Образец справки о штатной численности организации

Справка о штатной численности — это документ, подтверждающий количество сотрудников в организации. Цель ее подготовки заключается в следующем:

Цель подготовки справки о штатной численности

Справка о штатной численности необходима организации для предоставления в различные инстанции в качестве подтверждения данных о количестве работников. Основные цели получения такой справки:

  • Подтверждение численности персонала для госорганов. Например, для налоговой инспекции, Пенсионного фонда, Фонда социального страхования и других контролирующих органов.
  • Получение льгот, субсидий, участие в госпрограммах. Численность сотрудников может повлиять на получение господдержки для малого или среднего бизнеса.
  • Участие в тендерах и госзакупках. Сведения о персонале могут потребовать для подтверждения квалификации участника.
  • Оформление кредитов и получение инвестиций. Банки и инвесторы оценивают кадровый потенциал организации.
  • Аренда и покупка недвижимости. Численность сотрудников может влиять на условия аренды офиса или здания.
  • Оценка деятельности и потенциала организации контрагентами и партнерами.

Таким образом, справка о штатной численности необходима для подтверждения количества сотрудников организации с различными целями. Это важный кадровый документ, позволяющий получить нужные льготы, оформить кредит, принять участие в тендере и т.д. Поэтому справку о штатной численности надо готовить внимательно, строго следуя правилам, чтобы избежать ошибок и неточностей.

Справка о штатной численности может запрашиваться различными организациями и государственными органами.

Кто запрашивает справку о штатной численности

Образец справки о штатной численности организации

В первую очередь, справка о количестве сотрудников необходима контролирующим и надзорным госорганам:

  • Налоговые органы. Инспекция может запросить справку в рамках налоговой проверки для контроля правильности исчисления налогов, которые зависят от численности персонала.
  • Пенсионный фонд РФ. Для контроля правильности начисления взносов в пенсионный фонд.
  • Фонд социального страхования. Сведения о сотрудниках необходимы для контроля страховых взносов в фонд.
  • Фонд обязательного медицинского страхования.
  • Органы статистики.

Также справка о штатной численности может потребоваться:

  • Банкам и инвесторам при получении кредитов и инвестиций.
  • Участникам тендеров и госзакупок.
  • Организаторам госпрограмм и получателям субсидий.
  • Контрагентам и партнерам организации.
  • Арендодателям помещений.

Таким образом, справка о количестве сотрудников может запрашиваться довольно широким кругом организаций для решения своих задач и в рамках своих полномочий. Поэтому организации следует быть готовой предоставить такую справку по запросу.

Справку о штатной численности организации готовит специалист кадровой службы на основании данных о сотрудниках.

Кто готовит справку о штатной численности

Образец справки о штатной численности организации

Подготовка справки о количестве сотрудников входит в обязанности специалистов кадровой службы организации. Это может быть:

  • Начальник отдела кадров.
  • Менеджер по персоналу.
  • Специалист по кадрам.
  • Инспектор отдела кадров.

В небольших организациях справку может готовить бухгалтер, который работает с кадрами. Главное требование — специалист должен хорошо знать штатное расписание и список сотрудников организации.

Порядок подготовки справки:

  1. Специалист собирает актуальные данные о количестве сотрудников из табеля учета рабочего времени, графика отпусков, больничных листов, приказов о приеме, увольнении.
  2. На основании этих данных заполняется форма справки о штатной численности.
  3. Справка подписывается руководителем организации.
  4. Заверяется печатью организации.
  5. Регистрируется в журнале учета кадровых документов.

Таким образом, подготовкой справки занимается специалист кадровой службы на основании актуальных данных о сотрудниках организации. Это важный этап, от которого зависит достоверность предоставляемой информации.

Справка о штатной численности отражает данные на конкретную дату. Поэтому tакая справка имеет ограниченный срок действия.

Срок действия справки о штатной численности

Как правило, справка о количестве сотрудников действительна в течение 30 дней с даты ее подписания руководителем организации и заверения печатью. Это связано со следующим:

  • Штатное расписание может меняться. Могут приниматься и увольняться сотрудники.
  • Работники могут уходить в отпуск, на больничный, что влияет на численность.
  • Данные справки должны быть максимально актуальными на момент ее предоставления.

Поэтому в справке всегда указывается дата, на которую предоставлены данные о количестве сотрудников. Большинство организаций устанавливают срок действия такой справки равным 30 календарным дням с указанной даты.

Исключения возможны, если в запросе указан иной срок. Например, если налоговая инспекция запрашивает справку о численности за прошедший квартал, то ее срок действия может быть равен 3 месяцам.

Если справка необходима для долгосрочных целей, например, для получения кредита, ее срок может быть увеличен до нескольких месяцев или до конца года. Главное, чтобы она отражала актуальные данные на момент использования.

Справка о штатной численности содержит основные сведения о количестве и составе работников организации.

