Как учитывать основные средства НКО: пунктов, которые помогут вам разобраться

Определение основных средств для НКО

Основные средства играют важную роль в деятельности любой организации, в том числе и некоммерческой. От правильного учета основных средств зависит достоверность финансовой отчетности НКО.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», к основным средствам относятся материальные активы, которые организация использует для производства товаров, оказания услуг или для управленческих нужд. При этом срок службы объекта должен превышать 12 месяцев.

Основные средства НКО обладают рядом характеристик. Во-первых, они имеют материально-вещественную форму. Это могут быть здания, сооружения, машины, оборудование, транспорт и другие объекты. Во-вторых, основные средства используются организацией на правах собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления или по договору аренды. В-третьих, такие активы приносят НКО экономические выгоды в течение длительного времени, более одного года.

Объект будет относиться к основным средствам, если одновременно выполняются все три условия. Если хотя бы одно условие не соблюдается, то актив следует классифицировать как материальные запасы.

Помимо зданий, машин и оборудования к основным средствам НКО также относят нематериальные активы — патенты, лицензии, программное обеспечение и другие объекты интеллектуальной собственности.

Определив, какие объекты относятся к основным средствам, НКО должна организовать их надлежащий бухгалтерский и налоговый учет.

Классификация основных средств

Чтобы правильно организовать учет, основные средства НКО следует классифицировать по различным признакам.

Во-первых, основные средства делятся на материальные и нематериальные. К материальным относятся здания, сооружения, машины, транспортные средства и другие объекты, которые имеют овеществленную форму. Нематериальными являются объекты интеллектуальной собственности — изобретения, промышленные образцы, полезные модели, программы для ЭВМ и базы данных.

Во-вторых, основные средства классифицируют по отраслевому признаку. К примеру, для образовательной организации это будут учебное оборудование, мебель, компьютеры и оргтехника, здания и сооружения. А в медицинской НКО — медицинское оборудование, инструменты, санитарный транспорт.

В-третьих, основные фонды группируют по функциональному назначению. Можно выделить производственные, хозяйственные и управленческие основные средства. Производственные непосредственно используются в основной деятельности НКО, хозяйственные обеспечивают условия для нее, а управленческие задействованы в управлении и организации работы.

Еще основные средства делят на инвентарные объекты и неинвентарные объекты. К инвентарным относят предметы, которые сохраняют свою натуральную форму в течение всего срока службы. Неинвентарные предметы полностью потребляются в ходе производственного процесса или утрачивают свои качества.

Помимо этого, для целей бухгалтерского учета основные средства классифицируют по способу поступления (приобретенные или созданные самой организацией), по степени использования (находящиеся в эксплуатации, в запасе, на консервации) и другим признакам.

Правильная классификация нужна для того, чтобы группировать однородные объекты, применять к ним единые методы оценки и учета, вести аналитический учет и составлять отчетность. Она позволяет получить полную информацию об основных средствах организации.

Документальное оформление поступления основных средств

Чтобы принять объект к учету в составе основных средств НКО, необходимо правильно оформить его поступление.

Для этого составляют первичные учетные документы:

— При покупке основных средств — договор купли-продажи, счета-фактуры, товарные накладные поставщика.

— При безвозмездном получении — акт о приеме-передаче объекта, письмо-уведомление о безвозмездной передаче.

— При вводе в эксплуатацию собственно изготовленного основного средства — акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств.

— При поступлении в виде вклада в уставный капитал — документы, подтверждающие решение учредителей.

Также составляют акт о приеме-передаче объекта основных средств. В нем указывают наименование, первоначальную стоимость, срок полезного использования, износ (при поступлении от других организаций) и другие необходимые данные об основном средстве.

На основании первичных документов в инвентарной карточке учета основных средств (ОС-6) фиксируют основные сведения об объекте: наименование, инвентарный номер, первоначальную стоимость, срок полезного использования, сумму начисленной амортизации и т.д.

Также можно вести автоматизированный учет основных средств в программах 1С, Бухгалтерия или других.

Правильное документальное оформление позволяет получить полную информацию о поступившем объекте, чтобы в дальнейшем контролировать его движение и эффективно управлять основными средствами НКО.

Оценка основных средств при принятии к учету

При поступлении объекта основных средств в НКО важно правильно определить его первоначальную стоимость, по которой он будет принят к бухгалтерскому учету. От этого зависит сумма начисляемой амортизации, выручка или убыток при выбытии.

Первоначальная стоимость основного средства складывается из:

— Цены приобретения, включая импортные пошлины и невозмещаемые налоги.

— Транспортно-заготовительных расходов по доставке объекта и приведению его в состояние, пригодное для использования.

— Расходов на установку, монтаж, наладку оборудования.

— Иных затрат, непосредственно связанных с приобретением, сооружением или изготовлением основных средств.

Если основное средство получено безвозмездно, то его первоначальная стоимость определяется как сумма денежных средств, которые необходимо было бы уплатить при приобретении такого же объекта.

При изготовлении основного средства хозспособом его стоимость складывается из прямых затрат, непосредственно связанных с созданием объекта.

Оценка нематериальных активов производится исходя из сумм, уплачиваемых в соответствии с договором об их передаче.

Таким образом, правильное определение первоначальной стоимости позволяет достоверно отразить операции с основными средствами в учете и отчетности НКО.

Амортизация основных средств

Амортизация позволяет равномерно включать в затраты организации расходы на приобретение основных средств. Для НКО это также важный инструмент учета.

Амортизацию начисляют ежемесячно в течение всего срока полезного использования объекта. По нематериальным активам амортизация начисляется в том же порядке, что и по основным средствам.

Срок полезного использования определяется при принятии ОС к учету на основании Классификации основных средств, утвержденной Правительством РФ, исходя из:
— ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;
— ожидаемого физического износа этого объекта;
— нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта.

Для начисления амортизации в НКО применяют линейный способ. Сумма амортизации за месяц определяется как первоначальная стоимость ОС, деленная на срок полезного использования в месяцах.

В конце года сумму начисленной амортизации за все месяцы относят на расходы НКО. Амортизационные отчисления уменьшают балансовую стоимость основных средств.

Таким образом, амортизация позволяет равномерно распределить затраты на приобретение дорогостоящих основных средств и реально отразить их стоимость в учете НКО.

Переоценка основных средств

С течением времени первоначальная стоимость основных средств может существенно отличаться от их текущей рыночной стоимости. Чтобы отразить актуальную стоимость объектов в учете и отчетности, НКО может проводить переоценку основных средств.

Переоценку основных средств проводят путем пересчета первоначальной стоимости объекта и суммы амортизации, начисленной за все время использования. Используют один из следующих методов:

— Индексный метод – первоначальная стоимость основного средства умножается на индекс пересчета, полученный из официальных источников.

— Прямой пересчет по документально подтвержденным рыночным ценам – оценщик определяет текущую рыночную стоимость объекта.

— Метод списания переоценки пропорционально накопленной амортизации – переоценке подлежит балансовая стоимость основных средств (первоначальная стоимость за минусом амортизации).

Результат переоценки отражается в бухучете записью по дебету счета учета основных средств и кредиту добавочного капитала организации.

Переоценка позволяет реально отразить стоимость долгосрочных активов НКО в бухучете и более объективно спланировать возмещение затрат на их приобретение.

Ремонт основных средств

В процессе эксплуатации основные средства НКО подвергаются износу, и для поддержания их в рабочем состоянии проводят ремонт. Различают текущий и капитальный ремонт.

Текущий ремонт основных средств направлен на поддержание исправности объектов, он носит профилактический характер. Работы проводят для предупреждения преждевременного износа, устранения мелких неисправностей и поддержания нормальных условий эксплуатации основных средств. Расходы на текущий ремонт отражаются в бухучете как прочие расходы отчетного периода.

Капитальный ремонт проводится для восстановления исправности и полного или близкого к полному восстановлению ресурса объекта основных средств. При капремонте может меняться конструкция, технология производства, повышаться степень автоматизации оборудования. Стоимость капремонта включается в балансовую стоимость основного средства.

Таким образом, текущий и капитальный ремонт позволяют поддерживать основные средства НКО в рабочем состоянии и продлевать срок их полезного использования. От разницы видов ремонта зависит порядок отражения затрат в учете.

Выбытие основных средств

Основные средства могут выбывать из НКО по различным причинам: продажа, безвозмездная передача, списание в связи с непригодностью к использованию и т.д. Порядок отражения выбытия основных средств в учете зависит от причин выбытия.

При продаже основного средства определяется финансовый результат как разница между ценой продажи и остаточной стоимостью (первоначальной стоимости за вычетом накопленной амортизации). Прибыль от продажи увеличивает прочие доходы НКО, убыток — прочие расходы.

При безвозмездной передаче, списании из-за непригодности к использованию остаточная стоимость объекта списывается в прочие расходы отчетного периода.

При выбытии основного средства в результате чрезвычайных обстоятельств (авария, стихийное бедствие) его остаточная стоимость относится на прочие расходы.

Таким образом, корректное документальное оформление выбытия позволяет достоверно отразить это событие в бухучете НКО и исчислить налоговые обязательства.

Учет аренды основных средств

НКО может использовать не только собственные, но и арендованные основные средства. Особенности учета аренды зависят от ее вида.

При операционной аренде арендатор не отражает арендованные объекты на балансе. Расходы по арендной плате признаются в бухучете равномерно на протяжении срока аренды.

При финансовой аренде арендованные основные средства принимаются арендатором к учету в качестве объектов основных средств или нематериальных активов. Первоначальная стоимость определяется в сумме минимальных арендных платежей и выкупной цены. Арендная плата распределяется между расходами по амортизации и начислением процентов по арендным обязательствам.

При возвратной аренде (лизинге) основные средства не списываются с баланса арендодателя. У арендатора объекты учитываются за балансом на забалансовом счете.

Таким образом, НКО ведет раздельный учет собственных и арендованных основных средств, отражает операции аренды в соответствии с ее видом.

Инвентаризация основных средств

Для контроля за наличием и состоянием основных средств НКО проводит их инвентаризацию.

Инвентаризация заключается в проверке фактического наличия объектов, сличении фактических данных с данными бухучета.

Инвентаризацию проводят:

— Перед составлением годовой отчетности;

— При смене материально-ответственных лиц;

— При выявлении фактов хищения, порчи имущества;

— В случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций.

По результатам инвентаризации составляют акт, в котором фиксируют все расхождения с данными учета. На основании акта вносят изменения в учетные данные.

Регулярная инвентаризация позволяет выявить проблемы в сохранности основных средств, предотвратить их хищение и повысить достоверность бухгалтерского учета и отчетности НКО.

Учет основных средств на забалансовых счетах

Некоторые объекты основных средств НКО может учитывать на забалансовых счетах. К таким объектам относят:

— Основные средства, полученные в безвозмездное пользование — учитываются по остаточной стоимости на счете 001 «Арендованные основные средства».

— Основные средства, переданные в доверительное управление — отражаются по остаточной стоимости на счете 002 «Основные средства, принятые в доверительное управление».

— Объекты недвижимости, право собственности на которые не зарегистрировано — учитываются по остаточной стоимости на счете 003 «Непроизведенные активы».

— Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению — принимаются к учету по плановой стоимости на счете 004 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

— Изъятые из эксплуатации основные средства до принятия решения об их дальнейшем использовании — учитываются по остаточной стоимости на счете 010 «Изъятые из эксплуатации основные средства».

Таким образом, забалансовые счета позволяют НКО контролировать наличие и движение основных средств, которые не могут быть приняты к балансовому учету.

Раскрытие информации об основных средствах в отчетности

Чтобы заинтересованные пользователи могли получить информацию об основных средствах, НКО раскрывает о них данные в бухгалтерской отчетности.

В Бухгалтерском балансе основные средства отражаются по остаточной стоимости в разделе I «Внеоборотные активы». Также в балансе раскрывается информация о наличии и движении основных средств за отчетный период.

