Как создать современное эффективное положение об архиве: 15 пунктов в помощь

Определите цели и задачи архива организации

Положение об архиве организации является важнейшим нормативным документом, определяющим цели, задачи, функции, права и обязанности архива. При разработке положения необходимо четко определить следующие аспекты:

• Цели создания архива организации. Основными целями являются комплектование архива документами, обеспечение их сохранности, учет и использование.
• Задачи архива по обеспечению текущих и перспективных потребностей организации в ретроспективной документной информации.
• Функции архива по организации хранения, учета, комплектования архивными документами, использования информации.
• Полномочия и ответственность архива и работников архива.
• Порядок взаимодействия архива с другими структурными подразделениями.

При разработке положения об архиве важно учитывать специфику и потребности конкретной организации. Например, для промышленных предприятий актуально подробно прописать работу архива с технической документацией, для медицинских учреждений — с медицинскими картами пациентов.

Тщательно разработанное положение позволит наладить эффективную работу архива, обеспечить сохранность документов длительных сроков хранения, а также оперативный поиск и использование архивных документов в интересах организации. Регулярно, например раз в 5 лет, положение должно анализироваться на предмет внесения изменений в соответствии с новыми нормативными актами и потребностями организации.

Определите цели и задачи архива организации

Первым и самым важным пунктом положения об архиве должно быть четкое определение его целей и задач. Главная цель архива — обеспечить сохранность документов, имеющих историческую, научную, правовую, экономическую, информационную и иные ценности. Это позволит использовать архивные документы в текущей деятельности организации, а также передавать их на государственное хранение. Основные задачи: организация хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда организации.

Укажите структуру и состав документов архива

Необходимо определить структуру архива — какие разделы и группы документов в него входят. Это могут быть управленческие, финансово-экономические документы, документы по личному составу, научно-технические и др. Также следует указать состав документов — их виды, разновидности и экземплярность. Например, приказы и распоряжения руководства, протоколы совещаний, штатные расписания, отчеты о деятельности и т.д.

Пропишите порядок комплектования архива документами

Важно прописать процесс передачи документов в архив организации — сроки, ответственных лиц, требования по оформлению документов. Документы должны передаваться своевременно, по истечении установленного срока хранения, в упорядоченном состоянии, со всеми необходимыми реквизитами. Документы постоянного и долговременного сроков хранения передаются по описям дел, документы временных сроков хранения — по актам.

Опишите работу экспертной комиссии по отбору документов

В положении нужно регламентировать работу экспертной комиссии организации по отбору документов для хранения и к уничтожению. Определить состав комиссии, сроки ее работы, процедуру рассмотрения и согласования представленных документов. Экспертиза ценности проводится на основе перечней типовых документов и сроков их хранения.

Установите сроки хранения документов в архиве

Необходимо указать сроки хранения документов в архиве организации — постоянное хранение (свыше 10 лет) или временное (до 10 лет). Сроки устанавливаются на основе перечня типовых документов, утвержденного федеральным органом исполнительной власти. Документы по личному составу хранятся 75 лет.

Закрепите ответственность за архивом за конкретным сотрудником

Должна быть четко определена персональная ответственность за организацию работы архива, обеспечение сохранности документов. Это может быть секретарь, делопроизводитель или специально назначенный работник — заведующий архивом. В положении прописать его функции и обязанности.

Продумайте требования к помещению и оборудованию архива

Положение должно содержать основные требования к архивохранилищу — площади, планировке, оборудованию, охранно-пожарной сигнализации. Условия хранения документов должны обеспечивать их защиту от повреждений, разрушений, хищений.

Определите порядок учета и описания документов архива

В положении необходимо регламентировать учет и описание дел, находящихся в архиве организации — составление справочного аппарата, регистрационных форм, описей дел. Установить ответственность и сроки проведения данной работы.

Пропишите правила выдачи и использования архивных документов

Следует определить порядок выдачи дел из архива организации во временное пользование — ответственных лиц, сроки, регистрацию. Также урегулировать вопросы использования архивных документов в информационных, научных, справочных целях.

Укажите порядок передачи документов на государственное хранение

Необходимо прописать процесс отбора и передачи документов архивного фонда организации на постоянное государственное хранение по истечении установленных сроков. Определить ответственность, согласование, требования к транспортировке и оформлению документов.

