Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

Что такое подотчетное лицо и подотчетные расчеты

Подотчетное лицо — это работник организации, которому выдаются денежные средства под отчет на различные хозяйственные нужды.

Подотчетными называются расчеты, при которых денежные средства выдаются работникам организации под отчет. То есть подотчетное лицо берет деньги в подотчет, тратит их по назначению, а затем отчитывается перед бухгалтерией, предоставляя оправдательные документы.

Основные моменты, касающиеся подотчетных расчетов:

  • Подотчетные суммы выдаются на основании приказа руководителя или доверенности.
  • Подотчетное лицо обязано в течение установленного срока отчитаться по израсходованным суммам.
  • Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу организации.
  • Расчеты должны оформляться авансовыми отчетами с приложением подтверждающих документов.
  • В бухучете операции с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами позволяет контролировать целевое использование денежных средств, выданных работникам организации. Правильная организация такого учета имеет большое значение для предотвращения злоупотреблений и хищений.

Кто может быть подотчетным лицом

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

Подотчетными лицами могут быть:

  • Работники организации, состоящие в штате по основному месту работы.
  • Совместители.
  • Внештатные работники.
  • Лица, не состоящие в штате организации, — по договорам гражданско-правового характера.

При этом подотчетным лицом не может быть индивидуальный предприниматель, выполняющий работы или оказывающий услуги для организации. Также подотчетные суммы не выдаются учредителям (участникам) организации.

Виды подотчетных расчетов

Существуют следующие виды расчетов с подотчетными лицами:

  • На хозяйственно-операционные расходы (командировочные, представительские, на проведение мероприятий, почтово-телеграфные и т.д.).
  • На приобретение материальных ценностей.
  • На капитальное строительство, ремонт, реконструкцию.
  • На прочие производственные, управленческие нужды.

Таким образом, подотчетные суммы могут выдаваться на разные цели — как производственные, так и хозяйственные нужды организации.

Документальное оформление подотчетных расчетов

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

Документальное оформление подотчетных расчетов включает:

  1. Приказ о назначении подотчетных лиц.
  2. Доверенность на получение денежных средств под отчет.
  3. Расходный кассовый ордер на выдачу подотчетных сумм.
  4. Авансовый отчет подотчетного лица с прилагаемыми оправдательными документами.

Авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию в установленный срок (не позднее 3 рабочих дней по окончании срока, на который были выданы средства).

Таким образом, первичные учетные документы позволяют контролировать выдачу и возврат подотчетных сумм, а также подтверждать целевое использование средств.

Бухгалтерский и налоговый учет подотчетных расчетов

В бухучете операции с подотчетными лицами отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов учета денежных средств. При этом суммы НДС, уплаченные подотчетным лицом, отражаются по дебету счета 19.

В налоговом учете расходы подотчетных лиц учитываются при наличии надлежаще оформленных документов. При этом следует помнить о соблюдении сроков хранения таких документов.

Таким образом, учет подотчетных расчетов имеет свои особенности как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, которые необходимо учитывать в работе.

Выводы

Подотчетные расчеты играют важную роль в деятельности организации, позволяя оперативно расходовать средства на различные нужды. Грамотная организация учета подотчетных сумм помогает контролировать движение денежных средств и предотвращать злоупотребления. Знание основных аспектов учета подотчетных расчетов необходимо бухгалтерам для их правильного отражения и соблюдения требований законодательства.

Кто может быть подотчетным лицом в организации

Подотчетными лицами в организации могут быть разные категории работников и лиц, выполняющих работы по договорам.

Во-первых, это работники, состоящие в штате организации по основному месту работы. Это могут быть как рядовые сотрудники, так и руководители. Например, подотчетные суммы могут выдаваться директору на представительские расходы или бухгалтеру на почтовые расходы.

Во-вторых, подотчетными лицами могут быть совместители. Например, если в штате нет курьера, эти обязанности может выполнять совместитель, получающий под отчет средства на бензин, оплату парковки и т.д.

В-третьих, подотчетные суммы могут выдаваться внештатным сотрудникам. Это лица, которые формально не работают в организации по трудовому договору, но выполняют разовые поручения. Например, внештатный фотограф может получить аванс на приобретение расходных материалов.

В-четвертых, подотчетными лицами зачастую становятся работники, выполняющие работы по договорам гражданско-правового характера: договору подряда, оказания услуг, поручения. Например, ремонтник может получить аванс на покупку стройматериалов.

Однако есть ограничения. Подотчетные суммы нельзя выдавать индивидуальным предпринимателям, работающим по договорам, а также учредителям организации. В этих случаях следует применять иной порядок расчетов.

Таким образом, подотчетным лицом может стать любой работник организации, а также лицо, формально не состоящее в штате, но выполняющее разовые поручения по договору. Главное, чтобы это было целесообразно и позволяло оптимизировать расчеты при осуществлении хозяйственной деятельности.

Правильное оформление подотчетных лиц позволяет контролировать расходование средств предприятия. А грамотная организация учета подотчетных сумм способствует прозрачности финансовых потоков в компании.

Первичные документы по учету подотчетных сумм

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

Первичные учетные документы играют важную роль в оформлении операций с подотчетными суммами.

1. Приказ о назначении подотчетных лиц. Этот документ определяет конкретных работников, которым разрешено получать деньги под отчет, а также устанавливает лимиты выдачи.

2. Доверенность на получение денежных средств. Выдается конкретному лицу для получения определенной суммы. Указываются срок и цель использования средств.

3. Расходный кассовый ордер. Оформляется бухгалтерией при выдаче наличных денег под отчет из кассы. Указываются подотчетное лицо, сумма и назначение.

4. Авансовый отчет. Главный документ, который составляет само подотчетное лицо по использованию полученных средств. В нем указываются суммы по статьям расходов с расшифровкой и детализацией.

5. Оправдательные документы. К авансовому отчету прикладываются первичные учетные документы, подтверждающие расходование средств: чеки, квитанции, билеты и др.

6. Приходный кассовый ордер. Составляется в случае, если подотчетное лицо возвращает неизрасходованный остаток в кассу.

Таким образом, на каждом этапе движения подотчетных сумм должно быть соответствующее документальное оформление. Это позволяет контролировать целевое расходование средств и избежать злоупотреблений.

Правильно оформленные первичные документы по подотчетным операциям — залог эффективной организации бухгалтерского учета в компании. Они дают возможность вести четкий контроль денежных потоков и расходования средств предприятия.

Порядок выдачи денег под отчет работнику

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

Выдача денежных средств под отчет работнику производится в следующем порядке:

  1. Издается приказ руководителя о выдаче под отчет конкретному лицу на определенные цели с указанием суммы.
  2. На основании приказа оформляется доверенность на получение денег под отчет, которая выдается работнику.
  3. Работник предоставляет доверенность в бухгалтерию.
  4. Бухгалтерия на основании доверенности оформляет расходный кассовый ордер.
  5. По расходному кассовому ордеру работнику выдаются деньги из кассы под отчет.
  6. Работник расписывается в получении денег в расходном кассовом ордере.
  7. Доверенность и расходный кассовый ордер сдаются в бухгалтерию и прилагаются к отчету подотчетного лица.

Таким образом, выдача денег под отчет всегда должна быть обоснована приказом руководителя и оформлена соответствующими документами — доверенностью и расходным кассовым ордером. Это необходимо для контроля за движением и целевым использованием денежных средств.

Соблюдение утвержденного порядка выдачи подотчетных сумм позволяет избежать нарушений и злоупотреблений. Каждый шаг передачи денег фиксируется документально, что обеспечивает прозрачность операций с подотчетными суммами. Это залог эффективного учета и контроля в организации.

Сроки предоставления авансовых отчетов

Авансовый отчет — это основной документ, который должно представить подотчетное лицо по использованию полученных средств. Существуют определенные сроки предоставления таких отчетов.

Согласно законодательству, работник обязан в течение 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

Например:

  • Деньги выданы 1 марта на 10 дней.
  • Значит, срок предоставления отчета — не позднее 15 марта (1 марта + 10 дней + 3 рабочих дня).

В отдельных случаях срок предоставления авансового отчета может быть увеличен приказом руководителя. Но при этом он не может превышать 30 календарных дней.

Если по истечении установленного срока работник не предоставил отчет и не возвратил остаток неизрасходованных средств, работодатель имеет право удержать соответствующую сумму из заработной платы сотрудника с соблюдением требований ТК РФ.

Таким образом, соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов имеет принципиальное значение. Это необходимо для своевременного контроля за использованием подотчетных сумм и предупреждения злоупотреблений.

Бухгалтерский учет операций с подотчетными лицами

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по выданным им под отчет денежным суммам.

Основные операции по счету 71 и их отражение в учете:

  • Выдача денег из кассы под отчет: Дебет 71 Кредит 50.
  • Возмещение подотчетных расходов: Дебет счетов затрат Кредит 71.
  • Возврат неизрасходованных сумм в кассу: Дебет 50 Кредит 71.
  • Удержание невозвращенных сумм из з/п: Дебет 70 Кредит 71.