Более подробные данные приводятся в Пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах:

— первоначальная и остаточная стоимость основных средств на начало и конец периода;

— поступление, выбытие, начисленная амортизация, переоценка основных средств за период;

— способ начисления амортизации;

— сроки полезного использования объектов основных средств.

Такое раскрытие позволяет пользователям оценить стоимость имущества НКО, изменения в составе основных средств, их техническое состояние.

Налогообложение операций с основными средствами

НКО должна правильно исчислять и уплачивать налоги по операциям с основными средствами. Рассмотрим основные моменты:

1. НДС. При приобретении основных средств у поставщиков НКО имеет право на вычет входящего НДС. При безвозмездном получении, внесении учредителями в качестве вклада в уставный капитал НДС не облагается.

2. Налог на прибыль. Суммы начисленной амортизации по основным средствам включаются в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Доходы и расходы от продажи основных средств также учитываются.

3. Налог на имущество. Основные средства, находящиеся на балансе, облагаются налогом на имущество по кадастровой стоимости. Для движимого имущества может применяться льгота.

4. Земельный налог. Участки, на которых расположены здания и сооружения НКО, облагаются земельным налогом.

5. Транспортный налог. Отдельные виды транспортных средств, зарегистрированных за НКО, облагаются транспортным налогом.

Таким образом, НКО должна контролировать налоговые обязательства при осуществлении операций с основными средствами.

Особенности учета отдельных видов основных средств

Как учитывать основные средства НКО: пункты, которые помогут вам разобраться.

Учет основных средств в некоммерческих организациях имеет свои особенности.

1. Поступление основных средств. Основные средства могут поступать в НКО разными путями: покупка за счет целевых средств, безвозмездное пожертвование, взнос учредителя и другие. В любом случае необходимо оформить соответствующие первичные документы.
2. Амортизация. В отличие от коммерческих организаций, НКО может не начислять амортизацию по основным средствам, приобретенным за счет целевого финансирования. Это связано с особенностями учета целевых средств.
3. Ремонт основных средств. Расходы на ремонт основных средств НКО списывает на соответствующие статьи затрат. В отдельных случаях возможно увеличение стоимости объекта основных средств на сумму ремонта.
4. Списание. При выбытии основного средства также оформляются первичные документы. Сумма списания зависит от способа начисления амортизации.
5. Учет в 1С. Многие НКО используют программу 1С для автоматизации учета. 1С позволяет вести все необходимые учетные записи по основным средствам.
6. Раскрытие информации. Согласно законодательству, НКО обязана раскрывать информацию об основных средствах в своей бухгалтерской отчетности.

Таким образом, при учете основных средств в НКО следует учитывать особенности поступления, амортизации, ремонта, списания и раскрытия информации в отчетности. Правильный учет позволит обеспечить контроль за использованием имущества НКО.

Автоматизация учета основных средств

Как учитывать основные средства НКО: пункты, которые помогут вам разобраться.

В настоящее время многие некоммерческие организации переходят на автоматизированные системы учета основных средств. Это позволяет оптимизировать этот процесс и снизить трудозатраты бухгалтерии. Давайте рассмотрим основные преимущества автоматизации учета ОС в НКО:

1. Учет в реальном времени. Все операции с основными средствами отражаются в системе сразу после их совершения.
2. Аналитика. Программы позволяют вести многоуровневый аналитический учет, формировать различные отчеты по основным средствам.
3. Контроль. Система не позволит провести некорректную проводку, списать основное средство раньше срока и т.д.
4. Настройка учета. Программы имеют гибкие настройки учета основных средств для каждой организации.
5. Интеграция. Автоматизированные системы легко интегрируются с другим программным обеспечением НКО.
6. Снижение трудозатрат. Автоматизация экономит время сотрудников бухгалтерии на рутинных операциях.

Одной из наиболее популярных программ для автоматизации учета основных средств в НКО является 1С. Она имеет специальные конфигурации, учитывающие особенности НКО. Внедрение таких систем поможет оптимизировать учет основных средств.