Какая отчетность по НДФЛ нас ждет в 2023 году: лучшие способы подготовки

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — один из основных налогов, с которым сталкиваются граждане России. В 2023 году нас ожидает несколько важных изменений в правилах и порядке сдачи отчетности по НДФЛ, о которых стоит знать заранее, чтобы подготовиться и избежать штрафов.

Во-первых, увеличится срок хранения документов по НДФЛ. Если ранее работодатели хранили отчетность в течение 4 лет, то теперь этот срок будет увеличен до 6 лет. Это касается всех первичных документов по начислению зарплаты и удержанию НДФЛ.

Во-вторых, изменится форма 6-НДФЛ, которую работодатели предоставляют в налоговую по итогам года. Будут добавлены новые строки, например для отражения доходов от продажи имущества. Поэтому бухгалтерам нужно будет изучить обновленную форму заранее.

В-третьих, компании должны будут отчитываться о выплаченных дивидендах. Если раньше отчетность по дивидендам сдавали только по запросу налоговой, то теперь это станет обязательным каждый год.

Чтобы подготовиться к этим изменениям, рекомендуется заблаговременно изучить новые требования, проверить текущие бизнес-процессы на соответствие обновленным правилам, настроить бухгалтерские программы, обновить внутренние регламенты. Особое внимание стоит уделить хранению первичных документов на случай проверки.

Также важно регулярно отслеживать изменения в законодательстве, чтобы быть в курсе последних требований. Можно подписаться на рассылки профильных ресурсов, посещать вебинары и читать специализированные издания. Грамотная подготовка к отчетному сезону поможет сдать документы по НДФЛ в срок и без штрафов.

Рассчитать суммы НДФЛ для отчетности

Подготовка отчетности по НДФЛ — важный этап работы бухгалтерии любой компании. Чтобы сдать отчетность в срок и без ошибок, нужно верно рассчитать все суммы налога.

Прежде всего, нужно определить налоговую базу — общий доход сотрудника за отчетный период, облагаемый НДФЛ. Это могут быть зарплата, премии, бонусы, компенсации и другие выплаты в денежной или натуральной форме.

Далее следует учесть доходы, не облагаемые НДФЛ. К ним относятся некоторые компенсационные и социальные выплаты, например, оплата больничного. Их нужно вычесть из налоговой базы.

Затем применяется вычет. Стандартные вычеты на детей, имущество, лечение предоставляются автоматически, а социальные по заявлению сотрудника. Вычеты тоже уменьшают налоговую базу.

После этого можно рассчитать сумму НДФЛ. Для этого налоговую базу умножают на ставку налога — 13%. Полученная сумма НДФЛ удерживается из зарплаты сотрудника при каждой выплате.

В конце года все данные по начисленной зарплате, удержанному НДФЛ, выплаченным суммам сводятся в специальные формы отчетности — 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. В них отражаются общие суммы доходов и налогов по каждому сотруднику.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется вести налоговый учет в специальных программах: 1С, СБИС и других. Они автоматически рассчитывают НДФЛ, заполняют отчетные формы, сверяют данные.

Таким образом, чтобы правильно подготовить отчетность по НДФЛ, нужно верно определить налоговую базу, применить вычеты, рассчитать итоговую сумму налога и отразить все данные в отчетных формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Автоматизация этих расчетов позволит избежать ошибок и сэкономит время бухгалтерии.

Подготовить все необходимые документы

Подготовка полного пакета документов — важнейший этап сдачи отчетности по НДФЛ. Чтобы избежать штрафов и претензий со стороны налоговой, нужно тщательно собрать и проверить все бумаги.

В первую очередь, это первичные документы по начислению заработной платы. Сюда входят трудовые договоры, приказы, листки нетрудоспособности, расчетные листки по зарплате. Они должны быть заполнены корректно и содержать все обязательные реквизиты.

Также потребуются документы по выплаченным премиям, бонусам, компенсациям и другим видам доходов. Например, положение о премировании, приказы о выплате премий, акты о предоставлении материальной помощи.

Не забудьте приложить заявления сотрудников на получение стандартных вычетов на детей, имущество, образование и лечение. Для социальных вычетов потребуются подтверждающие документы.

Отдельно соберите документы по выплаченным дивидендам — протоколы о выплате, банковские выписки, платежные поручения. Это новое обязательное требование 2023 года.

Кроме того, приготовьте заполненные формы отчетности: 2-НДФЛ по каждому сотруднику и сводную форму 6-НДФЛ. Они должны быть подписаны руководителем и заверены печатью.

Весь пакет рекомендуется собрать в папку, пронумеровать и прошить, чтобы документы не потерялись. Также можно подготовить опись документов. Обязательно сделайте копии на всякий случай.

Перед сдачей проверьте все документы на корректность заполнения, комплектность и соответствие друг другу. Лучше попросить коллегу провести независимую проверку. Это поможет выявить и устранить ошибки.

Таким образом, чтобы успешно сдать отчетность по НДФЛ, нужно максимально ответственно подойти к подготовке документов: собрать полный пакет бумаг, тщательно проверить, систематизировать и скопировать. Это избавит от проблем при сдаче отчета и возможных штрафов со стороны налоговой службы.

Составить реестры для отчетности в ИФНС и ФСС

Помимо основных форм, в состав отчетности по НДФЛ также входят специальные реестры.

Для ИФНС составляются следующие реестры:

• Реестр сведений о доходах физлиц — суммирует все доходы, с которых был удержан НДФЛ, по каждому сотруднику.
• Реестр страховых взносов — суммы начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
• Реестр сведений о предоставленных вычетах — информация о всех примененных налоговых вычетах.

Для ФСС потребуется:

• Реестр застрахованных лиц — персональные данные, размер начисленной зарплаты, суммы пособий по временной нетрудоспособности.
• Реестр страхователя — реквизиты организации, сведения о сотрудниках, банковские реквизиты.

Все реестры составляются на основе первичных документов по начислению заработной платы и уплате взносов. Для автоматизации процесса можно использовать специальное программное обеспечение, например 1С.

Главное — проверить правильность указанных в реестрах данных. Они должны строго соответствовать информации в отчетных формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Это важно для прохождения камеральных проверок отчетности без замечаний.

Таким образом, реестры являются неотъемлемой частью полного пакета отчетности по НДФЛ. От качества их подготовки зависит успешное прохождение проверок со стороны контролирующих органов.

Проверить правильность заполнения отчетных форм

Заполнение отчетных форм по НДФЛ — это ответственный этап подготовки отчетности, требующий внимания и аккуратности. Как проверить, чтобы формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ были заполнены корректно и без ошибок?

Прежде всего, убедитесь, что используются действующие версии форм. Они ежегодно обновляются, поэтому брать бланки нужно только с официального сайта ФНС.

Далее проверьте правильность указанных реквизитов компании — ИНН, КПП, юридический адрес, контактная информация. Они должны полностью соответствовать данным из ЕГРЮЛ.

Проверьте персональные данные сотрудников — ФИО, ИНН, дата рождения, паспортные данные. Сверьте их с трудовыми книжками и другими документами.

Сопоставьте суммы в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ с первичными документами — расчетными ведомостями, реестрами, бухгалтерскими справками. Цифры должны совпадать.

Особое внимание обратите на заполнение кодов бюджетной классификации. Они определяют, куда будут перечислены налоги, и должны быть указаны верно.

Проверьте заполнение раздела 2 формы 6-НДФЛ по вычетам. Данные должны соответствовать представленным сотрудниками заявлениям.

Убедитесь, что все листы форм пронумерованы, итоговые суммы по ним совпадают, а документы подписаны и заверены печатью. Это важные требования к оформлению.

Дополнительно можно попросить коллегу проверить заполнение форм — четыре глаза всегда лучше, чем два. Это поможет снизить риск ошибок.

Тщательная проверка заполнения отчетных форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ позволит исключить возможные ошибки и неточности. А это залог успешного прохождения камеральных проверок отчетности в налоговых органах.

Отправить отчетность в электронном виде

После того как отчетность по НДФЛ собрана и проверена, ее необходимо отправить в налоговые органы.

С 2019 года отчеты по НДФЛ принимаются только в электронном виде через специальный сервис ФНС. Бумажные формы больше не нужны.

Для отправки отчетности в электронном виде необходимо:

1. Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте nalog.ru, получить ЭЦП.
2. Сформировать пакет электронных форм в специальной программе (СБИС, 1С и др.).
3. Проверить корректность заполнения и соответствие электронных и бумажных форм.
4. Подписать пакет электронной подписью руководителя.
5. Отправить через личный кабинет ФНС вместе с сопроводительным письмом.

Основные преимущества электронной отчетности:

• Экономия времени и средств на печать и доставку.
• Оперативная обработка и проверка отчетности налоговыми органами.
• Снижение риска ошибок при заполнении форм.
• Возможность отслеживания статуса приема отчетности.

Таким образом, электронный документооборот значительно упрощает процесс сдачи отчетности для компаний. Главное — соблюдать все технические требования и заблаговременно проверять корректность электронных форм НДФЛ перед отправкой.

Получить подтверждения о принятии отчетности

После отправки отчетности важно убедиться, что налоговые органы ее приняли.

Прежде всего, статус приема отчетности можно отследить в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Там будут отображаться этапы обработки и проверки сданного налогового пакета.