Кроме того, суммы НДС, уплаченные подотчетным лицом по приобретенным ценностям, отражаются по дебету счета 19.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому подотчетному лицу. Это позволяет контролировать движение денежных средств по каждому работнику, получившему подотчетные суммы.

Таким образом, бухгалтерский учет подотчетных операций позволяет вести контроль целевого расходования денежных средств, выданных сотрудникам под отчет на различные хозяйственные нужды организации.

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

В налоговом учете расходы, произведенные подотчетными лицами, учитываются по общим правилам.

Для признания расходов необходимо соблюдение следующих условий:

  • Наличие надлежаще оформленных первичных документов, подтверждающих расходы.
  • Экономическая обоснованность расходов.
  • Документальное подтверждение факта оказания услуг (выполнения работ) в отчетном периоде.

Расходами признаются затраты после их фактической оплаты. Поэтому дата их принятия к вычету определяется по дате утверждения авансового отчета.

При расчете налога на прибыль не учитываются:

  • Расходы без подтверждающих документов.
  • Расходы, не предусмотренные для данного вида деятельности.
  • Расходы, по которым истек срок хранения документов (4 года).

Таким образом, в налоговом учете, как и в бухучете, важно соблюдение порядка оформления операций с подотчетными лицами, чтобы обеспечить принятие расходов к вычету.

Особенности учета командировочных расходов

Командировочные расходы являются одним из видов подотчетных сумм. Их учет имеет определенные особенности:

  • Оформляется приказ о направлении работника в командировку с указанием срока и места.
  • Суточные выдаются в пределах установленных норм для данной местности.
  • По возвращении представляется авансовый отчет по установленной форме с приложением оправдательных документов.
  • В бухучете командировочные отражаются по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 71.
  • В налоговом учете учитываются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы в пределах норм.
  • Превышение норм командировочных не учитывается в составе расходов по налогу на прибыль.

К оправдательным документам относятся:

  • Проездные билеты.
  • Счета гостиниц.
  • Чеки об оплате суточных.
  • Иные документы, подтверждающие целевое использование полученных средств.

Таким образом, при учете командировочных важно следить за соблюдением установленных норм расходов и наличием подтверждающих документов для обоснования затрат.

Возмещение расходов подотчетных лиц

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

После того, как подотчетное лицо израсходовало полученные под отчет денежные средства, происходит возмещение его затрат.

Этапы возмещения расходов:

  1. Подотчетное лицо составляет и представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
  2. Бухгалтер проверяет отчет на правильность оформления, наличие документов и соответствие расходов утвержденным сметам.
  3. При обнаружении ошибок и неточностей отчет возвращается на доработку.
  4. После проверки отчет утверждается руководителем.
  5. На основании утвержденного отчета бухгалтерия составляет записку-расчет, в которой расшифровываются суммы расходов по статьям.
  6. По записке-расчету производятся бухгалтерские проводки по списанию расходов с кредита счета 71 в дебет счетов затрат.

Таким образом происходит документальное оформление и возмещение затрат, понесенных подотчетным лицом. Правильная организация этого процесса важна для контроля движения средств.

Инвентаризация подотчетных сумм

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

Инвентаризация подотчетных сумм проводится в обязательном порядке:

  • Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
  • При смене материально ответственных лиц.
  • При установлении фактов хищений или злоупотреблений.
  • В других случаях, предусмотренных законодательством.

Цели инвентаризации подотчетных сумм:

  1. Контроль фактического наличия остатков неизрасходованных подотчетных сумм.
  2. Проверка своевременности отчетов подотчетных лиц по использованию полученных средств.
  3. Выявление задолженности подотчетных лиц.

Порядок проведения инвентаризации подотчетных сумм:

  1. Инвентаризационная комиссия направляет подотчетным лицам запросы о предоставлении отчетов.
  2. Проверяются отчеты, выявляются расхождения.
  3. Результаты инвентаризации оформляются актом.
  4. Выявленные расхождения регулируются в учете.

Таким образом, инвентаризация подотчетных сумм позволяет выявить имеющиеся нарушения и недостатки в организации расчетов с подотчетными лицами.

Ошибки в оформлении подотчетных документов

При оформлении подотчетных документов часто встречаются следующие ошибки:

  • Отсутствие подписи подотчетного лица в авансовом отчете.
  • Несоответствие сумм, указанных в отчете, фактически произведенным расходам.
  • Отсутствие документов, подтверждающих расходование средств.
  • Превышение сроков, установленных для представления отчета.
  • Указание в отчете нецелевого использования подотчетных сумм.
  • Арифметические ошибки в подсчетах.
  • Исправления в документах без соответствующих подписей.