Закрепите меры по обеспечению сохранности документов

Положение должно содержать конкретные меры по обеспечению сохранности документов в архиве — охранный, противопожарный, температурно-влажностный, световой, биологический, санитарно-гигиенический режимы. Регламентировать действия в чрезвычайных ситуациях.

Определите порядок проверки наличия и состояния документов

Необходимо прописать периодичность, форму и ответственных за проведение проверок наличия и состояния документов. Цель — выявить отсутствующие единицы хранения, проверить физическое состояние документов.

Включите положения об ответственности за нарушение правил работы с архивом

Положение должно содержать меры ответственности должностных лиц за нарушение установленного порядка работы с документами архива, повлекшее их порчу, утрату, незаконное использование. Могут применяться дисциплинарные или административные меры.

Предусмотрите внесение изменений и дополнений в положение об архиве

С учетом возможного изменения условий и порядка работы, структуры организации, требований законодательства необходим механизм актуализации положения об архиве. Указать периодичность проверки, порядок внесения поправок.

Утвердите положение об архиве организации приказом руководителя

Положение об архиве вступает в силу после его утверждения руководителем организации. Это придает ему статус официального нормативного акта. Дату и номер приказа об утверждении указывают на титульном листе положения.

Укажите структуру и состав документов архива

Положение об архиве должно содержать информацию о структуре архива и составе хранящихся в нем документов.

Структура архива

Архив организации можно структурировать по следующим разделам:

• Управленческая документация — приказы, распоряжения, протоколы совещаний, отчеты и др.
• Финансово-экономические документы — сметы, балансы, акты и т.п.
• Документы по личному составу — личные дела, приказы по кадрам и пр.
• Научно-техническая документация — отчеты о НИОКР, чертежи, схемы.
• Иные группы документов по профилю деятельности.

Состав документов архива

В положении перечисляются основные виды и разновидности документов, хранящихся в архиве организации:

— приказы и распоряжения руководства;

— протоколы заседаний, совещаний;

— положения, инструкции, регламенты;

— штатные расписания;

— плановая и отчетная документация;

— переписка по различным вопросам;

— личные дела сотрудников;

— финансовые документы — счета, счета-фактуры, бухгалтерские балансы и др.

Также указывается экземплярность архивных документов — оригинал/копия.

Такая детализация позволит четко определить состав документов архивного фонда организации.

Пропишите порядок комплектования архива документами

Комплектование архива — это организованный процесс приема документов на хранение. Положение об архиве должно четко регламентировать эту процедуру.

Сроки передачи документов в архив

Необходимо установить конкретные сроки поступления документов в архив организации после завершения их делопроизводством:

— документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения — в течение 2 лет;

— документы временного (до 10 лет) срока хранения — по истечении установленного срока.

Ответственные за передачу документов

В положении указываются должностные лица, отвечающие за своевременную передачу документов в архив в установленные сроки.

Требования по оформлению документов

Документы должны поступать в архив в упорядоченном состоянии, со всеми обязательными реквизитами, в соответствии с требованиями делопроизводства.

Порядок передачи

— Документы постоянного хранения передаются по описям дел.

— Документы временного хранения — по актам о выделении документов к уничтожению.

— Прием каждого дела фиксируется в регистрационном журнале архива.

Четкий регламент позволит организовать ритмичный процесс комплектования архива документами.

Опишите работу экспертной комиссии по отбору документов

В положении об архиве необходимо закрепить порядок работы экспертной комиссии организации по экспертизе ценности документов и отбору их для хранения и уничтожения.

Состав комиссии

В состав комиссии входят: руководитель архива, юрист, специалисты подразделений-источников документов. Персональный состав утверждается приказом.

Периодичность работы

Экспертная комиссия проводится не реже 1 раза в 5 лет. При необходимости могут созываться внеочередные заседания.

Порядок рассмотрения документов

На рассмотрение комиссии представляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Принятие решений

Комиссия рассматривает ценность документов и принимает решение об их хранении или уничтожении на основе установленных критериев и перечней документов.

Оформление решений

Решения комиссии оформляются протоколом и утверждаются руководителем организации.

Таким образом регламентируется экспертный отбор документов для формирования архива.

Установите сроки хранения документов в архиве

В положении об архиве необходимо четко установить сроки хранения документов — это один из ключевых разделов.

