
- Внести запись в ЕГРЮЛ о регистрации подразделения
Только после этого обособленное подразделение считается официально зарегистрированным по выбранному вами адресу.
Лицензирование и другие разрешительные документы
Если деятельность обособленного подразделения подлежит лицензированию, необходимо получить соответствующие лицензии уже по новому местонахождению. Кроме того, могут потребоваться разрешения Роспотребнадзора, уведомление Госпожнадзора и другие документы.
Таким образом, выбор местонахождения обособленного подразделения — ответственный этап, требующий взвешенного подхода и последующего оформления всех необходимых документов уже по новому адресу. Правильно проведенная регистрация позволит избежать проблем в дальнейшей работе.
Определить руководителя подразделения
Выбор руководителя для вновь создаваемого обособленного подразделения — ключевое решение, во многом определяющее успешность его дальнейшей работы.
Требования к кандидатуре руководителя
При подборе кандидата на должность руководителя обособленного подразделения рекомендуется учитывать следующие требования:
- Опыт управленческой работы, желательно в аналогичной сфере деятельности
- Знание специфики работы подразделения и отрасли в целом
- Навыки оперативного принятия решений и управления коллективом
- Умение налаживать эффективные бизнес-процессы
- Способность к стратегическому мышлению и планированию развития
Кроме профессиональных качеств, важны личностные — коммуникабельность, ответственность, стрессоустойчивость. Желательно, чтобы кандидат был знаком с особенностями региона, где будет работать подразделение.
Варианты подбора руководителя
Руководителем обособленного подразделения может стать:
- Действующий сотрудник компании, назначенный на новую должность
- Вновь принятый менеджер со стороны
- Руководитель подразделения-предшественника при реорганизации
Преимущество первого варианта — хорошее знание сотрудником специфики компании. При внешнем подборе есть возможность получить опытного управленца.
Оформление руководителя обособленного подразделения
После выбора кандидатуры необходимо официально оформить его назначение на должность приказом руководителя организации, а также заключить трудовой договор. Важно правильно прописать в договоре полномочия, ответственность, KPI руководителя, чтобы избежать проблем в управлении подразделением.
Таким образом, грамотный выбор руководителя — залог успеха создаваемого обособленного подразделения. Это важнейшее кадровое решение, требующее взвешенного стратегического подхода.
Получить печать для обособленного подразделения
Печать является одним из обязательных атрибутов любой организации, в том числе обособленного подразделения. Без нее подразделение не сможет вести документооборот и осуществлять юридически значимые действия. Поэтому получение печати — важная процедура при создании подразделения.
Требования к печати обособленного подразделения
Согласно законодательству, печать должна содержать:
- Полное наименование подразделения
- Указание на место его нахождения
- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
Печать может быть круглой или прямоугольной. Размер, форма шрифта значения не имеют.
Способы получения печати для подразделения
Чаще всего печати для организаций изготавливают специализированные компании. Можно заказать печать:
- По почте, выслав необходимые документы
- Онлайн, заполнив форму заказа на сайте
- Лично, придя в офис компании
Срок изготовления обычно занимает 1-3 рабочих дня. Стоимость печати в разных компаниях варьируется от 500 до 3000 рублей.
Использование печати обособленного подразделения
Полученная печать проставляется на всех документах, исходящих от подразделения — договорах, счетах, письмах, приказах и так далее. Это заверяет подлинность и юридическую значимость документов.
Таким образом, наличие печати крайне важно для полноценной работы обособленного подразделения организации.
Открыть расчетный счет для подразделения
Расчетный счет необходим для осуществления безналичных расчетов обособленным подразделением. Без открытия счета подразделение не сможет полноценно функционировать.
Документы для открытия расчетного счета
Для открытия расчетного счета подразделению потребуются:
- Заявление на открытие счета
- Копия приказа о назначении руководителя
- Копия договора аренды помещения
- Банковская карточка с образцами подписей
- Копия печати подразделения
- Копии учредительных документов головной организации
- Регистрационные документы обособленного подразделения
Выбор банка для открытия счета
Счет можно открыть в любом банке. При выборе стоит обращать внимание на:
- Условия обслуживания
- Тарифы на расчетно-кассовые операции
- Наличие удобного интернет-банка
- Территориальное расположение офисов
Можно открыть счет в том же банке, где обслуживается головная организация.
Порядок использования счета подразделением
После открытия счета по нему можно осуществлять следующие операции:
- Перечисление заработной платы сотрудникам
- Платежи поставщикам и подрядчикам
- Получение выручки от контрагентов
- Уплата налогов и сборов
Таким образом, расчетный счет — это финансовая основа деятельности обособленного подразделения.
Уведомить налоговую инспекцию о создании подразделения
Согласно Налоговому кодексу, организация обязана сообщить в налоговые органы о создании обособленного подразделения. Это необходимо для постановки подразделения на налоговый учет.
Как подать уведомление в налоговую
Уведомление о создании обособленного подразделения подается:
- В налоговый орган по месту нахождения подразделения
- В срок не позднее 30 дней со дня создания подразделения
- По установленной форме, утвержденной приказом ФНС России
Уведомление можно подать:
- Лично в инспекцию
- По почте с описью вложения
- Через личный кабинет налогоплательщика
Какие реквизиты указать в уведомлении
В уведомлении следует указать:
- Наименование, ИНН, ОГРН головной организации
- Полное наименование и адрес подразделения
- Дату создания подразделения
- ФИО, должность, контакты ответственного лица
Также прилагаются копии регистрационных документов подразделения.
Последствия неуведомления налоговой инспекции
Если не уведомить налоговые органы о создании подразделения, могут последовать:
- Штрафы за нарушение сроков уведомления
- Отказ в постановке подразделения на учет
- Приостановка операций по счетам
Поэтому своевременное уведомление налоговой — обязательная процедура при открытии подразделения.
Внести изменения в устав организации
Создание обособленного подразделения требует внесения соответствующих изменений в устав организации-учредителя. Это обязательная процедура для юридического оформления подразделения.
Какие сведения необходимо отразить в уставе
При внесении изменений в устав в него должны быть включены следующие положения:
- Перечень созданных обособленных подразделений компании
- Информация о наименовании и местонахождении каждого подразделения
- Перечень полномочий, которыми наделяется подразделение
- Порядок назначения руководителя подразделения
Также может потребоваться внесение других изменений, связанных с деятельностью подразделений.
Порядок внесения изменений в устав
Чтобы внести изменения в устав, необходимо:
- Подготовить и провести общее собрание учредителей
- Утвердить новую редакцию устава решением собрания
- Удостоверить решение нотариально
- Зарегистрировать изменения в налоговой инспекции
Изменения в уставе вступают в силу после их госрегистрации.
Последствия невнесения изменений в устав
Если своевременно не внести в устав необходимые изменения:
- Возможны проблемы с регистрацией и постановкой на учет подразделения
- Будут нарушены требования корпоративного законодательства
- Возрастают риски оспаривания правового статуса подразделения
Таким образом, соблюдение всех корпоративных процедур крайне важно для обеспечения юридической чистоты и легитимности открываемого подразделения.
Внести запись в ЕГРЮЛ о создании подразделения
Чтобы создать и зарегистрировать обособленное подразделение в 2023 году, необходимо выполнить следующие шаги:
- Подготовить решение о создании обособленного подразделения. В решении нужно указать наименование, адрес местонахождения и руководителя подразделения.
- Получить печать для обособленного подразделения.
- Открыть расчетный счет для подразделения.
- Уведомить налоговую инспекцию о создании подразделения, подав сообщение об открытии обособленного подразделения по форме Р14001. Это нужно сделать в течение 3 рабочих дней с момента открытия подразделения.
- Внести изменения в устав организации, добавив информацию о создании подразделения.
- Внести запись в ЕГРЮЛ о создании подразделения, подав соответствующее заявление в налоговую.
- Зарегистрировать подразделение во внебюджетных фондах (ПФР, ФСС, ФОМС).
- Оформить трудовые отношения с работниками подразделения.
- Обеспечить подразделение основными средствами, необходимыми для деятельности.
- Организовать бухгалтерский учет в подразделении.
- Получить необходимые лицензии для деятельности подразделения.
- Разместить вывеску с наименованием подразделения.
- Начать фактическую деятельность обособленного подразделения.
Таким образом, чтобы юридически правильно создать и зарегистрировать подразделение, нужно пройти ряд бюрократических процедур. Важно соблюсти установленные законом сроки и порядок уведомления госорганов, внести необходимые изменения в документы организации, получить разрешительные документы. После завершения всех регистрационных действий можно приступать к работе вновь созданного подразделения.