После принятия отчетности налоговая направляет уведомление об успешном получении форм НДФЛ. Оно поступает в личный кабинет в течение 5 дней после подачи.

Также в течение 10 дней должно прийти официальное подтверждение о принятии отчетности по форме КНД 1151020. Этот документ отправляют по почте заказным письмом.

Если в течение установленного срока подтверждения о принятии отчетности не поступило, следует обратиться в налоговую за разъяснениями. Возможно, были допущены ошибки, из-за которых возникли сложности с приемом отчетности.

Полученные из налоговой подтверждения о принятии НДФЛ нужно хранить вместе с отчетностью. Это защитит от претензий в случае, если налоговая в дальнейшем заявит об отсутствии отчета.

Таким образом, наличие подтверждений о приеме НДФЛ — обязательное условие для фиксации факта сдачи отчетности в налоговые органы в срок.

Исправить ошибки в отчетности при необходимости

Несмотря на тщательную подготовку, в отчетности по НДФЛ могут быть допущены ошибки.

Если налоговая инспекция при проверке выявила ошибки, она направит уведомление с требованием внести исправления в течение 5 рабочих дней. Исправленную отчетность нужно будет сдать повторно.

Также ошибки могут быть обнаружены самой компанией после подачи отчетности. В этом случае следует подготовить корректировочную отчетность по форме 6-НДФЛ-КОРР.

В ней указывается отчетный период, в котором были допущены ошибки, правильные данные и ссылка на ранее поданную отчетность. Корректировочная отчетность подается в налоговую тем же способом, что и первоначальный отчет.

Основные причины корректировки:

• Неправильно указаны реквизиты организации или сотрудников.
• Ошибки в исчислении налоговой базы и суммы НДФЛ.
• Некорректное применение налоговых вычетов.
• Описки и опечатки в числовых данных.

Главное при обнаружении ошибок — не ждать требования из налоговой, а самостоятельно в кратчайшие сроки подать уточненную отчетность. Это позволит избежать штрафов.

Подготовить и передать справки о доходах сотрудникам

После сдачи годовой отчетности в налоговую компания обязана подготовить и в установленные сроки передать сотрудникам справки о полученных доходах и удержанных налогах.

Справка по форме 2-НДФЛ выдается каждому сотруднику, которому в течение года начислялась заработная плата, премии, бонусы и другие выплаты.

В справке указываются:

• общая сумма дохода сотрудника за год;
• облагаемые и необлагаемые НДФЛ выплаты;
• предоставленные налоговые вычеты;
• начисленная и удержанная сумма НДФЛ.

Справки по форме 2-НДФЛ должны быть подготовлены и переданы сотрудникам не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

Справки можно отправить по почте заказным письмом, вручить лично под подпись или направить в электронном виде через официальный сервис ФНС.

Сотрудники используют 2-НДФЛ для получения налоговых вычетов, оформления кредитов, взаимодействия с налоговыми органами. Поэтому крайне важно своевременно и правильно подготовить этот документ.

Проверить полноту уплаты НДФЛ в бюджет

После сдачи отчетности важно убедиться, что вся сумма НДФЛ, исчисленная с доходов сотрудников, в полном объеме перечислена в бюджет.

Для начала нужно сопоставить данные из отчетности по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ о суммах начисленного и удержанного налога. Эти суммы должны совпадать.

Далее следует проверить фактически перечисленные суммы НДФЛ, указанные в банковских выписках и платежных поручениях. Их нужно сопоставить с суммами начисленного налога.

Также можно запросить в налоговой инспекции справку об уплаченных суммах НДФЛ за отчетный период. Это поможет выявить возможную недоимку.

Причины неполной уплаты НДФЛ:

• Ошибки в расчетах, из-за которых занижена сумма налога.
• Некорректное заполнение платежных поручений.
• Пропуск сроков уплаты налога.
• Неучтенные выплаты в пользу сотрудников.

Если обнаружена недостача перечисленных сумм НДФЛ, необходимо незамедлительно доплатить недостающую сумму, включив пени. Это позволит избежать штрафов со стороны налоговых органов.

Регулярная сверка расчетных и фактически уплаченных сумм НДФЛ — обязательная мера для обеспечения полноты перечисления этого важного налога в бюджет.

Уточнить остатки НДФЛ к уплате на следующий период

После завершения отчетного периода полезно уточнить остатки НДФЛ, которые перейдут на следующий налоговый период. Это поможет правильно спланировать налоговые платежи.

Остатками НДФЛ считаются суммы этого налога, начисленные в текущем периоде, но подлежащие уплате в следующем. Это бывает, если:

• Налог удержан из заработной платы в декабре текущего года. Его нужно перечислить в январе следующего года.
• Сумма ежемесячного авансового платежа по НДФЛ завышена. Образуется переплата налога.
• По итогам года возникает увеличение налогового вычета. Часть НДФЛ подлежит возврату налогоплательщику.