Сроки хранения определяются исходя из:

• Ценности документов
• Требований законодательства
• Потребностей организации
• Нормативных перечней типовых документов

Виды сроков хранения

• Постоянное (свыше 10 лет) — для наиболее ценных документов
• Временное (до 10 лет) — для документов текущего делопроизводства

Примеры сроков хранения отдельных документов

— Учредительные документы — постоянно

— Приказы по основной деятельности — постоянно

— Договоры — 5 лет после истечения срока действия

— Первичные бухгалтерские документы — 5 лет

— Кадровые документы — 75 лет

Установление конкретных сроков хранения позволит оптимизировать формирование архивного фонда организации.

Закрепите ответственность за архивом за конкретным сотрудником

Для обеспечения надлежащей организации работы архива необходимо закрепить персональную ответственность за определенным сотрудником.

Варианты должностей ответственных за архив

— Заведующий архивом

— Секретарь

— Делопроизводитель

— Иной штатный сотрудник

Требования к кандидатуре ответственного

— Опыт работы с документами

— Знание правил организации архивного дела

— Аккуратность, ответственность, внимательность

Основные обязанности ответственного за архив

— Обеспечение учета, комплектования, сохранности архивных документов

— Контроль условий хранения и соблюдения режимов

— Выдача дел из архива и прием обратно

— Подготовка документов для передачи на госхранение

Таким образом, в положении конкретизируется ответственный за организацию работы архива сотрудник и его должностные обязанности.

Продумайте требования к помещению и оборудованию архива

Для обеспечения надлежащих условий хранения документов необходимо предъявить определенные требования к архивохранилищу организации.

Требования к помещению архива

— Изолированное помещение, по возможности в подвальных или первых этажах здания.

— Прочные стены, потолки, полы с усиленной звукоизоляцией.

— Соблюдение противопожарных и охранных норм.

— Наличие средств пожаротушения и охранно-пожарной сигнализации.

— Поддержание оптимальных параметров температурно-влажностного режима.

Требования к оборудованию

— Стационарные и/или передвижные металлические стеллажи, шкафы.

— Сейфы для особо ценных документов.

— Столы, стулья для работы сотрудников.

— Технические средства учета, описания, копирования документов.

Выполнение этих требований позволит обеспечить надлежащее хранение архивных документов.

Определите порядок учета и описания документов архива

Уважаемый друг! Раз уж мы взялись за дело организации корпоративного архива, то порядок учета и описания документов — важнейшее звено в этой цепочке.

Во-первых, нужно прописать правила нумерации и индексации документов. Каждый документ в архиве должен иметь уникальный шифр или номер. Это облегчит быстрый поиск нужных бумаг, если потребуется.

Во-вторых, важно определить форму учетных документов — описей дел, реестров, журналов и карточек. Это ключевые инструменты, обеспечивающие упорядочение фонда и учет его движения. Лучше составить типовые формы описей и журналов, адаптированные под нужды нашей компании.

В-третьих, следует регламентировать оформление обложек (титульных листов) дел. На обложке указывается заголовок дела, дата документов, номера файлов, срок хранения. Это важно при поиске дел и при проверке их комплектности.

В-четвертых, нужны четкие правила систематизации и размещения документов — по хронологии, предметно-вопросному принципу, номенклатуре дел. Порядок размещения должен обеспечивать оперативный поиск и контроль.

В-пятых, важно прописать состав описательных статей в описях дел — наименование дела, крайние даты, индекс дела, срок хранения, примечания. Это позволит быстро находить нужные документы.

В-шестых, следует регламентировать регулярную сверку фактического наличия документов с данными учетных документов. Это поможет контролировать комплектность и сохранность архива.

Я думаю, если мы учтем эти моменты в нашем положении об архиве, то сможем организовать удобный и функциональный документооборот в компании. А Ваше мнение? Буду рад обсудить детали и услышать Ваши дополнения к предложенному плану действий.

Пропишите правила выдачи и использования архивных документов

Дорогой друг, организация выдачи и использования архивных документов — ответственный процесс, требующий четких правил.

Во-первых, нужно определить категории пользователей, имеющих право работы с архивом — руководители, ответственные сотрудники, внешние пользователи. Это позволит контролировать доступ.

Во-вторых, важно прописать процедуру оформления запросов на выдачу документов — форма заявления, согласование, регистрация. Это упорядочит обращение к архиву.

В-третьих, нужно установить сроки выдачи документов — скажем, в течение 3-5 рабочих дней. Это повысит оперативность.

