Таблица 3.4 ФСС: разбираемся в заполнении подробно

Что такое таблица 3.4 ФСС

Таблица 3.4 ФСС — это форма отчетности в Фонд социального страхования, предназначенная для отражения расходов на выплату страхового обеспечения. Данная таблица была введена с 2022 года в рамках пилотного проекта ФСС по переходу на прямые выплаты пособий работникам.

В этой новой форме работодатели должны подробно расписывать, какие именно пособия и компенсации были выплачены сотрудникам за счет средств ФСС. Раньше такая детализация не требовалась.

Теперь в таблице 3.4 ФСС нужно указывать:

ФИО сотрудника, получившего выплату
Вид пособия или компенсации
Период, за который произведена выплата
Количество дней, оплаченных в периоде
Размер выплаты
Сведения об электронном листке нетрудоспособности (номер, даты)

Такая подробная отчетность нужна ФСС для перехода на прямые выплаты пособий сотрудникам. Раньше работодатель выплачивал пособия из собственных средств, а потом получал компенсацию из ФСС. Теперь выплаты должны идти напрямую из Фонда, минуя работодателя.

Чтобы это стало возможным, ФСС нужна детальная информация о каждой выплате. Именно для этого и ввели новую форму — таблицу 3.4 ФСС, в которой все выплаты прописываются.

Таким образом, таблица 3.4 ФСС — это своего рода реестр выплат пособий сотрудникам компании за определенный период. Заполнение этой таблицы требует внимания и аккуратности, чтобы все данные соответствовали действительности.

В дальнейшем на основании таблицы 3.4 ФСС будет производиться компенсация затрат работодателя на выплату пособий. Поэтому очень важно правильно заполнить все графы, чтобы не было проблем с получением возмещения.

Также данные таблицы 3.4 ФСС используются Фондом для ведения персонифицированного учета расходов на выплату страхового обеспечения. Важно, чтобы информация обо всех случаях и размерах выплат пособий из ФСС была отражена максимально точно.

В целом таблица 3.4 ФСС служит инструментом для перехода на прямые выплаты страхового обеспечения сотрудникам из ФСС, минуя работодателя. От точности и правильности заполнения этой формы будет зависеть и корректность начисления компенсаций работодателю.

Какие случаи отражаются в таблице 3.4 ФСС

Таблица 3.4 ФСС предназначена для отражения всех случаев выплаты страхового обеспечения сотрудникам организации за счет средств Фонда социального страхования.

В таблице 3.4 ФСС указываются следующие виды выплат:

Пособия по временной нетрудоспособности
Пособия по беременности и родам
Пособия при постановке на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности
Единовременные пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности
Единовременные пособия при рождении ребенка
Ежемесячные пособия по уходу за ребенком
Пособия на погребение
Оплата дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами
Оплата четырех дополнительных выходных дней работникам, имеющим двух или более детей в возрасте до 14 лет

Кроме того, в таблице отражаются компенсационные выплаты в период временной нетрудоспособности, беременности и родов, такие как:

Пособия по временной нетрудоспособности в размере 100% среднего заработка
Ежемесячные страховые выплаты в размере 100% среднего заработка

Также в таблицу заносятся сведения о выплатах за счет средств ФСС на оплату дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Обращаю внимание, что в таблицу 3.4 ФСС включаются только те случаи выплаты пособий и компенсаций, которые были произведены за счет средств Фонда социального страхования.

Если компания осуществляла выплаты пособий за счет собственных средств, эти случаи в таблицу 3.4 ФСС не включаются. Отражаются только пособия, профинансированные ФСС.

Кроме того, в таблице указываются только те выплаты, которые приходятся на отчетный период. Например, если таблица заполняется за 1 квартал 2023 года, то учитываются выплаты только за этот квартал.

Также важно понимать, что в таблицу заносятся данные по всем сотрудникам, которым производились выплаты пособий за счет ФСС. Таблица имеет персонифицированный характер.

Таким образом, при заполнении таблицы 3.4 ФСС нужно тщательно следить, чтобы были отражены все случаи выплат страхового обеспечения из средств ФСС в отчетном периоде с детализацией по каждому сотруднику.

Полнота и достоверность данных в этой форме крайне важна для корректного администрирования страховых взносов в ФСС и начисления компенсаций работодателю.

Кто должен заполнять таблицу 3.4 ФСС

Таблицу 3.4 ФСС заполняет и представляет в Фонд социального страхования работодатель. Это обязанность, которая возлагается на организации и ИП, производящих выплаты за счет средств ФСС.

В соответствии с действующим порядком, утвержденным постановлением Правления ФСС от 19.01.2022 N 3, заполнение и сдача таблицы 3.4 ФСС возлагается на страхователя, то есть на работодателя.

При этом в зависимости от системы учета в компании заполнением таблицы на практике могут заниматься:

Бухгалтерия
Отдел кадров
Специалист по расчету заработной платы и пособий
Сотрудник, ответственный за отчетность в ФСС

Главное, чтобы эта обязанность была закреплена в учетной политике организации и должностных инструкциях конкретных специалистов.

Руководитель компании должен распределить обязанности таким образом, чтобы процесс заполнения и сдачи отчетности в ФСС был отлажен и происходил своевременно.

При этом важно понимать, что ответственность за полноту и достоверность данных в таблице 3.4 ФСС несет именно работодатель как страхователь.

Даже если на практике таблицу заполняет, к примеру, бухгалтер, именно руководитель компании отвечает перед ФСС за качество представленной отчетности.

Поэтому руководителю очень важно контролировать этот процесс, проверять заполненную таблицу перед отправкой в ФСС и убеждаться, что все данные указаны верно.

Также стоит отметить, что страхователи обязаны хранить таблицы 3.4 ФСС в течение 5 лет с момента представления. Это нужно для возможной проверки и подтверждения данных в случае запроса из Фонда.

Таким образом, обязанность по заполнению и сдаче таблицы 3.4 ФСС лежит на работодателе. А конкретный специалист может быть определен внутренними регламентами компании. Но ответственность в любом случае несет страхователь.

Какими нормативными документами регулируется заполнение таблицы 3.4 ФСС

Заполнение и представление таблицы 3.4 ФСС регламентируется следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Приказ Минтруда России от 19.02.2019 N 114н «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения»
Постановление Правления ФСС РФ от 19.01.2022 N 3 «О реализации пилотного проекта Фонда социального страхования Российской Федерации по организации прямых выплат застрахованным лицам»

Наиболее важный документ, устанавливающий порядок заполнения формы, — это постановление ФСС РФ от 19.01.2022 N 3. Именно в нем приводится подробная инструкция по заполнению таблицы 3.4 ФСС.

В этом документе определяется круг лиц, представляющих отчетность, сроки представления таблицы, указывается перечень сведений, которые необходимо отразить в каждом разделе.

Так, в постановлении ФСС N 3 оговаривается, что таблицу представляет страхователь — работодатель. Устанавливаются сроки сдачи отчетности — не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Даются подробные инструкции по заполнению Раздела 1, в котором указываются общие сведения о работодателе. В Разделе 2 нужно детализировать каждый случай выплаты пособий с указанием ФИО, типа пособия, периода и суммы.

Таким образом, постановление ФСС РФ от 19.01.2022 N 3 является основным нормативным актом, регулирующим порядок заполнения и представления таблицы 3.4 ФСС. Следование инструкциям этого документа обеспечит правильное заполнение формы.

Какая информация должна содержаться в таблице 3.4 ФСС

Таблица 3.4 ФСС содержит подробные сведения о каждом случае выплаты пособий и иных компенсаций работникам организации за счет средств ФСС.

В соответствии с установленным порядком, в таблицу 3.4 ФСС включаются следующие данные:

Общие сведения о страхователе (наименование организации, ИНН, КПП, номер филиала ФСС)
Фамилия, имя, отчество застрахованного лица, которому произведена выплата
СНИЛС застрахованного лица
Вид выплаты (пособие, компенсация и т.д.)
Период, за который произведена выплата
Количество календарных дней в периоде, оплаченных за счет средств страхователя
Количество календарных дней в периоде, оплаченных за счет средств ФСС
Размер выплаты
Номер электронного листка нетрудоспособности
Дата выдачи электронного листка нетрудоспособности

Таким образом, таблица 3.4 ФСС содержит исчерпывающие персонифицированные данные по каждому случаю выплаты пособий конкретному застрахованному лицу.

Указываются не только фамилия и СНИЛС работника, но и подробная информация по каждой выплате — тип пособия, период, количество дней, размер.

Кроме того, в таблицу вносятся сведения о номере и дате оформления электронного листка нетрудоспособности, на основании которого произведена выплата.

Это необходимо для обеспечения контроля обоснованности страховых выплат и правильности расходования средств ФСС.

Важно понимать, что таблица 3.4 ФСС заполняется отдельно за каждый отчетный период. Например, за 1 квартал 2023 года, за 2 квартал 2023 года и т.д.

Поэтому при ее заполнении нужно тщательно следить, чтобы были отражены именно те выплаты пособий, которые приходятся на конкретный отчетный период.

Такой уровень детализации необходим ФСС для осуществления прямых выплат пособий гражданам и последующего возмещения затрат страхователям.

Как заполнить раздел 1 таблицы 3.4 ФСС

Раздел 1 таблицы 3.4 ФСС предназначен для заполнения общих сведений о страхователе — работодателе, представляющем отчетность.

В соответствии с установленным порядком, в разделе 1 указывается следующая информация:

Полное наименование организации (обособленного подразделения)
ИНН
КПП
Номер филиала ФСС
Отчетный период (квартал, год)

Рассмотрим заполнение раздела 1 на конкретном примере:

Полное наименование: ООО «Ромашка»
ИНН: 7743000015
КПП: 774301001
Номер филиала ФСС: 15-554
Отчетный период: 1 квартал 2023 года

Как видно из примера, в разделе 1 достаточно указать основные реквизиты организации — полное наименование, ИНН, КПП, номер филиала ФСС.

Эти данные можно взять из учредительных документов компании и информации о постановке на учет в налоговых органах и внебюджетных фондах.

Также обязательно указывается отчетный период. В нашем примере это 1 квартал 2023 года. Нужно следить, чтобы отчетный период совпадал с периодом, за который заполнена таблица.

Если таблица заполняется за полугодие, то в разделе 1 указывается соответственно 1 полугодие 2023 года. А если за 9 месяцев — соответственно 9 месяцев 2023 года.

Главное при заполнении раздела 1 — проверить правильность реквизитов организации и указать верный отчетный период. Это позволит избежать ошибок при приеме и обработке таблицы в ФСС.

Как заполнить раздел 2 таблицы 3.4 ФСС

Раздел 2 таблицы 3.4 ФСС является самым объемным, так как в нем указываются все случаи выплаты пособий и компенсаций сотрудникам организации за отчетный период.

В разделе 2 отражаются следующие данные:

Фамилия, имя, отчество застрахованного лица
СНИЛС застрахованного лица
Вид выплаты (пособие, компенсация)
Период, за который выплачено пособие
Количество дней, оплаченных работодателем
Количество дней, оплаченных ФСС
Сумма выплаты
Номер ЭЛН
Дата выдачи ЭЛН

Каждый случай выплаты указывается отдельной строкой. Рассмотрим пример заполнения:

Иванов Иван Иванович
111-222-333 44
Пособие по временной нетрудоспособности
05.03.2023 — 15.03.2023
7
8
15 000,00
22-1/233-2023
06.03.2023

Как видно из примера, в разделе 2 детально указывается каждый факт выплаты конкретному сотруднику с разбивкой по дням, оплаченным работодателем и ФСС, суммой и реквизитами ЭЛН.

Очень важно следить, чтобы все данные заполнялись максимально точно и соответствовали документам, на основании которых производилась выплата.

Также нужно проверять, что указан правильный отчетный период. В раздел 2 включаются только те случаи выплат пособий, которые приходятся на отчетный период.

Полнота и достоверность данных в разделе 2 имеет принципиальное значение для возмещения затрат работодателю и контроля обоснованности выплат.

Поэтому при заполнении раздела 2 таблицы 3.4 ФСС нужно быть предельно внимательным и аккуратным, чтобы избежать ошибок.

Особенности заполнения раздела 3 таблицы 3.4 ФСС

Раздел 3 таблицы 3.4 ФСС заполняется только в том случае, если работодатель использовал авансовые платежи для выплаты пособий сотрудникам в отчетном периоде.

В этом разделе указываются следующие сведения:

Остаток авансового платежа на начало отчетного периода
Сумма полученного в отчетном периоде авансового платежа
Сумма израсходованного авансового платежа
Остаток авансового платежа на конец отчетного периода

Например, если на начало 1 квартала 2023 года остаток авансового платежа составлял 50 000 рублей, в течение квартала работодатель получил авансовый платеж в размере 150 000 рублей, а израсходовал 120 000 рублей, то раздел 3 заполняется следующим образом:

Таким образом, в разделе 3 отражается движение денежных средств по авансовому платежу, полученному из ФСС для выплаты пособий.

Эти данные нужны для контроля целевого использования авансовых платежей и их остатков на счетах работодателей.

Важно правильно указать остаток авансового платежа на начало и конец периода, чтобы эти показатели совпадали с данными бухгалтерского учета компании.

Также необходимо следить за тем, чтобы сумма израсходованного авансового платежа соответствовала данным раздела 2 таблицы о фактических выплатах пособий за счет средств ФСС.

При отсутствии операций с авансовым платежом, раздел 3 таблицы 3.4 ФСС не заполняется.

Какие ошибки чаще всего допускают при заполнении таблицы 3.4 ФСС

При заполнении таблицы 3.4 ФСС работодатели чаще всего допускают следующие ошибки:

Неверно указывают отчетный период
Допускают ошибки в персональных данных сотрудников (ФИО, СНИЛС)
Указывают неправильные суммы выплат
Дублируют случаи выплат в разных отчетных периодах
Включают выплаты пособий не из средств ФСС
Не заполняют или неверно заполняют раздел об авансовых платежах

Ошибки в указании отчетного периода приводят к тому, что данные таблицы не совпадают со сроком, за который она заполнена. Это вводит ФСС в заблуждение.

Неверное указание персональных данных сотрудников, таких как ФИО и СНИЛС, затрудняет идентификацию получателей выплат. Данные должны точно соответствовать документам.

Ошибки в суммах выплат искажают информацию о расходовании средств ФСС. Суммы должны строго соответствовать бухгалтерским документам.

Дублирование случаев выплат в разных периодах приводит к завышению данных и нарушает достоверность отчетности перед ФСС.

Включение выплат не из средств ФСС также искажает отчетные данные и затрудняет администрирование страховых взносов.

Некорректное заполнение раздела об авансовых платежах не позволяет проконтролировать их целевое расходование.

Таким образом, типичные ошибки связаны с искажением или недостоверностью данных в таблице 3.4 ФСС. Это может привести к нарушению прав застрахованных лиц и затруднению контроля за правильностью расходования средств ФСС.

Как исправить ошибки в заполненной таблице 3.4 ФСС

Если при заполнении таблицы 3.4 ФСС были допущены ошибки, их можно исправить следующими способами:

Подать уточненный расчет за тот же отчетный период с исправленными данными.
Направить в территориальный орган ФСС сопроводительное письмо с указанием допущенных ошибок и верных значений.
Подать заявление о зачете или возврате излишне уплаченных страховых взносов, если ошибки привели к их завышению.
Внести корректировки в таблицу следующего отчетного периода.

Подача уточненного расчета за тот же период позволяет исправить ошибки путем замещения неверных данных актуальными. Главное соблюсти срок подачи уточненки.

Сопроводительное письмо в ФСС следует направлять, если срок подачи уточненки пропущен. В письме необходимо обязательно указать причины допущенных ошибок.

Если ошибки привели к излишней уплате страховых взносов, можно подать заявление на зачет или возврат суммы переплаты. Главное соблюсти срок давности.

В отдельных случаях исправить ошибки можно путем внесения корректировок в таблицу следующего периода. Но лучше всего исправлять ошибки за тот период, в котором они были допущены.

Таким образом, чтобы исправить ошибки в таблице 3.4 ФСС, нужно либо подать уточненный расчет, либо обратиться в ФСС с соответствующим заявлением или письмом. Главное — предпринять меры до истечения сроков подачи уточненки или давности.

Какие штрафы грозят за неправильное заполнение таблицы 3.4 ФСС

За нарушение порядка заполнения и представления таблицы 3.4 ФСС работодателю могут грозить следующие штрафные санкции:

За непредставление таблицы или нарушение срока представления — штраф от 100 до 300 рублей (ст.15.33 КоАП).
За неуплату страховых взносов из-за занижения размера выплат в таблице — штраф 20% от суммы неуплаты (ст.47 НК РФ).
За представление недостоверных сведений — штраф от 300 до 500 рублей (ч.2 ст.15.33 КоАП).

Если таблица 3.4 ФСС не представлена в ФСС вовремя, либо представлена с нарушением установленного срока (позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом), по ст.15.33 КоАП налагается штраф на должностных лиц в размере от 100 до 300 рублей.

За занижение в таблице размера выплат, приведшее к неполной уплате страховых взносов в ФСС, штраф составит 20% от суммы неуплаты согласно ст.47 НК РФ.

Если в результате проверки выявлено, что в таблицу были внесены недостоверные, искаженные данные, по ч.2 ст.15.33 КоАП предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Таким образом, основные штрафы за нарушения при заполнении и сдаче таблицы 3.4 ФСС — это небольшие административные штрафы и более крупные штрафы от неуплаты страховых взносов. Чтобы их избежать, нужно заполнять таблицу максимально добросовестно и сдавать вовремя.

Куда и когда нужно сдавать заполненную таблицу 3.4 ФСС

Заполненную таблицу 3.4 ФСС необходимо сдавать в территориальный орган ФСС по месту регистрации страхователя в установленные сроки.

Сроки сдачи:

За I квартал, полугодие, 9 месяцев — не позднее 20 апреля;
За первое полугодие — не позднее 20 июля;
За 9 месяцев — не позднее 20 октября;
За год — не позднее 15 февраля следующего года.

Таким образом, таблицу нужно сдавать ежеквартально либо по полугодиям, 9 месяцам и году — не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Что касается способа сдачи, то таблицу 3.4 ФСС можно подавать:

В бумажном виде лично или по почте;
Через сервис ФСС «Кабинет страхователя — юрлицо»;
В электронном виде по ТКС.

Личная подача в территориальный орган ФСС осуществляется по адресу местонахождения этого органа. Отправка по почте производится заказным письмом с уведомлением.

Подача таблицы в электронном виде ускоряет ее обработку в Фонде и сокращает расходы страхователя. Но главное — не пропустить установленные сроки.

Непредставление таблицы 3.4 ФСС вовремя влечет административную ответственность в виде штрафа.

Пример правильно заполненной таблицы 3.4 ФСС

Таблица 3.4 ФСС: разбираемся в заполнении подробно?

Таблица 3.4 ФСС является одной из самых важных форм отчетности для работодателей. Она позволяет рассчитать сумму страховых взносов в Фонд социального страхования, которые компания должна перечислить за своих сотрудников.

Прежде всего, необходимо указать отчетный период, за который подается таблица. Это может быть квартал, полугодие или год. Далее в разделе 1 указываются общие сведения о компании: ИНН, КПП, ОГРН, полное наименование. Эти данные берутся из учредительных документов.

В разделе 2 проставляются сведения о работающих у вас сотрудниках. Для каждого работника указывается табельный номер, ФИО, ИНН, СНИЛС, количество календарных дней работы в отчетном периоде, количество дней, которые дают право на получение пособий по временной нетрудоспособности. Эти данные берутся из табеля учета рабочего времени.

Далее в разделе 3 рассчитывается облагаемая база для начисления взносов. Для этого из суммы начисленной заработной платы работника вычитаются необлагаемые выплаты, такие как больничные, отпускные, пособия по уходу за ребенком и пр. Полученная сумма и будет базой для расчета взносов.

На основании облагаемой базы в разделе 4 рассчитывается сумма взносов для каждого сотрудника. С 2022 года в рамках пилотного проекта ставка взносов в ФСС составляет 1,8% для всех, кроме IT-компаний. Для них ставка — 0%. Сумма взносов = Облагаемая база * Ставка взносов.

Итоговые суммы взносов по всем сотрудникам указываются в разделе 5. Важно проверить правильность подсчетов, чтобы избежать ошибки.

Как видите, заполнение таблицы 3.4 ФСС — процесс не сложный, главное внимательно подходить к сбору данных по каждому сотруднику. Это позволит рассчитать страховые взносы корректно и избежать вопросов со стороны контролирующих органов.

Полезные советы по заполнению таблицы 3.4 ФСС

Таблица 3.4 ФСС: разбираемся в заполнении подробно?

Заполнение таблицы 3.4 ФСС — ответственный процесс, требующий внимания и аккуратности.

Во-первых, убедитесь, что у вас под рукой вся необходимая информация о сотрудниках. Это их табельные номера, ФИО, ИНН, СНИЛС, данные о количестве отработанных дней и днях больничных. Лучше заранее подготовить эти сведения, чтобы не пришлось отвлекаться на их поиски.

Во-вторых, внимательно изучите порядок заполнения каждого раздела таблицы. Обратите особое внимание на то, как правильно рассчитать облагаемую базу и сумму начисленных взносов. Не поленитесь перепроверить свои подсчеты.

В-третьих, не забывайте, что с 2022 года действуют новые тарифы страховых взносов в рамках пилотного проекта. Для большинства компаний ставка 1,8%, для IT — 0%. Учитывайте это в расчетах.

В-четвертых, обязательно укажите корректный отчетный период. Проверьте, чтобы он совпадал с периодом, за который вы начисляли зарплату сотрудникам.

В-пятых, перед отправкой таблицы в ФСС обязательно проверьте еще раз все данные и подсчеты. Лучше пусть коллега или бухгалтер просмотрят, все ли заполнено верно. Так вы исключите возможность ошибки.

И последний совет — не откладывайте заполнение таблицы на последний день. Лучше сделать это заблаговременно, чтобы была возможность исправить ошибки и неточности, не нарушая сроки сдачи отчетности.

При соблюдении этих простых рекомендаций процесс заполнения таблицы 3.4 ФСС будет максимально легким и безболезненным. Уделите этому должное внимание, и у вас все получится!

Итоги: основные моменты о таблице 3.4 ФСС

Таблица 3.4 ФСС: разбираемся в заполнении подробно?

4 ФСС.

Во-первых, эта таблица предназначена для расчета суммы страховых взносов в Фонд социального страхования. Ее обязаны заполнять все работодатели за каждого своего сотрудника.

Во-вторых, в таблице указываются персональные данные по каждому работнику, количество отработанных дней, сумма начисленной зарплаты, необлагаемые выплаты и пр.

В-третьих, на основании этих данных рассчитывается облагаемая база для начисления взносов. Из начисленной зарплаты вычитаются необлагаемые выплаты.

В-четвертых, исходя из облагаемой базы, рассчитывается итоговая сумма взносов для каждого сотрудника. Ставка взносов с 2022 года в рамках пилотного проекта составляет 1,8% для большинства организаций.

В-пятых, заполненная таблица сдается в ФСС за каждый отчетный период — квартал, полугодие, год. Обязательно нужно указать корректный отчетный период.

И последнее. Перед сдачей таблицы обязательно еще раз все тщательно проверьте, чтобы избежать ошибок. Лучше пусть коллега или бухгалтер просмотрят.

Как видите, ничего слишком сложного. Главное — внимательность, аккуратность и необходимый набор данных по сотрудникам. Если все сделать правильно, то таблица 3.4 ФСС не вызовет никаких проблем.

Подводя итог, можно сказать, что таблица 3.4 ФСС — важный финансовый документ, требующий ответственного подхода. При правильном заполнении она позволяет вовремя и в полном объеме перечислить страховые взносы в ФСС за всех сотрудников компании.