Чтобы учесть эти остатки, нужно проанализировать данные учета по НДФЛ, сверить их с отчетными формами. Выявленные суммы переносятся в налоговый учет следующего периода.

Учет остатков НДФЛ важен для соблюдения сроков уплаты налога, исключения штрафов, правильности расчетов с бюджетом и Фондом социального страхования. Он обеспечивает преемственность в налоговом учете на стыке отчетных периодов.

Обеспечить хранение бумажных и электронных форм отчетности

После успешной сдачи отчетности важно правильно организовать ее хранение.

С 2023 года срок хранения документов по НДФЛ увеличен с 4 до 6 лет. Это касается как бумажных, так и электронных форм отчетности.

Бумажные формы рекомендуется систематизировать в папки в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, составить опись документов. Папки должны храниться в специально отведенном месте, исключающем порчу и утерю.

Электронные формы также нужно систематизировать в папки на компьютере в соответствии с отчетными периодами. Рекомендуется сделать несколько резервных копий на внешних носителях.

Важный момент — обеспечение конфиденциальности персональных данных сотрудников, содержащихся в отчетности. Необходимо ограничить доступ к бумажным и электронным документам.

По истечении срока хранения документы по НДФЛ подлежат уничтожению. Бумаги можно измельчить, электронные носители — физически уничтожить.

Правильная организация хранения налоговой отчетности — важное условие для соблюдения законодательства, а также оперативного поиска документов в случае запроса из налоговых органов.

Вести учет предоставленных налоговых вычетов

Важной частью подготовки отчетности по НДФЛ является ведение учета предоставленных работникам налоговых вычетов.

Стандартные налоговые вычеты на детей, имущество, образование и лечение предоставляются автоматически без заявления. Но работодатель должен иметь подтверждающие документы: копии свидетельств о рождении, договоров купли-продажи недвижимости и т.д.

Социальные налоговые вычеты предоставляются на основании письменного заявления работника и подтверждающих документов: чеков на лечение, договоров по ипотеке, платежных документов об уплате процентов и т.п.

Все документы, подтверждающие право на вычет, подшиваются в личные папки работников. Рекомендуется вести журнал учета предоставленных вычетов, в котором фиксируются даты и суммы.

Эти данные также вносятся в расчетные листки работников и отражаются в отчетности по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Аккуратный учет налоговых вычетов важен для контроля правильности исчисления НДФЛ, прохождения проверок, а также предупреждения споров с работниками по вопросам налогообложения доходов.

Контролировать соблюдение сроков сдачи отчетности

Отчетность по НДФЛ должна представляться в установленные законодательством сроки.

Годовая отчетность по НДФЛ сдается не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Ежеквартально уплачиваются авансовые платежи по налогу — не позднее последнего числа месяца, следующего за кварталом.

Для контроля рекомендуется заранее составить график документооборота с указанием сроков:

• Подготовка первичных документов;
• Формирование отчетности;
• Проверка и подписание форм;
• Отправка в контролирующие органы.

Полезно вести журнал учета сдачи отчетности, отмечая даты фактической подачи документов.

За неделю до окончания срока сдачи рекомендуется напоминать сотрудникам о необходимости своевременной подготовки всех документов и проверке данных.

Если отчетность подается в последний день срока, важно убедиться в корректной доставке документов в контролирующий орган.

Соблюдение сроков сдачи налоговой отчетности — важная задача, требующая планомерности и самоконтроля. Это позволит избежать штрафных санкций со стороны налоговых органов.

Получить электронную подпись для сдачи отчетности

С 2019 года отчетность в налоговые органы принимается только в электронном виде. Для этого организациям необходимо получить электронную подпись.

Электронная подпись бывает двух видов:

• Усиленная квалифицированная (ЭП) — выдается удостоверяющим центром;
• Усиленная неквалифицированная (УНЭП) — выдается ФНС.

Для сдачи отчетности по НДФЛ достаточно УНЭП. Ее можно получить бесплатно в личном кабинете налогоплательщика на сайте nalog.ru.

Для этого потребуется:

• Зарегистрировать личный кабинет организации;
• Подтвердить полномочия руководителя и главного бухгалтера;
• Подать заявление на выдачу УНЭП.

После проверки данных ФНС направит файлы с электронной подписью в личный кабинет. С их помощью можно будет подписывать и отправлять отчетные формы по НДФЛ.

Наличие ЭП или УНЭП является обязательным условием для представления отчетности в электронном виде. Это нужно учитывать заранее при подготовке к отчетной кампании.