Перечень данных, включаемых в справку о штатной численности

Образец справки о штатной численности организации

В справку о штатной численности включают следующие сведения:

  • Наименование организации (полное и сокращенное).
  • Юридический и фактический адрес организации.
  • ФИО и должность руководителя организации.
  • Дата, на которую предоставляется справка.
  • Списочная численность работников в целом по организации.
  • Списочная численность работников в разбивке по категориям:
    • Руководители
    • Специалисты
    • Служащие
    • Рабочие

    Таким образом, справка содержит общую численность персонала и распределение работников по категориям. Эти данные берутся из штатного расписания организации. Справка позволяет оценить кадровый состав и потенциал компании.

    Справка о штатной численности оформляется по определенной форме, утвержденной в организации.

    Форма справки о штатной численности

    Справка о количестве сотрудников оформляется на фирменном бланке организации. Форма такой справки может утверждаться внутренним локальным актом — приказом или распоряжением руководителя.

    Рекомендуемые требования к форме справки:

    • Название документа «Справка о штатной численности».
    • Реквизиты организации в верхнем колонтитуле.
    • Нумерация страниц при многостраничной справке.
    • Табличная форма представления данных.
    • Подпись руководителя в нижнем колонтитуле.
    • Место для печати.

    Таблица в справке может содержать такие графы:

    • Наименование категории работников.
    • Штатная численность согласно штатному расписанию.
    • Списочная численность на дату предоставления справки.

    Справка должна помещаться на 1-2 листа формата A4. Текст справки печатается шрифтом Times New Roman, размер 12-14 пт. Форма справки должна быть максимально структурирована и удобна для восприятия.

    Пример формы справки можно посмотреть в образце справки о штатной численности организации.

    Справка о штатной численности заполняется в соответствии с установленными правилами.

    Порядок заполнения справки о штатной численности

    Образец справки о штатной численности организации

    Процесс подготовки справки о количестве сотрудников включает следующие этапы:

    1. Специалист кадровой службы определяет необходимость в составлении справки на основании запроса или по собственной инициативе.
    2. Уточняет дату, на которую необходимо предоставить данные по штатной численности.
    3. Собирает и анализирует информацию по штатам и персоналу из кадровых документов.
    4. Заполняет форму справки в соответствии с требованиями:
      • Указывает реквизиты организации.
      • Вносит дату, на которую предоставлены данные.
      • Заполняет численность в разрезе категорий работников.
      • Проверяет правильность указанных сведений.
    5. Передает справку на подпись руководителю организации.
    6. Заверяет подписанную справку печатью организации.
    7. Регистрирует справку в журнале учета кадровых документов.

    Справка о штатном составе заполняется специалистом кадровой службы на основе актуальных данных о сотрудниках организации. Правильное заполнение этого документа — залог достоверности предоставляемой информации.

    Подписание и заверение придают справке о штатной численности юридическую силу.

    Подписание и заверение справки о штатной численности

    После заполнения справка о количестве сотрудников подписывается руководителем организации. Это может быть:

    • Генеральный директор
    • Директор
    • Индивидуальный предприниматель

    Если руководитель отсутствует, справку может подписать лицо, исполняющее его обязанности, или иное лицо, уполномоченное на это приказом.

    Подпись в справке должна соответствовать подписи этого лица в других документах. Рядом указывают должность и расшифровку подписи.

    После подписания справка заверяется печатью организации. Оттиск печати должен быть четким и читаемым. Место для печати указывается под подписью руководителя.

    Подписание и заверение придают справке юридическую силу. Документ без подписи и печати считается недействительным. Поэтому эта процедура является обязательной для придания справке статуса официального документа.

    Подписанная и заверенная справка готова к выдаче или отправке в организацию, которая ее запросила.

    Образец справки о штатной численности поможет правильно оформить этот документ в организации.

    Как получить образец справки о штатной численности

    Образец справки о штатной численности организации

    Существует несколько способов получения образца справки о количестве сотрудников:

    1. Разработать форму справки самостоятельно на основе требований трудового законодательства и рекомендаций кадровых специалистов.
    2. Воспользоваться образцом из внутренних локальных документов организации, если такой имеется.
    3. Найти образец на специализированных интернет-ресурсах, посвященных кадровому делопроизводству.
    4. Получить готовый образец у разработчиков справочных правовых систем, например, КонсультантПлюс, Гарант.
    5. Заказать разработку образца в специализированных компаниях по делопроизводству.
    6. Обратиться за помощью к профильным специалистам: юристам, кадровым агентствам.

    Главное при выборе образца — убедиться, что он соответствует требованиям законодательства и отражает все необходимые данные о персонале организации. На основе выбранного образца можно разработать собственную форму справки для использования в кадровой работе.

    При сокращении персонала в организации справка о штатной численности заполняется с учетом некоторых особенностей.

    Особенности справки о штатной численности при сокращении персонала

    Образец справки о штатной численности организации

    Если в организации проводится сокращение численности или штата работников, то в справке отражают:

    • Штатную численность в соответствии с приказами о сокращении.
    • Фактическую численность с учетом уволенных по сокращению.
    • Численность работников, которым уведомления о сокращении вручены, но они еще не уволены.