В-четвертых, следует закрепить порядок выдачи особо ценных документов — только на основании распоряжения руководителя. Это обеспечит их сохранность.

В-пятых, важно прописать ответственность пользователей за сохранность полученных документов — своевременный возврат, запрет передачи третьим лицам и копирования без разрешения.

В-шестых, нужно предусмотреть выдачу документов только в помещении архива при невозможности оформления на вынос — для изучения, выписок, копирования.

Думаю, если мы комплексно пропишем эти моменты, то сможем найти оптимальный баланс открытости и безопасности использования нашего корпоративного архива. Что скажете, коллега? Жду Ваших дополнений к предложенному плану.

Укажите порядок передачи документов на государственное хранение

Дорогой друг, передача документов на государственное хранение — важный этап в работе с архивом.

Во-первых, нужно определить категории документов, подлежащих передаче в госархивы — документы постоянного срока хранения, документы по личному составу, научно-историческая документация.

Во-вторых, важно установить сроки передачи документов — например, не позднее 10 лет после завершения дел в делопроизводстве.

В-третьих, следует прописать порядок подготовки документов к передаче — оформление описей, обеспечение сохранности, упорядочение, учет.

В-четвертых, нужно определить процедуру согласования и передачи документов — заключение договора, акты приема-передачи, транспортировка.

В-пятых, важно предусмотреть возможность досрочной передачи документов по инициативе организации или госархива.

В-шестых, следует закрепить контроль и ответственность за своевременной передачей документов на госхранение.

Думаю, эти основные моменты помогут нам грамотно спланировать процедуру передачи архива на государственное хранение. Что скажете, дорогой друг? Буду рад обсудить нюансы и детали.

Закрепите меры по обеспечению сохранности документов

При создании положения об архиве организации важно определить меры по обеспечению сохранности документов, чтобы гарантировать их целостность и долговечность. Для этого нужно прописать:

• Требования к условиям хранения — температурно-влажностный режим, защита от света, пыли, биоповреждений;
• Правила работы сотрудников с документами — использование перчаток, аккуратное обращение, запрет на вынос из архива;
• Порядок проверок наличия и состояния документов;
• Профилактические мероприятия — очистка помещения и фондов, дезинфекция, реставрация;
• Технические средства защиты — охранная и пожарная сигнализация, средства пожаротушения.

Ответственность за обеспечение сохранности документов должна быть возложена на конкретного сотрудника архива. Это позволит повысить персональную ответственность.

В положение об архиве следует включить нормы об ответственности сотрудников за нарушение правил работы с документами и халатное отношение, приведшее к порче или утрате документов.

Регулярный контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности документов поможет своевременно выявлять и устранять недостатки в работе архива.

Меры по обеспечению сохранности архивных документов — важная часть положения об архиве. Их соблюдение гарантирует целостность и работоспособность архива на долгие годы.

Определите порядок проверки наличия и состояния документов

Положение об архиве — это важный нормативный документ, который устанавливает порядок работы с документами в организации. Разрабатывая его, необходимо учесть следующие 15 пунктов:

1. Определить цели и задачи архива компании. Архив обеспечивает сохранность документации и оперативный доступ к ней.
2. Указать структуру и состав документов архива — какие именно документы подлежат хранению: распорядительные, отчетные, кадровые и т.д.
3. Прописать порядок комплектования архива документами. Как и когда передаются документы в архив, кто отвечает за передачу.
4. Описать работу экспертной комиссии по отбору документов для дальнейшего хранения или уничтожения.
5. Установить сроки хранения документов в архиве в соответствии с номенклатурой дел.
6. Закрепить ответственность за архивом за конкретным сотрудником или подразделением.
7. Продумать и зафиксировать требования к помещению и оборудованию архива (площадь, стеллажи, сигнализация и т.д.).
8. Определить порядок учета и описания документов архива — как вести реестры, описи, карточки.
9. Прописать правила выдачи и использования архивных документов пользователями.
10. Указать порядок передачи документов на государственное хранение по истечении сроков.
11. Закрепить меры по обеспечению сохранности документов — режим, охрана, защита от повреждений.
12. Определить порядок проверки наличия и состояния документов — ревизии, сверки с учетными документами.
13. Включить положения об ответственности за нарушение правил работы с архивом.
14. Предусмотреть внесение изменений и дополнений в положение об архиве по мере необходимости.
15. Утвердить положение об архиве организации приказом руководителя.