Последствия ошибок в подотчетных документах:

  1. Невозможность принятия расходов к бухгалтерскому и налоговому учету.
  2. Возникновение налоговых рисков.
  3. Искажение данных бухгалтерской отчетности.
  4. Создание условий для злоупотреблений.

Как избежать ошибок:

  • Проверка подотчетных документов бухгалтером перед утверждением.
  • Контроль соблюдения подотчетными лицами установленных сроков отчетности.
  • Разъяснение подотчетным лицам требований по оформлению отчетов.
  • Своевременное внесение исправлений в документы.

Таким образом, грамотное оформление подотчетных документов имеет важное значение для достоверности учета и снижения рисков организации.

Ответственность подотчетных лиц

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

Подотчетные лица несут ответственность за нецелевое использование и несвоевременный возврат полученных под отчет денежных средств.

Виды ответственности:

  • Дисциплинарная — в виде замечания, выговора, увольнения.
  • Материальная — обязанность возместить причиненный ущерб.
  • Административная — за грубое нарушение правил учета and отчетности.
  • Уголовная — за хищение, присвоение или растрату.

Основания для привлечения к ответственности:

  • Нецелевое использование подотчетных сумм.
  • Непредставление отчета в установленные сроки.
  • Невозврат остатков в кассу.
  • Приписки и подлоги в документах.

Порядок взыскания ущерба from подотчетных лиц определен в Трудовом кодексе РФ.

Таким образом, ответственность наступает за любые нарушения порядка расчетов с подотчетными лицами.

Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами

Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами позволяет повысить его эффективность и прозрачность. Основные преимущества автоматизации:

  • Снижение трудозатрат на обработку документов вручную.
  • Ускорение формирования отчетности.
  • Повышение достоверности учета, снижение ошибок.
  • Быстрый доступ к актуальной информации.
  • Эффективный контроль и анализ подотчетных расходов.

Автоматизированная система позволяет:

  • Вести базу подотчетных лиц.
  • Учитывать лимиты подотчетных сумм.
  • Отслеживать сроки предоставления отчетов.
  • Формировать авансовые отчеты.
  • Контролировать целевое использование средств.

Внедрение автоматизированных систем бухучета (1С, SAP) позволяет комплексно решить задачи учета расчетов с подотчетными лицами.

Также можно использовать специализированные облачные сервисы для учета подотчетных сумм. Это позволяет оптимизировать расходы на автоматизацию.

В целом автоматизация позволяет вывести на новый уровень организацию учета подотчетных сумм в компании.

Проверка подотчетных расчетов налоговой инспекцией

Организация учета подотчетных расчетов в 2022 году

При проведении налоговых проверок инспекторы уделяют особое внимание подотчетным расчетам организации. Цель — установить обоснованность и документальное подтверждение расходов для целей налогообложения.

Основные вопросы, по которым может возникнуть интерес у инспекции:

  • Соответствие оформления подотчетных документов требованиям законодательства.
  • Правильность и своевременность отражения расходов в учете.
  • Документальное подтверждение целевого использования средств.
  • Нормы командировочных и представительских расходов.
  • Налоговые вычеты по НДС с подотчетных сумм.

При выявлении нарушений по подотчетным расходам возможны следующие последствия:

  • Доначисление налогов (НДС, налог на прибыль) и пеней.
  • Привлечение должностных лиц к административной ответственности.
  • Квалификация действий как уголовного преступления (например, при фиктивности расходов).

Поэтому организациям следует уделять особое внимание правильному оформлению подотчетных операций, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов.

Практические примеры учета операций с подотчетными лицами

1. Выдано под отчет Петрову П.П. на хозяйственные расходы из кассы 50 000 руб.

Дт 71 Кт 50 — 50 000 руб.

2. Петров П.П. представил авансовый отчет об израсходовании суммы в размере 45 000 руб. и возвратил в кассу неиспользованные 5 000 руб.

Дт 26 Кт 71 — 45 000 руб. (отнесение затрат на расходы)

Дт 50 Кт 71 — 5 000 руб. (возврат остатка в кассу)

3. Выдано Иванову И.И. под отчет на приобретение канцтоваров согласно авансовому отчету 10 000 руб., в том числе НДС 18% — 1 538 руб.

Дт 71 Кт 50 — 10 000 руб.

Дт 19 Кт 71 — 1 538 руб. (отражен НДС)

4. С зарплаты Петрова П.П. удержан невозвращенный в срок аванс в размере 3 000 руб.

Дт 71 Кт 70 — 3 000 руб.

Таким образом, в бухучете все операции с подотчетными лицами находят документальное отражение по соответствующим счетам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *