Товарная транспортная накладная: обязательные требования и заполнение

Что такое товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это первичный учетный документ, который оформляется при перевозке грузов автомобильным транспортом. Она подтверждает факт приема груза к перевозке и обязательство перевозчика доставить этот груз в пункт назначения в сохранности.

ТТН составляется грузоотправителем в момент сдачи груза перевозчику. В ней указываются сведения о наименовании груза, его весе, количестве мест, маркировке, а также реквизиты грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. После погрузки водитель расписывается в получении груза, ставит дату и время.

Основными функциями товарно-транспортной накладной являются:

Документальное подтверждение факта сдачи груза к перевозке;
Удостоверение условий перевозки груза;
Является расчетным документом между грузоотправителем и перевозчиком за оказанные транспортные услуги;
Служит основанием для бухгалтерского учета грузов;
Подтверждает факт приема-передачи груза между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.

ТТН является обязательным первичным учетным документом, без которого перевозка груза по дорогам России запрещена. Она должна храниться у грузоотправителя и перевозчика не менее 5 лет.

Существует унифицированная форма товарно-транспортной накладной (форма No 1-Т), утвержденная постановлением Госкомстата России. Однако на практике компании часто используют собственные формы ТТН, в которых могут добавлять дополнительные реквизиты. Главное, чтобы в них присутствовали все обязательные реквизиты.

Таким образом, товарно-транспортная накладная — это важный первичный документ, позволяющий осуществлять учет и контроль за перевозкой грузов автотранспортом. Правильное оформление ТТН в соответствии с установленными требованиями является обязательным условием легальной транспортировки товаров по дорогам России.

Для чего нужна товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная необходима для решения нескольких важных задач при осуществлении грузоперевозок автотранспортом:

Подтверждение факта сдачи груза к перевозке. ТТН служит документальным подтверждением того, что грузоотправитель передал определенное количество груза конкретному перевозчику.
Фиксация условий перевозки. В ТТН указывается маршрут, сроки, особые условия транспортировки груза.
Расчеты между грузоотправителем и перевозчиком. По ТТН перевозчик выставляет счет за оказанные услуги по перевозке.
Учет товарно-материальных ценностей. На основании ТТН ведется бухгалтерский учет грузов как в организации отправителя, так и в организации получателя.
Подтверждение получения груза. Получатель расписывается в ТТН о получении груза, что служит основанием для завершения поставки.
Контроль доставки груза. По ТТН можно проконтролировать своевременность доставки груза получателю.
Материальная ответственность при порче или утрате груза. ТТН будет служить доказательством при предъявлении претензий.

Таким образом, товарно-транспортная накладная является важнейшим документом, регулирующим отношения между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Благодаря ТТН обеспечивается законность грузоперевозки, возможность учета и контроля груза, а также защита имущественных интересов сторон. ТТН позволяет избежать разногласий при перевозке, доставке и получении груза.

Кто оформляет товарно-транспортную накладную

Товарно-транспортная накладная оформляется грузоотправителем в момент передачи груза перевозчику.

Согласно законодательству, грузоотправителем может выступать:

Производитель или продавец груза;
Экспедиторская или транспортная организация;
Склад временного хранения;
Таможенный склад;
Физическое лицо.

То есть грузоотправитель — это лицо, которое непосредственно передает груз перевозчику по договору перевозки.

Обычно ТТН заполняет сотрудник грузоотправителя, ответственный за оформление сопроводительных документов на груз. Это может быть логист, специалист отдела документооборота, менеджер и т.д.

Порядок заполнения ТТН таков:

Грузоотправитель заполняет графы ТТН в соответствии с данными о грузе, его отправителе и получателе;
Передает 2 экземпляра ТТН водителю;
Водитель проверяет документы и расписывается в получении груза в обоих экземплярах ТТН;
Один экземпляр остается у грузоотправителя, второй водитель забирает с собой и передает грузополучателю.

Иногда ТТН может заполнять непосредственно водитель транспортной компании, особенно если он одновременно выступает экспедитором груза. Но в любом случае ТТН оформляется до начала перевозки в двух экземплярах и оба должны быть подписаны грузоотправителем и перевозчиком.

Таким образом, первичное заполнение товарно-транспортной накладной — обязанность грузоотправителя, который передает груз перевозчику. Это необходимо для оформления факта приемки груза к перевозке.