Правильно разработанное положение об архиве поможет наладить работу с документами, обеспечить их сохранность и доступность. Это важный нормативный документ, образец которого можно взять в других организациях и адаптировать под свои нужды. Главное при разработке — учесть специфику и потребности компании.

Как создать современное эффективное положение об архиве: 15 пунктов в помощь

Положение об архиве организации как нормативный документ — это основа для построения работы архива. Чтобы создать грамотный документ, нужно продумать множество деталей.

Начнем с целей и задач. Архив создается не просто для хранения бумаг. Он должен помогать в работе сотрудников и руководства. Поэтому важно четко определить, для чего нужен архив и какие задачи он решает. Например, оперативный поиск документов, контроль исполнения, обеспечение сохранности и т.д.

Далее нужно описать структуру и состав документов архива. Какие разделы, какие виды документов там хранятся – приказы, распоряжения, отчеты, договоры и пр. Это позволит систематизировать работу.

Важный момент — порядок комплектования архива документами. Какие подразделения и в какие сроки передают документы? Как оформляется передача? Это необходимо для своевременного пополнения архива.

Отдельным пунктом стоит описать работу экспертной комиссии по отбору документов. Кто входит в комиссию, как часто проводятся заседания, какие документы подлежат отбору на хранение и уничтожение – все это нужно четко прописать.

Очень важны сроки хранения документов в архиве. Они определяют, как долго хранить ту или иную группу документов, когда их можно уничтожать. Сроки устанавливаются на основании перечня типовых документов.

Необходимо закрепить ответственность за архивом за конкретным сотрудником, обычно это специалист по документационному обеспечению. Указать его должностные обязанности по работе с архивом.

Требования к помещению и оборудованию архива тоже надо продумать. Площадь, температурно-влажностный режим, система пожаротушения, стеллажи и шкафы – все это влияет на сохранность документов.

Важно определить порядок учета и описания документов архива. Какие книги и журналы ведутся, как составляются описи дел – эти моменты должны быть прописаны.

Нужно продумать и установить правила выдачи и использования архивных документов. Кому и на какой срок можно выдавать документы, как это оформляется – эти меры необходимы для сохранности архива.

Актуально указать порядок передачи документов на государственное хранение по истечении сроков. Как готовятся описи дел, акты, когда передаются – эти нюансы тоже стоит прописать.

В положение обязательно нужно включить раздел с мерами по обеспечению сохранности документов. Проверка условий хранения, соблюдение нормативных режимов, защита от повреждений – это основа работы архива.

Полезно предусмотреть порядок проверки наличия и состояния документов. Периодически нужно сверять фактическое наличие с данными учета, выявлять поврежденные документы.

Важный момент — положения об ответственности за нарушение правил работы с архивом. Сотрудники должны нести ответственность за утрату, порчу, несанкционированную выдачу документов.

Стоит предусмотреть возможность внесения изменений и дополнений в положение об архиве при необходимости. Например, при внедрении электронного документооборота.

И конечно, не забудьте утвердить положение об архиве организации приказом руководителя. Это придаст документу юридическую силу.

Вот основные моменты, которые стоит учесть при разработке полноценного положения об архиве организации. Конечно, документ можно дополнить другими разделами, главное — максимально полно отразить все аспекты работы архива.

Предусмотрите внесение изменений и дополнений в положение об архиве

Создание современного эффективного положения об архиве — важная задача для любой организации. Этот документ позволяет наладить работу с документами, обеспечить их сохранность и использование.

1. Определите цели и задачи архива организации

В положении нужно четко прописать, зачем вообще создается архив и какие функции он должен выполнять. Это позволит сфокусироваться на главном и избежать ненужной работы.

2. Укажите структуру и состав документов архива

Необходимо определить, какие именно документы будут храниться в архиве: распорядительные, бухгалтерские, кадровые и т.д. Это поможет правильно организовать хранение.

3. Пропишите порядок комплектования архива документами

В положении должны быть прописаны сроки и порядок передачи документов в архив из структурных подразделений. Это упорядочит процесс комплектования архива.

4. Опишите работу экспертной комиссии по отбору документов

Необходимо закрепить состав комиссии, порядок ее работы и критерии отбора документов для хранения и уничтожения. Это обеспечит объективность решений.

5. Установите сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения определяются в соответствии с перечнем типовых документов и действующим законодательством. Их указание позволит вовремя проводить экспертизу ценности документов.

6. Закрепите ответственность за архивом за конкретным сотрудником

Необходимо назначить работника, который будет отвечать за функционирование архива — принимать и выдавать документы, вести учет и т.д.

7. Продумайте требования к помещению и оборудованию архива

Положение должно содержать требования к помещению архива, его площади, условиям хранения документов, а также перечень необходимого оборудования — стеллажей, сейфов, сигнализации и пр.

8. Определите порядок учета и описания документов архива

Необходимо прописать, как будет организован учет документов — ведение журналов, составление описей и т.д. Это важно для контроля наличия документов.

9. Пропишите правила выдачи и использования архивных документов

Положение должно содержать порядок и сроки выдачи документов из архива, а также ответственность пользователей за сохранность полученных документов.

10. Укажите порядок передачи документов на государственное хранение

Необходимо закрепить процедуру отбора и передачи документов по истечении сроков их хранения в организации в государственный или муниципальный архив.

11. Закрепите меры по обеспечению сохранности документов

В положении следует предусмотреть мероприятия по созданию надлежащих условий хранения документов, их защите, а также действия в чрезвычайных ситуациях.

12. Определите порядок проверки наличия и состояния документов

Необходимо установить периодичность и порядок проведения проверок фактического наличия документов и их физического состояния. Это позволит своевременно принять меры по устранению недостатков.

13. Включите положения об ответственности за нарушение правил работы с архивом

Следует предусмотреть меры дисциплинарной ответственности за нарушение установленного порядка работы с документами архива.

14. Предусмотрите внесение изменений и дополнений в положение об архиве

Положение должно содержать норму о возможности его актуализации в связи с изменением законодательства, нормативных актов, структуры и штата организации.

15. Утвердите положение об архиве организации приказом руководителя

Положение об архиве вступает в силу после его утверждения руководителем организации. Это придаст ему юридическую силу и обязательность исполнения.

Таким образом, продумав все эти 15 пунктов, можно создать действенное положение об архиве, которое позволит организовать работу с документами на высоком уровне. Положение об архиве организации как нормативный документ должно учитывать все тонкости архивного дела и специфику конкретной организации. При разработке положения об архиве организации образец 2023 может служить хорошей основой, которую необходимо адаптировать с учетом потребностей и возможностей организации. Главное, чтобы этот документ работал на практике и помогал эффективно управлять документами.

Как создать современное эффективное положение об архиве: 15 пунктов в помощь

Положение об архиве организации является важным нормативным документом, регламентирующим работу с документами. Чтобы создать современное и эффективное положение об архиве, рекомендуется учесть следующие 15 пунктов:

1. Определить цели и задачи архива организации. Цель — обеспечить сохранность и использование документов. Задачи — организация хранения, учет, использование документов и др.
2. Указать структуру и состав документов архива. Какие документы хранятся: управленческие, финансовые, кадровые и пр.
3. Прописать порядок комплектования архива документами. Какие документы и в какие сроки поступают на хранение.
4. Описать работу экспертной комиссии по отбору документов. Кто входит в комиссию, порядок отбора документов на хранение.
5. Установить сроки хранения документов в архиве. Например, финансовые документы 5 лет.
6. Закрепить ответственность за архивом за конкретным сотрудником. Указать должность ответственного.
7. Продумать требования к помещению и оборудованию архива. Температурный режим, влажность, стеллажи, сигнализация.
8. Определить порядок учета и описания документов архива. Ведение журналов, составление описей.
9. Прописать правила выдачи и использования архивных документов. Кому и на какой срок выдаются документы.
10. Указать порядок передачи документов на государственное хранение. Какие документы и когда передаются в госархив.
11. Закрепить меры по обеспечению сохранности документов. Защита от пожара, воды, кражи и пр.
12. Определить порядок проверки наличия и состояния документов. Периодичность проверок, фиксация результатов.
13. Включить положения об ответственности за нарушение правил работы с архивом.
14. Предусмотреть внесение изменений и дополнений в положение об архиве.
15. Утвердить положение об архиве организации приказом руководителя.

Таким образом, продуманное и детальное положение об архиве позволит наладить эффективную работу с документами в организации. При разработке рекомендуется использовать типовые положения и учитывать специфику деятельности конкретной организации.