    Кроме того, при сокращении штата необходимо:

    1. Указывать дату, до которой действует сокращенное штатное расписание.
    2. При наличии вакансий указывать их количество в справке.
    3. Отражать в справке численность работников, находящихся под угрозой увольнения.
    4. Согласовывать данные со службой занятости населения.

    Таким образом, при сокращении штатов справка отражает как утвержденную штатную численность по новому штатному расписанию, так и фактическое количество работающих сотрудников на момент ее составления.

    При заполнении справки о штатной численности возможны различные ошибки.

    Ошибки при заполнении справки о штатной численности

    К типичным ошибкам при составлении справки о количестве сотрудников относятся:

    • Несоответствие данных штатному расписанию. Например, при его изменении не учитываются новые должности или произошедшее сокращение.
    • Неправильное определение списочной численности. Не учитываются временно отсутствующие сотрудники (в отпусках, на больничных).
    • Неполное заполнение граф разбивки по категориям персонала. Забывают указать отдельно руководителей, рабочих.
    • Отсутствие даты, на которую предоставлены данные по штатам. Это важно для определения актуальности справки.
    • Ошибки в реквизитах организации, ФИО и должности руководителя.
    • Отсутствие подписи руководителя и печати организации.

    Такие ошибки могут привести к предоставлению недостоверных данных и иметь негативные последствия для организации.

    Чтобы их избежать, справку должен заполнять квалифицированный специалист кадровой службы, тщательно проверяя все данные.

    Предоставление недостоверных данных в справке о штатной численности может повлечь ответственность для организации и специалиста кадровой службы.

    Ответственность за предоставление недостоверных сведений

    Образец справки о штатной численности организации

    Если в справке о количестве сотрудников были указаны неверные данные, организация и виновные лица могут быть привлечены к следующим видам ответственности:

    • Административная ответственность в виде штрафов за нарушение порядка предоставления информации госорганам.
    • Налоговые санкции, если из-за недостоверных данных были занижены налоги.
    • Уголовная ответственность за мошенничество в крупных размерах.
    • Отказ в предоставлении льгот, субсидий, участии в госпрограммах.
    • Расторжение договоров с контрагентами.
    • Дисциплинарные взыскания для специалиста кадровой службы.

    Чтобы избежать проблем, важно тщательно готовить справку о штатной численности, проверять все данные, сверять с первичными документами. Ответственность должен нести работник кадровой службы, заполнявший и подписывавший справку.

    Справки о штатной численности относятся к кадровым документам организации, поэтому должны храниться в соответствии с правилами кадрового делопроизводства.

    Хранение справок о штатной численности

    Образец справки о штатной численности организации

    Хранение справок о количестве сотрудников осуществляется с соблюдением следующих требований:

    • Справки хранятся в кадровой службе, ведущей учет персонала — отделе кадров, бухгалтерии по учету персонала.
    • Должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность документов:
      • Сейфы, металлические шкафы с замками.
      • Специально отведенные помещения с ограниченным доступом.
      • Охранные системы, сигнализация.

      Правильное хранение обеспечивает длительную сохранность справок о штатной численности, а также возможность оперативного доступа к ним.

      Для наглядности рассмотрим, как выглядит заполненная справка о штатной численности на конкретном примере.

      Пример заполненной справки о штатной численности

      Представим, что в организации ООО «Пример» по состоянию на 01.02.2023 числится 56 работников. Из них:

      • Руководители — 3 человека.
      • Специалисты — 15 человек.
      • Рабочие — 35 человек.
      • Совместители — 2 человека.
      • Внешние совместители — 1 человек.

      Тогда справка будет заполнена следующим образом:

      Наименование организации: ООО «Пример»
      Юридический адрес: г. Москва, ул. Примерная, д.1
      ФИО руководителя: Иванов Иван Иванович
      Должность: Директор
      Дата: 01.02.2023

      Директор ___________ И.И. Иванов

      Таким образом на примере видно, как заполняются все реквизиты справки о штатной численности организации.

      Полезные советы по заполнению справки о штатной численности

      Чтобы избежать ошибок при заполнении справки о количестве сотрудников, рекомендуется придерживаться следующих советов:

      1. Использовать актуальную форму справки, утвержденную в организации.
      2. Указывать дату, на которую предоставляются данные по штатам.
      3. Сверять информацию со штатным расписанием и другими кадровыми документами.
      4. Вносить данные о временно отсутствующих сотрудниках (в отпусках, на больничных).
      5. Разделять работников по категориям в соответствии с указаниями.
      6. Проверять соответствие подписи руководителя образцу.
      7. Контролировать наличие четкого оттиска печати.
      8. Регистрировать справку в журнале учета кадровых документов.

      Следование этим советам позволит составить справку о штатной численности в соответствии с требованиями и избежать типовых ошибок.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *