Счет и счет фактура в чем разница | Отличия счета от счет фактуры и практические аспекты их использования в 2023

Счет — первичный документ, счет фактура — вторичный

Счет и счет-фактура — это два разных документа, которые выполняют разные функции в бухгалтерском и налоговом учете.

Счет является первичным документом, который выставляет поставщик покупателю в момент отгрузки товаров или оказания услуг. В нем указываются наименование и количество отгруженных товаров, их цена, общая сумма к оплате. Счет служит основанием для оплаты поставленных товаров и их принятия к бухгалтерскому учету.

Счет-фактура является вторичным документом, который выставляется после оплаты счета и служит для подтверждения факта совершения хозяйственной операции. В отличие от счета, счет-фактура имеет строго определенную законодательством форму и реквизиты, обязательные к заполнению.

Таким образом, счет выступает первичным основанием для проведения расчетов и поставки товаров, а счет-фактура подтверждает факт их оплаты для целей бухучета и налогообложения.

Ключевые отличия счета и счета-фактуры

• Счет выставляется до оплаты, счет-фактура — после
• Счет не имеет унифицированной формы, счет-фактура строго регламентирован
• В счете указывается сумма без НДС, в счете-фактуре — с НДС
• Счет-фактура регистрируется в налоговых органах, счет — нет
• По счету-фактуре начисляется НДС, по счету — нет

Таким образом, счет и счет-фактура — разные документы, выполняющие разные функции в процессе оформления расчетов с поставщиками. Знание их отличий важно для правильного ведения бухучета и налогового учета в организациях.

Счет выставляется в момент отгрузки, счет фактура — при оплате счета

Одним из ключевых отличий счета и счета-фактуры являются разные моменты их выставления в процессе взаиморасчетов с контрагентами.

Счет на оплату выставляется продавцом покупателю в момент отгрузки товаров или оказания услуг, то есть до их оплаты. Это первичный документ, подтверждающий факт поставки и являющийся основанием для проведения расчетов.

Счет-фактура, напротив, выставляется после того, как покупатель оплатил отгруженные товары или оказанные услуги, указанные в первичном счете. То есть счет-фактура подтверждает фактическую оплату поставленной продукции и является основанием для принятия к бухучету и налогообложению.

Поэтому можно сказать, что счет выписывается на этапе отгрузки, а счет-фактура – на этапе оплаты отгруженных товаров. Эта разница принципиально важна:

• Счет позволяет оформить отгрузку и произвести расчеты
• Счет-фактура подтверждает оплату и служит документом для бухучета и налогообложения

Поэтому очень важно четко разделять эти документы и выставлять их в разное время — счет до оплаты, а счет-фактуру после. Это позволит избежать ошибок и неточностей в учете и расчетах с контрагентами.

В каких случаях требуется счет и счет-фактура?

Как мы выяснили, счет и счет-фактура требуются в разных ситуациях:

• Счет нужен всегда при отгрузке товаров/услуг для оформления поставки
• Счет-фактура нужен только после оплаты отгрузки для целей бухучета и налогов

Понимание этих отличий поможет грамотно оформлять документы на всех этапах взаиморасчетов с контрагентами.

Счет не имеет строгой формы, счет фактура — имеет утвержденную форму

Еще одним важным отличием счета и счета-фактуры являются требования к их оформлению.

Счет на оплату, выставляемый поставщиком при отгрузке товаров или услуг, не имеет какой-либо утвержденной унифицированной формы. Это обычный первичный документ, содержащий реквизиты поставщика и покупателя, наименование и количество поставленных товаров/услуг, цену и общую сумму к оплате.

При этом счет может оформляться в свободной форме — на бланке компании, фирменном бланке, и даже в виде письма или сообщения по электронной почте. Главное, чтобы были указаны основные обязательные реквизиты.

Счет-фактура, напротив, имеет строго регламентированную законодательством форму типового бланка со всеми обязательными реквизитами. Утверждены даже электронные формы счетов-фактур.

Поэтому при составлении счета-фактуры очень важно придерживаться установленных требований к реквизитам и порядку заполнения. Иначе он может быть не принят налоговыми органами.

Основные выводы

• Счет можно оформить произвольно, счет-фактура — только по форме
• В счете достаточно указать основные реквизиты и данные
• Счет-фактура должен быть заполнен строго по правилам
• Несоблюдение формы счета-фактуры может привести к штрафам

Понимание этих отличий в требованиях к оформлению поможет грамотно составлять и применять счета и счета-фактуры в бухучете и расчетах.

Счет не регистрируется в налоговых органах, счет фактура — регистрируется

Счет и счет-фактура различаются требованиями к их регистрации в налоговых органах.

Счет на оплату, выставленный поставщиком при отгрузке товаров или оказании услуг, не подлежит обязательной регистрации в налоговых органах. Это обычный первичный документ, который используется сторонами для оформления расчетов и поставки.

Счет-фактура, напротив, после составления подлежит регистрации в налоговом органе. Для этого в течение 5 дней счет-фактура должен быть зарегистрирован через личный кабинет налогоплательщика либо на бумаге представлен инспектору.

Регистрация счета-фактуры needed для налогового контроля — это позволяет налоговикам отслеживать движение товаров и проверять правильность исчисления НДС.

Поэтому незарегистрированный счет-фактура не имеет юридической силы и не может использоваться для вычета НДС, что влечет штрафы.

Основные моменты

• Счет не регистрируется в налоговой
• Счет-фактура обязательно регистрируется в течение 5 дней
• Регистрация нужна для налогового контроля
• Незарегистрированный счет-фактура не действителен

Таким образом, регистрация является важным отличием счета-фактуры от обычного счета, на которое стоит обращать внимание в работе.

По счету НДС не исчисляется, по счету фактуре — исчисляется

Еще одним принципиальным отличием счета и счета-фактуры является порядок исчисления и указания в них НДС.

В счете на оплату, выставляемом поставщиком при отгрузке товаров/услуг, НДС не рассчитывается и не указывается. В счете указывается только стоимость отгруженных товаров/услуг без НДС.

В счете-фактуре, наоборот, продавец обязан детально рассчитать сумму НДС от стоимости отгруженных товаров/услуг. При этом счет-фактура составляется на полную сумму, включающую в себя НДС.

Таким образом, в счете НДС не отражается, а в счете-фактуре этот налог детализируется. Это связано с разными целями этих документов:

• Счет служит для расчетов по сделке
• Счет-фактура нужен для исчисления НДС

Поэтому при получении счета-фактуры покупателю нужно проверять правильность расчетов НДС, чтобы не допустить ошибок при налогообложении.

Выводы

• В счете НДС не указывается
• В счете-фактуре НДС рассчитывается и указывается
• Это связано с разными целями документов

Учет этого отличия очень важен для правильного оформления расчетов и исчисления НДС.

Счет выставляет поставщик, счет фактура — может выставить и покупатель

Еще одним отличием счета и счета-фактуры является сторона, которая может их выставлять в процессе расчетов.

Счет на оплату всегда выставляется поставщиком (продавцом) покупателю при отгрузке товаров/услуг. Именно поставщик указывает в счете ассортимент, количество, стоимость поставляемой продукции.

Что касается счета-фактуры, то по общему правилу его также выставляет поставщик после получения оплаты по первичному счету. Однако в ряде случаев счет-фактуру может составить и покупатель.

Например, если поставщик не выставил счет-фактуру в установленный срок или выставил его с ошибками. В этом случае покупатель может самостоятельно составить счет-фактуру и зарегистрировать его в налоговых органах.

Выводы

• Счет выставляет только поставщик
• Счет-фактуру обычно выставляет поставщик
• Но счет-фактуру может составить и покупатель

Понимание этого отличия важно, чтобы правильно выставлять и оформлять счета-фактуры в процессе расчетов между контрагентами.

В счете указывается сумма без НДС, в счете фактуре — сумма с НДС

Еще одним ключевым отличием счета и счета-фактуры является порядок указания в них суммы сделки — без НДС или с НДС.

В счете на оплату, выставляемом поставщиком при отгрузке, указывается только стоимость поставляемых товаров/услуг без НДС. НДС в счете не рассчитывается и не упоминается.

В счете-фактуре, напротив, указывается полная стоимость сделки, включая НДС. При этом обязательно должна быть указана ставка НДС и рассчитана сумма налога отдельной строкой.

Таким образом:

• В счете — только сумма без НДС
• В счете-фактуре — сумма включает НДС

Это связано с разной целью документов. Счет служит для расчетов, а в счете-фактуре детализируется НДС для налогового учета.

Поэтому при работе со счетами очень важно правильно определять сумму — без или с НДС, чтобы избежать ошибок в расчетах и учете НДС.

Вывод

Счет и счет-фактура содержат сумму без НДС и с НДС соответственно. Учет этого отличия критически важен в работе.

Счет не является основанием для НДС вычета, счет фактура — является

Одно из ключевых отличий счета и счета-фактуры заключается в их роли при применении вычета НДС.

Счет на оплату, выставленный поставщиком при отгрузке товаров/услуг, сам по себе не является основанием для применения вычета НДС у покупателя. На основании одного только счета покупатель не может принять к вычету НДС с приобретенных товаров/услуг.

Для вычета НДС покупателю нужен именно счет-фактура, в котором детализирована сумма налога. Только на основании счета-фактуры покупатель может применить вычет НДС в своем налоговом учете.

Таким образом:

• Счет не дает основания для вычета НДС
• Вычет НДС возможен только по счету-фактуре

Это связано с тем, что именно в счете-фактуре содержится расчет суммы НДС, подлежащей вычету. Поэтому для применения вычета обязательно нужен счет-фактура.

Понимание этого принципиального отличия очень важно для правильного вычета НДС и избежания налоговых рисков.

Счет может не иметь подписи, счет фактура — должен быть подписан

Счет и счет-фактура отличаются также требованиями к их подписанию со стороны поставщика.

Счет на оплату может как иметь, так и не иметь подписи поставщика. Действительность счета как первичного документа не зависит от наличия подписи.

Что касается счета-фактуры, то он обязательно должен содержать собственноручную подпись руководителя или уполномоченного лица организации-поставщика и печать. Без подписи счет-фактура не имеет юридической силы.

Таким образом:

• Счет может быть без подписи
• Счет-фактура обязательно подписывается

Причина в том, что счет-фактура — официальный бухгалтерский документ, поэтому требует обязательного подписания.

Поэтому при получении счета-фактуры нужно обязательно проверить наличие подписи и печати, иначе он не будет иметь юридической силы в налоговом учете.

Вывод

Подпись обязательна только на счете-фактуре, но не на первичном счете на оплату.

Счет может выставляться в одном экземпляре, счет фактура — минимум в двух

Счет и счет-фактура различаются также количеством экземпляров, в которых они выставляются.

Счет на оплату может быть составлен в единственном экземпляре. Достаточно одного счета, чтобы оформить отгрузку продукции и произвести расчеты.

Что касается счета-фактуры, то он обязательно составляется минимум в двух экземплярах: один передается покупателю, второй остается у продавца.

Это связано с тем, что счет-фактура является налоговым документом и должен храниться в бухгалтерии обеих сторон сделки. Поэтому законодательством установлена обязательная выписка счета-фактуры как минимум в двух идентичных экземплярах.

Таким образом, количество экземпляров — еще одно важное отличие счета и счета-фактуры, на которое следует обращать внимание.

Вывод

• Счет можно составить в 1 экземпляре
• Счет-фактура — минимум 2 экземпляра обязательно

Это отличие нужно учитывать при работе с документами, чтобы избежать ошибок.

Счет может выставляться после отгрузки, счет фактура — только после оплаты

Счет и счет-фактура отличаются также сроками их выставления в процессе взаиморасчетов.

Счет на оплату может быть выставлен поставщиком покупателю не только до оплаты, но и после фактической отгрузки товаров или оказания услуг. Главное, чтобы счет подтверждал факт поставки.

Что касается счета-фактуры, то он может быть выставлен исключительно после оплаты поставленной по счету продукции. До момента оплаты составление счета-фактуры не допускается.

То есть если резюмировать:

• Счет — после отгрузки
• Счет-фактура — после оплаты по счету

Это связано с разной целью документов. Счет подтверждает отгрузку, а счет-фактура — факт оплаты.

Поэтому очень важно правильно определять момент выставления счетов и счетов-фактур, чтобы избежать ошибок в оформлении расчетов.

Вывод

Счет можно выставить после отгрузки, счет-фактуру — строго после оплаты по счету.

По счету производится оплата, по счету фактуре — нет

Еще одно важное отличие счета и счета-фактуры заключается в том, по какому из этих документов осуществляется непосредственно оплата товаров/услуг.

Счет на оплату является основанием для проведения расчетов между поставщиком и покупателем. Именно на основании счета и в соответствии с указанными в нем реквизитами покупатель производит оплату за поставленные товары/услуги.

Счет-фактура оплате не подлежит, по нему платежи не производятся. Это лишь налоговый документ, подтверждающий факт оплаты по первичному счету.

Таким образом:

• Оплата производится по счету
• По счету-фактуре оплата не осуществляется

Это принципиально важное отличие, которое следует всегда учитывать. Иначе можно допустить ошибки в расчетах с контрагентами.

Вывод

Оплата возможна только по счету на оплату, но не по счету-фактуре.

Счет можно выслать по электронной почте, счет фактуру — только на бумаге

Счет и счет-фактура различаются также способом их передачи от поставщика покупателю.

Счет на оплату может быть направлен покупателю как в бумажном виде, так и в электронном — например, по электронной почте. Главное, чтобы были указаны все необходимые реквизиты.

В отличие от счета, счет-фактура может быть выставлен только в бумажном виде, в оригинале. Отправка счета-фактуры по электронной почте не допускается — это нарушение законодательства.

Причины такого отличия:

• Счет не требует специального оформления
• Счет-фактура имеет строгие требования к реквизитам и оригиналу

Поэтому при получении документов от поставщика важно обращать внимание на способ их передачи, чтобы избежать нарушений при работе со счетами-фактурами.

Вывод

Счет можно направить по e-mail, счет-фактуру — только в бумажном оригинале с подписью и печатью.

Счет не нужно хранить долго, счет фактуру — не менее 4 лет

Еще одно отличие счета и счета-фактуры касается сроков обязательного хранения этих документов в бухгалтерии.

Счет на оплату, выставленный при отгрузке товаров/услуг, не предъявляет специальных требований к срокам хранения. Счет хранится обычным порядком в соответствии со сроками исковой давности.

Что касается счета-фактуры, то он должен храниться в бухгалтерии не менее 4 лет с момента выставления. Этот минимальный срок хранения счета-фактуры установлен Налоговым кодексом РФ.

Причины разного срока хранения:

• Счет не содержит сведения по налогообложению
• Счет-фактура имеет значение для налогового учета

Поэтому при хранении документов важно следить, чтобы счета-фактуры хранились не менее 4 лет для избежания претензий от налоговых органов.

Вывод

Счета хранятся по общим правилам, счета-фактуры — не менее 4 лет обязательно.

Счет используется чаще, счет фактура — реже

Еще одним отличием счета и счета-фактуры является частота их применения в процессе взаиморасчетов.

Счет на оплату выставляется поставщиком при каждой отгрузке товаров или оказании услуг. То есть счет является одним из самых распространенных первичных документов, используемых в расчетах ежедневно.

Что касается счета-фактуры, то он выставляется значительно реже — только после оплаты счета для подтверждения и отражения в учете факта расчетов. Не по каждому счету выписывается счет-фактура.

Поэтому в целом можно сказать, что:

• Счет используется очень часто
• Счет-фактура применяется относительно редко

Это объясняется разной ролью документов: счет нужен для расчетов, счет-фактура — для подтверждения учета.

Знание частоты использования нужно для грамотной организации документооборота.

Вывод

Счет используется чаще в расчетах, счет-фактура — значительно реже.