Обязательные реквизиты товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная должна содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа и дата его составления;
Наименование и адрес грузоотправителя;
Наименование и адрес грузополучателя;
Наименование груза;
Вес груза (брутто и нетто);
Количество грузовых мест;
Данные о транспортном средстве (номер автомобиля);
Ф.И.О. и подпись водителя, принявшего груз;
Стоимость услуг перевозчика;
Дата выдачи груза;
Подписи грузоотправителя и грузополучателя.

Кроме того, в товарно-транспортной накладной указываются:

— Маршрут следования груза;

— Сроки выполнения перевозки;

— Количество листов накладной;

— Особенности транспортировки и условия перевозки груза;

— Номера пломбировки и оттиски печатей.

Обязательные реквизиты должны быть заполнены в полном объеме, иначе товарно-транспортная накладная будет считаться недействительной. Это может повлечь штрафные санкции при проверке контролирующими органами. Поэтому при составлении ТТН важно убедиться, что присутствуют все необходимые данные сторон и сведения о грузе.

Правила заполнения товарно-транспортной накладной

При заполнении товарно-транспортной накладной необходимо придерживаться следующих правил:

ТТН заполняется на каждую партию груза отдельно;
Заполнение производится четко и разборчиво от руки или с использованием технических средств;
Не допускаются подчистки и помарки;
ТТН должна быть заполнена полностью и не содержать незаполненных полей;
Все экземпляры ТТН должны иметь одинаковые данные;
Указывается полный перечень перевозимых грузов, без сокращений;
Вес груза указывается в килограммах (нетто и брутто);
Количество мест должно соответствовать фактически принятому к перевозке;
Накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком с указанием должности и расшифровки подписи.

Кроме того, рекомендуется:

— Использовать печать или штамп грузоотправителя;

— Указывать номера телефонов грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика;

— Отмечать номера пломб, если груз опломбирован.

Строгое соблюдение правил при оформлении товарно-транспортной накладной позволит избежать ошибок и неточностей, которые могут повлечь за собой различные неблагоприятные последствия для участников перевозки.

Образец заполнения товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная заполняется следующим образом:

В верхней части указывается полное наименование документа, дата составления в формате ДД.ММ.ГГГГ, а также номер накладной.

Далее заполняются реквизиты грузоотправителя:

Наименование организации
Адрес в формате: Индекс, область/край, населенный пункт, улица, дом, офис/квартира.

Реквизиты грузополучателя:

Наименование организации или ФИО
Адрес доставки

Наименование груза указывается полностью без сокращений в соответствии с сопроводительными документами.

Указывается вес брутто и нетто в кг.

Количество мест прописывается цифрами и прописью.

Транспортное средство: марка, госномер автомобиля.

Стоимость перевозки указывается цифрами и прописью.

В нижней части указываются подписи грузоотправителя и грузополучателя, расшифровки подписей, должности, даты получения/сдачи груза.

Также проставляются печати организаций.

Обязательно указание количества листов накладной и номера конкретного листа.

Таким образом заполняется типовая форма товарно-транспортной накладной.

Кто подписывает товарно-транспортную накладную

Товарно-транспортная накладная подписывается следующими сторонами:

1. Грузоотправитель. ТТН подписывается руководителем организации-грузоотправителя или лицом, уполномоченным на это доверенностью от имени организации. Рядом с подписью обязательно указывается расшифровка ФИО и должность.

2. Перевозчик. Со стороны транспортной компании ТТН подписывает водитель, непосредственно осуществляющий перевозку данного груза. Он удостоверяет факт принятия груза к перевозке. Расписывается в графе «отметки перевозчика».

3. Грузополучатель. Получив груз, расписывается в ТТН в графе «отметки грузополучателя».

Также в товарно-транспортной накладной проставляются:

— печати организаций грузоотправителя и грузополучателя;

— печать транспортной компании.

Без подписей уполномоченных представителей всех сторон товарно-транспортная накладная будет считаться недействительной.

Подписи в ТТН подтверждают, что информация в накладной соответствует действительности, стороны согласны с условиями перевозки, и претензий друг к другу не имеют.

Подписанная всеми участниками ТТН является юридическим документом, удостоверяющим права и обязанности грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Срок действия товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная имеет определенный срок действия, в течение которого она является действительным товаросопроводительным и расчетным документом.

Согласно законодательству, срок действия ТТН исчисляется с момента ее оформления и составляет:

— 5 суток — на перевозки в городском и пригородном сообщении;

— 10 суток — на перевозки в междугородном или международном сообщении на расстояние до 1000 км;

— 20 суток — на перевозки на расстояние свыше 1000 км.

Эти сроки установлены для того, чтобы груз был доставлен грузополучателю в разумные сроки.

Если по каким-то причинам груз не был получен получателем в течение срока действия ТТН, необходимо продлить срок ее действия. Для этого перевозчик делает отметку на обоих экземплярах накладной и проставляет новый срок.

По истечении срока действия ТТН теряет силу и не может служить основанием для получения и списания груза. В этом случае потребуется оформление новой товарно-транспортной накладной.

Таким образом, соблюдение сроков доставки груза и срока действия ТТН — важное условие законности перевозки. Это необходимо учитывать как перевозчику, так и грузоотправителю и грузополучателю.

Товарно-транспортная накладная как первичный документ

Товарно-транспортная накладная является первичным учетным документом, подтверждающим факт сдачи груза к перевозке.

Как первичный документ ТТН выполняет следующие функции:

— Служит основанием для списания отгруженной продукции или товарно-материальных ценностей у грузоотправителя. На основании ТТН ведется бухгалтерский учет.

— Является расчетным документом, по которому перевозчик выставляет счет за оказанные транспортные услуги.

— Подтверждает принятие груза к перевозке и служит основанием для бухгалтерского учета полученных ТМЦ у грузополучателя.

— Служит основанием для расчетов по НДС между контрагентами.

— Подтверждает расходы по транспортировке для целей налогового учета.

Таким образом, товарно-транспортная накладная имеет важное значение для оформления хозяйственных операций, связанных с перевозкой грузов между организациями. Она является связующим документом в отношениях грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

В связи с этим ТТН должна заполняться с особой тщательностью и точностью, соблюдая все установленные правила. От качества ее оформления зависит правильность отражения операций в бухучете и налоговом учете организаций.

Виды товарно-транспортных накладных

В зависимости от особенностей перевозки грузов различают следующие основные виды товарно-транспортных накладных:

1. ТТН на перевозку грузов автотранспортом. Это наиболее распространенный вид ТТН. Оформляется при перевозках любых грузов автомобильным транспортом.

2. ТТН для контейнерных перевозок. Используется при транспортировке грузов в контейнерах. В накладной указываются данные о контейнерах.

3. ТТН для перевозок наливных грузов. Оформляется на жидкие или сыпучие грузы, перевозимые наливом (бензин, масла, зерно и др.).

4. ТТН для перевозок опасных грузов. К таким грузам предъявляются специальные требования по транспортировке.

5. Железнодорожная ТТН. Используется при перевозках грузов железнодорожным транспортом.

6. ТТН для международных перевозок. Оформляется согласно международным правилам и содержит дополнительные реквизиты.

7. ТТН для почтовых отправлений. Применяется при транспортировке почтовых отправлений и посылок.

8. ТТН для перевозок морским транспортом. Оформляется согласно рекомендациям международных морских организаций.

Выбор конкретной формы ТТН зависит от вида транспорта, особенностей перевозимого груза и маршрута. Правильное оформление соответствующей ТТН обязательно для любой перевозки.

Товарно-транспортная накладная для перевозки груза

Товарно-транспортная накладная является обязательным товаросопроводительным документом, который оформляется при перевозке любых грузов автомобильным транспортом.

ТТН необходима для перевозки:

— Готовой продукции от производителя к оптовым или розничным покупателям;

— Товарно-материальных ценностей между организациями;

— Возврата товара от покупателя поставщику;

— Товаров, приобретенных в розницу и транспортируемых физическими лицами;

— Личных вещей при переезде и т.д.

Таким образом, ТТН нужна в любом случае, когда осуществляется перевозка материальных объектов автотранспортом внутри страны. Исключением является перемещение грузов для собственных нужд компании.

Отсутствие товарно-транспортной накладной при перевозке груза является нарушением и влечет за собой административные санкции для перевозчика.

Ключевая функция ТТН — подтверждение факта приемки груза к перевозке. На ее основании оформляется передача груза от грузоотправителя перевозчику и принятие грузополучателем. Поэтому для любой транспортировки материальных объектов требуется оформление этого важного товаросопроводительного документа.

Когда нужна товарно-транспортная накладная от поставщика

Товарно-транспортная накладная от поставщика требуется в следующих случаях:

— При получении товарно-материальных ценностей от поставщика. ТТН в данном случае подтверждает факт получения груза от поставщика и служит основанием для принятия ТМЦ к учету.

— При возврате товара поставщику. ТТН оформляется поставщиком при отгрузке товара в связи с возвратом от покупателя. Это может быть брак, возврат по истечении срока реализации и т.п.

— При безвозмездной передаче товара. В случае, если поставщик передает товар бесплатно (например, в рамках акции), оформляется ТТН.

— При перевозке товара между складами поставщика. Если товар перевозится автотранспортом между складами одной организации, также требуется оформление ТТН.

— При переадресовке товара другому получателю. Если в пути следования меняется грузополучатель, поставщик выписывает новую ТТН.

Таким образом, товарно-транспортная накладная от поставщика необходима во всех случаях, когда он выступает грузоотправителем при отгрузке товара автотранспортом. Это позволяет оформить передачу груза и служит основанием для бухгалтерского учета.

Транспортный раздел товарно-транспортной накладной

Транспортный раздел товарно-транспортной накладной содержит информацию об условиях перевозки груза:

— Данные транспортного средства (марка, госномер, вместимость).

— ФИО и паспортные данные водителя, осуществляющего перевозку.

— Вид транспорта (автомобильный, ж/д, авиа, морской и т.д.).

— Маршрут следования груза. Указываются пункт отправления, пункт назначения и основные промежуточные пункты.

— Условия перевозки груза (навалом, в контейнерах, в пакетах и пр.).

— Сроки выполнения перевозки. Указывается дата погрузки груза, а также срок доставки согласно договору перевозки.

— Стоимость услуги по перевозке.

— Особые отметки. Указываются нестандартные условия перевозки (охрана груза, температурный режим, опасность груза и пр.).

— Подпись водителя, подтверждающая принятие груза к перевозке в указанных условиях.

Транспортный раздел позволяет зафиксировать все существенные условия перевозки груза. Это необходимо для возможности контроля выполнения перевозки и урегулирования возможных разногласий между сторонами.

Товарный раздел товарно-транспортной накладной

Товарный раздел товарно-транспортной накладной содержит подробное описание груза, принятого к перевозке:

— Наименование груза. Указывается полное наименование в соответствии с сопроводительными документами.

— Вес нетто и брутто в килограммах.

— Количество мест груза. Указывается в штуках и прописью.

— Тип упаковки груза (ящики, мешки, коробки и т.п.).

— Маркировка грузовых мест.

— Объем груза в кубических метрах.

— Документы, подтверждающие качество груза (сертификаты, паспорта качества и др.)

— Отметка о пломбировании груза при его наличии. Указываются номера пломб.

— Иная информация, позволяющая идентифицировать груз (артикул, сорт и т.п.).

Товарный раздел позволяет зафиксировать весь объем сведений о характеристиках груза, принятого перевозчиком от грузоотправителя. Это необходимо для возможности точной идентификации груза получателем.

Полное и правильное заполнение товарного раздела ТТН является обязательным условием оформления грузоперевозки.

Оформление товарно-транспортных документов

Оформление товарно-транспортных накладных и других документов на перевозку грузов должно соответствовать определенным требованиям:

— ТТН составляется грузоотправителем в момент сдачи груза к перевозке в двух экземплярах. Первый — для грузополучателя, второй — для перевозчика.

— Все реквизиты ТТН должны быть заполнены разборчиво без исправлений. При корректировке данных исправления заверяются подписями сторон.

— Обязательно указывается полное наименование груза, его вес, количество мест, способ упаковки в соответствии с сопроводительными документами.

— Водитель расписывается в ТТН о принятии груза к перевозке. Ставит дату и время.

— ТТН регистрируется в журнале учета. Порядковый номер ТТН из журнала указывается в накладной.

— К ТТН может прилагаться ряд дополнительных документов: счета-фактуры, сертификаты качества, лицензии на опасные грузы и др.

— При выдаче груза получатель ставит дату и подпись в ТТН об Accept груза.

— ТТН хранится вместе с договором перевозки не менее 5 лет.

Соблюдение правил при оформлении накладных является обязательным условием осуществления грузоперевозок. Это необходимо для обеспечения юридической значимости товарно-транспортных документов.