Зарегистрировать подразделение во внебюджетных фондах
Подготовить решение о создании обособленного подразделения — это первый и важный шаг в процессе регистрации. Решение принимается единоличным исполнительным органом организации или общим собранием участников. В решении нужно указать наименование и адрес подразделения, определить руководителя. Образец решения можно найти в сети.
Далее необходимо уведомить налоговую инспекцию о создании подразделения в срок не позднее 30 дней с момента принятия решения. Уведомление подается по форме Р13001. В уведомлении указывают реквизиты организации, сведения о подразделении, виды деятельности. Образец заполнения уведомления можно скачать на сайте ФНС.
После уведомления ИФНС следует внести запись в ЕГРЮЛ о создании подразделения. Для этого подается заявление по форме Р13014. К заявлению прикладываются документы: решение о создании подразделения, уведомление в ИФНС. Срок регистрации — 5 рабочих дней.
Далее необходимо зарегистрировать подразделение во внебюджетных фондах: ПФР, ФСС, ФОМС. Для этого подаются заявления по формам, утвержденным фондами. Регистрация происходит по месту нахождения подразделения.
После этого можно приступать к оформлению трудовых отношений с работниками подразделения, открытию расчетного счета, получению печати, организации учета. И только после выполнения всех регистрационных действий подразделение может начать работу.
Оформить трудовые отношения с работниками подразделения
После регистрации обособленного подразделения в налоговых органах и внебюджетных фондах можно приступать к оформлению трудовых отношений с работниками. Для этого необходимо:
- Разработать штатное расписание подразделения и согласовать его с головной организацией;
- Подобрать кадры и заключить с ними трудовые договоры;
- Издать приказ о приеме на работу;
- Оформить личные карточки работников (форма Т-2);
- Внести сведения о принятых сотрудниках в ведомость по страховым взносам;
- Ознакомить работников с локальными нормативными актами;
- Провести инструктаж по охране труда;
- Оформить доступ к персональным данным;
- Завести трудовые книжки.
Трудовой договор с работником подразделения заключается от имени юридического лица, к которому относится это подразделение. В трудовом договоре обязательно указывается место работы — обособленное подразделение.
Главное при приеме на работу — соблюдать требования трудового законодательства. Это позволит избежать конфликтов с работниками в дальнейшем. А правильно оформленные трудовые отношения с сотрудниками являются залогом успешной деятельности обособленного подразделения.
Обеспечить подразделение основными средствами
После того, как обособленное подразделение зарегистрировано, оформлены трудовые отношения с работниками, нужно обеспечить его всем необходимым для начала деятельности. В первую очередь — основными средствами.
Для этого составляется перечень необходимого оборудования, мебели, оргтехники и других основных средств. Этот перечень согласовывается с головной организацией.
Основные средства могут быть получены несколькими способами:
- Приобретены подразделением за счет средств, выделенных головной организацией;
- Переданы головной организацией на баланс подразделения;
- Взяты подразделением в аренду или лизинг.
Полученные основные средства подлежат постановке на баланс подразделения. Для этого оформляются соответствующие первичные документы: акты приема-передачи, договоры аренды и т.п. Также на каждый объект основных средств заводится инвентарная карточка учета.
Обеспечение подразделения всеми необходимыми средствами производства позволяет создать условия для полноценного ведения хозяйственной деятельности.
Организовать бухгалтерский учет в подразделении
Обособленное подразделение обязано вести самостоятельный бухгалтерский учет, отдельно от головной организации. Для этого необходимо:
- Назначить главного бухгалтера подразделения;
- Утвердить учетную политику для целей бухучета;
- Определить используемые формы первичных документов;
- Установить программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета;
- Организовать документооборот;
- Открыть регистры бухучета;
- Настроить взаимодействие с головной бухгалтерией.
Главный бухгалтер подразделения подчиняется непосредственно руководителю подразделения и несет ответственность за ведение бухучета.
Учетная политика подразделения должна в целом соответствовать учетной политике головной организации. Но могут быть и отличия, обусловленные спецификой деятельности.
Первичные документы, регистры бухучета ведутся отдельно. Данные из подразделения регулярно передаются в головную бухгалтерию для свода.
Правильная организация учета в подразделении — залог достоверной отчетности и полного контроля за финансово-хозяйственной деятельностью.
Получить лицензии для деятельности подразделения
Если подразделение планирует осуществлять лицензируемые виды деятельности, необходимо получить соответствующие лицензии до начала работы.
Для получения лицензии подразделением подается заявление в лицензирующий орган. К заявлению прилагаются:
- Копии регистрационных документов подразделения;
- Копии документов, подтверждающие наличие необходимых для лицензируемой деятельности ресурсов (помещение, оборудование, персонал);
- Документ об уплате госпошлины за рассмотрение заявления.
Решение о выдаче лицензии или об отказе должно быть принято лицензирующим органом в срок до 45 рабочих дней. После получения лицензии подразделение может осуществлять заявленный вид деятельности.
Лицензия выдается подразделению на срок от 3 до 5 лет в зависимости от вида деятельности. По окончании срока ее действия лицензия должна быть переоформлена.
Наличие лицензии на ведение определенного вида деятельности является обязательным условием для многих организаций и индивидуальных предпринимателей.
Разместить вывеску с наименованием подразделения
Подготовить решение о создании обособленного подразделения, указав адрес его местонахождения, определив руководителя, получив печать, открыв расчетный счет, уведомив налоговую инспекцию в соответствии с образцами, внеся изменения в устав, зарегистрировав в ЕГРЮЛ, зарегистрировав во внебюджетных фондах, оформив трудовые отношения, обеспечив основными средствами, организовав бухучет, получив необходимые лицензии — всё это нужно сделать перед размещением вывески с наименованием вновь созданного обособленного подразделения и фактическим началом его деятельности.
Создание обособленного подразделения — это распространенная практика для расширения бизнеса, позволяющая оптимизировать управление и налоги. Но чтобы всё было законно, нельзя пропустить ни одной формальности.
Всё начинается с решения учредителей или директора о создании подразделения по определенному адресу с конкретным руководителем. Решение готовится по образцу, в нем подробно прописываются все реквизиты. Это первый важный документ.
Далее в течение недели подается уведомление в ИФНС о создании обособленного подразделения по форме Р50007. Уведомление заполняется в электронном виде и отправляется онлайн. В нем указывается наименование, адрес, руководитель и виды деятельности подразделения. Нужно приложить копию решения и документы руководителя.
Параллельно готовится сообщение о создании обособленного подразделения для ЕГРЮЛ. Подается в налоговую в течение 3 дней после уведомления ИФНС. Заполняется по образцу, в нем те же данные, что и в уведомлении.
Регистрация в фондах и внесение изменений
Следующий шаг — регистрация обособленного подразделения во внебюджетных фондах: ПФР, ФСС и ФОМС. Для этого подаются заявления в каждый фонд отдельно.
Также вносятся изменения в устав организации, прописывающие создание нового подразделения. Эти изменения регистрируются в налоговой.
После регистрации подразделения в ЕГРЮЛ, можно открывать расчетный счет, получать лицензии, нанимать работников, приобретать оборудование.
И только после выполнения всех этих действий можно официально начинать деятельность подразделения и размещать вывеску с его наименованием.
Таким образом, чтобы создать подразделение легально, нужно строго соблюдать последовательность регистрационных процедур, используя правильные формы документов и сроки.
Начать фактическую деятельность обособленного подразделения
После того, как пройдены все этапы регистрации обособленного подразделения — принято решение, поданы уведомления в налоговую инспекцию и ЕГРЮЛ, внесены изменения в устав, открыт расчетный счет, получены лицензии, наняты работники, приобретено оборудование, можно переходить непосредственно к запуску деятельности подразделения.
Что для этого нужно сделать?
- Разместить вывеску с полным наименованием обособленного подразделения и указанием принадлежности к головной организации.
- Провести инструктаж работников по технике безопасности, противопожарной безопасности, охране труда.
- Обеспечить подразделение всем необходимым для выполнения работ и оказания услуг: оборудованием, расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и т.д.
- Организовать учет и документооборот в соответствии со стандартами головной компании.
- Начать вести бухгалтерский и налоговый учет всех операций подразделения.
- Заключить необходимые договоры с контрагентами и клиентами.
- Произвести все настройки оборудования, программного обеспечения.
- Приступить к выполнению работ и оказанию услуг.
С момента фактического начала деятельности обособленного подразделения оно начинает нести ответственность по своим обязательствам в соответствии с законодательством.
Головная организация и подразделение отвечают по своим обязательствам раздельно. При этом подразделение отвечает всем своим имуществом, а при недостаточности — субсидиарную ответственность несет головная организация.
Таким образом, начав работу, подразделение становится полноценным участником гражданского оборота, что накладывает определенные обязанности и риски как на него само, так и на учредившую его компанию.
